Nesse artigo você vai aprender sobre:

1. Como o sistema calcula as datas de entrega?

    1.1 Esforço estimado
    1.2 Tarefas na fila dos alocados
    1.3 Prioridade e agendamento
    1.4 Jornada dos alocados

2. Entenda os cálculos do sistema

1. Como o sistema calcula as datas de entrega?

O Runrun.it estima as datas de entrega das tarefas levando em consideração o esforço estimado das tarefas, quantas tarefas estão na fila dos alocados e em qual prioridade, se existem tarefas agendadas e na jornada de trabalho do usuário alocado.

1.1 Esforço estimado

O esforço estimado de uma tarefa, nada mais é do que o tempo que um alocado estima que vai demorar para entregá-la. 

Ele é definido pelo administrador, gestor ou líder de equipe no momento da criação do Tipo de Tarefa

Assim que o alocado receber a tarefa ele vai poder continuar com o esforço padrão ou alterá-lo clicando em seu avatar na tarefa, no campo Esforço Total ou na lista de tarefas, no campo azul. 

Lembrando que, em uma tarefa com múltiplos alocados, o Esforço total da tarefa é a soma dos esforços individuais dos alocados e, portanto, não é possível alterá-lo. 

Ao clicar no campo Esforço total da tarefa você pode alterar apenas os esforços individuais dos alocados. 

Acompanhe na imagem abaixo os campos em que o esforço pode ser alterado dentro do Runrun.it

Esse tempo influencia o prazo de entrega de todas as tarefas, porque se ela é a prioridade 1, as outras só poderão ter sido feitas quando a primeira for entregue. 

Se, por exemplo, uma tarefa tiver um esforço estimado de 10 horas e a jornada do alocado for 8 horas, se ela for feita de forma contínua, essa tarefa vai levar 1 dia e 2 horas para ser entregue.

1.2 Tarefas na fila dos alocado

Um alocado tem 7 tarefas em sua lista, se ele receber mais uma  - e a lista dele estiver organizada Por prioridade - essa tarefa se tornará a 8 e a data estimada de entrega dessa tarefa vai levar em consideração as outras 7 tarefas e o Esforço estimado de cada uma. 

O sistema não usa as tarefas ongoing para calcular o prazo de entrega das demais tarefas na lista de tarefas de cada usuário. Por outro lado, o tempo trabalhado nas tarefas ongoing é registrado no sistema e aparece nos relatórios.

1.3 Prioridade e agendamento 

Todos os cálculos que o Runrun.it faz são baseados na lista de tarefas organizadas por prioridade. Ou seja, a tarefa que está no topo da lista tem maior prioridade e deve ser entregue primeiro. 

Quando você reprioriza uma tarefa (arrastando-a para a nova posição na prioridade ou digitando o número da prioridade), o sistema atualiza automaticamente as datas de entrega de todas as tarefas.

Uma tarefa com múltiplos alocados tem prioridades diferentes no sistema, já que cada parte da tarefa pode estar em uma prioridade diferente na lista de cada alocado.

Ao agendar o início de uma tarefa ela se posiciona na lista do alocado de acordo com a data definida e fica simbolizada pelo ícone de um calendário. 

1.4 Jornada dos alocado

Ao cadastrar um usuário o administrador, ou um líder de equipe, devem cadastrar a jornada do usuário. Acesse Administrar > Usuários > Jornada > Ícone relógio. 

O Runrun.it utiliza a jornada diretamente no cálculo de entrega porque define o quanto de uma tarefa pode ser feita por dia baseado na quantidade de horas que os alocados trabalham. 

Ou seja, as estimativas levam em consideração apenas o tempo que o alocado de fato trabalha, estimando prazos realistas para a entrega da tarefa.

2. Entenda os cálculos do sistema 

Por exemplo, vamos supor que um alocado tenha 4 tarefas em sua lista;

1) Briefing - Esforço estimado 2h
2) Texto campanha - Esforço estimado 4h
3) Revisão - Esforço estimado 1h
4) Ilustrações - Esforço estimado 8h 

Considere que o alocado tenha uma jornada cadastrada das 9h às 18h, com intervalo de 1 hora de almoço (12h às 13h). 

Se, as 9h ele der "Play" na tarefa 1 (Briefing), usando todo o esforço estimado (2h), ele vai entregar a tarefa às 11h. 

A tarefa 2 (Texto campanha) passa a ter data de início estimada para as 11h. Supondo que ele a termine exatamente no tempo do esforço estimado (4h), ele vai trabalhar por 1 hora na tarefa, fará sua pausa de almoço, retornará e trabalhará mais 3h na tarefa, entregando-a às 16h. 

Em seguida, ele realiza sua terceira tarefa (Revisão), com esforço estimado de 1h, em apenas 30 minutos e a entrega às 16h30 - ou seja, 30 minutos a menos do que o previsto. 

Com isso, o sistema automaticamente recalcula a data estimada de início e entrega da próxima tarefa e a disponibilidade do usuário para futuras demandas. 

O alocado vai iniciar sua quarta e última tarefa, com esforço estimado de 8h, às 16h30. O sistema vai estimar a data de entrega para as 16h30 do dia seguinte. Por quê? Como o esforço da tarefa é de 5h, o alocado não vai terminar no mesmo dia que ele começou a tarefa 1, já que a jornada dele é até as 18h. 

Ele vai trabalhar na tarefa 4 (ilustrações) por 2 horas, das 16h30 até às 18h00. Vai retomá-la no dia seguinte, às 9h00, realizando-a até às 12h00, pausa para almoço e a reinicia das 13h00 até 16h30.

A partir desse horário esse alocado estará livre para receber novas tarefas. 

Observação: cheque a disponibilidade dos seus alocados acessando a aba Equipes

A partir dessa simulação podemos perceber que através do Runrun.it é possível saber, assim que as tarefas são cadastradas no sistema, que o alocado não conseguiria, dentro de sua jornada, fazer as 4 atividades da lista no mesmo dia. 

Já que em uma tarefa com múltiplos alocados cada parte pode ter uma prioridade diferente, de acordo com a lista de tarefas de cada alocado, a data de início de uma tarefa com múltiplos alocados será a mais próxima, ou seja, a data em que o primeiro alocado vai conseguir da "Play" na tarefa, enquanto que a estimativa da data de entrega será a mais distante, ou seja, a data em que o último alocado vai conseguir dar "Play" na tarefa.  

Veja mais em:
Tarefas
Administrar: Usuários
Criando uma tarefa com Múltiplos alocados

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