Esto es lo que aprenderá en esta sección: 

1) Aprender acerca de los tableros

2) Gestionar tableros

3) Filtros de tableros

4) Etapas de tableros

5) Tareas en los tableros

6) Agregando etapas

7) Mover tareas entre tableros

1. Aprender acerca de los tableros

Los tableros es una nueva función en Runrun.it que te permite exhibir todas las tareas en tu cuenta, colocadas en columnas que corresponden a las etapas en tu flujo de trabajo. 

En la imagen abajo, puedes ver una secuencia numérica en los elementos principales en tu tablero. 

  1. Gestionar tableros: al hacer clic aquí, puedes crear un nuevo tablero o acceder a los que tengas permiso de ver. 
  2. Filtros: puedes usar la función de filtros para exhibir tareas específicas. 
  3. Etapa: una parte de tu proceso o flujo de trabajo.
  4. Tarea: cada tarjeta representa una tarea creada en el sistema.
  5. Calendario: para entrar a la fecha de entrega deseada de la tarea. 
  6. Asignación: para asignar usuarios específicos a que trabajen en la tarea. 
  7. Crear una nueva etapa: insertar una nueva etapa (abierta o cerrada) en tu tablero. 

Puedes crear cuantos tableros necesites, dependiendo del número de flujos de trabajo individuales en tu compañía. De esa manera, puedes manejar todos tus procesos en solo un tablero principal o puedes crear un tablero por separado por cada departamento/área de tu compañía. 

Puedes filtrar tareas por Cliente, Proyecto, Grupo, Subgrupo, de uno a más usuarios específicos, para una fecha de entrega específica o en situaciones específicas. Lo cubriremos en mayor detalle en el tema 3 de este artículo. 

2. Gestionar tableros

Al hacer clic en el botón Gestionar tableros, te da una lista de los tableros que tienes permiso de ver. 

Nota: si eres un administrador o gestor, se te permitirá crear nuevos tableros y también podrás ver todos los tableros existentes de la compañía. 

Opciones de tableros

  • Renombrar 

Para cambiar el nombre en el tablero, hacer clic aquí. 

  • Visibilidad

Aquí puedes seleccionar a los usuarios que tendrán acceso al tablero. Puedes establecer los permisos cuando crees el tablero o en cualquier momento después de eso. 

Cuando optas por hacer el tablero visible a todos, todos los usuarios de la cuenta obtendrán acceso al tablero. 

Cuando prefieras restringir el acceso, deshabilita la primera opción y selecciona los nombres de los usuarios o equipos que tendrán permiso para ver el tablero, junto con los administradores y gerentes. 

Después de seleccionar a los usuarios que tendrán acceso al tablero, puedes definir si son miembros del tablero o editores. 

Los miembros pueden ver la información del tablero, arrastrar tareas de una etapa a otra, crear tareas en etapas y Habilitar notificaciones (para recibir actualizaciones con respecto a una etapa específica en el proceso). 

Los editores pueden editar información del tablero, agregar etapas (abiertas o cerradas), eliminar el tablero, mover tareas entre tableros y por supuesto, acceder a las mismas funcionalidades como todos los demás miembros: filtrar datos, mover tarjetas entre etapas, Habilitar notificaciones(para recibir actualizaciones con respecto a una etapa específica en el proceso) y crear tareas en las etapas. 

  • Eliminar tablero

El proceso de eliminar un tablero está dividido en dos pasos. Primero, debes seleccionar el tablero deseado y luego confirmar que quieres eliminarlo, y segundo, deberás decidir lo que te gustaría hacer con las tareas contenidas dentro del tablero. 

Para comenzar a eliminar un tablero, haz clic en Gestionar Tableros > seleccionar el tablero deseado > haz clic en las opciones > haz clic en Eliminar tablero. El siguiente mensaje debería aparecer en tu pantalla: 

Teclea la palabra Eliminar y haz clic en Eliminar tablero.

