Nesse artigo você vai aprender sobre:

  1. Criar uma tarefa

1.1 Alocados
1.2 Tipos de tarefa e Esforço estimado
1.3 Cliente>Projeto

   2. Opções da tarefa 

2.1 Tags
2.2 Descrição
2.3 Anexar arquivo
2.4 Incluir data
2.5 Incluir seguidor
2.6 Adicione uma nova regra
2.7 Checklist
2.8 Comentários

    3. Etapas

    4. Mais ações

4.1 Ajustar horas registradas
4.2 Solicitar aprovação
4.3 Clonar
4.4 Entregar
4.5 Apagar

    5. Como acessar as minhas tarefas no Runrun.it?
5.1 Como filtrar as minhas tarefas no Quadros?
5.2 Como acessar a minha lista de tarefas?
5.3 Prioridade
5.4 Visualizando uma Tarefa
5.5 Filtros de organização
5.6 Para mim, Que criei, Que eu sigo
5.7 Abertas e Entregues
5.8 O tempo das tarefas

1. Criar uma tarefa 

Você pode criar uma tarefa a qualquer momento, clicando no botão azul Nova tarefa.

Para criar uma tarefa você deve obrigatoriamente definir o Título da tarefa, Quadro, Tipo e Cliente> Projeto.  

Se você for criar várias tarefas para um mesmo projeto pode optar pela opção de Salvar e Criar. Dessa forma, os campos de Alocados, Tipo e Projeto serão preservados e para criar uma outra tarefa basta incluir um título. 

1.1 Alocados

No Runrun.it, você pode criar uma tarefa para um ou mais alocados, para uma equipe ou para ninguém em específico. 

Quando uma tarefa possuir mais de um alocado os usuários poderão dar “Play” ao mesmo tempo e trabalhar de forma colaborativa. 

Qualquer usuário que pertença à equipe (ou às equipes) dos alocados pode se incluir na tarefa e poderão alterar a descrição, o título, a data de entrega desejada, adicionar regra de repetição, incluir/retirar um alocado, alterar a etapa da tarefa, além da sua própria parte.

Você pode alocar usuários em qualquer momento, mesmo depois da criação da tarefa. Para fazer isso, é só clicar no ícone de alocação e selecionar os colaboradores disponíveis, de acordo com as permissões. 

Para alocar um usuário em uma tarefa sem alocados, é só clicar no ícone de alocar. 

Se quiser alocar uma equipe em uma tarefa criada que já possui alocados, ou em uma tarefa que não está alocada para ninguém, clique em Mais ações > Transferir para equipe


1.2 Tipos de tarefa e Esforço estimado

Os Tipos de tarefa configurados pelo administrador são as tarefas desenvolvidas na empresa, como "Criação de arte" ou "Desenvolvimento de app", por exemplo. 

Durante a criação, o administrador e sua equipe, estabelecem um Esforço para cada Tipo de tarefa, que nada mais é do que o tempo médio que a tarefa vai demorar para ser entregue.

Cada usuário vai aumentar ou diminuir esse esforço, assim que der "Play" na tarefa, de acordo com a complexidade do que foi solicitado. 

Se a tarefa que você está trabalhando for com múltiplos alocados o Esforço Total representa a soma das horas estimadas de todos os alocados. 

Exemplo: A tarefa "Gravação de comercial" tem um esforço estimado de 10h. É isso que Carol vai levar trabalhando como responsável único da tarefa. Se eu adicionar Fernando como alocado na tarefa, o esforço de cada um será de 10h, mas o esforço total da tarefa será 2 x 10h = 20h

Para alterar o esforço individual clique no seu avatar dentro da tarefa e digite o tempo desejado. Ou, clique no campo Esforço Total. 

Além do Esforço Total você poderá ver na Tarefa o Total Trabalhado, que será a soma das horas registradas pelos alocados.  

