1. Criando uma tarefa
  2. Título da tarefa, Responsável e Backlog
    - O que é Backlog e onde vejo depois?
    - Não estou conseguindo abrir tarefas para um usuário. O que faço?
  3. Tipo de tarefa
    - O Tipo de tarefa é tão importante assim?
    - Esforço e Tipo de tarefa
  4. Escolhendo o Cliente>Projeto da tarefa
  5. Tags
  6. Descrição da tarefa
  7. Opções da tarefa: anexar arquivos, incluir data, incluir seguidor, adicionar novas regras e checklist
  8. Anexar Arquivos
    - Anexos do projeto
    - Sharepage
    - Sobre apagar anexos e comentários
  9. Incluir data
    9.1. Prioridade
    9.2. Tarefa agendada
    9.3. Tarefa repetida
    9.4. Tarefa ongoing
    9.5 Data de entrega desejada
  10. Incluir seguidores
  11. Adicionar novas regras
    11.1 Sequência de responsáveis
    11.2. Tarefas pré-requisito
  12. Checklist
  13. Importante: Como priorizar tarefa


1. Criando uma tarefa

Uma tarefa pertence a um projeto, que pertence a um cliente. Toda tarefa deve possuir um responsável (pode ser quem criou a tarefa ou o criador pode designar outra pessoa para ser o responsável).

Caso ainda não exista um responsável, podemos deixá-la para o Backlog de uma equipe como, termo explicado no item 2 deste artigo.

Vá até o botão vermelho "Nova Tarefa" no canto superior direito da página. 

O botão pode aparecer como um ícone de +, de acordo com o tamanho da tela. 



2. Título da tarefa, Responsável e Backlog

Na nova janela, dê o "Título da tarefa". Em seguida, escolha o usuário Responsável pela tarefa. Você poderá escolher dentre as pessoas que o líder de equipe ou administrador da conta indicou que podem receber tarefa de você. Se você não enxergar nenhuma pessoa como responsável além de você, procure o líder ou administrador para pedir permissão.

Caso a tarefa não tenha responsável, vá na segunda opção, "Backlog", que atribuirá a tarefa a uma equipe. 

Clique no ícone do Backlog, veja imagem abaixo, para atribuir a tarefa a uma equipe.

Backlog é uma fila de tarefas que ainda não possuem responsável, de uma equipe, sendo possível a qualquer membro da equipe escolhida pegar a tarefa para si depois, quando estiver disponível. 

Para que você consiga abrir uma tarefa backlog para uma equipe é necessário que tenha permissão para abrir tarefas para no mínimo 1 membro dela. Configure isso em "Administrar" > "Usuários" e "Administrar" > "Equipes".

Importante: o responsável ou os membros da equipe devem ter permissão para visualizar o tipo de tarefa e cliente > projeto escolhidos. Para configurar vá em "Administrar" > "Tipo de tarefa" e em "Administrar" > "Cliente > Projeto".

Todos os membros da equipe recebem notificação por e-mail quando uma tarefa backlog é criada. Você pode cancelar essas notificações indo em sua foto de perfil > "Configurar Notificações" e escolhendo se quer parar de ser notificado no software, no app do celular, no e-mail ou em todos.

Onde vejo o Backlog depois? 

Você consegue ver o Backlog das tarefas na página de um determinado projeto ("Empresa" > "Projetos" > escolha um projeto) e na página "Equipes".

Escolha algum projeto e nos filtros vá em "Não atribuídas (Backlog)".


Já em "Equipes", clique no ícone de Backlog, em frente ao nome da equipe, no canto direito.

Você verá todas as tarefas em backlog atribuídas à equipe.

Backlog é uma funcionalidade disponível apenas no Plano Corporate e na versão gratuita de teste.

Importante: 

Não estou conseguindo abrir tarefa para um usuário. O que faço?

Se algum dia, você for abrir uma tarefa mas não aparecer um usuário na lista de responsáveis pode ser devido às configurações de permissão.

Provavelmente, você não possui permissão para abrir tarefas para aquela pessoa. Converse com o administrador, que deve ir no menu "Administrar" > "Usuários". Na lista de usuários, encontre o usuário que não tem permissão e modifique-a.


