Chegou o momento em que você começará a delegar trabalhos para a sua equipe! E também, registrar as tarefas que você mesmo(a) executa.

Clique no botão “Nova tarefa”, no canto superior direito. Quatro informações são necessárias para abrir uma tarefa. São elas: 1) Título da tarefa, 2) Responsável, 3) Tipo de tarefa e 4) Cliente > Projeto. Tudo para manter o fluxo de tarefas organizado dentro da ferramenta e permitir que os relatórios sejam gerados.

Mãos à obra!

Dê um título para a tarefa e escolha seu responsável, ou seja, quem irá executá-la ou ficará responsável por entregá-la finalizada. Você poderá escolher dentre as pessoas que o Líder de equipe ou Administrador da conta indicou que podem receber tarefa de você.

Em seguida, você deve escolher o tipo de tarefa. Tipos de tarefa existem para você detectar quanto tempo é investido em cada um deles e também para identificar gargalos. Você poderá comparar, por exemplo, qual dos profissionais da mesma área demora menos tempo em cada tipo de tarefa. Ao inserir novos tipos de tarefa no sistema, lembre-se de incluir o seu tempo médio de execução.

Agora, basta definir para que Cliente > Projeto a tarefa será trabalhada. Clientes aparecem em negrito, com seus Projetos relacionados abaixo. Caso o cliente, o projeto ou o tipo de tarefa não estejam cadastrados no sistema, você tem a opção de cadastrá-los. Basta clicar no botão “+” ao lado de cada campo e inserir as novas informações.

Pronto! Estas são as informações necessárias para criar uma tarefa. Mas, além delas, você ainda pode atribuir tags às tarefas. Com tags, você é capaz de dividir seus projetos em subprojetos, indicar códigos específicos de centros de custo, ou simplesmente agrupar tarefas que se relacionem.

Logo abaixo, você terá o campo de descrição da tarefa. Escreva em detalhes o que deseja, para evitar enganos ou retrabalho. Depois que o tempo para realizar a tarefa for estimado pelo sistema, não será possível alterar sua descrição. No entanto, uma vez que a tarefa foi criada, será possível fazer comentários.

Por fim, na área inferior da janela, ao lado do botão “Criar tarefa”, ficam quatro ícones: 1) Anexar arquivos, 2) Incluir data, 3) Incluir seguidor, 4) Regras e 5) Checklist. Funciona assim:

1) Clicando no “clip”, você pode anexar arquivos buscando por eles no seu computador ou arrastando-os para a área delimitada. Você terá 15min para excluir tanto os arquivos quanto os comentários postados.

2) Clicando no “calendário”, você escolhe se a tarefa entrará na fila de prioridades do seu colaborador (ou na sua fila) ou se terá seu início agendado, com uma notificação por e-mail para começar a trabalhar. Se a tarefa que você está criando se repetir sempre, numa frequência diária, semanal ou mensal, você pode indicar ao sistema clicando em “Agendar” e, depois “Repetir”. Também é possível criar uma tarefa “ongoing”, que não tem data de entrega nem esforço estimado e pode ser iniciada e pausada a qualquer momento.

3) Clicando no “@”, você pode incluir um ou vários seguidores, que são pessoas que precisam acompanhar o andamento da tarefa, para auxiliar, anexando e comentando, mas não executando.

4) Clicando nas “setas”, você terá duas opções de regras: ou criar uma sequência de responsáveis ou criar pré-requisitos para a tarefa. Com uma sequência de responsáveis, você define quem deverá trabalhar na tarefa assim que ela for entregue e transferida pelo atual responsável. Já com os pré-requisitos, você pode definir que tarefa ou tarefas devem ser entregues antes que a atual, que você está criando, comece a ser trabalhada.

5) Por fim, clicando no sina de “check” será possível criar uma Checklist - uma lista de itens, ou subtarefas, para a atual.

Tudo pronto? Clique em “Criar tarefa”!

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