Veja o que você aprenderá aqui:

  1. Adicionando usuários: aprenda todas as maneiras
    1.1. Erro ao tentar criar usuário
    1.2. Receber e criar tarefas
  2. Configurando usuários
    2.1. Informações básicas dos usuários
    2.2. Permissões de tarefas do usuário
    2.3. Jornada de trabalho
    2.4. Tipos de usuários: administrador, gestor, líder e colaborador
    2.5. RR-Rating
    2.6. Férias
    2.7. Apagando Usuário e Reset de senha


1. Adicionando usuários: aprenda todas as maneiras

Para os membros da empresa utilizarem o Runrun.it, é preciso que sejam convidados pelo administrador da conta, não sendo necessário que cada usuário crie sua conta.

Existem diversas maneiras de incluir um usuário. Você precisará, inicialmente, do nome, e-mail dos usuários e equipe que o usuário faz parte. O administrador pode adicionar usuários e quem mais ele der permissão (além dele, gestores e líderes ou todos os usuários). Caso não encontre nenhuma das alternativas abaixo, então você não possui permissão. 

Existem cinco formas de adicionar usuários. Conheça todas e escolha a mais prática:

Opção 1: Em "Administrar" > "Usuários", no menu lateral esquerdo. Clique em "+ Novo Usuário", botão azul, próximo ao filtro.

Opção 2: No botão vermelho "Nova tarefa", no canto superior direito, clique na seta lateral e escolha "Novo usuário". Esse botão também pode aparecer como um ícone de "+", dependendo da resolução da tela.


Opção 3: Quando estiver criando uma nova tarefa, vá em "Responsável" > "Criar Novo Usuário".

Opção 4: Em "Equipes" > "Novo usuário". 

Opção 5:  Dentro da página de edição de equipes. "Equipes" > "Nova Equipe" > "Criar Equipe" > "Dados da Equipe" > "Membros" > "Criar novo usuário". Ou indo em "Administrar" > "Equipes", escolha uma equipe e clique em "Editar". Você será direcionado para a página "Dados da Equipe".

Em qualquer modo, abrirá uma pequena janela para preencher as seguintes informações obrigatórias: Nome Completo, E-mail e Equipe.

Se não existir nenhuma equipe clique em "Nova Equipe". Da mesma forma, se você criar uma equipe, será seu "Líder".

1.1. Erro ao tentar criar usuário
Fique atento se, ao tentar criar um usuário, surgir a mensagem de erro "Email já existe no sistema". 

O usuário que será adicionado não pode ter seu e-mail já cadastrado em outra conta do Runrun.it. Neste caso, peça que a pessoa se delete da outra conta ou que informe um e-mail alternativo.

1.2. Receber e criar tarefas

Por padrão, a opção “O usuário pode receber e criar tarefas para todos” já está selecionada. Você pode alterar quem recebe e abre tarefa para quem em "Administrar" > "Usuários". 

É importante editar as permissões de quem pode receber e criar tarefas para não haver confusão na lista de tarefas de um usuário que recebe demanda de diversas pessoas. 

Exemplo: Suponhamos que na sua empresa haja duas equipes que trabalham juntas, Marketing e Suporte, cada uma com seu líder e alguns membros. Você é de Marketing, mas está sempre ajudando o Suporte.

Seu líder abriu algumas tarefas para você, mas o líder de Suporte também te envia demandas. E agora, qual você deve priorizar? Neste caso, em vez do líder da outra equipe abrir tarefas diretamente para você, o ideal seria apenas o líder da sua equipe possuir a permissão de te abrir tarefas porque ele conhece as prioridades da equipe.

Lembre-se: se algum dia você for abrir uma tarefa, mas não aparecer nenhum usuário na lista de responsáveis, quem te adicionou no Runrun.it não te deu permissão para abrir tarefas para os outros. 



