Nesse artigo você vai aprender sobre:

  1. Criar uma tarefa

1.1 Alocados
1.2 Tipos de tarefa e Esforço estimado
1.3 Cliente>Projeto

   2. Opções da tarefa 

2.1 Tags
2.2 Descrição
2.3 Anexar arquivo
2.4 Incluir data
2.5 Incluir seguidor
2.6 Adicione uma nova regra
2.7 Checklist
2.8 Comentários

    3. Status

    4. Mais ações

4.1 Ajustar horas registradas
4.2 Solicitar aprovação
4.3 Clonar
4.4 Transferir para um Backlog
4.5 Entregar
4.6 Apagar

    5. Lista de tarefas
5.1 Como acessar sua lista de tarefas?
5.2 Prioridade
5.3 Estimativa de início e entrega
5.4 Visualizando uma Tarefa
5.5 Filtros de organização
5.6 Para mim, Que criei, Que eu sigo
5.7 Abertas e Entregues
5.8 Quem organiza as prioridades?
5.9 Dê o “Play”

1. Criar uma tarefa 

Você pode criar uma tarefa a qualquer momento, clicando no botão vermelho NOVA TAREFA. 

Para criar uma tarefa você deve obrigatoriamente definir um Título da tarefa, Alocados, Tipo e Cliente> Projeto.  

Atenção: O administrador, através do menu Administrar > Configurações vai definir quem pode abrir tarefas para quem. 

1.1 Alocados

Quando uma tarefa possuir mais de um alocado os usuários poderão dar “Play” ao mesmo tempo e trabalhar de forma colaborativa. É possível alocar até 20 usuários por tarefa.

Qualquer usuário que pertença à equipe (ou às equipes) dos alocados pode se incluir na tarefa e poderão alterar a descrição, o título, a data de entrega desejada, adicionar regra de repetição, incluir/retirar um alocado e entregar toda a tarefa, além da sua própria parte.

Para adicionar os Alocados clique no ícone "Quem você irá alocar na tarefa?" e selecione entre os colaboradores disponíveis, de acordo com as permissões. 

Atenção: O Administrador, ao cadastrar os usuários (em Administrar > Usuários),  vai definir quem pode abrir tarefas para quem e quem pode receber tarefas de quem.

Se não quiser escolher um usuário específico você pode alocar a tarefa no Backlog de uma Equipe. Todos os membros dela podem acessar o Backlog e pegar as tarefas para si e adicionar, ou não, outros alocados para trabalhar nela também. 

Para destinar uma tarefa para o Backlog clique no ícone e escolha a Equipe desejada. 

1.2 Tipos de tarefa e Esforço estimado 

Os Tipos de tarefa configurados pelo administrador são as tarefas desenvolvidas na empresa, como "Criação de arte" ou "Desenvolvimento de app", por exemplo. 

Durante a criação, o administrador e sua equipe, estabelecem um Esforço para cada Tipo de tarefa, que nada mais é do que o tempo médio que a tarefa vai demorar para ser entregue.

Cada usuário vai aumentar ou diminuir esse esforço, assim que der "Play" na tarefa, de acordo com a complexidade do que foi solicitado. 

Se a tarefa que você está trabalhando for com múltiplos alocados o Esforço Total representa a soma das horas estimadas de todos os alocados. 

Exemplo: O tipo de tarefa “Gravação de comercial” tem um esforço de 10h. É isso que Carol vai levar trabalhando como responsável único da tarefa #60. Se eu adicionar Fernando como alocado na tarefa #60, o esforço de cada um será de 10h, mas o esforço total da tarefa será 2 x 10h = 20h

Para alterar o esforço individual clique no seu avatar dentro da tarefa e digite o tempo desejado. Ou, clique no campo Esforço Total. 

Além do Esforço Total você poderá ver na Tarefa o Total Trabalhado, que será a soma das horas registradas pelos alocados.  