Ahora, necesitas decidir lo que harás con las tareas contenidas dentro del tablero que vas a eliminar. 

Puedes ya sea eliminar las tareas también o moverlas a otro tablero. 

Si eliges eliminarlas, haz clic en Eliminar tareas, teclea Eliminar y luego haz clic de nuevo en Eliminar tareas. 

Si decides mover las tareas, selecciona su tablero de destino, completa los siguientes pasos y eso es todo. ¡Terminaste!

Cuando completes el proceso que has elegido, aparecería la siguiente pantalla de confirmación:

Nota: las eliminaciones en Runrun.it son permanentes. Si, por ejemplo, solo tienes un tablero bajo tu cuenta y lo eliminas y también eliges eliminar las tareas relacionadas, borrarás todas las tareas bajo tu cuenta. 

  • Nuevo tablero 

Para crear un nuevo tablero, haz clic en el botón de Nuevo tablero. Luego teclea un título y define tu flujo de trabajo, las etapas que serán parte de ese tablero. 

Puedes elegir crear tus propias etapas o crear una plantilla de flujo de trabajo. 

Plantillas de flujo de trabajo

Cuando creas un nuevo tablero, habrá 6 plantillas de flujo de trabajo disponibles, con las siguientes etapas:

1) Estándar

Buzón de entrada

En progreso

Entregado

2) Marketing

Describir objetivos y metas

Planeación

En progreso

Revisar

Completado

3) RH

Definición del perfil de trabajo

Anuncio de vacante de empleo

Selección

Contactar candidatos

Entrevistar

Negociación y contratación

Completado

4) Diseño

Informe

Lluvia de ideas

En progreso

Aprobación

Reajustes

Concluído

5) Desarrollo (IT)

Backlog

Desarrollo

Revisión de código

Pruebas

Despliegue

Finalizado

6) Ventas

Prospección

Calificación

Juntas / Presentación de soluciones 

Propuesta

Seguimiento y negociaciones

Pronóstico

Ganó

Perdío 

Cuando creas un tablero en particular para una plantilla, todavía puedes optar por eliminar, crear y renombrar etapas. 

3) Filtros

Los filtros de tableros son la forma más rápida de acceder a información específica. 

Son individuales, lo que significa que trabajan en la misma forma como las métricas de un tablero de mandos. De esa manera, tienes la libertad de crear los filtros que tengan más sentido para ti. 

Para crear un filtro, puedes combinar opciones de lo siguiente: 

Agrupamientos Y Etiquetas

  • Título de la tarea
  • Clientes
  • Grupos
  • Subgrupos
  • Proyectos
  • Equipos
  • Tipo de tareas
  • Tags 

Usuarios asignados

  • Todos
  • No asignadas 
  • Seleccionar usuarios asignados

Entrega deseada

  • Todo
  • No fechas 
  • Últimos 7 días
  • Hoy
  • Mañana
  • Los próximos 7 días
  • Los próximos 30 días
  • Seleccionar fecha 
  • Seleccionar periodo

Estado de la tarea

  • Retrasadas
  • Esfuerzo excedido
  • Play activado 
  • Aprobación pendiente 
  • Mis aprobaciones

Una vez que has elegido las condiciones, crea un filtro al hacer clic en Guardar, introduce un título para tu filtro y luego haz clic en Confirmar

En la imagen anterior, un filtro fue creado para exhibir las tareas dentro de un proyecto específico. 

Cualquier filtro guardado aparecerá en la casilla superior etiquetada como MIS FILTROS

También puedes crear un filtro para mostrar cuáles tareas están esperando tu aprobación. 

O puedes crear un filtro para exhibir las tareas asignadas a dos personas dentro de un proyecto específico. 

4) Etapas

Las columnas representan las etapas que fueron creadas o seleccionadas durante la creación del flujo de trabajo de los tableros.

