Veja o que você aprenderá aqui:

  1. Explorando a lista de tarefas
  2. Explorando a tarefa
    2.1. Status da tarefa
    2.2. Esforço
    - Qual o significado de uma tarefa estar atrasada?
    2.3. Agendar e repetir
    2.4. Data desejada
    2.5. Mais ações
    2.5.1. Ajuste de Horas de uma Tarefa
    2.5.2. Solicitar aprovação da tarefa
    2.5.3. Clonar tarefa
    2.5.4. Apagando tarefas
    - Posso apagar vários projetos e tarefas de uma vez?
    2.6. Comentários e Anexos
    2.6.1. Comentários
    - Menção a outras pessoas e a tarefas
    - Vídeos do Youtube
    - Gifs e outras imagens da web
    - Arquivos nas conversas
    - Ocultar comentários do sistema
    2.6.2. Anexos
    - Sharepage
    - Anexos do Projeto
    - Sobre apagar comentários e anexos



1. Explorando a sua lista de tarefas

A lista de tarefas é dividida em algumas categorias. Suas tarefas, por padrão, aparecerão por ordem de prioridade e você pode repriorizá-las arrastando para cima (mais importante) ou para baixo (menos importante). Os números no círculo à esquerda mostram a ordem de prioridade.

É possível mudar a ordem de visualização (crescente ou decrescente) por outros critérios que não sejam a prioridade, como data de criação, por cliente, por tipo, entre outros.

Ao lado da ordem de visualização, temos o filtro de busca e duas opções de visualização da página de tarefas, a compacta, que é a padrão, e a calendário

Na compacta, você enxerga suas tarefas em forma de blocos empilhados, como na primeira imagem, e na calendário as tarefas são destacadas no dia, semana ou mês. As cores são definidas pelo tipo de tarefa.

Existem 3 abas com tarefas relacionadas a você: tarefas "Para mim", "Que criei" e "Que eu sigo". As tarefas para mim são aquelas que abriram para você, as que criei são de sua autoria e as que eu sigo são as que te marcaram na opção seguidores.

Com a tarefa pronta, podemos alterar seu status (Ex: aguardando aprovação, trabalhando…), medir o tempo de esforço, editar a data desejada ou ajustar as horas que trabalhamos quando o play não estava ligado.

Quando você está na lista de tarefas de outra pessoa, essas abas dizem respeito a esse usuário e aparecem como "Para", "Que criou" e "Seguidas por".

 

2. Explorando a tarefa

2.1. Status da tarefa: 

Status da tarefa é fundamental não apenas para os usuários terem conhecimento do andamento da tarefa, mas também atuam como ótimos filtros nas buscas. Além disso, existe um relatório de planilha chamado "Tempo por status" que indica quanto tempo corrido uma determinada tarefa ficou parada em um determinado status. Ele é importante para identificar se há gargalos com aprovações externas, por exemplo.

Selecione a tarefa. Localize, próximo ao botão do "Play"/"Entregar", o campo do Status. Clique para editar. Você verá as opções padrão: Backlog, Entregue, Aguardando Aprovação e Avaliando.

Os status Backlog e Entregue não podem ser apagados, porém podem ser renomeados. Isso acontece pois uma tarefa adquire automaticamente esses status ao ser colocada em backlog e assim que o responsável finaliza e entrega a tarefa, respectivamente. 

O Administrador, somente ele, pode editar os status indo em "Administrar" > "Status de Tarefa".

Clique em "+ Incluir status de tarefa". Crie novos status como "em teste", "na fila", "contatando", por exemplo. 

Após ter o status criado, atribua-o à tarefa indo na página de tarefas. Na lista de tarefas, escolha determinada tarefa, clique em na área do status, em azul. Uma pequena lista com todos os status surgirá, escolha o status e confirme.