3. Tipo de tarefa

Escolha o Tipo de tarefa. Tipos de tarefa existem para você detectar quanto tempo é investido em cada um deles e também para identificar gargalos. Você poderá comparar, por exemplo, qual dos profissionais da mesma área demora menos tempo em cada tipo de tarefa.

Os tipos de tarefa padrão são Criação, Desenvolvimento, Orçamento, Pesquisa e Planejamento, porém o administrador pode criar novos tipos de acordo com as atividades da empresa. Por exemplo, uma tarefa de pesquisa, gestão, fechamento, briefing, bug, treinamento, entre outras. 

Para criar tipos, vá em "Administrar" > "Tipos de tarefas".

Veja, abaixo, os tipos de tarefa na criação de uma nova tarefa:

O Tipo de Tarefa é tão importante assim? 

Você deve ter notado que o preenchimento do campo "Tipo de tarefa" é obrigatório assim como o nome, responsável e cliente>projeto. O sistema utiliza o tipo de tarefa para classificá-las, para estimar o histórico de esforço gasto em um determinado tipo, para filtrá-las nas buscas e relatórios.

O tipo de tarefa é relacionado ao esforço estimado. Quando abrimos uma tarefa, em "Historicamente" vemos a média de horas que as pessoas levaram para realizar uma tarefa desse tipo, ou seja, esse tempo é baseado no tipo de tarefa.

Se sua tarefa é do tipo "Pesquisa", por exemplo, em "Historicamente" você verá a média de tempo que os usuários demoraram em suas tarefas de pesquisa. 

A estimativa de esforço padrão das tarefas é o tempo médio que os usuários podem levar para realizar a tarefa. Essa informação é incluída pelo administrador na hora que cria um novo tipo. E também é o esforço que aparece na tarefa recém criada, antes de alguém estimá-lo.

Sendo assim, ao receber uma nova tarefa, o responsável deve revisar seu esforço de acordo com o tempo que ele acha que vai demorar. Com essa informação, e em função da lista de tarefa da pessoa e sua jornada de trabalho, o sistema calcula quando uma determinada tarefa será entregue.

Os tipos de tarefa também podem ser utilizados como filtros nos relatórios

É importante detalhar o nome do tipo de tarefa para ajudar na hora de analisar os filtros e o esforço.

Exemplo 1: quando você é responsável pela tarefa consegue ver o histórico de esforço estimado para aquele tipo de tarefa. Pesquisas, na Empresa Y, geralmente demandam 2 horas de esforço. O tipo "pesquisa" ajudou a classificar o esforço médio.

Exemplo 2: O tipo de tarefa também auxilia nos relatórios. Você pode ver em um relatório de esforço por tipo de tarefa quanto tempo foi gasto pelos usuários. A equipe A da Empresa Y gastou 50% do tempo (esforço) nas tarefas de bugs, 20% nas de pesquisa, 30% nas de desenvolvimento.

Exemplo 3: temos o tipo de tarefa "texto para blog" e "texto para e-book". O usuário poderia apenas ter classificado o tipo de tarefa como "texto" e utilizá-lo para qualquer texto produzido. No entanto, as duas tarefas têm características diferentes, embora ambas sejam produção de texto e, por isso, é aconselhável diferenciar.

4. Escolhendo o Cliente>Projeto da tarefa

Selecione o Projeto relacionado à tarefa. Caso ainda não exista um projeto, você pode criar um, se tiver permissão para isso.


5. Tags

Crie Tags para sua tarefa, agrupando e facilitando a sua categorização. Através dessa funcionalidade, você poderá relacionar suas tarefas de uma maneira bem ampla.

Uma equipe que trabalha com a metodologia scrum (gestão ágil de projetos), por exemplo, pode criar tags com os nomes ou códigos dos sprints.

Podemos imaginar, ainda, uma empresa que use as tags para dividir seus projetos em subprojetos. Há ainda a possibilidade de colocar códigos específicos de centros de custo, ou simplesmente ter mais uma forma de agrupar tarefas que se relacionem.

