Veja o que você aprenderá aqui:

  1. Por que usar o Runrun.it?
  2. Entenda o básico
  3. Exemplo de empresa cadastrada no Runrun.it
  4. Para começar


1. Por que usar o Runrun.it?

Software de gerenciamento de projetos para empresas, o Runrun.it basicamente trabalha com o conceito de usuários, tarefas, projetos e clientes. Com todos esses dados em mãos é fácil, é só começar a cadastrá-los no software que ele cuida da gestão para você.

Porém, você deve estar pensando: "Por que vou ter mais trabalho do que já tenho para ficar cadastrando tudo e dando o "Play" nas tarefas?". O Runrun.it não exige que você faça "mais", ele pede "ao invés". É uma troca: você não vai fazer mais atividades do que já faz, você, na verdade, utiliza o software para fazer menos, para que o caos não se torne rotina. 

O Runrun.it garante transparência e permite a autonomia das pessoas, que podem abrir suas próprias tarefas e definir quanto tempo levarão para realizá-las, mostrando prazos realistas. Além disso, ele possui algoritmos poderosos que ajudam o gestor a prever atrasos de entrega e se o orçamento vai estourar.

 

2. Entenda o básico 

Cliente > Projeto > Tarefa

Entender essa tríade é fundamental para entender como o Runrun.it funciona, pois é a partir dessa hierarquia que o sistema organiza todo o trabalho para você. 

Toda tarefa pertence a um projeto, que por sua vez pertence a um cliente. Um cliente às vezes demanda mais de um projeto, e este, por sua vez, pode demandar infinitas tarefas, que são trabalhadas por várias pessoas.

Cadastre primeiro todos os seus clientes e todos os projetos a eles atrelados em "Administrar" > "Cliente > Projeto". 

Projetos podem ser divididos em grupos e subgrupos, gerando dois níveis entre projeto e tarefa, facilitando a organização dos projetos. Essa opção está disponível no Plano Corporate e na versão gratuita de teste.

Cliente > Projeto > Grupo > Subgrupo > Tarefa


Neste momento, você deve escolher as equipes que podem enxergar tais clientes. Por exemplo: o financeiro não pode enxergar o cliente “Acme”, mas pode enxergar o cliente “Departamento de Compras”, uma vez que ele faz o pagamento para os colaboradores deste departamento, mas não têm acesso aos projetos estratégicos do cliente Acme.

Para acrescentar seus funcionários e criar as equipes, o administrador - que é aquele quem criou a conta - deve cadastrar novos usuários através de seus e-mails.

Todo usuário precisa possuir nome, e-mail e pertencer a uma equipe. Quem cria a equipe imediatamente é considerado o seu líder, mas a liderança pode ser transferida. Usuários conseguem abrir e receber tarefas uns dos outros, dependendo das configurações de permissões.

As tarefas, que você cria ou recebe, estão ligadas a um cliente e a um projeto. Ao abrir uma tarefa é indispensável que esta possua um nome, seja atribuída a um responsável (ou equipe) e a um projeto de um cliente. 


3. Exemplo de empresa cadastrada no Runrun.it

Por exemplo, imagine que você tenha uma agência com 20 funcionários. Há três equipes: Marketing, Administração e TI. São 4 funcionários da equipe administrativa, 8 de marketing e 8 de T.I.

Estão, no momento, trabalhando para 5 clientes. Cada cliente requisitou 2 projetos, totalizando 10 projetos em andamento. São projetos de desenvolvimento, suporte, campanhas, entre outros.

Com o Runrun.it você só precisa ter essas informações e cadastrá-las, que o software cuida da gestão dos projetos, prazos estimados e custos. 


4. Para começar

É preciso que:

  • Aperte o "Play"! Desta forma, sua equipe consegue mostrar no que está trabalhando, sem precisar sair da cadeira ou mandar e-mail para o gestor, e contabilizar o tempo que levou em cada tarefa, projeto e cliente.
  • Crie tarefas, não deixe-as apenas na sua cabeça. Você diminui o número de lembretes colados perto do computador e os "O que preciso fazer essa semana?" da sua agenda já que o software te lembra naquela segunda-feira o que precisa ser realizado :)
  • Comente dentro das tarefas. Discutir e decidir nos comentários das tarefas garante transparência e o Runrun.it te protege daquele "Disse, me disse", pois registra alterações e comentários das tarefas. Nada mais de decisões perdidas em e-mails e chats! A formalização das decisões é uma parte importante do relacionamento com os clientes.

Gerenciar projetos, tempo, custos e pessoas ainda é complexo, mas o Runrun.it torna mais fácil lidar com a complexidade.

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