Importante: cada status representa uma coluna da visão do projeto em RR-Board, que e é o Kanban inteligente do Runrun.it.
Cada coluna do RR-Board® representa um status de tarefa. As colunas padrão dessa visualização são: Não atribuídas (Backlog), Atribuídas (Outros Status) e Realizadas (Entregues). Em “Não atribuídas” estarão listadas todas as tarefas do backlog de um projeto. Ou seja, as tarefas que foram atribuídas a uma equipe e não a um responsável.

2.2. Esforço

Tempo estimado para executar a tarefa, medido em horas e minutos. Clique no valor do esforço para modificá-lo. 

O número de vezes que foi estimado é exibido abaixo do valor do esforço. Após o esforço ter sido estimado, não é possível alterar o nome e descrição da tarefa

O Runrun.it possui essa configuração para não gerar confusão entre os usuários no que foi pedido e no que foi feito. Por exemplo, seu líder abre uma tarefa simples para você. Com base no que foi pedido, você deduz quanto tempo gastará e estima o esforço. O bloqueio da edição do nome e descrição impede que ele depois altere essas informações e solicite uma tarefa que demande mais esforço. Assim, o combinado entre o líder e o colaborador é respeitado. 

Sou Administrador e não consigo estimar o esforço do usuário?
Por padrão, apenas o responsável pela tarefa e o gestor podem estimar o esforço.
É possível modificar essa permissão em "Administrar" > "Configurações", o administrador possui a opção "Permitir que outros envolvidos na tarefa estimem seu esforço (se desmarcado, apenas gestores e o responsável pela tarefa)."

Qual o significado de uma tarefa estar atrasada?
Uma tarefa é considerada atrasada quando ela ultrapassa o tempo calculado pelo sistema, que utiliza a fila de tarefas do usuário, sua jornada de trabalho e o tempo estimado da tarefa como base para o prazo. 

Exemplo 1: Se você estimou o esforço de uma tarefa como 5 horas e já ultrapassou esse tempo com o play ligado, então essa tarefa está atrasada. A barrinha de tempo da tarefa passará de verde para vermelha.
Exemplo 2: Outra maneira é a partir da Data Desejada, um campo não obrigatório que é quando o criador da tarefa deseja que ela seja entregue pelo responsável. A Data Desejada é apenas informativa, não influenciando a Data de Entrega da tarefa. Esta é calculada pelo sistema levando em consideração a prioridade na fila de tarefas do usuário, o esforço de cada uma delas e sua Jornada de Trabalho. Um vez indicando a Data Desejada, o Runrun.it identifica se ela vai atrasar ou está atrasada.

2.3. Agendar e Repetir

Você pode agendar uma tarefa para iniciar em determinado data e hora.

Também pode criar regras de repetição que entrarão em vigor quando a tarefa for entregue. 

2.4. Data desejada 

Essa opção indica a data que o criador da tarefa gostaria que ela fosse entregue. É um dado informativo, e não conta para o cálculo da data de entrega. Por outro lado, o sistema a leva em consideração para indicar se uma tarefa está atrasada ou vai atrasar.


2.5. Mais ações 

Se você se esqueceu de dar o "Play", e trabalhou algumas horas com ele desligado, ou o deixou ligado, porém não estava trabalhando, ajuste manualmente essas horas.

Para ajustar as horas de uma tarefa basta abrí-la, ir em "Mais ações" > "Ajustar horas registradas" e acrescentar ou remover o tempo da data selecionada. Um histórico é registrado para cada alteração.

Por exemplo, o usuário Marcelo trabalhou 4 horas na tarefa de Gastos com Materiais, no dia 28/02. Marcelo, somente ele, conseguirá retirar no máximo 4 horas daquela tarefa naquele dia. Mas ele ainda pode retirar valores menores como 1 hora. O sistema permite que sejam retiradas apenas horas iguais ou menores às trabalhadas no dia.