1.3 Cliente>Projeto

Não existem tarefas soltas no Runrun.it, todas elas são atreladas a um Projeto, que por sua vez pertence a um Cliente

Os clientes podem ser áreas internas ou contas externas da empresa e os projetos, os serviços oferecidos pela empresa. Além disso, o administrador pode habilitar grupos e subgrupos. 

Caso não tenha mais informações que você queira colocar na tarefa clique em CRIAR TAREFA. Para continuar criando a tarefa veja abaixo quais são as Opções da tarefa.

2. Opções da tarefa 

As categorias a seguir não são obrigatórias para a criação de uma tarefa, mas elas ajudam a tornar as tarefas mais completas, configurando agendamentos e repetições e podem estabelecer regras para o fluxo de trabalho. 

2.1 Tags

Elas funcionam como códigos, de palavras ou números, que facilitam a criação de categorias para organizar as tarefas dentro do Runrun.it, cada tarefa pode ter até 50 Tags.

Elas podem ser usadas para definir prioridade, sinalizando o que é prioridade alta, prioridade média e prioridade baixa, facilitando buscas e a identificação dessas tarefas em relatórios. 

Independente do uso das Tags, ao fazer uma busca, um usuário só poderá ver as tarefas que têm acesso. 

Observação: Não é obrigatório o uso de # para criar uma tag e ela deve ter mais que três caracteres.

2.2 Descrição

Use este espaço para detalhar o que deve ser feito na tarefa, como um briefing, por exemplo. Isso evita retrabalho e aumento de custos no projeto.

Nesse campo você pode variar o Tamanho do texto entre Pequeno, Normal, Grande, Enorme e alterar a cor. 

Através dos ícones N, I e S você pode deixar as palavras em negrito, itálico e sublinhado. Ou ainda adicionar números, marcações e alterar o posicionamento do texto, para a esquerda ou direita. 

2.3 Anexar arquivo

Para anexar arquivos externos no Rurun.it clique no ícone Anexar arquivo (clipe de papel) ou faça isso através dos comentários da tarefa. 

Lembre-se de escrever uma mensagem no comentário junto com o anexo para que o seu colega não fique perdido! 

Você também pode anexar arquivos em tarefas já criadas e compartilhar os anexos por e-mail ou SharePage. 

Dentro do Runrun.it não é possível transferir arquivos de uma tarefa para outra e de um projeto para outro. Quando você deleta um projeto ou uma tarefa com anexos, eles também são deletados automaticamente. 

Observação: Anexos só podem ser editados ou excluídos se o administrador permitir em Administrar > Configurações. 

2.4 Incluir data

Aqui você pode criar uma tarefa por Prioridade, Agendamento ou do tipo Ongoing

  • Prioridade

Ao criar uma tarefa por Prioridade, você vai definir uma data de entrega desejada. 

  • Agendamento 

Em Agendamento você vai conseguir agendar uma data de início desejado e uma data de entrega desejada. 

Nessa aba, você também vai conseguir configurar uma Repetição, que pode ser diária, por dias da semana (segunda a sexta), semanal, mensal ou anual. De acordo com o período escolhido basta escolher as condições, como o dia da semana e um horário para que a tarefa se repita. 

  • Ongoing

Uma tarefa do tipo Ongoing não tem tempo de início ou fim determinados e são utilizadas justamente para tarefas do dia a dia, como ler e-mails. Elas não entram nas considerações de estimativa do tempo de entrega, embora o tempo trabalhado conste nos relatórios.

2.5 Incluir seguidor

Aloque usuários para acompanhar uma tarefa. Clique no ícone Incluir seguidor (antena) e selecione os usuários

Essa função é útil, por exemplo, quando alguém precisa entender e acompanhar a evolução de uma tarefa, mas não possui acesso a ela. Ou ainda, quando um grupo precisa receber notificações dessa tarefa. 

2.6 Adicione uma nova regra

Nesse ícone (duas setas) você pode adicionar regras de Sequência de responsáveis e Tarefas Pré-requisito

Uma sequência de responsáveis vai definir a ordem em que determinados alocados vão trabalhar na Tarefa. 

