¡Ahora puede delegar tareas a su equipo!
Solo haga clic en el botón rojo de NUEVA TAREA, en la esquina superior derecha y a continuación complete los campos requeridos.
1) Título de la Tarea;
2) Asignados (1 a 20 o envíelo al backlog del equipo);
3) Tipo;
4) Proyecto.
Se necesita la información para organizar el flujo de tareas dentro del sistema y para registrar los datos para propósitos de monitoreo y la creación de informes de administración.
¡A trabajar!
Siguiente, por favor introduzca un título para la tarea y elija los asignados de la tarea, ejemplo: los empleados que serán asignados para trabajar en ella. Aquí tiene que recordar que solo puede asignar empleados para una tarea particular que ya tengan el permiso necesario.
Atención: Cuando usted asigna más de un usuario por tarea, todos esos usuarios podrán trabajar simultáneamente.
Después, elija el Tipo de Tarea: Los Tipos de Tarea se utilizan para categorizar datos para que la compañía pueda monitorear el tiempo que se invierte en cada una, informes del manejo de retroalimentación y ayuda para identificar cuellos de botella. Por ejemplo, usted puede comparar cual empleado completa un tipo de tarea en particular en menor tiempo. Cuando someta nuevos tipos de tareas en el sistema, recuerde incluir el Esfuerzo (el tiempo que se debe tomar para completar la tarea).
Ahora, Asigne la tarea al cliente relevante y el proyecto. Los clientes están en negritas, con sus proyectos relacionados, enlistados abajo.
Cuando un cliente, proyecto o tipo de tarea no se registran en el sistema, usted puede crear uno nuevo. Solo haga clic en “Crear nuevo usuario”, “Crear nuevo tipo de tarea” o “Crear nuevo cliente y proyecto”, junto a cada campo e introduzca los datos requeridos.
¡Listo! Esto es todo lo que necesita para crear una nueva tarea.
Abajo, encontrará el campo de descripción para la tarea. Escriba una narración detallada de lo que necesita que se realice para evitar errores o la necesidad de rehacerlo.
Por último, hay 4 íconos en la parte inferior de la ventana, junto al “botón: “Crear Tarea”: 1) Adjuntar archivos, 2) Incluir fecha, 3) Incluir seguidor, 4) Añadir nueva regla 5) Lista de verificación y 6) Etiquetas.
Se utilizan de diferente manera:
1) Al hacer clic en el ícono “sujetar”, usted puede agregar archivos, abriendo la carpeta correspondiente en su computadora o arrastrándolos al área resaltada.
2) Al hacer clic en el ícono “Calendario”, le permite escoger si la tarea entrará en la fila de prioridad de la lista de tarea de un empleado particular (o de la suya propia) o si tendrá un tiempo de inicio determinado o fecha programada, acompañada de una notificación para empezar a trabajar. Si la tarea que usted está creando se repetirá diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente, puede programar eso dentro del sistema, haciendo clic en “Programar” y “Repetir”. También puede crear una tarea “Ongoing”, la cual no tiene una fecha de entrega establecida o tiempo de esfuerzo estimado y la cual se puede comenzar y detener en cualquier momento para trabajar en las rutinas del día a día.
3) Hacer clic en el ícono de “Antena”, le permite incluir a uno o más seguidores. Los Seguidores son personas que podrán monitorear el progreso de la tarea y comentar o incluso adjuntarle archivos, pero no estarán trabajando directamente en la tarea.
4) Al hacer clic en el ícono “Flechas de Dirección”, usted agrega una de las dos posibles reglas: Ya sea crear una “secuencia de responsables”, (dueños de tareas) o crear tareas prerrequisitos. Una secuencia de responsables define quien debe trabajar en una tarea en particular, después de que sea entregado por el asignado actual. Las tareas prerrequisitos le permiten definir una o más tareas que deben ser completadas antes de que el trabajo pueda comenzar en el que usted está creando.
Nota: Cuando usted crea una tarea con múltiples asignados, no tendrá la opción de agregar una secuencia de responsables.
5) Cuando hace clic en el ícono “Lista”, usted puede crear una lista de verificación.
6) Usted también puede asignar etiquetas a las tareas que ha creado. Esas etiquetas le permitirán dividir sus proyectos en subproyectos, indicar los códigos para los centros de costo específicos o simplemente, agrupar tareas relacionadas.
¿Todo listo? Haga clic en ¡“Crear Tarea” y pulse “Play”!
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