Outras funções como solicitar aprovação, clonar e apagar a tarefa estão disponíveis em "Mais ações". Leia abaixo sobre elas:

2.5.2. Solicitar aprovação da tarefa

Qualquer usuário pode aprovar sua tarefa. Basta clicar em "Mais ações" > "Solicitar aprovação" e inserir o nome de quem avaliará se está tudo ok. Errou? Cancele a ação. 

O fluxo de aprovação de tarefa garante maior segurança sobre o que seu colaborador está entregando, como um double check. 

2.5.3. Clonar tarefa 

No Runrun.it, existe a opção de clonar uma tarefa. Essa funcionalidade é bastante útil quando se possui tarefas parecidas e precisa-se economizar tempo, clonando a tarefa e alterando seu responsável, por exemplo. 

Clique na tarefa. Na janela da tarefa vá em "Mais ações", no canto direito, e em "Clonar".

Clicando em “Clonar”, a nova tarefa será imediatamente aberta e terá as mesmas informações da tarefa original, incluindo: Nome da tarefa, Responsável, Tipo, Cliente/Projeto e Descrição. Também serão clonadas as Tags, a Data Desejada, o Agendamento e os Seguidores. No entanto, você poderá editar todos esses campos se assim desejar.

Lembre que os anexos da tarefa não serão clonados. Caso haja Regras, apenas a Sequência de Responsáveis pode ser mantida. É importante lembrar que o responsável pela tarefa primária passará a integrar a sequência da tarefa clonada. Se houver Tarefas Pré-requisito para a tarefa atual, você deverá incluí-las manualmente.

Fique atento(a) para não clonar uma tarefa mantendo a mesma data desejada e seu responsável, afinal, no Runrun.it não é possível trabalhar em duas tarefas ao mesmo tempo. Tudo pelo bem da sua produtividade!

Confira alguns exemplos de uso do recurso de clonagem de tarefa:

1) Quando um mesmo responsável deve receber o mesmo tipo de tarefa (incluindo a descrição), para diferentes clientes ou projetos.

2) Quando há uma tarefa que demanda vários responsáveis;

3) Para abrir uma tarefa como a sua a um novo responsável.

2.5.4. Apagando tarefas

Seja cuidadoso quando for deletar uma tarefa! Todas as pessoas relacionadas à tarefa serão notificadas por e-mail e todas as horas registradas e o anexos serão apagados. Uma vez apagados, não há como recuperá-los.

Nota: o usuário somente consegue apagar uma tarefa se o administrador lhe der permissão.

Posso apagar vários projetos e tarefas de uma vez?

O Runrun.it atualmente não possui nenhuma opção para apagar várias tarefas ou projetos de uma vez. Uma maneira é apagar o cliente em questão, pois todos os seus projetos e tarefas serão apagados.

2.6 Comentários e anexos

2.6.1. Comentários
Use os comentários dentro das tarefas para mencionar @pessoas, mencionar #tarefas, incluir anexos, vídeos do Youtube ou mandar aquele meme engraçado junto. Importante: se assim configurado pelo administrador, apenas o dono do comentário, os administradores da conta e gestores podem apagar o comentário. E apenas quem o criou pode editá-lo.

- Menção a outras pessoas e tarefas

Para mencionar pessoas é só iniciar o texto com “@” ou clicar no ícone do lado esquerdo da caixa de comentários.


Você também pode mencionar tarefas usando o símbolo # (hashtag) e o número ou título da tarefa. Da mesma maneira, o sistema mostrará uma lista de tarefas para você escolher. E, quando o comentário for postado, será possível acessar a lista de tarefas da pessoa mencionada ou a tarefa mencionada clicando sobre os links em azul.


Para que serve tudo isso? Simples: quando você precisar que alguém que não está seguindo a tarefa seja notificado de algo, ou então, se quiser citar uma tarefa relacionada à que você está comentando, basta mencionar a pessoa, digitando @ e o seu nome, e a tarefa, digitando # e o seu número de identificação ou título. 

