Nesse artigo você vai aprender sobre:
Tipos de usuários no Runrun.it
Quem pode criar usuários?
Adicionando usuários
Erro ao criar usuários
Como configurar usuários
5.1 Abrir e Receber tarefas
5.2 Jornada
5.3 Edição de custos
5.4 Participa do RR-rating®
5.5 Férias
5.6 Administrador, gestor e líder de equipe
5.7 Ações - Editar
5.7.1 Custo hora/homem
5.8 Resetar senha
5.9 Apagar
6. Criar Filtros
7. Esconder/Exibir colunas
8. Exportar
Administrador: gerencia o sistema e tem acesso a todas as equipes e relatórios;
Gestor: tem acesso a todas as equipes e aos relatórios;
Líder: acessa apenas os relatórios, tarefas e membros de sua própria equipe;
Colaborador: tem acesso às suas próprias tarefas, dos colegas de equipe e aos clientes e projetos que sua equipe pode visualizar.
No Quadros, ao clicar Gerenciar quadros > Visibilidade, você vai conseguir definir quais usuários serão membros e quais serão editores.
Os membros podem visualizar as informações do quadro, arrastar as tarefas de uma etapa para outra, criar tarefas nas etapas e Habilitar notificações (seguir uma etapa específica do processo).
Os editores podem editar as informações do quadro, adicionar etapas (abertas ou entregues), apagar o quadro, mover tarefas entre quadros, e claro, as mesmas permissões dos membros: filtrar informações, movimentar os cards entre as etapas, Habilitar notificações (seguir uma etapa) e criar tarefas nas etapas.
Lembrando que gestores e administradores da conta podem ver todos os Quadros da conta e, por consequência, editá-los.
Para saber mais sobre permissões de usuários clique aqui.
2. Quem pode criar usuários?
Acesse o menu Administrar > Configurações > Quem pode criar novos usuários e selecione entre três opções:
Apenas os Administradores da conta;
Administradores, Gestores e Líderes de equipe,
Todos os usuários.
No tópico 5, "Como configurar usuários", você vai aprender a configurar usuários como administradores, gestores e líderes de equipe.
3. Adicionando usuários
Existem quatro formas de adicionar usuários dentro do Runrun.it. Para começar você vai precisar cadastrar um nome, e-mail e destiná-lo a uma equipe.
Conheça todas e escolha a mais prática:
Opção 1: Em Administrar > Usuários, no ícone de engrenagem no menu superior. Clique em Novo usuário, o botão azul, próximo ao filtro.
Opção 2: Quando estiver criando uma nova tarefa, vá em Alocados > Criar novo usuário.
Opção 3: Em Equipes > NOVO USUÁRIO.
4. Erro ao criar usuários
Fique atento se, ao tentar criar um usuário, surgir a mensagem Email já existe no sistema. Isso significa que o usuário já está cadastrado em outra conta no Runrun.it com esse e-mail.
Para reverter essa situação peça que o usuário altere o e-mail na outra conta ou que ele informe um e-mail alternativo.
5. Como configurar usuários
Agora que você já criou os usuários precisa editar configurações com informações que vão te ajudar a extrair métricas mais precisas e a utilizar melhor o Runrun.it.
A primeira coluna da tabela, contém o nome dos usuários (ao clicar na seta, ao lado da palavra "Nome", você pode ordenar os nomes de forma crescente ou decrescente).
Na segunda, você visualiza o e-mail cadastrado para o respectivo usuário.
5.1 Abrir e Receber tarefas
Ao criar um usuário, você precisa definir para quem ele pode abrir tarefas e de quem ele pode receber tarefas. Por padrão, a opção O usuário pode receber e criar tarefas para todos já vem marcada, mas você pode editar essa opção em Administrar > Usuários.
A terceira coluna da página Usuários é a "Recebe tarefas", a coluna ao lado é a "Abre tarefas".
Clique nos números e selecione os usuários.
Essa função pode evitar, por exemplo, que o líder da equipe de Marketing abra tarefas para colaboradores da equipe de Desenvolvimento, atrapalhando as prioridades definidas pelo líder da segunda equipe.
5.2 Jornada
No ícone em formato de relógio o administrador vai cadastrar a Jornada de trabalho desse usuário.
Ela pode ser padrão para todos os dias, ou variável, incluindo ou não os finais de semana e um horário pré determinado de intervalo para o almoço ou jantar.
A jornada cadastrada será uma das bases de cálculo para a estimativa de entrega das tarefas e projetos.
5.3 Edição de custos
Para garantir que as informações sobre custos obtidas na ferramenta expressem os reais gastos dos seus projetos, você pode escolher quais usuários podem adicionar custos extras, é só selecionar a opção.
Custos representam valores além dos que foram orçados no projeto, como fornecedores, transporte, hospedagem, alimentação etc.
5.4 Participa do RR-rating®
Através dessa coluna Configurações, fica definido se aquele usuário participa do RR-rating®, um sistema de notas por produtividade nos últimos 30 dias.
