esse artigo você vai aprender sobre:

No momento em que os colaboradores clicam no "Play", é possível saber quanto está sendo de fato gasto em cada tarefa, não apenas em questão de tempo mas também de custos. 

1. Custo por hora do usuário

Conforme for cadastrando os funcionários, é importante que inclua o custo por hora de cada um antes que comecem a trabalhar nos projetos dos clientes, pois o sistema só considerará os valores de hora/homem a partir do momento da inclusão. 

Se você se esqueceu de incluir esse valor em um dos funcionários e ele trabalhou mês passado inteiro em um projeto, mesmo que atualize agora seu custo por hora, esse valor não sairia no relatório de custos. O sistema não é retroativo e vai considerar que no mês passado o valor hora/homem do funcionário era 0. 

Para modificar o custo por hora do usuário, clique em Configurações > Usuários e sobre a foto do colaborador. Abrirá a página resumo do perfil do usuário - onde você poderá incluir este custo. Salve para o sistema guardar as informações. Apenas administradores podem visualizar e editar o custo por hora.

1.1 Como calcular o custo da hora do seu colaborador?

Basicamente, você tem que considerar o custo do colaborador por mês (salário, benefícios, férias, impostos etc) e dividir pelo número de horas. 

Exemplo: se um colaborador custa $3.500, trabalhando 40 horas semanais (4 semanas, 160 horas por mês), a conta será $3.500: 160h, o que dá $21,88/h.

2. Orçamento estimado do cliente

Além da gestão de equipes, tempo e tarefas, o Runrun.it também permite que você controle os custos de seus projetos, desde os gastos com mão-de-obra até fornecedores externos. 

Ao cadastrar um cliente, há um novo espaço para você incluir o orçamento previsto para ele - que pode ser tanto em horas quanto em valor. Depois, esses números serão usados no relatório de comparação entre a previsão e o que foi gasto. 

Para cadastrar uma estimativa de orçamento para cada cliente vá a Configurações > Cliente > Projeto > Editar > Definir orçamento (hora e/ou custo por mês). 

Atenção: Apenas administradores, gestores e líderes de equipes possuem acesso ao menu "Configurações> Cliente>Projeto".

Ou edite a hora e custo do cliente indo em Empresa > Clientes > Ícone de engrenagem > Editar. 

3. Custos extras por projeto

Nesta mesma página Administrar > Cliente>Projeto > Ícone de engrenagem > Editar, é possível incluir gastos externos de cada projeto. 

Basta clicar em Custos, na área direita, dos projetos. Agora, dê um nome a este gasto, a data em que ele foi feito e o valor. Eles podem ser oriundos de serviço de catering, aluguel de equipamentos, gastos com fornecedores, impressão, terceirizados etc.

4. Orçamento previsto x realizado

Na tela de um projeto, na visualização Estatísticas, você pode incluir o orçamento previsto, tendo um controle preditivo de custo. A partir das tarefas registradas no projeto, o sistema analisa se o projeto ultrapassará ou não a estimativa de entrega e custo indicado por você.

Prazo: data desejada de entrega de um projeto 

Orçamento do projeto: Com ele, você saberá mais rapidamente se o projeto está trazendo dinheiro à empresa ou fazendo seu lucro escorrer pelo ralo - um bom dado para tomar decisões estratégicas de forma rápida e assertiva.

Barra de orçamento: boa maneira de visualizar os custos. A parte verde do gráfico são os gastos realizados, o que inclui os extras (incluídos manualmente por quem o administrador da conta der tal permissão). É por aqui que você acompanha o orçado x estimado x realizado.

Custo estimado: calculado pelo sistema de acordo com todas as tarefas cadastradas neste projeto e também pelo valor da hora/homem de cada colaborador registrada pelo administrador da conta no perfil de cada usuário.

Gráfico de Burnup: o burnup mostra a relação de tarefas existentes x tarefas entregues (Burnup de tarefas) e a relação horas estimadas x horas trabalhadas (Burnup de horas). Mesmo que um projeto não esteja atrasado num determinado momento, com o burnup será possível ver se ele está numa velocidade saudável de desenvolvimento. 

5. Quem pode editar os custos

Na página com a lista completa de usuários, em Configurações> Usuários, você pode selecionar quem pode editar os custos dos clientes e projetos no sistema.

6. Quem pode visualizar os custos

Não são todos que conseguem visualizar os custos, garantindo assim a segurança dessas informações. Veja abaixo quais são as permissões de cada tipo de usuário: 

7. Relatório de custos

Para ver quanto cada projeto está custando a sua empresa, clique em Empresa > Relatórios > Custos. 

Os relatórios são gerados automaticamente, facilitando a visualização rápida dos resultados, custos e entregas. Você só precisa escolher o cliente que deseja e o projeto (ou todos os projetos), grupos e subgrupos (se tiver), a equipe e os usuários (ou apenas um). Por fim, escolha o período que o relatório deve abranger. 

Você conseguirá visualizar as horas orçadas, as trabalhadas, a porcentagem realizada e se ultrapassou ou não. Também consegue ver o custo orçado, o custo real no período, porcentagem realizada e se ultrapassou ou não.

Veja abaixo o exemplo de relatório com dados fictícios:
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Analisando quanto realmente cada projeto custou no total, quem trabalhou nele e quanto tempo e valor foi investido por usuário, conseguimos saber se os projetos são rentáveis, comparar os custos estimados e orçamento de clientes, saber se devemos aumentar os valores cobrados, por exemplo.
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Veja, na imagem acima, o usuário James Silva, projeto Campanha Doe um Livro. James trabalhou em duas tarefas. Na tarefa "40 - Pesquisar imagens", James levou uma hora e custou R$1.000,00. Talvez teria sido melhor ter atribuído essa tarefa simples para outro usuário, alguém cujo valor por hora fosse menor.

O relatório pode ser salvo em PDF, impresso ou enviado via e-mail para cliente para mostrar se o projeto está tomando mais (ou menos) horas do que as contratadas originalmente.

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.