Nesse artigo você vai aprender sobre:

1. Para que servem as regras?

2. Configurar regras em uma nova tarefa

3. Configurar regras em tarefas já criadas

3.1 Sequência de responsáveis

3.2 Tarefas pré-requisitos

3.3 Tarefas subsequentes

4. Mudanças automáticas nas datas das tarefas

Muitas vezes, o trabalho das equipes depende de um encadeamento de tarefas, ou seja, é necessário entregar antes a tarefa A para que a B possa ser iniciada.

Para estabelecer uma relação de continuidade e interdependência entre as tarefas, criamos algumas regras para criar em poucos passos uma ordenação para o fluxo de trabalho da equipe.

Estas regras são chamadas de sequência de responsáveis, tarefas pré-requisitos e tarefas subsequentes, conforme explicaremos a seguir:

A sequência de responsáveis, como o próprio nome sugere, determina qual será a ordem entre os membros das equipes para a passagem de bastão da tarefa.

Neste espaço também é possível definir quais itens deverão ser entregues antes (pré-requisitos) ou após (subsequentes) a finalização de uma tarefa específica.

Vamos dar um exemplo:

Na sequência de responsáveis, a tarefa será desenvolvida primeiro por Robert, e depois por Nando.

Ainda na imagem acima, a tarefa que estamos visualizando no topo da janela chama-se Divulgação da vaga - Processo seletivo 1234. Já indicado no campo Pré-requisito está a tarefa Nova vaga - Processo Seletivo 1234, que deverá ser entregue antes, e no campo Tarefa Subsequente, está a tarefa que deverá ser desenvolvida após a entrega da tarefa de divulgação a Triagem de Currículos - Processo seletivo 1234,

Importante: somente as tarefas que já foram criadas no sistema poderão ser adicionadas como as tarefas pré-requisito ou subsequentes.

Com as tarefas interligadas ainda é possível efetuar o ajuste automático nas datas de início e entrega.

Como as regras são um recurso para a criação de uma sequência de trabalho, a ordem entre as tarefas é reforçada com o bloqueio do botão de play, que só ficará habilitado quando a tarefa anterior (pré-requisito) já tiver sido marcada como entregue.

As regras podem ser configuradas no momento de criação da tarefa, ou quando ela já está cadastrada. Vamos mostrar abaixo estas duas possibilidades para incluir, excluir ou editar regras.

Clique no botão Nova tarefa para criar uma nova tarefa:

Em seguida, localize na parte inferior da janela o ícone simbolizado por três pontos se conectando, e clique nele para adicionar as regras, com os campos sequência de responsáveis, tarefas pré-requisitos e tarefas subsequentes.

Na sequência de responsáveis, a tarefa será transferida conforme a ordem estabelecida na lista de usuários. Ao completar a tarefa, ela vai para o próximo usuário da lista de forma automática.

Inclua os membros da equipe, mude a ordem arrastando os nomes ou clique no X se quiser excluir alguém desta ordem.

Importante: o botão de Adicionar é habilitado apenas quando as pessoas que irão trabalhar na tarefa já tiverem sido incluídas no item Alocados.

No campo pré-requisito, adicione as tarefas que devem ser entregues antes da tarefa atual. Faça a busca pelo ID (número de identificação de cada tarefa) ou pelo título, e inclua quantos itens desejar pelo ícone Adicionar - para excluir um item, basta clicar no X ao lado do nome da tarefa.

As tarefas subsequentes possuem uma lógica semelhante ao recurso anterior, mas neste espaço deverão ser registradas as tarefas que deverão ser iniciadas após a entrega desta tarefa que está sendo criada.

Inclua quantas tarefas quiser, e exclua um item clicando no X localizado ao lado do nome da tarefa - a busca pelo ID ou pelo título também pode ser feita neste campo.

Vamos ver agora como encontrar estas mesmas funcionalidades em tarefas já cadastradas no Runrun.it.

Abra a tarefa que você deseja ajustar e clique na aba Regras, como na imagem abaixo:

A edição de cada item é bem simples: use o ícone + para adicionar e o X para excluir uma pessoa da equipe ou uma tarefa.

