Nesse artigo você vai aprender sobre:
1. Criar uma tarefa
1.1 Alocados
1.2 Tipos de tarefa e Esforço estimado
1.3 Cliente>Projeto
2. Opções da tarefa
2.1 Tags
2.2 Descrição
2.3 Anexar arquivo
2.4 Incluir data
2.5 Incluir seguidor
2.6 Adicione uma nova regra
2.7 Checklist
2.8 Comentários
2.9 Subtarefas
3. Etapas
4. Mais ações
4.1 Ajustar horas registradas
4.2 Solicitar aprovação
4.3 Clonar
4.4 Entregar
4.5 Apagar
5. Como acessar as minhas tarefas no Runrun.it?
5.1 Como filtrar as minhas tarefas no Quadros?
5.2 Como acessar a minha lista de tarefas?
5.3 Lista ou calendário?
5.3.1 Integrar tarefas do Runrun.it com calendários
5.4 Filtros de organização
5.5 Para mim, Que criei, Que eu sigo
5.6 Abertas e Entregues
5.7 O tempo das tarefas
5.8 Atalho do play
1. Criar uma tarefa
Você pode criar uma tarefa a qualquer momento, clicando no botão azul Nova tarefa.
Para criar uma tarefa você deve obrigatoriamente definir o Título da tarefa, Quadro e Tipo.
Uma maneira rápida de criar tarefas é clicando no botão azul + Adicionar Tarefas, disponível na parte inferior em todas as etapas que o seu quadro possuir. Por essa opção, você não precisa alocar colaboradores e nem determinar o Tipo da tarefa. O Runrun.it preenche automaticamente o Tipo da tarefa com o último que você escolheu, assim como a informação de Projeto. As tarefas criadas dessa forma ficam disponíveis no topo da etapa.
Se você for criar várias tarefas para um mesmo projeto pode optar pela opção de Salvar e Criar. Dessa forma, os campos de Alocados, Quadro, Tipo e Projeto serão preservados e para criar uma outra tarefa basta incluir um título.
1.1 Alocados
No Runrun.it, você pode criar uma tarefa para um ou mais alocados, para uma equipe ou para ninguém em específico.
Quando uma tarefa possuir mais de um alocado os usuários poderão dar “Play” ao mesmo tempo e trabalhar de forma colaborativa.
Qualquer usuário que pertença à equipe (ou às equipes) dos alocados pode se incluir na tarefa e poderão alterar a descrição, o título, a data de entrega desejada, adicionar regra de repetição, incluir/retirar um alocado, alterar a etapa da tarefa, além da sua própria parte.
Você pode alocar usuários em qualquer momento, mesmo depois da criação da tarefa. Para fazer isso, é só clicar no ícone de alocação e selecionar os colaboradores disponíveis, de acordo com as permissões.
Para alocar um usuário em uma tarefa sem alocados, é só clicar no ícone de alocar.
Se quiser alocar uma equipe em uma tarefa criada que já possui alocados, ou em uma tarefa que não está alocada para ninguém, clique em Mais ações > Transferir para equipe.
1.2 Tipos de tarefa e Esforço estimado
Os Tipos de tarefa configurados pelo administrador são as tarefas desenvolvidas na empresa, como "Criação de arte" ou "Desenvolvimento de app", por exemplo.
Durante a criação, o administrador e sua equipe, estabelecem um Esforço para cada Tipo de tarefa, que nada mais é do que o tempo médio que a tarefa vai demorar para ser entregue.
Cada usuário vai aumentar ou diminuir esse esforço, assim que der "Play" na tarefa, de acordo com a complexidade do que foi solicitado.
Se a tarefa que você está trabalhando for com múltiplos alocados o Esforço Total representa a soma das horas estimadas de todos os alocados.
Exemplo: A tarefa "Gravação de comercial" tem um esforço estimado de 10h. É isso que Carol vai levar trabalhando como responsável único da tarefa. Se eu adicionar Fernando como alocado na tarefa, o esforço de cada um será de 10h, mas o esforço total da tarefa será 2 x 10h = 20h
Para alterar o esforço individual clique no seu avatar dentro da tarefa e digite o tempo desejado.