Para criá-las, digite a palavra no campo específico e pressione Enter. Cada tarefa pode ter até 50 tags.

Para buscar todas as Tarefas relacionadas, ou seja, que possuem todas ou algumas tags iguais, digite-a no campo de busca superior do sistema.

E lembre-se, a busca não mostrará as tarefas para as quais aquele usuário não tem acesso.

6. Descrição da tarefa

Escreva uma breve descrição da tarefa. O ícone superior direito, ao campo de edição, permite editar no modo tela cheia.

A descrição é o briefing da tarefa. Portanto, para não haver problema de comunicação e retrabalho, detalhe tudo o que você precisa. O responsável pela tarefa mexerá o esforço para executá-la de acordo com sua descrição.

7. Opções da tarefa: anexar arquivos, data, seguidor, novas regras e checklist

Na parte inferior da janela de criação de tarefa, há diversas opções complementares, explicadas nos itens abaixo. Confira abaixo cada uma no detalhe.

8. Anexar arquivos

Inclua arquivos à sua tarefa clicando em "Incluir anexos" ou arrastando os arquivos até a área marcada. Os anexos podem ser arquivos de imagem, planilhas, documentos em geral. 

Em "Administrar" > "Configurações", o administrador da conta escolhe se é possível apagar arquivos uma vez anexados.

Outra maneira é anexar seus arquivos é diretamente nos comentários. Basta arrastá-los para a caixa de comentário ou clicar no ícone correspondente. Para publicá-lo, é preciso escrever algo no comentário.

Cada tipo de arquivo possui uma cor diferente. Assim, você pode identificar mais facilmente o que é um .pdf, um .png ou um .docx, por exemplo. 

Importante: para publicar um arquivo dentro de um comentário, é preciso digitar algum texto junto – não deixe seu colega perdido!


- Anexos do projeto

Se estiver procurando um anexo específico, não precisa procurá-lo de tarefa em tarefa. Em "Anexos", dentro da página do projeto, você encontra uma tabela com todos os arquivos anexados nas tarefas ou diretamente no projeto.

Para isso, vá em "Empresa" > "Projetos", escolha o projeto, entre nele e clique no ícone de clipe (Número 1, na imagem abaixo), ao lado dos modos de visualização da página. 

  1. Anexos: selecionando o ícone de clipe, você abrirá a tabela "Anexos do projeto", onde pode ver todos os anexos relacionados ao projeto.
  2. Novo anexo: acrescente um novo anexo, diretamente ao projeto, clicando no botão azul ou arrastando os arquivos para a página.
  3. Tipo: nessa coluna podemos saber se o arquivo foi anexado a uma tarefa ou diretamente ao projeto.
  4. Editar: no ícone de engrenagem, você pode compartilhar o anexo por email ou excluí-lo, conforme mostram as imagens abaixo:
  • Compartilhe o anexo por email:
  • Janela de exclusão do anexo:

Atenção: ao deletar um projeto todos os seus anexos também serão apagados. Mesmo que você transfira as tarefas do projeto que será apagado para outro projeto os anexos não serão transferidos.

- Sharepage

Esses arquivos podem ser compartilhados com pessoas de fora do Runrun.it através do Sharepage, uma página pública (com senha ou não) que é gerada com todos os arquivos da tarefa.

-  Sobre apagar anexos e comentários

Por padrão, os anexos e comentários de uma tarefa não podem ser alterados após 15 minutos, evitando comentários inseridos equivocadamente, por exemplo.

O administrador pode alterar esse tempo no painel "Administrar" > "Configurações" > "Comentários e anexos", caso seja o administrador da conta. Também há a opção de qualquer usuário poder apagar ou alterar os comentários e anexos a qualquer hora. 

Importante: apenas o dono do comentário, os administradores da conta e gestores podem apagar o comentário. Apenas o dono do comentário pode editá-lo. E, em relação aos anexos, apenas quem anexou pode apagá-los. 

9. Data 

Defina se a tarefa será trabalhada por prioridade, agendamento ou ongoing.

9.1. Prioridade
Ao criar uma tarefa por prioridade, ela ficará no final da fila do colaborador. O responsável pela tarefa, o líder, gestor ou administrador da conta poderão mover essa tarefa, arrastando para cima (mais importante) ou para baixo (menos importante), ajustando assim a sua prioridade. 


