Não é novidade que as empresas estão cada vez mais se adaptando às necessidades de um mundo em que a presença física já não é mais garantia de produtividade, entrega e colaboração entre as pessoas.
Apesar dos benefícios já comprovados para a empresa, como redução de custo e possibilidade de contratar profissionais de qualquer lugar do globo, ainda existem desafios complexos para gestores de equipes remotas. Alguns deles:
Isolamento
Falta de estrutura e recursos
Falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Estagnação profissional
Com o Runrun.it, é possível resolver todos esses desafios, como você pode ver abaixo.
Isolamento
O Runrun.it tem várias funcionalidades para incluir o profissional nos projetos. É possível comentar nas tarefas, no Mural e, em um quadro, é possível entender como a sua tarefa faz parte do resultado final, para o bem e para o mal.
Falta de estrutura e recursos
Muitos profissionais que trabalham remotamente reclamam da falta de acesso a informações importantes sobre os projetos em que estão envolvidos. Com o Runrun.it, é possível registrar o histórico das decisões e manter todos da equipe na mesma página.
Falta de equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Quando alguém trabalha de casa, é comum ficar produzindo além das 8h contratuais. Com o Runrun.it, você tem o registro do tempo investido por cada pessoa em cada tarefa, e tem a visão diária disso. A partir dessas informações, pode conversar com quem esteja passando dos limites (ou com quem esteja “matando” tempo).
Estagnação profissional
Estar fisicamente longe da empresa não significa falta de reconhecimento ou promoção. Ao usar o Runrun.it, um bom gestor tem dados e ferramentas para reconhecer os exemplos e dar suporte aos que precisam de ajuda.
Além disso, é interessante que você defina algumas regras como o horário da jornada, assim como dos rituais, que serão fundamentais para manter a equipe alinhada trabalhado à distância.
Para configurar a jornada de um usuário acesse Administrar > Usuários:
Para acompanhar o trabalho que está sendo desenvolvido existem três rituais que você pode adotar:
- Check-in e check-out: através do canal de comunicação escolhido por você e sua equipe, assim que iniciar ou encerrar o expediente, mande um aviso. Assim, se qualquer colaborador precisar entrar em contato com você, não vai haver dúvida se você está ou não disponível.
- Daily: inspirada na reuniões dos métodos ágeis, essa reunião diária deve ser realizada em no máximo meia hora e o objetivo é que os participantes da reuniões compartilhem o que fizeram no dia anterior, o que pretendem fazer no dia atual e se existe algum bloqueio ou se precisam de ajuda de alguém para concluir uma entrega.
- Weekly: se o objetivo de uma daily é ser sucinto, a weekly pode ser uma reunião mais longa, para discutir próximos passos, apresentar resultados (aqui você pode usar o nosso Dashboard, para apresentar os dados de forma visual), ou até mesmo fazer um brainstorm e planejar os passos para a próxima semana.
Para não esquecer o horário de nenhuma reunião você pode agendar uma tarefa com todo os integrantes. Assim, um pouco antes da reunião o Runrun.it notifica você que ela está prestes a começar.
Usando o Runrun.it para gerenciar equipes remotas:
Crie um Quadro com todos da equipe. O Quadro será, para você e sua equipe, a fonte da verdade, ou seja, o local para onde todos olharão para saber como está o andamento dos projetos.
2. Cada coluna deve traduzir uma etapa do seu processo.
3. A primeira coluna pode ser de Backlog, para as pessoas se alocarem nas tarefas. Você deve priorizar os cards para as pessoas pegarem sempre as tarefas do topo:
4. Crie uma tarefa de reunião com agendamento diário e aloque para todos da equipe. Use ferramentas de reunião online para a realização das mesmas:
5. Junto à equipe, analise se há gargalos no processo. Ou seja, se alguma coluna está com um tempo de entrega muito superior, ou desproporcional, às demais:
6. Os comentários das tarefas são essenciais para registrar as discussões e o que foi decidido, sobretudo para garantir que todos, mesmo que distantes fisicamente, tenham acesso ao histórico das atividades:
7. Incentive que as pessoas deem o Play na tarefa, para que você consiga ter acesso ao timesheet automático da ferramenta:
8. Compare o tempo que cada pessoa investe em cada tipo de tarefa com o tempo médio indicado pelo sistema:
9. No Dashboard, crie uma métrica de acompanhamento das horas registradas pela equipe. As pessoas que não registrarem perto de 90% da jornada podem estar com algum problema de foco:
10. No Dashboard, crie uma métrica de acompanhamento das tarefas atrasadas por projeto ou cliente:
11. Com base em todas as informações do sistema, e da qualidade das entregas, realize feedbacks frequentes com a equipe.
12. Reconheça publicamente as pessoas que fizeram um bom trabalho.
13. Crie uma tarefa só para brainstorms, para as pessoas deixarem suas ideias para novos projetos. A cada período, e junto da equipe, escolha uma ideia para ser colocada em prática.
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