Veja o que você aprenderá aqui:

  1. Sobre as Tarefas da Empresa
  2. Filtre tarefas e veja apenas as informações relevantes
    - Colunas de informação da tarefa
    - Filtros
  3. Crie seus próprios filtros avançados
    - Exemplo 1: para tarefas com esforço estourado
    - Exemplo 2: buscando tarefas por responsável
  4. Envie o relatório de maneira fácil



1. Sobre as Tarefas da Empresa


Vamos falar sobre as tarefas da empresa. Lembre-se: apenas administradores e gestores conseguem visualizar todas as tarefas da empresa. Um colaborador visualiza apenas as tarefas de sua equipe.

Vá em "Empresa" > "Tarefas":

Aqui, você consegue ter uma visão geral de todas as tarefas. É possível visualizar as tarefas entregues, as tarefas em andamento ou que ainda serão trabalhadas e escolher filtros de acordo com o andamento da tarefa. Você pode filtrar por equipe, por usuário, por cliente, entre outras opções.

Abaixo, uma imagem de exemplo, com exibição apenas das tarefas em desenvolvimento.

As tarefas cujas linhas estão na cor laranja são aquelas que o tempo investido é maior que o esforço estimado. A tarefa com linha vermelha está com o tempo investidor maior que o esforço e está atrasada. Repare que as porcentagens de progresso ultrapassaram 100%.



2. Filtre tarefas e veja apenas as informações relevantes 

Colunas de informação da tarefa

Dependendo das demandas da sua empresa, ainda mais caso seu filtro esteja mostrando todas as tarefas existentes, a tabela torna-se repleta de informações e de tarefas que no momento você não precisa analisar.
Primeiramente, utilizando da opção "Esconder/Exibir colunas", ícone no canto direito, você consegue ver apenas as informações que importam de cada tarefa e uma tabela menor, com menos colunas e mais direta. Veja imagem abaixo para localizar a opção:

Filtros

Há um filtro simples de busca no canto direito:

Nesse filtro, você pode pesquisar por tags das tarefas, por exemplo. Mas, se for pesquisar pelo nome de algum usuário para verificar apenas as tarefas que ele é responsável (preparamos um exemplo de como criar esse filtro no final desse tópico), sugerimos que utilize o filtro avançado, que é o assunto principal desse tópico de filtros. 

Se você coloca o nome de um usuário no filtro ele buscará todas as tarefas que o usuário em questão esteja envolvido. Por isso, para uma melhor busca recomendamos o filtro que falaremos abaixo.

A segunda funcionalidade que auxiliará na sua busca e análise de tarefas são os filtros localizados no canto esquerdo da tabela, como na imagem abaixo. 


Por padrão, os filtros do relatório são os seguintes:

  • Todas: esse filtro exibirá todas as tarefas existentes.
  • Não atribuídas (Backlog): apenas as tarefas em Backlog aparecerão na tabela.
  • Atribuídas (Na fila): tarefas que estão na lista de tarefas dos usuários.
  • Atribuídas (Em desenvolvimento): tarefas que estão com o Play ligado.
  • Entregues: todas as tarefas já entregues serão exibidas.
  • Entregues nos últimos 7 dias: veja quais foram as tarefas entregues na última semana. Filtro que pode ser utilizado para fins comparativos, entre semanas, de entregas e análise do rendimento dos usuários.
  • Serão entregues nos próximos 7 dias: saiba quais tarefas estão estimadas para a semana. Filtro que pode ser utilizado para fins comparativos e para se programar para a semana.
  • Atrasadas: tarefas que já estão atrasadas pois ultrapassaram a Data Desejada.
  • Com atraso estimado: tarefas que, de acordo com o sistema, vão atrasar. Para estimar atrasos o sistema leva em consideração a prioridade na fila de tarefas do usuário, o esforço de cada uma delas e sua Jornada de Trabalho.



3. Crie seus próprios filtros avançados

Para uma busca mais específica por tarefas, é possível criar e personalizar seus próprios filtros de busca. Esse filtro avançado é parecido com o filtro dos Projetos e dos Clientes. Os filtros avançados estão disponíveis no Plano Corporate. 

Vamos aprender a criar um filtro!

Vá até os filtros, clique e escolha "Criar Filtro" na lista.

A janela de criação de filtro será exibida. Escolha o nome do seu filtro, a condição e a ordem em que as tarefas serão exibidas. 

Exemplo 1: para tarefas com esforço estourado

Mas o que são essas opções na "Condição"?

Vamos utilizar um exemplo. Abaixo, criamos um filtro que só exibirá as tarefas que ultrapassaram o tempo de esforço estimado. Para isso, escolhemos tarefas cujo progresso é maior que 100%.

Na coluna, imagem abaixo, escolhemos "Progresso %" como primeiro critério, já que no filtro do nosso exemplo queremos apenas tarefas que ultrapassaram o esforço estimado, ou seja, que estão com progresso maior que 100%. No entanto, veja que existem diversas opções de critério em "Coluna".

Nas opções "Operador" e "Valor", escolhemos o segundo e terceiro critérios, baseados no que foi escolhido na "Coluna". Colocamos "é maior que" e no valor digitamos "100" para que o filtro consiga buscar apenas as tarefas com progresso maior que 100%.
Veja na imagem abaixo as opções em "Operador", baseadas na escolha anterior "Progresso %".

Escolha a ordem que serão exibidas as tarefas filtradas. No nosso exemplo decidimos colocar por ordem de prioridade:

Se estiver tudo pronto, clique em "Salvar e aplicar".

Está pronto:



Você consegue adicionar várias condições no mesmo filtro:

Por exemplo, além de tarefas que estouraram o esforço estimado (progresso maior que 100%), queremos que o filtro também busque aquelas que tenham data desejada para a semana que se segue.

Para isso, aplicamos mais uma condição além da primeira:

Clique em "Salvar e aplicar". 

Seu filtro avançado com diversas condições está feito!



Exemplo 2: buscando tarefas por responsável


Vamos para um último exemplo?

Suponhamos que você precise buscar tarefas que a responsável seja a Evelyn, da equipe de Marketing.

É simples!

Basta criar um filtro avançado com as condições abaixo:

Repare que para esse filtro que apenas localiza tarefas da Evelyn, a condição que define isso é a coluna com "Responsável", o operador "contém" e o valor "Evelyn".

E pronto! Nosso filtro buscou apenas as tarefas que a Evelyn é responsável:






4. Envie o relatório de maneira fácil

Precisa enviar um relatório para outra pessoa? Exporte o relatório gerado para Excel, que pode ser enviado para seu email nos formatos XLSX e CSV.


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