Na sequência determinada, um por vez, eles vão trabalhar na tarefa. Quando cada um finalizar a sua parte, eles vão Transferir para o próximo da sequência, até que o último entregue a tarefa. 

Portanto, não é possível criar uma sequência de responsáveis em uma tarefa com múltiplos alocados

Definir uma Tarefa Pré-requisito significa que ela só vai poder ser trabalhada quando uma outra tarefa, pré definida, tiver sido entregue. Essa condição só pode ser adicionada a uma tarefa já criada.  

2.7 Checklist

Crie um passo a passo do que deve ser feito, ou uma subtarefa - já que o checklist fica disponível dentro de cada tarefa. 

Caso um dos passos tenha um esforço maior ou adquira mais importância, você pode transformá-lo em uma tarefa, através do ícone "+" (Converter em tarefa). 

2.8 Comentários 

Utilize os espaço de comentários para tirar dúvidas, receber feedback, enviar anexos e fazer atualizações sobre a tarefa.

As ações dentro de uma tarefa no Runrun.it, geram um registro/log, que fica disponível dentro da tarefa na aba Comentários. Essas informações podem ser ocultadas clicando no ícone Opções (três pontos) > Ocultar comentários do sistema.

Observação: Os comentários só podem ser editados ou excluídos se o administrador permitir em Administrar > Configurações.

3. Etapas

Cada tarefa pertence a um quadro, no qual está estruturado um fluxo de trabalho de uma determinada área. Portanto, se uma tarefa saiu da etapa "Caixa de entrada" e foi para a etapa "Fazendo", você consegue fazer essa alteração através da tarefa. 

Ao realizar essa mudança, a tarefa muda automaticamente de etapa no quadro que ela pertence. 

4. Mais ações

Veja agora Mais ações, que são funções disponíveis em uma tarefa já criada.

4.1 Ajustar horas registradas

Se você trabalhou além ou aquém das horas registradas em sua jornada, faça o ajuste de horas registradas de forma manual. Qualquer usuário que pode ver a tarefa pode adicionar ou remover horas. São eles: o administrador, líderes do responsável, líderes do criador da tarefa, gestor, todos os alocados, membros da equipe da tarefa e os seguidores da tarefa. 

Você só pode tirar ou somar hora menores ou iguais a que você trabalhou. 

Registrar horas fora de sua jornada pode ocasionar um bloqueio temporário na sua conta do Runrun.it. Dependendo da escolha de bloqueio do seu administrador você vai precisar fazer essa ajuste ou justificar. 

4.2 Solicitar aprovação

Ao finalizar uma tarefa, antes que ela seja entregue, você pode solicitar aprovação de outros usuários. Para isso, abra a tarefa e clique, no canto direito da tela, em Mais Ações > Solicitar aprovação > Selecione o usuário avaliador. 

Ao solicitar aprovação de um usuário ele vai receber uma notificação, tanto no Runrun.it, quanto no e-mail. 

No Quadros, você pode criar um filtro, para selecionar apenas as tarefas que estão aguardando a sua aprovação. 

4.3 Clonar 

Quando uma tarefa existe em mais de um projeto você não precisa gastar tempo criando uma por uma novamente, basta cloná-las. 

Para clonar, selecione a tarefa já criada, clique em Mais ações > Clonar. A tela a seguir te dará a possibilidade de alterar o Nome, Alocados, Tipo, Quadro, Cliente>Projeto e as opções de Anexar arquivos, Incluir seguidor, etc, como na criação de uma nova tarefa. 

Para confirmar, clique em Salvar

Ao clonar uma tarefa, ela vai para a primeira etapa do quadro que ela pertence. 

4.4 Entregar 

Para entregar apenas a sua parte da tarefa, clique no ícone de check. 

Caso você seja o último alocado em uma tarefa com múltiplos alocados, ou o único alocado de uma tarefa, para entregá-la, você precisar alterar a etapa, para uma etapa entregue. 