1.3 Cliente>Projeto

Não existem tarefas soltas no Runrun.it, todas elas são atreladas a um Projeto, que por sua vez pertence a um Cliente

Os clientes podem ser áreas internas ou contas externas da empresa e os projetos, os serviços oferecidos pela empresa. Além disso, o administrador pode habilitar grupos e subgrupos. 

Caso não tenha mais informações que você queira colocar na tarefa clique em CRIAR TAREFA. Para continuar criando a tarefa veja abaixo quais são as Opções da tarefa.

2. Opções da tarefa 

As categorias a seguir não são obrigatórias para a criação de uma tarefa, mas elas ajudam a tornar as tarefas mais completas, configurando agendamentos e repetições e podem estabelecer regras para o fluxo de trabalho.

2.1 Tags

Elas funcionam como códigos, de palavras ou números, que facilitam a criação de categorias para organizar as tarefas dentro do Runrun.it, cada tarefa pode ter até 50 Tags.

Elas podem ser usadas para definir prioridade, sinalizando o que é prioridade alta, prioridade média e prioridade baixa, facilitando buscas e a identificação dessas tarefas em relatórios. 

Independente do uso das Tags, ao fazer uma busca, um usuário só poderá ver as tarefas que têm acesso. 

Observação: Não é obrigatório o uso de # para criar uma tag e ela deve ter mais que três caracteres.

2.2 Descrição

Use este espaço para detalhar o que deve ser feito na tarefa. Isso evita retrabalho e aumento de custos no projeto.

Nesse campo você pode variar o Tamanho do texto entre Pequeno, Normal, Grande, Enorme e alterar a cor. 

Através dos ícones N, I e S você pode deixar as palavras em negrito, itálico e sublinhado. Ou ainda adicionar números, marcações e alterar o posicionamento do texto, para a esquerda ou direita. 

2.3 Anexar arquivo

Para anexar arquivos externos no Rurun.it clique no ícone Anexar arquivo (clipe de papel) ou faça isso através dos comentários da tarefa. 

Lembre-se de escrever uma mensagem no comentário junto com o anexo para que o seu colega não fique perdido! 

Você também pode anexar arquivos em tarefas já criadas e compartilhar os anexos por e-mail ou SharePage. 

Dentro do Runrun.it não é possível transferir arquivos de uma tarefa para outra e de um projeto para outro. Quando você deleta um projeto ou uma tarefa com anexos, eles também são deletados automaticamente. 

Observação: Anexos só podem ser editados ou excluídos se o administrador permitir em Administrar > Configurações. 

2.4 Incluir data

Aqui você pode definir uma Data de entrega Desejada, fazer um Agendamento para o início de uma tarefa, configurar uma Repetição ou criar uma tarefa Ongoing

Em Prioridade defina a Data de entrega desejada. Essa data não é a mesma de entrega da tarefa.

Os cálculos de entrega de uma tarefa são realizados a partir do esforço total estimado, da jornada cadastrada do responsável e da lista de prioridades dele. Ou seja, ela não faz parte desse cálculo, apenas ajuda o sistema a indicar se a tarefa será ou não entregue na data desejada.

Em Agendamento você escolhe uma data e horário de início e/ou término para uma tarefa. Ela será sinalizada na lista do responsável através do ícone de um relógio. 

Em uma tarefa com múltiplos alocados, o agendamento acontecerá para todas as partes da tarefa.

Duas, ou mais, tarefas podem ser agendadas para o mesmo dia e horário, porém elas não terão a mesma data de início estimado.

Caso o usuário tenha tempo livre, ele pode começar a tarefa antes, sem problema! 

A partir do momento que você fez o Agendamento da tarefa já pode definir uma regra de Repetição, que pode ser diária, por dias da semana (segunda a sexta), semanal, mensal ou anual. De acordo com o período escolhido basta escolher as condições, como o dia da semana e um horário para que a tarefa se repita. 

Quando a tarefa tiver múltiplos alocados, assim que qualquer alocado der o “Play”, a tarefa vai se repetir e, como consequência, repetirá na Lista de Tarefas de todos. 