2. Configurando Usuários

Como administrador, você consegue configurar detalhes e editar informações dos usuários, como a jornada diária, seu custo por hora, entre outros. Gestores e líderes possuem acesso limitado às funcionalidades do "Administrar", podendo ter permissão a algumas.

Vá ao menu lateral esquerdo, em "Administrar" > "Usuários". 

Há uma lista com todos os usuários. 


2.1. Informações básicas dos usuários

Edite informações básicas do usuário clicando na imagem de perfil do mesmo ou na coluna "Ações", ícone de silhueta, primeiro da esquerda para a direita. 

As informações a seguir podem ser editadas tanto pelo próprio colaborador quanto pelo administrador, exceto pelo custo por hora, que só pode ser editado pelo administrador da conta.

  • Avatar: Imagem do perfil que aparece a todos os usuários. Para alterá-lo, envie algum arquivo de imagem do seu computador.
  • Nome: O nome que será visível a todos os usuários. Seu login é seu e-mail cadastrado.
  • Email: Endereço de e-mail cadastrado no Runrun.it. É para ele que as notificações serão enviadas. 
  • Fuso: Por padrão, o fuso horário da conta é "America/Sao_Paulo".
  • Língua: Por padrão, a língua é a mesma de quem criou a conta. Se essa pessoa o fez pelo site em Português, então será "Português BR". Mas há a opção de inglês (English US ou English UK) e espanhol.
  • Alterar Senha: Botão sugestivo onde o administrador ou colaborador podem alterar a senha de usuário.

As informações abaixo não são de preenchimento obrigatório:

  • Cargo: do usuário na empresa.
  • Tempo na Empresa: Mês e ano nem que o usuário começou a trabalhar na empresa. 
  • Telefone: Telefone de contato do usuário. Por padrão, o país selecionado é o Brasil. 
  • Sexo: Gênero que o usuário se identifica. 
  • Data de nascimento: Dia, mês e ano que o usuário nasceu. 
  • Estado Civil: Escolha solteiro, casado ou divorciado. 

Somente os administradores conseguem visualizar e editar o Custo por Hora do usuário e gerar o API: App Key

O "Token do usuário" é o código que o usuário usa em integrações do Runrun.it com outros sistemas. 

Por que incluir o Custo por Hora?
O tempo é o recurso mais escasso de uma empresa. Com o Runrun.it, você consegue atribuir o valor da hora do colaborador para que você monitore os custos envolvidos em suas atividades. O custo por hora é o valor que um usuário custa à empresa por hora, incluindo salário, impostos trabalhistas e benefícios. 

É importante preenchê-lo para ele poder ser usado nos relatórios de custos e projetos, permitindo ao gestor saber quanto um usuário investiu em determinada tarefa, projeto e cliente, além de descobrir se os projetos estão sendo rentáveis, comparar custos estimados e gasto real, saber se deve aumentar ou diminuir os valores dos contratos, entre outros. 

Importante: Se o administrador alterar o custo por hora hoje, por exemplo, esse valor só aparecerá nos relatórios a partir da alteração, não é possível contabilizá-lo de forma retroativa.


2.2 Permissões de Tarefas do Usuário

Nas duas colunas à esquerda da "Jornada", podemos editar, por usuário, para quem ele pode abrir tarefa e de quem ele pode receber tarefa. Por padrão, os botões levam o número de usuários cadastrados no Runrun.it.

Controlar quem abre e recebe tarefa de quem é importante para não haver confusão na cabeça de pessoas que executam tarefas para várias equipes. Imagine que o João dê uma força para outras equipes além da sua. Neste caso, o melhor é que seu líder de equipe seja o responsável por receber suas tarefas. Porque, afinal, qual tarefa ele priorizaria se tivesse recebendo demandas de todo mundo? O líder de João é quem melhor sabe sobre suas prioridades.