4.5 Apagar 

Caso o administrador habilite essa função, todos os usuários podem deletar uma tarefa, caso contrário apenas ele. Para configurar acesse: Administrar > Configurações > Apenas Administradores podem deletar tarefas. 

Ao apagar uma tarefa todos serão notificados e os registros de horas e anexos serão apagados. Não há como recuperá-los.

5. Como acessar as minhas tarefas no Runrun.it? 

Ao chegar no trabalho você não precisa mais olhar na sua agenda ou e-mail para saber quais são as suas tarefas do dia, basta logar na sua conta do Runrun.it, que elas estarão à sua disposição.

Você pode acessar as suas tarefas criando um filtro no Quadros ou através da sua lista de tarefas. 

5.1 Como filtrar as minhas tarefas no Quadros? 

Selecione o quadro que você tem acesso e deseja filtrar as tarefas. No filtro, selecione a opção escolher alocados, selecione o seu nome e pronto! 

Caso você tenha tarefas em mais de um quadro, vai precisar filtrá-las em cada quadro que você tem permissão.

5.2 Como acessar a minha lista de tarefas?

Todos os usuários tem disponível na aba Eu > Tarefas uma lista, que por padrão é organizada Por etapa

5.3 Lista ou calendário?

Você pode escolher entre visualizar suas tarefas em forma de lista ou por calendário. Para isso clique nos ícones no canto direito da tela.

Na opção em formato de lista, você poderá visualizar os dados da tarefa da seguinte forma:

  • 1. Para mim: tarefas nas quais eu estou alocado
  • 2. Que criei: tarefas que eu criei, independente do alocado
  • 3. Que seu sigo: tarefas 
  • 4. Estado da tarefa: abertas, abertas (minha parte entregue), entregues
  • 5. Quadro
  • 6. Ordenação: por título, ID, data de criação, início desejada, estimativa de entrega, entrega desejada, etapa, tipo, cliente e criador
  • 7. Filtro 
  • 8. Versão calendário 
  • 9. Etapa
  • 10. ID+ título da tarefa 
  • 11. Quadro/Cliente/Projeto/Projeto 
  • 12. Calendário para inserir data desejada de entrega 
  • 13. Esforço estimado + barra de progresso
  • 14. Botão de "Play"
  • 15. Botão de entrega 
  • 16. Etapa da tarefa 
  • 17. Regras da tarefa: se possui sequência de responsáveis ou pré-requisito
  • 18. Checklist
  • 19. Anexos
  • 20. Pedido de aprovação
  • 21. Comentários

Os ícones que representam regras, checklist, anexos, aprovação e comentários ficam com a cor destacada caso, por exemplo, a tarefa tenha anexos ou um novo comentário. 

No formato calendário as tarefas aparecem sinalizadas por cores, que foram escolhidas na hora do cadastro do Tipo de tarefa. 

As tarefas só vão aparecer no calendário, caso elas possuam uma data de início desejada e/ou uma data de entrega desejada. 

Quando uma tarefa possui apenas a data de início desejada, ela vai ocupar no calendário um espaço correspondente ao do esforço estimado da tarefa, sem considerar a sua jornada de trabalho. 

Na imagem abaixo, temos em amarelo o exemplo de uma tarefa que possui apenas a data de início desejada e um esforço estimado de 8 horas. 

Quando ela possui apenas uma data de entrega desejada, ela vai ocupar no calendário um espaço correspondente ao esforço estimado da tarefa, porém, de forma retroativa, sem considerar a sua jornada de trabalho. 

Na imagem abaixo, temos em amarelo o exemplo de uma tarefa que possui apenas a data de entrega desejada e um esforço estimado de 15 horas. 

Quando a tarefa possui uma data de início desejada e uma data de entrega desejada, ela vai ocupar no calendário o espaço exato determinado pelas datas, sem considerar a sua jornada de trabalho. 