Se você mencionar uma pessoa que não tem acesso à tarefa, ela conseguirá ver apenas o comentário, através da notificação por e-mail, e pode respondê-lo dando um reply no e-mail.

- Vídeos do Youtube

Links para vídeos do Youtube também podem ser incorporados nos comentários, e você pode assisti-los sem sair do Runrun.it – basta clicar no play.

- Gifs e outras imagens da web

Quer usar gifs de bichinhos, memes ou qualquer imagem da internet nos comentários? É possível!! Basta copiar o link original da imagem (ela precisa estar publicada em algum site) e voilà! ¯\_(ツ)_/¯

- Arquivos nas conversas

Você também pode anexar arquivos diretamente nos comentários. Basta arrastá-los para a caixa de comentário ou clicar no ícone correspondente.

Cada tipo de arquivo ganhou uma cor diferente. Assim, você pode identificar mais facilmente o que é um *pdf, um *png ou um *xls, por exemplo.

Importante: para publicar um arquivo dentro de um comentário, é preciso digitar algum texto junto – não deixe seu colega perdido!

- Ocultar comentários do sistema

Se quiser ocultar os comentários do sistema, sem problemas. Basta clicar nos três pontinhos ao lado da caixa de comentário e em “Ocultar comentários do sistema”.


2.6.2. Anexar arquivos
inclua arquivos à sua tarefa clicando em "Incluir anexos" ou arrastando os arquivos até a área marcada. Os anexos podem ser arquivos de imagem, planilhas, documentos. Apenas quem anexou o arquivo consegue apagá-lo.

Ou anexe seus arquivos diretamente nos comentários, sendo necessário escrever algo no comentário com anexo. Lembrando que cada tipo de arquivo possui uma cor diferente.

- Sharepage

Arquivos podem ser compartilhados com pessoas de fora do Runrun.it através do Sharepage, uma página pública (com senha ou não) que é gerada com todos os arquivos da tarefa.


- Anexos do projeto

Se estiver procurando um anexo específico, não precisa procurá-lo de tarefa em tarefa. Em "Anexos do Projeto" você encontra uma tabela com todos os arquivos anexados nas tarefas ou diretamente no projeto.

Para isso, vá em "Projetos", escolha o projeto, entre nele e clique no ícone de clipe (Número 1, na imagem abaixo), ao lado dos modos de visualização da página. 

  1. Anexos: selecionando o ícone de clipe, você abrirá a tabela "Anexos do projeto", onde pode ver todos os anexos relacionados ao projeto.
  2. Novo anexo: acrescente um novo anexo, diretamente ao projeto, clicando no botão azul ou arrastando os arquivos para a página.
  3. Tipo: nessa coluna podemos saber se o arquivo foi anexado a uma tarefa ou diretamente ao projeto.
  4. Editar: no ícone de engrenagem, você pode compartilhar o anexo por email ou excluí-lo, conforme mostram as imagens abaixo:
  • Compartilhe o anexo por email:
  • Janela de exclusão do anexo:

Atenção: ao deletar um projeto todos os seus anexos também serão apagados. Mesmo que você transfira as tarefas do projeto que será apagado para outro projeto os anexos não serão transferidos.


- Sobre apagar comentários e anexos

Por padrão, os anexos e comentários de uma tarefa não podem ser alterados após 15 minutos, evitando comentários inseridos equivocadamente, por exemplo.

O administrador pode alterar esse tempo no painel "Administrar" > "Configurações" > "Comentários e anexos", caso seja o administrador da conta. Também há a opção de qualquer usuário poder apagar ou alterar os comentários e anexos a qualquer hora.

Importante: apenas o dono do comentário, os administradores da conta e gestores podem apagar o comentário. Apenas o dono do comentário pode editá-lo. E, em relação aos anexos, apenas quem anexou pode apagá-los. 


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