Uma tarefa do tipo Ongoing não tem tempo de início ou fim determinados e são utilizadas justamente para tarefas do dia a dia, como ler e-mails. Elas não entram nas considerações de estimativa do tempo de entrega, embora o tempo trabalhado conste nos relatórios.

2.5 Incluir seguidor

Aloque usuários para acompanhar uma tarefa. Clique no ícone Incluir seguidor (antena) e selecione os usuários

Essa função é útil, por exemplo, quando alguém precisa entender e acompanhar a evolução de uma tarefa, mas não possui acesso a ela. Ou ainda, quando um grupo precisa receber notificações dessa tarefa. 

2.6 Adicione uma nova regra

Nesse ícone (duas setas) você pode adicionar regras de Sequência de responsáveis e Tarefas Pré-requisito

Uma sequência de responsáveis vai definir a ordem em que determinados alocados vão trabalhar na Tarefa. 

Na sequência determinada, um por vez, eles vão trabalhar na tarefa. Quando cada um finalizar a sua parte, eles vão Transferir para o próximo da sequência, até que o último entregue a tarefa. 

Portanto, não é possível criar uma sequência de alocados em uma tarefa com múltiplos alocados

Definir uma Tarefa Pré-requisito significa que ela só vai poder ser trabalhada quando uma outra tarefa, pré definida, tiver sido entregue. Essa condição só pode ser adicionada a uma tarefa já criada.  

2.7 Checklist

Crie dentro das tarefas um passo a passo do que deve ser feito. 

Caso um dos passos tenha um esforço maior ou adquira mais importância, você pode transformá-lo em uma tarefa, através do ícone "+" (Converter em tarefa). 

2.8 Comentários 

Utilize os espaço de comentários para tirar dúvidas, receber feedback, enviar anexos e fazer atualizações sobre a tarefa.

As ações dentro de uma tarefa no Runrun.it, geram um registro/log, que fica disponível dentro da tarefa na aba Comentários. Essas informações podem ser ocultadas clicando no ícone Opções (três pontos) > Ocultar comentários do sistema.

Observação: Os comentários só podem ser editados ou excluídos se o administrador permitir em Administrar > Configurações.

3. Status

Os Status são definidos pelo administrador e devem ser aplicados pelos colaboradores para indicar como estão as tarefas em desenvolvimento. Seja um status de “em produção”, “enviado para tradução”, “no cliente”, “refação” ou “aguardando aprovação”. 

Cada status criado representa um coluna do RR-Board® e uma etapa daquele projeto. Para alterar o status de uma tarefa, vá até a sua lista de tarefas (Eu > Tarefas) e mude o status clicando nas palavras em azul.

4. Mais ações

Veja agora Mais ações, que são funções disponíveis em uma tarefa já criada.

4.1 Ajustar horas registradas

Se você trabalhou além ou aquém das horas registradas em sua jornada, faça o ajuste de horas registradas de forma manual. Qualquer usuário que pode ver a tarefa pode adicionar ou remover horas. São eles: o administrador, líderes do responsável, líderes do criador da tarefa, gestor, todos os alocados, membros da equipe da tarefa e os seguidores da tarefa. 

Você só pode tirar ou somar hora menores ou iguais a que você trabalhou. 

Registrar horas fora de sua jornada pode ocasionar um bloqueio temporário na sua conta do Runrun.it. Dependendo da escolha de bloqueio do seu administrador você vai precisar fazer essa ajuste ou justificar. 

4.2 Solicitar aprovação

Ao finalizar uma tarefa, antes que ela seja entregue, você pode solicitar aprovação de outros usuários. Para isso, abra a tarefa e clique, no canto direito da tela, em Mais Ações > Solicitar aprovação > Selecione o usuário avaliador. 

Ao solicitar aprovação de um usuário ele vai receber uma notificação, tanto no Runrun.it, quanto no e-mail. Assim que ele aprovar ou rejeitar a tarefa os responsáveis também serão notificados da mesma forma: no Runrun.it e por e-mail. 