Na imagem, a tarefa possui uma data de início desejada e uma data de entrega desejada. 

Se mais de uma tarefa for agendada para o mesmo dia e horário, elas ficarão sobrepostas. 

Você pode ver seu calendário organizado por mês, semana ou dia. Para saber detalhes sobre as tarefas clique sobre elas. 

5.4 Visualizando uma Tarefa 

Os detalhes que você vai conseguir visualizar na tarefa são:

  • 1. Título da tarefa;
  • 2. ID+ Usuário que criou a tarefa + data e horário da criação; 
  • 3. Botão de "Play" + quantidade de horas registradas por você na tarefa; 
  • 4. Ícone de "check", para entregar a sua parte;  
  • 5. Ícone de alocação, para adicionar usuários na tarefa;  
  • 6. Avatar dos alocados da tarefa;  
  • 7. Etapa da tarefa;  
  • 8. Mais ações: Ajustar horas registradas, Solicitar aprovação, Clonar, Transferir para equipe, Apagar;  
  • 9. Tipo de tarefa; 
  • 10. Cliente > Projeto;  
  • 11. Tags;  
  • 12. Esforço total da tarefa (quando a tarefa possui mais de um alocado, esse número é a soma dos esforços de todos); 
  • 13. Total trabalhado: quantidade de horas registradas por todos os alocados na tarefa; 
  • 14. Data de início desejado (deve ser adicionada manualmente); 
  • 15. Indica se há uma repetição configurada para a tarefa;  
  • 16. Data de entrega desejada (deve ser adicionada manualmente);  
  • 17. Estimativa de entrega fornecida pelo Runrun.it;  
  • 18. Descrição da tarefa.  

5.5 Filtros de organização

Por padrão a sua lista de tarefas está organizada Por etapa, porém você pode escolher outros filtros: Por título, ID, data de criação, início desejado, estimativa de entrega, entrega desejada, tipo, cliente. Todas as opções podem ser organizadas na forma Crescente/Decrescente. 

Faça também uma busca no Filtro através das Tags. 

Atenção: O filtro “por criador” está disponível apenas na aba Para mim e Que eu sigo. 

5.6 Para mim, Que criei, Que eu sigo 

Em Para mim acesse as tarefas que você abriu para si e as que foram abertas para você pelos usuários que têm permissão. 

Observe que a tarefa com múltiplos alocados aparece na sua lista com pontos tracejados, ao invés de uma linha, como nas Tarefas em que você é o único alocado.

Veja as tarefas que você foi o responsável pela criação, seja para si ou para outros usuários, de acordo com as permissões cedidas pelo administrador, na aba Que criei.

Uma das opções da tarefa é Incluir seguidor, encontre as suas reunidas na aba Que eu sigo

5.7 Abertas e Entregues 

As categorias acima, Para mim, Que criei e Que eu sigo, podem ser divididas em Abertas, Abertas (minha parte entregue) e Entregues. 

Tarefas Abertas são aquelas que estão na fila para serem feitas ou estão sendo trabalhadas no momento. 

Tarefas Abertas (minha parte entregue) são aquelas que possuem você e mais de um alocado. Nesse caso, você já concluiu e entregou a sua parte (através do ícone de check), e os outros alocados ainda não finalizaram a parte deles, alterando a etapa da tarefa para uma etapa entregue. 

Tarefas Entregues são aquelas que já foram concluídas e movidas para uma etapa entregue do quadro. 

Se você precisar reabrir uma tarefa basta movê-la para uma etapa aberta no quadro. 

Ou clicar em Mais ações > Reabrir

5.8 O tempo das tarefas 

Você pode registrar o tempo de duas maneiras no Runrun.it: através do "Play" na tarefa: 

Ou, arrastando as tarefas pelas etapas no quadro, para entender o tempo médio que uma tarefa fica em uma etapa 

Veja mais em:
Lógica do Runrun.it
Criando uma tarefa com Múltiplos alocados

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat. 

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