 

2.3. Jornada de Trabalho

Na coluna "Jornada", altere o horário de trabalho do usuário, clicando no ícone de relógio. Você consegue configurar a jornada não apenas de dias consecutivos, segunda a sexta, como de horários com dias alternados. Se um funcionário trabalha segunda e terça, folga na quarta e volta a trabalhar no restante dos dias, você pode configurar no sistema. O mesmo se ele trabalha em horários diferentes a cada dia da semana.

  1. Edite a hora de início e fim das horas trabalhadas e do intervalo para almoço. Você pode marcar a opção "Mesmo horário diariamente" ou desmarcá-la para jornadas diferentes a cada dia. A mesma opção está disponível para pausas para intervalo (refeições).
  2. Selecione os dias da semana trabalhos. Automaticamente, as horas semanais são geradas e mostradas no canto inferior esquerdo.
  3. Clique em " Salvar".

Por que é importante configurar a jornada de trabalho?
O tempo no Runrun.it é contado de duas maneiras: 

  1. Smart Time Tracking, que contabiliza de acordo com a jornada de trabalho configurada para o usuário, e 
  2. Time Tracking, que contabiliza todas as horas que a tarefa estiver com o "Play" ligado. 

Para configurar que tipo de time tracking você deseja, clique em "Administrar" > "Configurações", vá até "Como o tempo é contado:" e selecione a opção desejada. Apenas administradores possuem acesso.

No Time Tracking, o usuário precisa ficar atento quando deve dar o "Play" e pausar. Se esquecer o "Play" ligado na sexta-feira, último dia que trabalha na semana, por exemplo, as horas de todo o final de semana serão contabilizadas, devendo ser ajustado depois. 

No Smart Time Tracking o usuário dá o "Play" na tarefa pela primeira vez e, a partir daí, o tempo da tarefa será contado seguindo os horários estabelecidos na jornada de trabalho. Não há problema, como no Time Tracking, se esqueceu de pausar a tarefa. O Smart Time Tracking não conta o tempo durante o período indicado como intervalo.

Se o colaborador estiver com o "Play" ligado e for almoçar, o sistema pausa automaticamente até a hora de retorno registrada. No entanto, se o usuário trabalhar fora do período da jornada (um símbolo de xícara aparece), o Smart Time Tracking não contabilizará esse tempo, devendo ser ajustado manualmente depois.

Para ajustar as horas de uma tarefa de forma manual, basta abri-la, ir em "Mais ações" > "Ajustar horas registradas" e acrescentar ou remover o tempo da data selecionada. O sistema registra essa ação na timeline da tarefa a cada alteração.

Importante: as horas de uma tarefa são registradas para um usuário e por dia. Somente o responsável pela tarefa conseguirá subtrair suas horas e estas devem ser menores ou iguais às horas registradas no dia. 

Por exemplo, Marcelo trabalhou 4 horas na tarefa de Gastos com Materiais, no dia 28/02. Marcelo, somente ele, conseguirá subtrair no máximo 4 horas daquela tarefa naquele dia. 

Se os usuários deixarem o "Play" ligado em dias não úteis, recomenda-se gerar o TimeSheet por Cliente, uma planilha que administradores, gestores e líderes possuem acesso, que exibe a quantidade de horas registradas por dia em cada tarefa. Gerando essa planilha, você consegue saber com exatidão o número de horas que o "Play" permaneceu ligado e efetuar o ajuste de horas. O TimeSheet localiza-se em "Relatórios" > "Planilhas".

Sabia? Quando o administrador escolhe uma das duas opções, Time Tracking ou Smart Time Tracking, esta vale para todos os usuários, não sendo possível o Usuário A usar o Time Tracking e, o Usuário B, o Smart Time Tracking.


2.4. Tipos de usuários: Administrador, Gestor, Líder e Colaborador

Em "Administrar" > "Usuários", na coluna "Configurações", o administrador pode escolher quais usuários serão gestores ou também administradores, quais podem editar custos extras em projetos, se participa do RR-Rating ou se está de férias.

