Antes de abrir tarefa para sua equipe, você deve registrar no sistema os principais tipos realizados por ela. Ou seja, tarefas cotidianas delegadas aos seus colaboradores. Quanto mais específicas elas forem, melhor será na análise dos dados. Ex: em vez de "reunião", você pode criar "reunião externa", "reunião de área", "reunião de prospecção", e assim por diante.  

Ao criar tarefas, existe um campo obrigatório de Tipo de tarefa. Os tipos de tarefa padrão do sistema são Criação, Desenvolvimento, Orçamento, Pesquisa e Planejamento, mas você pode editá-los ou deletá-los. 

Para uma equipe de conteúdo, por exemplo, os tipos podem ser pesquisa de imagem, briefing, texto para post, texto para social media, texto para ebook, revisão P, revisão M, revisão G, planejamento do mês...

Para criar tipos, vá em "Administrar" > "Tipos de tarefas".

Veja, abaixo, os tipos de tarefa na criação de uma nova tarefa:

O Tipo de Tarefa é tão importante assim? 

Você deve ter notado que o preenchimento do campo "Tipo de tarefa" é obrigatório assim como o nome, responsável e cliente>projeto. O sistema utiliza o tipo de tarefa para classificá-las, para estimar o histórico de esforço gasto em um determinado tipo, para filtrá-las nas buscas e relatórios.

O tipo de tarefa é relacionado ao esforço estimado. Quando abrimos uma tarefa, em "Historicamente" vemos a média de horas que as pessoas levaram para realizar uma tarefa desse tipo, ou seja, esse tempo é baseado no tempo de execução real de cada tipo de tarefa.

Se sua tarefa é do tipo "Pesquisa", por exemplo, em "Historicamente" você verá a média de tempo que os usuários demoraram em suas tarefas de pesquisa. 

A estimativa de esforço padrão das tarefas é o tempo médio que os usuários podem levar para realizar a tarefa. Essa informação é incluída pelo administrador na hora que cria um novo tipo. E também é o esforço que aparece na tarefa recém criada, antes de alguém estimá-lo.

Sendo assim, ao receber uma nova tarefa, o responsável deve revisar seu esforço de acordo com o tempo que ele acha que vai demorar. Com essa informação, e em função da lista de tarefa da pessoa e sua jornada de trabalho, o sistema calcula quando uma determinada tarefa será entregue.

Os tipos de tarefa também podem ser utilizados como filtros nos relatórios

É importante detalhar o nome do tipo de tarefa para ajudar na hora de analisar os filtros e o esforço. 

Exemplo 1: O tipo de tarefa ajuda nos relatórios. Você pode ver em um relatório de esforço por tipo de tarefa quanto tempo foi gasto pelos usuários. A equipe A da Empresa Y gastou 50% do tempo (esforço) nas tarefas de bugs, 20% nas de pesquisa, 30% nas de desenvolvimento.

Exemplo 2: temos o tipo de tarefa "texto para blog" e "texto para e-book". O usuário poderia apenas ter classificado o tipo de tarefa como "texto" e utilizá-lo para qualquer texto produzido. No entanto, as duas tarefas têm características diferentes, embora ambas sejam produção de texto e, por isso, é aconselhável diferenciar. 


Criando Tipos de Tarefa

Vá em "Administrar" > "Tipos de Tarefas".


a. Clique em "Incluir tipo" para adicionar um novo tipo de tarefa. Abrirá uma janela, escolha o nome, o esforço (tempo médio da tarefa) e a cor atribuída a esse tipo de tarefa. Clique em "Criar".

b. Já na página do tipo de tarefa, na coluna de "Cor", você pode mudar a cor sem entrar em "Editar".

  1. Em "Visível" selecione para não permitir visualização do tipo de tarefa.
  2. Na coluna "Ação", edite ou apague os tipos de tarefas.

c. Você consegue restringir a visibilidade do tipo de tarefa para algumas equipes.

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