Como o sistema calcula as datas de entrega?

O Runrun.it estima as datas de entrega das tarefas levando em consideração:

A) O esforço estimado das tarefas: 

Assim que um responsável recebe uma tarefa, ele pode reestimar o tempo de realização da tarefa (esforço). Aceitando a estimativa padrão ou fornecendo uma nova, esse tempo irá influenciar o prazo de todas as tarefas que tiverem menos prioridade que esta. Afinal, um esforço estimado influencia na entrega da tarefa e das seguintes. Em grandes projetos, por exemplo, isso é importante para identificar onde há gargalos e falhas, antecipar atrasos e até avaliar a verba cobrada para sua execução, já que o sistema usa o esforço para estimar o custo previsto.

Administradores, Gestores ou Líderes de equipe podem atribuir o esforço padrão para realizar uma tarefa ao criarem um tipo de tarefa. É este esforço que pode ser alterado pelo colaborador quando este iniciar a tarefa. Para entender melhor sobre a relação do tipo de tarefa e do esforço estimado clique no botão abaixo:



B) O número de tarefas existentes na fila de tarefas do usuário:

Para calcular as datas de entrega, o sistema soma todos os esforços estimados das tarefas. Assim, a data de entrega da última tarefa na fila será depois do esforço estimado nas outras. O sistema não usa as tarefas ongoing para calcular o prazo de entrega das demais tarefas na lista de tarefas de cada usuário. Por outro lado, o tempo trabalhado nas tarefas ongoing é registrado no sistema e aparece nos relatórios.


C) As prioridades e agendamentos de cada tarefa na fila do usuário:

Todos os cálculos que o Runrun.it faz são baseados na pilha de tarefas priorizadas, sendo a tarefa de cima a de prioridade maior e que deve ser entregue antes. Quando você reprioriza uma tarefa (arrastando-a para a nova posição na prioridade ou digitando o número da prioridade), o sistema atualiza automaticamente as datas de entrega de todas as tarefas.


D) A jornada de trabalho do usuário (que pode ser configurada em "Administrar" > "Usuários" > "Jornada" > ícone de relógio)

A data de entrega fornecida pelo Runrun.it está inteiramente ligada à jornada de trabalho dos usuários porque o sistema entende que X tarefas podem ser entregues nas X horas configuradas como jornada de trabalho, e assim por diante. A jornada se torna ainda mais importante nos fluxos com tarefas com pré-requisitos – imagine uma empresa em que os responsáveis por cada etapa do fluxo têm jornadas diferentes… Sem essa informação pré-configurada no sistema, será impossível precisar tal prazo.

Com isso, o sistema consegue fornecer prazos reais para a entrega de tarefas e projetos.



Entendendo o cálculo do sistema

Vamos entender melhor. Por exemplo, vamos supor que um usuário tenha 4 tarefas em sua lista. A primeira tarefa (de prioridade 1) com esforço de 2 horas, a segunda com esforço de 4 horas, a terceira tarefa com esforço de 1 hora e a quarta tarefa com 8 horas de esforço. 

Considere nos nossos exemplos que o usuário dá "Play" na tarefa assim que entrega a anterior, sendo a única pausa o horário de almoço, de 1 hora de duração. E também que ele trabalha das 09h às 18h, trabalhando 8 horas por dia e 5 vezes na semana (40 horas semanais).

Assim, no primeiro dia, se ele realmente terminar as tarefas no tempo estimado no esforço, a primeira tarefa é iniciada às 9h00 e entregue às 11h00, pois possui 2h de esforço estimado. 

A segunda tarefa, de 4h de esforço, é iniciada logo em seguida e, supondo que o colaborador termine exatamente no tempo do esforço, porém tenha feito intervalo de 1h para almoço, ele a realiza das 11h00 às 12h00, almoça, reinicia a tarefa às 13h00 e a termina às 16h00. Em seguida, realiza sua terceira tarefa, com esforço de 1h, em apenas 30 minutos e a entrega às 16h30 - ou seja, 30 minutos a menos do que o previsto. Com isso, o sistema automaticamente recalcula a estimativa de entrega da próxima tarefa e a disponibilidade do usuário para futuras demandas. 

Como iniciou sua quarta e última tarefa, com esforço estimado de 8h, às 16h30, o sistema calcula que o usuário a termine às 16h30 do dia seguinte. Por quê? Como a tarefa possui esforço de 8h, o colaborador não a termina hoje, já que sua jornada de trabalho é até às 18h00. Ele a faz das 16h30 até às 18h00, retoma no dia seguinte, às 9h00, realizando-a até às 12h00, pausa para almoço e a reinicia das 13h00 até 16h30.




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