9.2. Tarefa agendada

Você poderá agendar a data e hora que o responsável deverá começar a trabalhar. No momento certo, o Runrun.it avisará o responsável por e-mail e por notificação na própria ferramenta. As demais tarefas serão repriorizadas em função da agendada.

O sistema sempre respeita a hora agendada, mas você pode iniciar a tarefa antes, caso esteja livre.

Para reagendá-la, basta clicar sobre a área em azul onde está escrito "Agendar e Repetir", como na imagem abaixo.

Tarefas agendadas são indicadas com um reloginho, ao invés do número de prioridade. Se você passar o mouse em cima dele, saberá a data e a hora que ela, supostamente, deve receber sua atenção. Não é possível repriorizar tarefas agendadas.

Assim que a hora chegar, um aviso é mostrado no topo do navegador e você também receberá uma notificação por e-mail. Neste momento, você pode tanto começar a trabalhar na tarefa agendada quanto remover o agendamento. Se você clicar em “Trabalhar na tarefa”, o sistema pausará a atual, dando o play na agendada.

Qualquer tarefa criada anteriormente também pode ser agendada (ou desagendada) por qualquer usuário capaz de editá-la, clicando em "Agendar e Repetir", como na imagem abaixo. Todas as mudanças na tarefa são registradas como comentários.

Existem algumas regras para o agendamento de tarefas. Caso o sistema não o realize, é porque aconteceu algumas das três coisas abaixo:

  • O responsável está trabalhando em uma tarefa com estimativa de entrega depois da data agendada.
  • A tarefa anterior também é agendada e sua data estimada de entrega também sobrepõe o início dessa tarefa.
  • O agendamento foi feito para uma data/hora fora da jornada de trabalho do responsável.
  • Tarefas ongoing não podem ser agendadas e repetidas.

Em todos os casos, o sistema vai mostrar um início estimado possível e um alerta sobre a impossibilidade do agendamento na data estipulada pelo usuário.

9.3. Tarefa repetitiva

Se você possui uma tarefa agendada que se repete de tempos em tempos, ela se encaixa nessa categoria. 

Por exemplo, há uma reunião toda terça-feira com sua equipe. Neste caso, para contabilizar as horas dessa atividade, podemos criar uma tarefa agendada com repetição

Com a janela de criação da tarefa já aberta, vá em "Incluir Data", nas opções no rodapé, ícone de calendário. Selecione "Agendamento" inclua a data e horário da primeira reunião e depois na opção "Semanal" já que a reunião acontece toda semana. 

Você escolhe a cada quantas semanas a tarefa se repete (deixamos na imagem abaixo como 1) e marca somente segunda-feira. Decida o horário do agendamento e se haverá um fim para a repetição. 

Frequências de repetição

Nunca: com essa opção selecionada, não ocorrerá repetição.

Diária: repetição pode ser diária. É possível escolher a cada quantos dias a tarefa se repete. Por exemplo, a tarefa se repete a cada 1 dia.

Dias de semana: repetição ocorre de segunda a sexta-feira, dias úteis da semana.

Semanal: repetição ocorre a cada semana. É possível escolher a cada quantas semanas a tarefa se repete. Por exemplo, a tarefa se repete a cada 1 semana. E também os dias da semana que se repete. Por exemplo, a tarefa se repete a cada 1 semana, na segunda e quinta-feira.

Mensal: repetição ocorre a cada mês. É possível escolher uma data específica do mês. Na opção "No dia" você escolhe qual dia do mês se repete. 

Exemplo 1: a repetição ocorre todo dia 13 do mês ou num determinado dia da semana.
Exemplo 2: a segunda quinta-feira do mês. 

Anual: a repetição ocorre a cada ano. É possível escolher o dia e mês do ano que a tarefa se repete ou algum dia da semana do mês escolhido. 

Exemplo 1: a repetição ocorre em agosto, dia 13.
Exemplo 2: a repetição ocorre na segunda segunda-feira de agosto.  