Ou, clique no campo ESFORÇO TOTAL.
Além do ESFORÇO TOTAL você poderá ver na Tarefa o TOTAL TRABALHADO, que será a soma das horas registradas pelos alocados.
1.3 Cliente>Projeto
Não existem tarefas soltas no Runrun.it, todas elas são atreladas a um Projeto, que por sua vez pertence a um Cliente.
Os clientes podem ser áreas internas ou contas externas da empresa e os projetos, os serviços oferecidos pela empresa. Além disso, o administrador pode habilitar grupos e subgrupos.
Caso não tenha mais informações que você queira colocar na tarefa clique em CRIAR TAREFA. Para continuar criando a tarefa veja abaixo quais são as Opções da tarefa.
2. Opções da tarefa
As categorias a seguir não são obrigatórias para a criação de uma tarefa, mas elas ajudam a tornar as tarefas mais completas, configurando agendamentos e repetições e podem estabelecer regras para o fluxo de trabalho.
2.1 Tags
Elas funcionam como códigos, de palavras ou números, que facilitam a criação de categorias para organizar as tarefas dentro do Runrun.it, cada tarefa pode ter até 50 Tags.
Independente do uso das Tags, ao fazer uma busca, um usuário só poderá ver as tarefas que têm acesso.
Observação: Não é obrigatório o uso de # para criar uma tag e ela deve ter mais que três caracteres.
2.2 Descrição
Use este espaço para detalhar o que deve ser feito na tarefa, como um briefing, por exemplo. Isso evita retrabalho e aumento de custos no projeto. Além disso, a descrição salva de forma automática.
Para editar uma descrição, é dar um clique na área do texto.
Nesse campo você pode variar o tamanho do texto, a cor, inserir palavras em negrito, itálico e sublinhado, ou ainda adicionar números, marcações e alterar o posicionamento do texto, para a esquerda ou direita. Para acionar o campo de edição, basta dar dois cliques na área do texto.
Também é possível ocultar uma parte da tarefa, clicando no ícone representado por uma seta, ao lado da Descrição.
Para visualizar rapidamente o Cliente, Projeto e Tipo de tarefa clique nas tags coloridas, acima do título da tarefa.
2.3 Anexar arquivo
Para anexar arquivos externos no Rurun.it clique no ícone Anexar arquivos (clipe de papel) ou faça isso através dos comentários da tarefa.
Lembre-se de escrever uma mensagem no comentário junto com o anexo para que o seu colega não fique perdido!
Na aba de anexos, você consegue enviar o arquivo por email, baixar o arquivo e apagar o anexo.
Também é possível visualizar o avatar do usuário que anexou o arquivo e a data da última atualização.
O balão ao lado do avatar é destinado a comunicação com clientes e parceiros com os quais você compartilhou o anexo ou tarefa para centralizar a tomada de decisão.
Para anexar um arquivo nessa aba, basta clicar no ícone de clipes:
Se quiser baixar todos os arquivos de uma tarefa de uma vez, basta clicar no ícone indicado abaixo:
Dentro do Runrun.it não é possível transferir arquivos de uma tarefa para outra e de um projeto para outro. Quando você deleta um projeto ou uma tarefa com anexos, eles também são deletados automaticamente.
Observação: Anexos só podem ser editados ou excluídos se o administrador permitir em Administrar > Configurações.
2.4 Incluir data
Aqui você pode criar uma tarefa por Prioridade, Agendamento ou do tipo Ongoing.
Prioridade
Ao criar uma tarefa por Prioridade, você vai definir uma data de entrega desejada.
Agendamento
Em Agendamento você vai conseguir agendar uma data de início desejado e uma data de entrega desejada.
Nessa aba, você também vai conseguir configurar uma Repetição, que pode ser diária, por dias da semana (segunda a sexta), semanal, mensal ou anual. De acordo com o período escolhido basta escolher as condições, como o dia da semana e um horário para que a tarefa se repita.
