No momento em que os colaboradores clicam no "Play", é possível saber quanto está sendo de fato gasto em cada tarefa, não apenas em questão de tempo mas também de custos. 

Veja o que você aprenderá aqui:

  1. Custo por hora do usuário
    1.1 Como calcular o custo da hora do seu colaborador
  2. Orçamento estimado do cliente
  3. Custos extras por projeto
  4. Orçamento previsto x realizado
  5. Quem pode editar os custos
  6. Quem pode visualizar os custos
  7. Relatório de custos

1. Custo por hora do usuário

Conforme for cadastrando os funcionários, é importante que inclua o custo por hora de cada um antes que comecem a trabalhar nos projetos dos clientes, pois o sistema só considerará os valores de hora/homem a partir do momento da inclusão. 

Se você se esqueceu de incluir esse valor em um dos funcionários e ele trabalhou mês passado inteiro em um projeto, mesmo que atualize agora seu custo por hora, esse valor não sairia no relatório de custos. O sistema não é retroativo e vai considerar que no mês passado o valor hora/homem do funcionário era 0. 

Para modificar o custo por hora do usuário, clique em "Administrar" > "Usuários" e sobre a foto do colaborador. Abrirá a página resumo do perfil do usuário - onde você poderá incluir este custo. Salve para o sistema guardar as informações. Apenas administradores podem visualizar e editar o custo por hora.


1.1 Como calcular o custo da hora do seu colaborador?

Basicamente, você tem que considerar o custo do colaborador por mês (salário, benefícios, férias, impostos etc) e dividir pelo número de horas. 

Exemplo: se um colaborador custa $3.500, trabalhando 40 horas semanais (4 semanas, 160 horas por mês), a conta será $3.500: 160h, o que dá $21,88/h.



2. Orçamento estimado do cliente

Além da gestão de equipes, tempo e tarefas, o Runrun.it também permite que você controle os custos de seus projetos, desde os gastos com mão-de-obra até fornecedores externos. 

Ao cadastrar um cliente, há um novo espaço para você incluir o orçamento previsto para ele - que pode ser tanto em horas quanto em valor. Depois, esses números serão usados no relatório de comparação entre a previsão e o que foi gasto. 

Para cadastrar uma estimativa de orçamento para cada cliente vá a "Administrar" > "Clientes > Projetos" e "Editar cliente". Clique em "Definir orçamento (hora e/ou custo por mês)".

Apenas administradores, gestores e líderes de equipes possuem acesso ao "Administrar" > "Cliente".

Ou edite a hora e custo do cliente indo em "Clientes" > ícone de engrenagem > "Editar". 


3. Custos extras por projeto

Nesta mesma página ("Administrar" > "Clientes>Projetos" > ícone de engrenagem > "Editar"), é possível incluir gastos externos de cada projeto.

Basta clicar em "Custos", na área direita, dos projetos. Agora, dê um nome a este gasto, a data em que ele foi feito e o valor. Eles podem ser oriundos de serviço de catering, aluguel de equipamentos, gastos com fornecedores, impressão, terceirizados etc.

4. Orçamento previsto x realizado

Na tela de um projeto, na visualização Dashboard, você pode incluir o orçamento previsto (Plano Corporate), tendo um controle preditivo de custo. A partir das tarefas registradas no projeto, o sistema analisa se o projeto ultrapassará ou não a estimativa de entrega e custo indicado por você.

(1) Data desejada como prazo do projeto: informação que indicará se ele está atrasado ou não, gerando um alerta. 

(2) Orçamento do projeto: Com ele, você saberá mais rapidamente se o projeto está trazendo dinheiro à empresa ou fazendo seu lucro escorrer pelo ralo - um bom dado para tomar decisões estratégicas de forma rápida e assertiva.

(3) Barra de orçamento: boa maneira de visualizar os custos. A parte verde do gráfico são os gastos realizados, o que inclui os extras (incluídos manualmente por quem o administrador da conta der tal permissão). É por aqui que você acompanha o orçado x estimado x realizado.

(4) Projeção de gasto ou custo estimado: calculado pelo sistema de acordo com todas as tarefas cadastradas neste projeto e também pelo valor da hora/homem de cada colaborador registrada pelo administrador da conta no perfil de cada usuário.

(5) Gráfico de Burnup: o burnup mostra a relação de tarefas existentes x tarefas entregues (Burnup de tarefas) e a relação horas estimadas x horas trabalhadas (Burnup de horas). Mesmo que um projeto não esteja atrasado num determinado momento, com o burnup será possível ver se ele está numa velocidade saudável de desenvolvimento. 

5. Quem pode editar os custos

Na página com a lista completa de usuários, em "Administrar" > "Usuários", você pode selecionar quem pode editar os custos dos clientes e projetos no sistema selecionando o ícone de "$".

6. Quem pode visualizar os custos

Não são todos que conseguem visualizar os custos, garantindo assim a segurança dessas informações. Apenas o administrador da conta pode ver e incluir o valor da hora/homem e indicar quem está autorizado a editar custos extras no sistema. O líder de equipe terá acesso ao relatório de custos de sua equipe e o gestor terá acesso a todos os relatórios da conta.

7. Relatório de custos

Para ver quanto cada projeto está custando a sua empresa, clique em "Relatórios" > "Custos". 

Os relatórios são gerados automaticamente, facilitando a visualização rápida dos resultados, custos e entregas. Você só precisa escolher o cliente que deseja e o projeto (ou todos os projetos), grupos e subgrupos (se tiver), a equipe e os usuários (ou apenas um). Por fim, escolha o período que o relatório deve abranger. 

Você conseguirá visualizar as horas orçadas, as trabalhadas, a porcentagem realizada e se ultrapassou ou não. Também consegue ver o custo orçado, o custo real no período, porcentagem realizada e se ultrapassou ou não.

Veja abaixo o exemplo de relatório com dados fictícios:

Analisando quanto realmente cada projeto custou no total, quem trabalhou nele e quanto tempo e valor foi investido por usuário, conseguimos saber se os projetos são rentáveis, comparar os custos estimados e orçamento de clientes, saber se devemos aumentar os valores cobrados, por exemplo.

Veja, na imagem acima, o usuário James Silva, projeto Campanha Doe um Livro. James trabalhou em duas tarefas. Na tarefa "40 - Pesquisar imagens", James levou uma hora e custou R$1.000,00. Talvez teria sido melhor ter atribuído essa tarefa simples para outro usuário, alguém cujo valor por hora fosse menor.

O relatório pode ser salvo em pdf, impresso ou enviado via email para cliente para mostrar se o projeto está tomando mais (ou menos) horas do que as contratadas originalmente.

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