Fim: escolha quando a repetição termina. "Nunca" a repetição não terá fim. "Depois de" X ocorrências a repetição termina de acordo com o número de repetições que você decidir. "Na data" a repetição termina no dia determinado.

Lembrando que todas a opções você precisa incluir o horário que a tarefa deve se repetir.

Importante: Ao remover o agendamento de tarefas já existentes, a regra de repetição é automaticamente removida.

9.4. Tarefa Ongoing 

A ongoing (que também é muitas vezes escrita como on going) é considerada uma tarefa do cotidiano, sem início, fim e esforço estimado. São tarefas que executamos frequentemente, que apenas contamos o tempo, sem precisar entregá-las ou prever em sua lista de tarefas. Por esse motivo, ela não é levada em consideração nas estimativas de entrega. 

Exemplo: leitura de e-mails. Você pode checar seus e-mails todos os dias, saber quanto tempo gasta do seu dia nisso, mas não precisa entregar essa tarefa. 

As tarefas ongoing não interferem no prazo de entrega, calculado pelo sistema, da sua lista de tarefas, no entanto aparecem nos relatórios de tempo.

Importante: tarefas ongoing não podem ser agendadas nem configuradas com repetição.

9.5 Data de entrega desejada

A data desejada é a data ideal de entrega, aquela que seria o melhor dia de entrega para não ficar em cima do prazo, mas não necessariamente a data da entrega de fato.

A Data Desejada é apenas informativa, não influenciando a Data de Entrega da tarefa. Esta é calculada pelo sistema levando em consideração a prioridade na fila de tarefas do usuário, o esforço de cada uma delas e sua Jornada de Trabalho. Um vez indicando a Data Desejada, o Runrun.it identifica se ela vai atrasar ou está atrasada. 


A ongoing (que também é muitas vezes escrita como on going) é considerada uma tarefa do cotidiano, sem início, fim e esforço estimado. São tarefas que executamos frequentemente, que apenas contamos o tempo, sem precisar entregá-las ou prever em sua lista de tarefas. Por esse motivo, ela não é levada em consideração nas estimativas de entrega. 

Exemplo: leitura de e-mails. Você pode checar seus e-mails todos os dias, saber quanto tempo gasta do seu dia nisso, mas não precisa entregar essa tarefa.

As tarefas ongoing não interferem no prazo de entrega, calculado pelo sistema, da sua lista de tarefas, no entanto aparecem nos relatórios de tempo.

10. Incluir seguidor

Adicione usuários que para acompanhar o andamento da tarefa. Na janela de criação de tarefa, vá ao rodapé da janela, terceiro ícone da esquerda para direita.

Eles serão notificados a cada mudança realizada na tarefa. Se habilitado em seu perfil (Clique na sua imagem de perfil > "Configurar notificaç˜ões" > "Email" > marque "Alguém te adicionou como seguidor em uma tarefa"), um e-mail será enviado alertando se você foi adicionado como seguidor. 


Essa funcionalidade é útil quando você não consegue visualizar uma tarefa de outra equipe. 

Exemplo: um Usuário A te mencionou em uma tarefa, mas você não pode acessá-la. Verificou-se suas permissões de acesso aos clientes, com seu administrador, e mesmo assim não consegue. Neste caso, é necessário que te marquem como seguidor da tarefa para você poder ver seus detalhes.

11. Adicionar uma nova regra

Adicione uma Sequência de Responsáveis para executar a tarefa ou Tarefas Requisito.

11.1. Sequência de responsáveis: 

Quando se cria uma tarefa, você tem a opção de criar uma sequência de responsáveis. No Runrun.it, não é possível que duas pessoas ou mais trabalhem simultaneamente na mesma tarefa, mas é possível duas ou mais pessoas trabalharem sequencialmente na mesma tarefa.

Essa funcionalidade ajuda empresas que possuem colaboradores trabalhando na mesma tarefa a analisar melhor quanto cada colaborador gastou em cada etapa da tarefa.

Para usar o recurso, primeiro você deve criar uma nova tarefa e, em seguida, na parte inferior da tarefa, em "Adicione uma nova regra".  Escolha a primeira opção: "Sequência de responsáveis".