Atenção: Esse recurso está disponível apenas para clientes do plano corporate. 


4.3 Clonar 

Quando uma tarefa existe em mais de um projeto você não precisa gastar tempo criando uma por uma novamente, basta cloná-las. 

Para clonar, selecione a tarefa já criada, clique em Mais ações > Clonar. A tela a seguir te dará a possibilidade de alterar o Nome, Alocados, Tipo, Cliente>Projeto e as opções de Anexar arquivos, Incluir seguidor, etc, como na criação de uma nova tarefa. 

Para confirmar, clique em CRIAR TAREFA

4.4 Transferir para um Backlog 

Caso você deseje devolver uma Tarefa para o Backlog de uma equipe, depois que ela foi atribuída para um ou mais alocados, clique no ícone de alocados e escolha a equipe desejada. A seguinte mensagem vai aparecer na sua tela: 

“As pessoas alocadas na tarefa serão removidas e todas as estimativas de esforço serão perdidas. O histórico de horas registradas será mantido. Todos os envolvidos serão alertados por email”.

Para confirmar clique em Transferir. 

4.5 Entregar 

Essa opção vai aparecer apenas para Tarefas com Múltiplos Alocados. Dessa forma, qualquer alocado vai poder Entregar a tarefa de forma completa, e não apenas a sua PARTE. 

 4.6 Apagar 

Caso o administrador habilite essa função, todos os usuários podem deletar uma tarefa, caso contrário apenas ele. Para configurar acesse: Administrar > Configurações > Apenas Administradores podem deletar tarefas. 

Ao apagar uma tarefa todos serão notificados e os registros de horas e anexos serão apagados. Não há como recuperá-los.

5. Lista de tarefas 

Ao chegar no trabalho você não precisa mais olhar na sua agenda ou e-mail para saber quais são as suas tarefas do dia, basta logar na sua conta do Runrun.it, que elas estarão à sua disposição.

5.1 Como acessar sua lista de tarefas?

Todos os usuários tem disponível na aba Eu > Tarefas uma lista, que por padrão é organizada Por prioridade

5.2 Prioridade

Em uma tarefa com múltiplos alocados, apenas as PARTES de cada alocado aparecem na lista. Dessa forma, uma mesma tarefa pode ter prioridades diferentes na lista de cada alocado. 

Por exemplo, na tarefa “Gravação de comercial”, a parte de Carol é prioridade 02 em sua lista, enquanto que na lista de Fernando a prioridade é 05. 

Em qualquer outro lugar do sistema em que a tarefa aparece, como no RR-Board®, planilhas e tabelas, ela não será representada com prioridade.

5.3 Estimativa de início e entrega

As estimativas de início e entrega de uma Tarefa são calculadas com base no Esforço Total estimado, na jornada cadastrada dos alocados e na lista de prioridades deles.  

Portanto, em uma tarefa com múltiplos alocados, a estimativa da data de início será a mais próxima, ou seja, a do alocado que vai conseguir dar o primeiro “Play” na sua parte da tarefa. Sendo assim, a estimativa de entrega será a mais distante, ou seja, a do último usuário alocado que vai conseguir dar o “Play” na sua parte da tarefa. 

5.4 Lista ou calendário?

Você pode escolher entre visualizar suas tarefas em forma de lista ou por calendário. Para isso clique nos ícones no canto direito da tela.

Na opção em formato de lista, você poderá visualizar os dados da tarefa da seguinte forma: 

  • Prioridade
  • ID
  • Título
  • Cliente > Projeto
  • Status
  • Data desejada
  • Esforço estimado
  • Regras
  • Checklist
  • Anexos
  • Aprovação
  • Comentários
  • Entregar ou Entregar parte
  • "Play"

Lembrando que a uma tarefa com múltiplos alocados pode ter prioridades diferentes no Runrun.it.

Os ícones que representam regras, checklist, anexos, aprovação e comentários ficam com a cor destacada caso, por exemplo, a tarefa tenha anexos ou um novo comentário. 

