Nossa equipe de TI está desenvolvendo uma funcionalidade que está entre as top 5 mais pedidas pelos clientes do Runrun.it. Em breve, será possível incluir mais de um responsável na mesma tarefa! O novo recurso certamente vai elevar a produtividade das equipes ao exigir menos etapas operacionais na ferramenta. E também aumentará a colaboração entre as pessoas, dando a elas mais liberdade de interação.

E, como sabem, “grandes poderes trazem grandes responsabilidades”. Por isso estamos anunciando de antemão as alterações que serão realizadas no sistema para que vocês já se habituem a elas - e não sejam pegos desprevenidos.

O que muda:

  • Os “responsáveis” por uma tarefa serão chamados de “alocados”;
  • Será possível colocar até 20 alocados por tarefa;
  • A descrição e o título da tarefa poderão ser editados após a alteração do esforço estimado;
  • Todos da equipe dos alocados poderão se incluir como alocados. Então poderão realizar as ações atuais de um responsável: alterar descrição, título, data de entrega desejada, regra de repetição e incluir/retirar um alocado. Os alocados também poderão entregar toda a tarefa, além da sua própria parte;
  • A tag e estimativa de entrega ficarão apenas dentro da descrição da tarefa,
  • A regra de Sequência de Responsáveis poderá ser adicionada apenas a tarefas com um único alocado.

Como funcionará

Ao criar uma tarefa, será possível alocar mais de uma pessoa como responsável (agora chamado “Alocado”) - o mesmo acontece para as tarefas de um Modelo de Projeto.

A disposição das informações sobre a tarefa também será modificada. Se você estiver alocado na tarefa, seu avatar aparecerá ao lado esquerdo, na linha de “Alocados”. É nessa área que você poderá dar o “Play” ou entregar a tarefa. Também será possível alocar múltiplos responsáveis (os novos “alocados”) mesmo que a tarefa tenha sido criada com apenas um responsável. Da mesma maneira, será possível remover um usuário alocado na tarefa. Neste caso, o sistema perguntará se as horas trabalhadas por ele deverão ser mantidas.

Para transferir a tarefa para outra pessoa basta adicioná-la como alocado. Se você não for mais participar ativamente você pode se desalocar e será adicionado automaticamente como seguidor.

Status, Tipo de tarefa, Cliente > Projeto, Tags, Agendamentos e repetições, Data desejada, Solicitar aprovação, Descrição, Comentários, Anexos, Seguidores e Checklist são únicos da tarefa. Lembre-se: a tarefa é uma só.

Tarefas com múltiplos alocados terão um ícone no lugar da prioridade.

1. Regras para abrir tarefas com múltiplos alocados

Da mesma maneira que a regra antiga, uma tarefa só pode ser aberta se:

  • quem abre a tarefa tem permissão para abrir para os alocados
  • todos os alocados podem ver o tipo de tarefa escolhido
  • todos os alocados podem ver o cliente > projeto da tarefa

ATENÇÃO: Ao escolher alocados de equipes diferentes, há o risco de não haver a possibilidade de abrir essa tarefa por conta da permissão. Neste caso, deve-se revisar as equipes que podem ver o tipo de tarefa e o cliente > projeto. Em alguns casos, será necessário ajustar a configuração da conta.

Qualquer usuário que pertença à equipe (ou às equipes) dos alocados pode se incluir como alocado e, portanto, editar os seguintes campos da tarefa: descrição, título, data de entrega desejada, regra de repetição e incluir ou retirar um alocado. Os alocados também poderão entregar toda a tarefa, além da sua própria parte.

ATENÇÃO: Deve-se usar as tarefas de múltiplos alocados para o trabalho em colaboração e todos os alocados devem ser responsáveis em relação a ela.

 

2. Prioridade

Uma tarefa com múltiplos alocados não tem uma prioridade única no sistema. Ou seja, essa tarefa será formada por partes, e cada parte pode ser repriorizada por cada responsável.

Exemplo: Felipe e Bruno estão alocados na tarefa #437. Na lista de tarefas do Felipe, a tarefa #437 está como prioridade 1. Na lista de Bruno, ela está como prioridade 5. Em qualquer outro lugar do sistema em que a tarefa aparece, como no RR-Board®, planilhas e tabelas, ela não será representada com prioridade.

 

3. Esforço da tarefa

Ao alocar uma só pessoa na tarefa, o esforço será igual ao esforço do tipo da tarefa. Quando trabalhamos com múltiplos alocados, esse esforço será multiplicado pelo número de alocados.

Exemplo: O tipo de tarefa “Gerar relatório mensal” tem um esforço de 8h. É isso que João vai levar trabalhando como responsável único da tarefa #653. Se eu adicionar Maria, Renato e Priscila como alocados na tarefa #653, o esforço de cada um será de 8h, mas o esforço total da tarefa será 4 x 8h = 32h.