Ao clicar nela, você poderá incluir uma sequência de pessoas para as quais a tarefa será transferida automaticamente quando for entregue pelo responsável atual. Ou seja, quando cada responsável entregar sua parte (clicando em "Completar e Transferir"), o próximo será avisado para começar a trabalhar na tarefa.

Algumas regras para você usar essa funcionalidade corretamente com sua equipe:

  1. Cada responsável começa a tarefa com a estimativa padrão do Tipo de tarefa. Se necessário, poderá estimar esse tempo. Por isso, é necessário que os responsáveis trabalhem no mesmo tipo de tarefa para o esforço ser o mesmo para todos. Por exemplo, se o "Responsável A" faz uma tarefa de criação e o "Responsável B" uma pesquisa, os esforços estimados serão diferentes.
  2. Ainda sobre o Tipo de tarefa, não se indica criar uma "Sequência de responsáveis" para uma tarefa em que pessoas de funções diferentes irão trabalhar. Exemplo: redator, revisão e publicação. Dessa maneira, não será possível obter nos relatórios dados fieis sobre o tempo por tipo de tarefa. Neste caso, é melhor usar o recurso de "Tarefas pré-requisito", com uma tarefa para cada pessoa.
  3. Qualquer usuário pode editar a "Sequência de responsáveis", incluindo os novos responsáveis. No entanto, poderá incluir apenas os usuários para quem puder abrir tarefas. Também poderá clicar e arrastar os usuários para mudar a sequência.
  4. A única mudança que o sistema não permite é colocar o mesmo usuário duas vezes consecutivas.
  5. Apenas o último a entregar é considerado pelo RR-Rating.

O que acontece com uma Sequência de Responsáveis quando excluo uma equipe ou removo um usuário de uma equipe?
Quando você faz isso, a sequência de responsáveis permanece a mesma, ou seja, com os mesmos usuários, mas sem a equipe atrelada a eles.

11.2 Tarefas Pré-Requisito: 

Se uma tarefa só puder ser realizada após a entrega de outras, você deve adicionar essa regra no sistema. Para adicionar as tarefas pré-requisito é preciso que elas já estejam criadas no sistema.  Adicione-as através do nome ou ID.

Para apagá-las clique em "Remover", na frente do título da tarefa.

Um destaque em roxo, localizado na janela da tarefa, indicará quando uma tarefa possuir tarefa pré-requisito.

Na lista de tarefas, o símbolo de adicionar regras diferencia uma tarefa com pré-requisito das outras. Veja, na imagem abaixo, a última tarefa da lista.

Na aba “Regras” da tarefa, você poderá acompanhar as tarefas pré-requisito que já foram entregues. Elas estarão com o círculo preenchido.

Atenção: se alguma tarefa pré-requisito precisar ser reaberta, o sistema avisará quantas tarefas dependiam dela e se já foram iniciadas ou até mesmo entregues. Se o usuário mesmo assim precisar reabri-la, quem estiver trabalhando terá de pausar. Quem tiver entregado, terá de reabrir. Tudo voltará a fluir normalmente assim que a tarefa pré-requisito reaberta for entregue.

Caso o usuário tenha permissão no sistema para pausar ou reabrir as tarefas, ele poderá fazê-lo em “Opções avançadas”, clicando em “Reabrir assim mesmo”. Se não tiver, essa opção não aparecerá no aviso, e o usuário deverá clicar em “Notificar responsáveis”.

12. Checklist

Crie uma lista para organizar as etapas da sua tarefa. Dê um título e vá acrescentando as opções. 

À medida que for realizando as etapas da checklist, risque-as, selecionando a etapa já finalizada.

Ao terminar, clique em "Criar tarefa".

Cada item da checklist pode se transformar em uma tarefa, caso ele seja mais complexo do que inicialmente imaginado.

13. Importante: Como priorizar uma tarefa?

Para priorizar uma tarefa, basta arrastá-la para cima ou para baixo na lista de tarefas ou clicar no número do círculo vermelho e digitar a ordem de prioridade. O sistema imediatamente recalcula todas as datas de entrega estimadas.

Did this answer your question?