As notas são calculadas com base nos pesos atribuídos a cada categoria, definidos pelo administrador em Administrar > Configurações > RR-Rating®.
Veja mais sobre o RR-rating® clicando aqui.
5.5 Férias
Você pode sinalizar o período que seus colaboradores estarão de férias. Para isso, acesse as Configurações, disponível no canto superior direito. Em seguida, clique em Usuários. Essa opção o levará para uma página com várias informações da sua equipe, dentre elas as Férias. Nesta coluna, você pode ver quais funcionários estão no período de férias e para agendá-las, basta clicar no ícone Não, que abrirá uma aba para você selecionar os dias em que o colaborador estará de férias. Após selecionar, clique em Salvar. Essa alteração pode ser realizada pelo Administrador ou Líder da equipe.
Quando você sinaliza as férias dos colaboradores no Runrun.it, o painel de capacidade fica cinza, assim fica mais fácil fazer o seu planejamento sem ser pego de surpresa.
5.6 Administrador, gestor e líder de equipe
Quem criou a conta no Runrun.it é automaticamente o Administrador. Para adicionar mais usuários com essa função vá em Administrar > Usuários e selecione os nomes desejados.
Para tornar um usuário Gestor, é só selecionar a opção na tabela, como na imagem abaixo:
Como dito anteriormente, o usuário que criar uma equipe se torna automaticamente seu Líder. Porém, essa liderança poderá ser transferida para outro usuário em Administrar > Equipes.
Selecione a opção Editar.
5.7 Ações - Editar
Na coluna Ações, estão disponíveis 3 opções: Editar, Resetar senha e Apagar.
Em Editar, você acessa o perfil de cada usuário e pode editar as informações principais:
1. Avatar: Imagem de perfil que aparece para todos os usuários. Se quiser alterá-la, clique em Escolha seu avatar e envie uma imagem do seu computador;
2. Nome;
3. Email: Endereço de e-mail cadastrado no Runrun.it. É para ele que as notificações e relatórios solicitados serão enviadas;
4. Fuso: Por padrão, o fuso horário da conta é "America/Sao_Paulo". Clique no botão Alterar e selecione o local desejado no mapa ou nas opções de País e Fuso;
5. Língua: São quatro opções de idiomas: Português BR, English US, English UK e Espanhol;
6. Redefinir Senha: Clicando aqui o administrador ou colaborador podem alterar a senha;
7. Conectar sua conta Google: caso prefira você logar no Runrun.it através da sua conta Google.
8. Conectar sua conta Microsoft: caso prefira você logar no Runrun.it através da sua conta Microsoft.
9. Cargo: ocupação do usuário na empresa;
10. Na empresa desde: Mês e ano nem que o usuário começou a trabalhar na empresa;
11. Telefone: Telefone de contato do usuário. Por padrão, o país selecionado é o Brasil.
12. Sexo: Gênero com o qual o usuário se identifica;
13. Data de nascimento;
14. Estado Civil: Escolha entre Solteiro, Casado, Divorciado, Viúvo ou União Estável.
15. Valor hora/homem: campo disponível apenas para administradores;
16. App Key: Código utilizado para interações. disponível apenas para administradores.
16. User Token: Cada usuário cadastrado no sistema possui um código de User token.
5.7.1 Custo hora/homem
É importante registrar o valor de hora/homem de cada funcionário para que o sistema consiga gerar um relatório de custos fiel à realidade, permitindo ao gestor saber quanto um usuário investiu em determinada tarefa, projeto e cliente, descobrir se os projetos estão sendo rentáveis ou comparar custo estimado e gasto real.
Clique em Editar perfil e insira o custo por hora do usuário. Apenas os administradores podem visualizar esse valor.
Importante: Se o administrador alterar o custo por hora hoje, por exemplo, esse valor só aparecerá nos relatórios a partir da alteração, não é possível contabilizá-lo de forma retroativa.
5.8 Resetar senha
Caso o usuário tenha esquecido sua senha ou deseja apenas trocá-la, o administrador pode iniciar esse processo através da coluna Ações, selecionando a opção Resetar senha. O Runrun.it vai enviar um e-mail para o usuário com as instruções.
5.9 Apagar
Para excluir um usuário clique no ícone Remover usuário. Lembre-se de transferir as tarefas para outro colaborador e não perder o histórico. Administradores não podem se auto deletar.
6. Criar filtros
Se quiser filtrar usuários, clique em Criar filtro.
Selecione as condições desejadas e clique em SALVAR E APLICAR.
7. Esconder/Exibir colunas
Para facilitar a visualização de uma coluna específica, através de ícone de "olho", você pode selecionar quais deseja exibir e quais quer esconder.
8. Exportar
Você pode exportar a lista de usuários e suas informações em dois formatos: XLSX E CSV, é só clicar no ícone de Exportar.
Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.