ATENÇÃO: Como o esforço vai ser multiplicado, em alguns casos será necessário revisar o esforço de cada tipo de tarefa. Isso evitará que o sistema exiba uma data estimada de entrega fora de propósito.

Quando uma tarefa ganha múltiplos alocados, não é possível alterar seu esforço total. Cada alocado terá que alterar seu esforço pessoalmente para que a tarefa global tenha a soma total dos esforços individuais.

ATENÇÃO: O sistema não mais bloqueará para edição a descrição e o título da tarefa quando seu esforço for alterado. E isso valerá tanto para as tarefas com um quanto para as com múltiplos alocados.

Nas informações da tarefa será possível ver o “Esforço Total” e o novo “Total Trabalhado”, que será a soma das horas até então trabalhadas por todos os alocados.

4. Agendamentos e Repetições

Ao agendar uma tarefa com múltiplos alocados, o agendamento acontecerá para todas as partes da tarefa.

Ao criar uma tarefa com repetição para múltiplos alocados, quando qualquer alocado der o “Play”, a tarefa vai se repetir e, como consequência, repetirá na tasklist de todos.

 

5. Estimativa de início e entrega

As estimativas de início e entrega de uma tarefa com múltiplos alocados dependerá da prioridade da tarefa na fila dos seus alocados. A estimativa de início, portanto, será a data mais próxima de início. E, a de entrega, a data de entrega mais distante.

 

6. Entrega da tarefa e suas partes

Cada alocado deverá entregar a sua parte separadamente. Quando isso acontecer, todos os demais serão informados (caso as notificações para isso estejam ligadas). Quando o último alocado entrega sua parte, a tarefa é entregue por completo.

Também será possível entregar a tarefa inteira em "Mais ações” ou no RR-Board® por exemplo. Todos os alocados poderão realizar essa ação.

 

7. Sequência de Responsáveis

A regra de Sequência de Responsáveis (que passará a se chamar Sequência de Alocados) poderá ser usada apenas em tarefas com alocado único.

 

8. Transferência para o Backlog

Quando uma tarefa com múltiplos alocados for transferida para o Backlog, o sistema informará que todos os alocados serão retirados da responsabilidade de execução da tarefa - inclusive aqueles que deram “Play” ou estão com o “Play” ligado. Todos os alocados poderão realizar essa ação.

ATENÇÃO: Ao transferir uma tarefa de volta para o Backlog, ela perde as estimativas individuais voltando com a estimativa original (do tipo da tarefa ou se alguém estimou no Backlog). Isso acontece quando a tarefa inicialmente estava no Backlog, foi atribuída para mais de 1 alocado, eles mexerem em seus esforços individuais, e depois a tarefa foi transferida para o Backlog novamente.

Para transferir uma tarefa para o Backlog, clique em "Mais ações".

Então será necessário escolher para cujo Backlog a tarefa será enviada:

9. Lista de tarefas

A lista de tarefas trará informações de forma mais objetiva. No canto direito, os ícones de sequência de Regras, Checklist, Anexos, Aprovação e novos Comentários ficarão "acesos" quando fizerem sentido.

Quando uma tarefa tem múltiplos alocados, somente suas partes serão apresentadas na lista de tarefas. Caso você esteja alocado nessa tarefa, as informações abaixo serão exibidas em sua lista de tarefas de acordo com:

  • ID, título, cliente, projeto, status, data desejada, anexos e regras: informação global da tarefa.
  • Prioridade, esforço e barra de progresso: informação da sua parte da tarefa.

ATENÇÃO: As informações sobre Estimativa de Entrega e Tags serão retiradas da lista de tarefas. Nas visualizações “Que criei” e “Que eu sigo”, a opção “Por Responsável” será retirada do filtro de ordenação das tarefas.

10. RR-Board®

Ao transferir uma tarefa do Backlog para alguma coluna no RR-Board®, será possível alocar múltiplos usuários para ela. Caso uma tarefa com múltiplos alocados seja entregue no RR-Board®, todas as partes serão fechadas e a tarefa será entrega por completo.

 

11. Apagando um usuário

Ao apagar um usuário, e escolher apagar suas tarefas (Abertas e/ou Fechadas), o sistema irá:

a) Remover sua alocação em tarefas com múltiplos alocados;
b) Excluir as tarefas em que ele é o único alocado;
c) Excluir as tarefas que ele criou, e
c) Manter as horas que ele trabalhou nas tarefas com múltiplos alocados.

 

12. Notificações do sistema

As novas notificações pelo sistema, e-mail e app serão:

  • Alguém iniciou trabalho em uma tarefa que estou alocado. Padrão: ligado
  • Alguém entregou sua parte na tarefa. Padrão: desligado
  • Alguém reabriu sua parte na tarefa. Padrão: desligado
  • Um novo alocado foi adicionado na tarefa. Padrão: desligado
  • Alguém removeu um alocado da tarefa. Padrão: desligado
Did this answer your question?