Ongoing
Uma tarefa do tipo Ongoingnão tem tempo de início ou fim determinados e são utilizadas justamente para tarefas do dia a dia, como ler e-mails. Elas não entram nas considerações de estimativa do tempo de entrega, embora o tempo trabalhado conste nos relatórios.
2.5 Incluir seguidor
Aloque usuários para acompanhar uma tarefa. Essa função é útil, por exemplo, quando alguém precisa entender e acompanhar a evolução de uma tarefa, mas não possui acesso a ela. Ou ainda, quando um grupo precisa receber notificações dessa tarefa.
Para incluir um seguidor, clique no ícone de + na tarefa e selecione os usuários desejados.
2.6 Adicione uma nova regra
Nesse campo você pode adicionar regras de Sequência de responsáveis e Tarefas Pré-requisito.
Uma sequência de responsáveis vai definir a ordem em que determinados alocados vão trabalhar na Tarefa.
Na sequência determinada, um por vez, eles vão trabalhar na tarefa. Quando cada um finalizar a sua parte, eles vão Transferir para o próximo da sequência, até que o último entregue a tarefa.
Portanto, não é possível criar uma sequência de responsáveis em uma tarefa com múltiplos alocados.
Definir uma Tarefa Pré-requisito significa que ela só vai poder ser trabalhada quando uma outra tarefa, pré-definida, tiver sido entregue. Essa condição só pode ser adicionada a uma tarefa já criada.
2.7 Checklist
Crie um passo a passo do que deve ser feito, já que o checklist fica disponível dentro de cada tarefa.
2.8 Comentários
Utilize os espaço de comentários para tirar dúvidas, receber feedback, enviar anexos e fazer atualizações sobre a tarefa.
Se quiser, você também pode reagir aos comentários com emojis!
As ações dentro de uma tarefa no Runrun.it, geram um registro/log, que fica disponível dentro da tarefa na aba Comentários. Essas informações podem ser ocultadas clicando no ícone de robô.
Observação: Os comentários só podem ser editados ou excluídos se o administrador permitir em Administrar > Configurações.
2.9 Subtarefas
Uma opção para tarefas com vários responsáveis é agrupar o workflow da tarefa principal em subtarefas para distribuir atribuições sem perder a conexão com a “tarefa principal” e acompanhar com mais assertividade o esforço de cada etapa para a conclusão do job.
No momento de criação de tarefas, você tem na parte inferior da tasknew a opção de criar subtarefas no ícone de seta virada para baixo. Clicando neste botão, você pode nomear a subtarefa, após definir alocado e agendamento de entrega da subtarefa, caso for necessário.
Já se você pretende incluir subtarefas em tarefas criadas, acesse a tarefa que será a tarefa principal, em seguida, clique na aba Subtarefas. Conforme a imagem abaixo, quando você clica na aba de Subtarefas, está disponível um campo para você criar subtarefas do seu fluxo. Você consegue criar até 40 subtarefas!
3. Etapas
Cada tarefa pertence a um quadro, no qual está estruturado um fluxo de trabalho de uma determinada área. Portanto, se uma tarefa saiu da etapa "Caixa de entrada" e foi para a etapa "Fazendo", você consegue fazer essa alteração através da tarefa. Ao realizar essa mudança, a tarefa muda automaticamente de etapa no quadro que ela pertence.
Para mover uma tarefa para a próxima etapa do quadro, é só clicar no ícone de seta, disponível ao lado das etapas.
4. Mais ações
Veja agora Mais ações, que são funções disponíveis em uma tarefa já criada.
4.1 Ajustar horas registradas
Se você trabalhou além ou aquém das horas registradas em sua jornada, faça o ajuste de horas registradas de forma manual. Qualquer usuário que pode ver a tarefa pode adicionar ou remover horas. São eles: o administrador, líderes do responsável, líderes do criador da tarefa, gestor, todos os alocados, membros da equipe da tarefa e os seguidores da tarefa.
Você só pode tirar ou somar hora menores ou iguais a que você trabalhou.
Registrar horas fora de sua jornada pode ocasionar um bloqueio temporário na sua conta do Runrun.it. Dependendo da escolha de bloqueio do seu administrador você vai precisar fazer essa ajuste ou justificar.