Confira abaixo mais detalhes sobre o uso das regras.

Neste campo você consegue determinar qual será a ordem das pessoas que deverão trabalhar em uma tarefa.

Ao usar esta funcionalidade, a passagem de bastão fica automática, ou seja, quando uma pessoa registra no Runrun.it a entrega da sua parte, a tarefa é transferida ao próximo da lista para a continuidade do trabalho.

Você pode incluir usuários clicando no ícone +, localizado abaixo do campo Sequência de responsáveis, e para excluir alguém basta clicar no X ao lado do nome do membro da equipe.

Para alterar a ordem das pessoas envolvidas, arraste o nome do usuário com o cursor e coloque-o no local que deseja, conforme imagem acima.

Clique no ícone + para adicionar uma tarefa pré-requisito. Você pode fazer uma busca pelo ID ou pelo título, e adicionar quantas tarefas desejar.

Após realizar a inclusão, todas as tarefas que você indicou neste campo deverão ser entregues antes da tarefa que você está configurando, com o título destacado na parte superior.

Para retirar uma tarefa do Pré-requisito, clique no símbolo X para remover o item que deseja.

Quando a tarefa Pré-requisito estiver completa ela vai estar sinalizada com o ícone de check.

Caso uma tarefa Pré-requisito precise ser reaberta, o Runrun.it sinaliza quantas tarefas dependiam dela, e uma notificação para os responsáveis das tarefas subsequentes será enviada, para que possam pausar ou reabrir estas tarefas.

Conforme mencionamos antes, as tarefas subsequentes são as tarefas que deverão ser iniciadas após a entrega da tarefa que estamos desenvolvendo. As ações para ajustes são as mesmas: adicione as tarefas pelo ícone de + ou exclua pelo X localizado ao lado do nome da tarefa, e faça a busca pelo título ou ID.

Observação: depois que a tarefa for criada você só pode adicionar uma tarefa Pré-requisito se o responsável não estiver com o "Play" ligado.

Com esta funcionalidade, o cronograma das tarefas interligadas pode ser atualizado a partir de uma tarefa, sem necessidade de configuração manual nas datas das próximas tarefas subsequentes.

Desta forma, caso seja necessário modificar as datas de início ou de entrega de uma tarefa, as próximas tarefas (subsequentes) terão seus prazos ajustados automaticamente (a alteração acontece nas datas de início e de entrega).

Por padrão, o recurso está ativado nas configurações da conta, mas os usuários com perfil de administrador poderão desabilitar esta função no campo Configurações > Tarefas pré-requisito para marcar ou desmarcar o item destacado na imagem abaixo:

Para deixar mais claro, vamos dar um exemplo: uma tarefa precisou ter sua data de entrega alterada de 1º de abril para 3 de abril (2 dias úteis).

Logo, as próximas tarefas (subsequentes) terão que ter as datas de início e entrega postergadas em 2 dias úteis. Caso as novas datas ajustadas caiam no final de semana, o sistema colocará para o próximo dia útil. As atualizações também acontecem se a mudança na data da tarefa for para antecipar as entregas.

Importante: o usuário poderá planejar que uma tarefa subsequente possa começar (data de início) antes da data de entrega desejada da tarefa anterior (ou seja, a tarefa registrada como pré-requisito). Mas não se preocupe: o sistema irá sinalizar ao usuário este conflito no calendário por meio do gráfico de Gantt, tabelas e calendários das tarefas, e na visualização das datas de início e entrega de cada tarefa, conforme exemplo abaixo:

No caso de tarefas com data de início, mas sem data de entrega, a alteração se dá com base na diferença de dias úteis entre a nova data de entrega e a data de início desejado.

Importante: a alteração das datas das tarefas subsequentes se dá a partir da data de entrega. Desta forma, a alteração da data de início desejada de uma tarefa não altera as datas das tarefas subsequentes.

A diferença de dias úteis entre a data de entrega desejada de uma tarefa pré-requisito e a data de início desejado de sua subsequente é mantida em qualquer situação, mesmo que essa diferença seja negativa, ou seja, no caso em que a data de início desejado da subsequente comece antes da data de entrega desejada da pré-requisito.

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.