Esto es lo que aprenderá en esta sección:
Crear una Tarea
Reglas de Permisos
Información de la Tarea
Prioridad de la Tarea
Inicio y fecha de entrega
Agregar y remover asignaciones
Transferir a Backlog
Esfuerzo de la tarea
Programación y Repeticiones
Secuencia de Responsables
Las tareas con múltiples asignados permiten a dos o más usuarios trabajar en la misma tarea al mismo tiempo.
En este artículo, le mostraremos cómo asignar grupos de personas a una tarea particular en Runrun.it, ¡mejorando la interactividad de los empleados!
1. Crear una Tarea
Para crear una tarea, hacer clic en el botón rojo, en la esquina superior derecha de la pantalla y llenar los campos requeridos: Título de la Tarea, Asignados, Tipo y Cliente> Proyecto.
En el campo de Asignados, usted puede agregar hasta 20 usuarios (cualquier usuario que pertenezca al equipo de los asignados (o equipos) también pueden asignarse) o enviar las tareas al trabajo pendiente del equipo.
Nota: Múltiples Backlogs, no pueden agregarse a una Tarea.
2. Reglas de Permisos
Para abrir una tarea para múltiples destinatarios, asegúrese de que:
El usuario que crea la tarea tenga permiso para abrir Tareas para los asignados seleccionados;
Los asignados puedan ver el Tipo de Tarea seleccionada;
Los asignados, puedan ver el Cliente> Proyecto del tarea.
Nota: El Admin puede, cuando sea necesario, cambiar los permisos en Administrar> Usuarios; Administrar> Tipo de Tarea y Admin> Cliente>Proyecto.
3. Información de la Tarea
Haga clic en la tarea para abrirla y podrá ver a todos los asignados, junto con quien está trabajando en la tarea al mismo tiempo que usted está.
Todos los asignados pueden editar los siguientes campos de tareas: descripción, título, entrega deseada, programar y repetir regla, agregar y remover asignación, así como entregar toda la tarea, además de su parte.
4. Prioridad de la Tarea
Una Tarea que es asignada a múltiples usuarios se realiza en partes para que la lista de tareas de usted tenga solo su parte.
Esto significa que las tareas asignadas a múltiples usuarios no tienen una prioridad particular en Runrun.it, puesto que cada asignado puede priorizar su parte de la tarea de acuerdo a su lista.
Ejemplo: a Carol y a Fernando les ha sido asignada la tarea # 60. Mientras la tarea es listada como prioridad 2 en la lista de tareas de Carol, a Fernando se le ha dado en prioridad 5.
Dondequiera que aparezca la tarea en el sistema, tal como en el RR-Board®, hojas de cálculo y cuadros, se enlistará sin una prioridad asociada.
5. Inicio y fecha de entrega
Dado que a cada parte de la tarea se le puede dar una prioridad diferente de acuerdo con cada lista de tarea de los asignados, la fecha de inicio de una tarea con múltiples asignados se basa en cuando se espera que el primer usuario comience a trabajar en la tarea (haciendo clic en “Play”), mientras que la fecha de entrega estimada se basará en el último usuario que comience a trabajar en la tarea.
6. Agregar y remover asignación
Al hacer clic en el ícono “¿Quién va a asignar en la tarea?”, usted puede agregar nuevos asignados a la tarea. Seleccione el usuario que desea y luego haga clic en ✓ (verificar) para confirmar. Para remover un usuario, haga clic en el ávatar del usuario y luego en la xRemueve asignación.
Cuando se remueve un usuario, el sistema le mostrará el siguiente mensaje:
Para confirmar, haga clic en Eliminar.
7. Transferir a Backlog
Usted puede transferir una tarea a Backlog, haciendo clic en Más Acciones> Transferir a Backlog> Seleccionar Backlog Deseado> Transferir.
En ese punto, todos los usuarios designados serán removidos de la tarea, incluyendo cualquier usuario con su ícono activado “Play”. Las horas registradas de los usuarios se mantendrán. Sin embargo, cualquier cambio en el Esfuerzo se perderá.
Todos los asignados pueden tomar esta acción.
8. Esfuerzo de Tarea
El esfuerzo total en tareas con múltiples asignados, se calcula utilizando la suma de los esfuerzos individuales de cada asignado.
Ejemplo: el tipo de tarea “Reporte mensual generado” se enlista con un requerimiento de esfuerzo de 8 horas. Esta es la cantidad de tiempo que a John le tomaría completar la tarea # 653 él solo. Si yo asigno a María, Ben y Priscilla a la tarea #653, cada esfuerzo será listado como 8 horas y el esfuerzo total para la tarea será 4x8h = 32h.
Para cambiar su esfuerzo, haga clic en su ávatar e introduzca la figura deseada o haga clic en el campo de Esfuerzo.
En tareas con múltiples asignados, el Tiempo Total Trabajado representa la suma de cada hora registrada de los asignados.
9. Programación y Repeticiones
Cuando se programa una tarea con múltiples asignados, la programación ocurrirá para cada parte de la tarea.
Cuando se crea una tarea repetida para múltiples asignados, cuando algunos de los asignados hacen clic en “Play”, la tarea se repetirá por sí misma en la lista de tareas de todos los demás.
10. Secuencia de Responsables
Usted no puede incluir una regla de Secuencia de responsables para múltiples asignados.
¿Si tiene alguna duda? Envíenos un correo electrónico a help@runrun.it o un mensaje a nuestro chat.