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Assuntos abordados neste artigo:
Introdução
Quando uma pessoa preenche o formulário, a resposta será visualizada como um card de tarefa, conforme o exemplo abaixo:
Assim que você concluir a edição do seu formulário (confira o artigo Como editar formulários), o próximo passo será ajustar as configurações.
Neste espaço você determina quais informações podem ser utilizadas para formar o título de cada tarefa, bem como definir para qual quadro e etapa as respostas deste formulário deverão ser encaminhadas.Os campos Quadro, Etapa e Tipo de Tarefa são de preenchimento obrigatório.
Você poderá determinar etapa, tipo de tarefa, tags e projetos, e clientes Business e Enterprise podem conferir ou vincular o formulário aos portais. A seguir mostraremos todos os campos para ajustes neste campo.
Principais recursos
1. Título da tarefa
O recurso Título da tarefa pode te ajudar na organização das demandas no quadro.
Por padrão, o título das tarefas geradas pelos formulários permanece igual ao título do formulário. Caso deseje, padronize as informações que devem aparecer no título das tarefas adicionando um ou mais tipos de perguntas - você pode combinar como quiser.
No exemplo abaixo temos duas tarefas geradas por formulário: a primeira estava no padrão título do formulário, e por isso ficou com o título Briefing de Campanha. Em seguida, o campo foi alterado para padronizar o título das tarefas com as perguntas do formulário Nome completo do solicitante e Prazo desejado para entrega. Caso o respondente não responda às perguntas, o título do formulário será colocado como padrão no card.
Todas as perguntas adicionadas ao formulário se tornam opções para se conectarem ao título da tarefa. O título das tarefas será criado com as respostas das perguntas selecionadas. As informações serão separadas por vírgulas, como no exemplo acima, e o tamanho máximo do título será de 255 caracteres.
2. Quadro
Cada resposta deste formulário vai gerar uma tarefa, que será colocada dentro de um quadro. Você deve escolher para qual quadro as respostas deste formulário deverão ser encaminhadas.
Conforme mencionamos antes, esta configuração é obrigatória para que seu formulário seja ativado. No exemplo acima, as respostas serão direcionadas para o quadro Nome do quadro novo.
3. Etapa
Depois de definir o quadro, logo abaixo aparecerá de forma automática a primeira etapa deste quadro, mas você pode alterá-la para indicar em qual etapa as respostas deverão ser encaminhadas.
Na figura acima, todas as solicitações deste formulário serão encaminhadas para a etapa Caixa de entrada.
Mesmo que esta etapa mude de lugar (da segunda para a terceira coluna do quadro, por exemplo), o formulário continuará com a configuração, ou seja, as demandas deste formulário seguirão sendo encaminhadas para a etapa Caixa de entrada.
Caso a etapa seja apagada do quadro, as tarefas serão encaminhadas automaticamente para a primeira etapa deste mesmo quadro.
4. Tipo de tarefa
O campo tipo de tarefa pode ser configurado para que todas as tarefas geradas a partir deste formulário tenham o tipo de tarefa que você desejar.
Caso você adicione a pergunta Tipo de tarefa no seu formulário, o respondente poderá escolher uma opção da lista que você determinar, tornando o tipo da tarefa em um campo variável.
Nesta figura, por exemplo, as tarefas deste item estão marcadas como Criação. Para entender melhor essa configuração, acesse o artigo O que é tipo de tarefa?.
5. Tags
Este é mais um recurso para ajudar na localização das tarefas. Configure as tags que você quer que apareçam nestas respostas.
Caso você adicione este tipo de pergunta, o respondente poderá adicionar as tags a partir de uma lista visível no formulário.
Da mesma forma como as outras configurações, as tarefas geradas a partir deste formulário terão as tags definidas aqui - assim você poderá encontrar estas tarefas usando as tags nos filtros.
Para saber mais sobre os filtros, leia o artigo Como usar os filtros no Quadros.
6. Projeto
A definição de projeto é opcional, ou seja, seu formulário pode ser ativado mesmo sem esta definição.
No exemplo acima a tarefa está vinculada ao projeto Produto > Projeto X.
7. Portais
Neste recurso exclusivo para clientes Business e Enterprise, é possível vincular o formulário para que ele possa ser acessado em portais criados na conta da empresa.
No exemplo acima, o mesmo formulário aparecerá em 2 portais, um interno (para usuários da conta) e outro externo (para que clientes e parceiros possam clicar e enviar sua solicitação).
Os portais ajudam a deixar seus formulários organizados e mais fáceis de compartilhar. Você consegue agrupar os formulários nos portais do jeito que quiser - por áreas, equipes, tipos de demandas, você escolhe. Para conhecer mais sobre o assunto, confira o artigo Portais de formulários.
Com as configurações ajustadas, o próximo passo será escolher as opções de compartilhamento - saiba mais no artigo Como compartilhar um Formulário.
Recado final
A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
Artigos mencionados no texto:
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