Mas qual a diferença entre administrador, gestor e líder? O que é um colaborador?

Administrador: gerencia o sistema e tem acesso a todas as equipes e relatórios. 

Gestor: acessa todas as equipes e também os relatórios. 

Líder de equipe: consegue administrar os membros da sua equipe, e acessar suas respectivas tarefas e relatórios.

Colaborador: é o usuário comum, consegue acessar somente suas tarefas e as dos outros membros de sua equipe.

Veja mais sobre permissões de cada tipo de usuário no link abaixo:


2.5. RR-Rating: Pontos por conquistas do Usuário

Nas configurações de usuário, temos a opção "Participa do RR-Rating". Mas, afinal, o que é isso?

O RR-Rating é um sistema, de uso opcional, em que os usuários recebem pontos com base nos critérios que a empresa considera mais importantes no peso que o administrador atribui a cada um deles, fornecendo um ranking de produtividade com todos os usuários que foram selecionados para participar. 

Para editar vá em "Administrar" > "Usuários" > coluna "Configurações" e selecione o ícone de gráfico, o segundo desta coluna. 

Por padrão, o RR-Rating já está habilitado, mas você pode modificar por usuário. Vá em "Administrar" > "Configurações" > "RR-Rating" para habilitar ou desabilitar e editar os valores do multiplicador de pontos. Os critérios são:

  • Tarefas que foram abertas para si mesmo ou membros do time.
  • Tarefas que foram comentadas ou seguidas.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias que foram reabertas.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias dentro do prazo estimado.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias com não mais que 2 estimativas.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias dentro da data desejada.

O RR-Rating permite a autocobrança e autoconhecimento do usuário, visto que indica como tem sido seu desempenho nos últimos 30 dias, seus pontos fracos e fortes, incentivando a melhoria e conquista das medalhas do RR-Rating. Ele também serve de ferramenta para os líderes realizarem avaliações de desempenho da equipe, e como indicador de motivação (ou desmotivação) das pessoas.

Para acessá-lo, clique em seu avatar, no canto superior direito, e depois em RR-Rating.

Cada medalha de conquista possui 3 níveis. São elas: Realizador, Runner, Engajado, Preciso, Embaixador, Parceiro, Top 5 RR-Ratings, Top 5 Entregas, Ninja, Perfeccionista e Interativo. Na página, passe o mouse sobre elas para obter informação de como conquistá-las. 

Os Indicadores são usados para calcular os pontos do RR-Rating. Passe o mouse sobre as interrogações para ler como melhorar em um determinado critério e como são as fórmulas de cálculo dos pontos.

2.6. Férias 

Em "Administrar" > "Usuários" > "Configurações" > ícone de mala é onde notificamos que o usuário encontra-se em férias. Atualmente, marcar que um usuário está em férias apenas indica a condição, não bloqueia o recebimento de tarefas de outros usuários, nem deixa de indicar a disponibilidade nesse período.

2.7. Apagando Usuário e reset de senha

Na coluna "Ações", além de editar o perfil do usuário com informações básicas, é possível resetar a senha do usuário ou removê-lo.

No "Resetar senha", você escolhe o usuário e clica em "Ok". 

O usuário escolhido receberá um e-mail alertando-o do pedido de reset da senha e dispõe de 1 hora para clicar no link do reset. Use quando algum membro esquecer a senha. 

Importante: Não há como recuperar perfis deletados por um usuário, por isso seja cuidadoso.

Para apagar um usuário vá em "Administrar" > "Usuários" > "Ações" e clique no ícone com um X. 

Ao remover um usuário, é possível deletar todas tarefas que estejam vinculadas a ele. Não somente tarefas abertas ou fechadas que ele seja o responsável, mas também tarefas que ele abriu para outros usuários e tarefas modelo. Mas também é possível transferir a responsabilidade e autoria de suas tarefas a outro usuário.

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