O botão Entregar parte vai aparecer apenas para tarefas com múltiplos alocados. 

No formato calendário as tarefas aparecem sinalizadas por cores, que foram escolhidas na hora do cadastro do Tipo de tarefa e podem ser visualizadas por mês, semana ou dia. Para saber detalhes sobre as tarefas clique sobre elas. 

5.5 Visualizando uma Tarefa 

Ao clicar em uma tarefa, se você estiver alocado nela, o seu avatar aparecerá ao lado esquerdo, na linha de Alocados. É nessa área que você poderá dar o “Play” ou entregar parte ou toda tarefa.

Através do ícone "Quem você irá alocar na tarefa?", você vai poder adicionar mais alocados, mesmo que a tarefa tenha sido criada apenas para 1 usuário. Da mesma maneira, será possível remover um usuário alocado na tarefa. Neste caso, o sistema perguntará se as horas trabalhadas por ele deverão ser mantidas.

Atenção: A tarefa é uma só. Status, Tipo de tarefa, Cliente>Projeto, Tags, Agendamentos e repetições, Data desejada, Solicitar aprovação, Descrição, Comentários, Anexos, Seguidores e Checklist são únicos da tarefa, ou seja, não existe um tipo de tarefa ou status diferente para cada alocado. 

5.6 Filtros de organização

Por padrão a sua lista de tarefas está organizada Por prioridade, porém você pode escolher outros filtros: Por título, ID, data de criação, data desejada, estimativa de entrega, status, tipo, cliente. Todas as opções podem ser organizadas na forma Crescente/Decrescente. 

Faça também uma busca no Filtro através das Tags. 

Atenção: O filtro “por criador” está disponível apenas na aba Para mim e Que eu sigo. 

5.4 Para mim, Que criei, Que eu sigo 

Em Para mim acesse as tarefas que você abriu para si e as que foram abertas para você pelos usuários que têm permissão. 

Observe que a tarefa com múltiplos alocados aparece na sua lista com pontos tracejados, ao invés de uma linha, como nas Tarefas em que você é o único alocado.

Veja as tarefas que você foi o responsável pela criação, seja para si ou para outros usuários, de acordo com as permissões cedidas pelo administrador, na aba Que criei.

Uma das opções da tarefa é Incluir seguidor, encontre as suas reunidas na aba Que eu sigo

5.5 Abertas e Entregues 

As categorias acima, Para mim, Que criei e Que eu sigo, podem ser divididas em Abertas e Entregues. 

Tarefas Abertas são aquelas que estão na fila para serem feitas ou estão sendo trabalhadas no momento. 

Tarefas Entregues são aquelas que já foram concluídas e entregues. Se você precisar refazer uma tarefa clique no botão REABRIR, no canto esquerdo da tela,  e a tarefa voltará para a aba  Abertas

5.6 Quem organiza as prioridades?

Cada um tem, de acordo com as mudanças de demanda da empresa, liberdade para reorganizar a prioridade da lista de tarefas. Ao fazer isso, as datas serão reajustadas automaticamente, tanto na visualização em lista quanto no modelo calendário.

O líder da equipe e o administrador também podem ajustar as prioridades.  

5.7 Dê o “Play”
Para começar uma tarefa é muito simples, dê o "Play" no ícone Trabalhar, no canto direito da tela. 

Em uma tarefa com múltiplos alocados você pode ver, através do ícone de “Play”, embaixo do avatar de cada alocado, quais usuários estão trabalhando na tarefa naquele momento. 

Quando você entregar a tarefa ou quiser começar outra é só dar "Play" na tarefa que deseja e ela vai ser automaticamente repriorizada. 

Você também pode arrastar as tarefas para cima (maior prioridade) ou para baixo (menor prioridade).  Os números no canto esquerdo da tela mostram a ordem de prioridade. 

Veja mais em:
Lógica do Runrun.it
Criando uma tarefa com Múltiplos alocados

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat. 

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