4.2 Solicitar aprovação
Ao finalizar uma tarefa, antes que ela seja entregue, você pode solicitar aprovação de outros usuários. Para isso, abra a tarefa e clique, no canto direito da tela, em Mais Ações > Solicitar aprovação > Selecione o usuário avaliador.
Ao solicitar aprovação de um usuário ele vai receber uma notificação, tanto no Runrun.it, quanto no e-mail.
No Quadros, você pode criar um filtro, para selecionar apenas as tarefas que estão aguardando a sua aprovação.
4.3 Clonar
Quando uma tarefa existe em mais de um projeto você não precisa gastar tempo criando uma por uma novamente, basta cloná-las.
Para clonar, selecione a tarefa já criada, clique em Mais ações > Clonar.
A tela a seguir te dará a possibilidade de alterar o Nome, Alocados, Tipo, Quadro, Cliente>Projeto e as opções de Anexar arquivos, Incluir seguidor, etc, como na criação de uma nova tarefa. Para confirmar, clique em Salvar.
Uma tarefa clonada permanece na mesma etapa da tarefa original.
No Quadros, você pode clonar uma tarefa de maneira rápida, clicando nas opções dos cards.
A tarefa clonada aparecerá embaixo da original com o título: (cópia) nome da tarefa.
4.4 Entregar
Para entregar apenas a sua parte da tarefa, clique no ícone de check.
Caso você seja o último alocado em uma tarefa com múltiplos alocados, ou o único alocado de uma tarefa, para entregá-la, você precisar alterar a etapa, para uma etapa entregue.
4.5 Apagar
Caso o administrador habilite essa função, todos os usuários podem deletar uma tarefa, caso contrário apenas ele. Para configurar acesse: Administrar > Configurações > Apenas Administradores podem deletar tarefas.
Ao apagar uma tarefa todos serão notificados e os registros de horas e anexos serão apagados. Não há como recuperá-los.
5. Como acessar as minhas tarefas no Runrun.it?
Ao chegar no trabalho você não precisa mais olhar na sua agenda ou e-mail para saber quais são as suas tarefas do dia, basta logar na sua conta do Runrun.it, que elas estarão à sua disposição.
Você pode acessar as suas tarefas criando um filtro no Quadros ou através da sua lista de tarefas.
5.1 Como filtrar as minhas tarefas no Quadros?
Selecione o quadro que você tem acesso e deseja filtrar as tarefas. No filtro, selecione a opção escolher alocados, selecione o seu nome e pronto!
Caso você tenha tarefas em mais de um quadro, vai precisar filtrá-las em cada quadro que você tem permissão.
Se estiver priorizando a lista de tarefas de um colaborador no Quadros, selecione o colaborador desejado, clique na bolinha vermelha e você será direcionado para a fila de tarefas do usuário.
5.2 Como acessar a minha lista de tarefas?
Todos os usuários tem disponível na aba Eu > Tarefas uma lista, que por padrão é organizada Por etapa.
5.3 Lista ou calendário?
Você pode escolher entre visualizar suas tarefas em forma de lista ou por calendário. Para isso clique nos ícones no canto direito da tela.
Na opção em formato de lista, você poderá visualizar os dados da tarefa da seguinte forma:
Os ícones que representam regras, checklist, anexos, aprovação e comentários ficam com a cor destacada caso, por exemplo, a tarefa tenha anexos ou um novo comentário.
No formato calendário as tarefas aparecem sinalizadas por cores, que foram escolhidas na hora do cadastro do Tipo de tarefa.
As tarefas só vão aparecer no calendário, caso elas possuam uma data de início desejada e/ou uma data de entrega desejada.
Quando uma tarefa possui apenas a data de início desejada, ela vai ocupar no calendário um espaço correspondente ao do esforço estimado da tarefa, sem considerar a sua jornada de trabalho.
Na imagem abaixo, temos em amarelo o exemplo de uma tarefa que possui apenas a data de início desejada e um esforço estimado de 8 horas.