Hay dos iconos relacionados bajo el nombre de cada etapa: un apilamiento y un reloj. 

El icono de apilamiento denota el número de tareas que existen en esa etapa en particular. 

El icono de reloj indica la cantidad de tiempo promedio que se lleva una tarea en esa etapa, con base en el tiempo promedio de tareas entregadas dentro de los últimos 30 días que se llevaron allí. Esto te da una mejor idea de cuánto tiempo se lleva el completar los procesos individuales. 

Hay 4 opciones dentro de cada etapa:

  • + Añadir tarea

Al hacer clic aquí, puedes crear una tarea en una etapa específica en tu flujo de trabajo. 

  • Mover las tareas

Aquí, podrás mover todas las tareas dentro de una etapa a otros tableros existentes. 

Primero, selecciona el tablero deseado, elige la etapa donde quieras transferir las tareas en el nuevo tablero y luego, haz clic en Siguiente. 

¡Eso es todo!

  • Habilitar notificaciones

Puedes permitir notificaciones para una etapa específica cuando necesites mantenerte actualizado en el progreso de las tareas en esas etapas. 

  • Eliminar etapa 

El proceso de eliminar una etapa está dividido en dos partes: eliminar la etapa misma y eliminar o mover tareas. 

Primero, confirmarás que quieres eliminar la tarea y luego, elegir si eliminas las tareas. 

5) Las tareas en el tablero

Cada tarjeta dentro de un tablero representa una tarea creada en Runrun.it, de acuerdo con la siguiente imagen:

1 Cliente

2 Proyecto

3 Tipo de tarea

4 Título de la tarea

5 Calendario de la fecha de entrega deseada

6 Icono de la asignación del usuario

7 Horas registradas en una tarea

8 Barra de progreso

9 Icono de “Play” – aparece para las tareas a las que tú has sido asignado

Las tres líneas en color representan, respectivamente, el cliente, el proyecto y tipo de tarea. Solo haz clic en uno para verlo. 

Al hacer clic en el icono del calendario, podrás elegir una fecha de entrega deseada para la tarea. 

Puedes asignar usuarios a una tarea al usar el icono de asignación.

Los números indican las horas, los minutos y segundos que han sido registrados en la tarea. 

La barra, localizada junto al tiempo registrado en la tarea, indica el progreso hasta allí (relativo al tiempo de esfuerzo estimado en el tipo de tarea). 

Cuando se despliega una línea de puntos significa que la tarea está en marcha.

6) Agregando etapas

Para agregar una etapa a tu tablero, ve a la última etapa que entregaste y haz clic en Crear nueva etapa. Introduce el nombre de la etapa, selecciona si es una etapa abierta o entregada, y haz clic en el icono de la ✓ (palomita). Una vez que has creado la etapa, puedes arrastrarla a su respectivo lugar en tu flujo de trabajo. 

Solo un recordatorio:

  • Las etapas abiertas se refieren a procesos que ocurren antes de que la tarea sea entregada. 
  • Las etapas cerradas se refieren a los procesos que ocurren después de que la tarea es entregada. 

Solo los editores del tablero pueden crear nuevas etapas. 

7) Mover tareas entre tableros

Si tienes más de un tablero en tu cuenta de Runrun.it o quieres crear un nuevo tablero y mover tareas de una a otra, sigue estas instrucciones: 

1. Usa los filtros para seleccionar las tareas que quieres mover. Por ejemplo, puedes seleccionar tareas para un proyecto específico o solo el tipo de tarea Planear. 

2. Haz clic en el botón Mover y selecciona el tablero de destino para las tareas seleccionadas. 

Solo recuerda: ¡cada tarea puede pertenecer a solo un tablero! No puedes “duplicar” tareas para que aparezcan en más de un tablero. 

¿Si tiene alguna duda? Envíenos un correo electrónico a help@runrun.it o un mensaje a nuestro chat.

Did this answer your question?