Quando ela possui apenas uma data de entrega desejada, ela vai ocupar no calendário um espaço correspondente ao esforço estimado da tarefa, porém, de forma retroativa, sem considerar a sua jornada de trabalho.
Na imagem abaixo, temos em amarelo o exemplo de uma tarefa que possui apenas a data de entrega desejada e um esforço estimado de 15 horas.
Quando a tarefa possui uma data de início desejada e uma data de entrega desejada, ela vai ocupar no calendário o espaço exato determinado pelas datas, sem considerar a sua jornada de trabalho.
Na imagem, a tarefa possui uma data de início desejada e uma data de entrega desejada.
Se mais de uma tarefa for agendada para o mesmo dia e horário, elas ficarão sobrepostas.
Você pode ver seu calendário organizado por mês, semana ou dia. Para saber detalhes sobre as tarefas clique sobre elas.
5.3.1 Integrar tarefas do Runrun.it com calendários
Para facilitar ainda mais a sua gestão, você consegue integrar as suas tarefas com datas para o seu calendário de preferência e acompanhar por lá suas demandas, evitando assim choques de compromissos. Confira como fazer essa integração com os calendários do Google, Outlook e Apple neste artigo.
5.4 Filtros de organização
Por padrão a sua lista de tarefas está organizada Por etapa, porém você pode escolher outros filtros: Por título, ID, data de criação, início desejado, estimativa de entrega, entrega desejada, tipo, cliente. Todas as opções podem ser organizadas na forma Crescente/Decrescente.
Faça também uma busca no Filtro através das Tags.
Atenção: O filtro “por criador” está disponível apenas na aba Para mim e Que eu sigo.
5.5 Para mim, Que criei, Que eu sigo
Em Tarefas para mim acesse as tarefas que você abriu para si e as que foram abertas para você pelos usuários que têm permissão.
Observe que a tarefa com múltiplos alocados aparece na sua lista com pontos tracejados, ao invés de uma linha, como nas Tarefas em que você é o único alocado.
Veja as tarefas que você foi o responsável pela criação, seja para si ou para outros usuários, de acordo com as permissões cedidas pelo administrador, na aba Tarefas que criei.
Uma das opções da tarefa é Incluir seguidor, encontre as suas reunidas na aba Tarefas que eu sigo.
5.6 Abertas e Entregues
As categorias Tarefas que criei e Tarefas que eu sigo, estão divididas em Abertas ou Entregues. A aba Tarefas para mim está dividida em Abertas, Abertas (minha parte entregue) e Entregues.
Tarefas Abertas são aquelas que estão na fila para serem feitas ou estão sendo trabalhadas no momento.
Tarefas Abertas (minha parte entregue) são aquelas que possuem você e mais de um alocado. Nesse caso, você já concluiu e entregou a sua parte (através do ícone de check), e os outros alocados ainda não finalizaram a parte deles, alterando a etapa da tarefa para uma etapa entregue.
Tarefas Entregues são aquelas que já foram concluídas e movidas para uma etapa entregue do quadro.
Se você precisar reabrir uma tarefa basta movê-la para uma etapa aberta no quadro.
Ou clicar em Mais ações > Reabrir.
5.7 O tempo das tarefas
Você pode registrar o tempo de duas maneiras no Runrun.it: através do "Play" na tarefa:
Ou, arrastando as tarefas pelas etapas no quadro, para entender o tempo médio que uma tarefa fica em uma etapa
5.8 Atalho do play
Para agilizar o seu fluxo de trabalho, você pode habilitar a funcionalidade de atalho para o play e pausa das tarefas. Basta clicar no seu ícone de usuários, que fica no canto superior direito da tela, e em seguida solicitar a opção Habilitar atalho do play.
Automaticamente você verá um ícone no canto inferior direito da tela. Ao passar o mouse sobre o atalho, conseguirá visualizar as tarefas que estão na sua pauta, mesmo que sejam de diferentes quadros, e dar play ou pause nas suas atividades de uma maneira simples e fácil.
Com essa funcionalidade, você não esquece de dar o play nas tarefas e consequentemente tem relatórios de produtividade mais realistas sobre o tempo de cada atividade.
Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.