Nesse artigo você vai aprender sobre:

1. Gantt

1.1 Filtros no Gantt

2. Capacidade

O gráfico de Gantt é uma ferramenta tradicional e conhecida por muitos gestores, porque ela é uma forma simples e visual de estruturar o cronograma de um projeto.

No Runrun.it, além de visualizar seus projetos no formato de Kanban, também é possível optar pela visualização em formato Gantt, tudo isso de forma interativa e digital.

Além disso, através da união do Gantt com a Capacidade você vai conseguir gerenciar a fila da sua equipe de forma equilibrada, evitando conflitos e construindo o seu planejamento de forma consciente.

Isso porque, como você vai poder conferir neste artigo, as alterações no seu gráfico de Gantt vão impactar diretamente na capacidade do(s) time(s).

1. Gantt

Para acessar o gráfico de Gantt clique na aba Quadros e em seguida selecione o modo de visualização Gantt.

Em seguida, selecione a forma de agrupamento. Ou seja, de que forma você quer organizar as tarefas do seu Gantt. São 5 opções disponíveis: Sem agrupamento, Cliente, Projeto, Etapa ou Alocado.

Também é possível escolher se você deseja ver apenas as tarefas abertas.

Como podemos acompanhar na imagem abaixo, em um Gantt agrupado por Projeto e mostrando apenas as tarefas abertas, na primeira coluna temos o título das tarefas, os usuários alocados, a data de início e a de entrega desejada.

Para tornar a sua navegação mais fluida, você pode escolher quais colunas são mais importantes ter à vista. Para isso, você pode clicar no ícone 👁 (Esconder/Exibir Colunas), disponível ao lado dos nomes das Colunas. Ao selecionar a opção, uma aba com todas as opções de informações será exibida, assim você pode escolher quais deseja esconder e exibir.

Caso uma tarefa não possua data de início desejada ou data de entrega desejada, ela não aparecerá no gráfico. Assim, para adicionar uma data de início ou de entrega, clique no ícone de calendário.

Se quiser adicionar uma tarefa ao Gantt, clique no ícone de “+”. Observe como no gif abaixo:

Para ver uma tarefa no Gantt, clique no ícone de seta. Se, por exemplo, uma tarefa estiver com uma data de início desejado mais a frente, você pode usar recurso para visualizá-la com mais facilidade.

Para minimizar ou expandir um determinado projeto no Gantt, clique no ícone de seta, ao lado do projeto.

Ou, clique na linha do título para abrir e fechar.

Ao lado, você terá, de fato, o gráfico editável de Gantt. Conforme mencionamos acima, as tarefas com data de início e/ou de entrega podem ser adicionadas ao gráfico.

Você pode filtrar o gráfico por três períodos: Semana, Mês ou Ano.

De acordo com a seleção escolhida, você visualizará as barras de esforço de cada tarefa. Para alterar a posição de uma tarefa, você pode arrastar as barras para direita ou para a esquerda, de acordo com o seu planejamento.

Como você pode acompanhar na imagem acima, ao arrastar as barras você consegue atualizar o seu cronograma de acordo com as mudanças que surgirem, de forma a obter uma melhor previsão da entrega de seus projetos.

Se quiser alterar o esforço de uma tarefa, é só clicar no número indicado.

Você também pode criar novas tarefas diretamente no Gantt. É só clicar em adicionar tarefa+, escrever o título e clicar enter. A tarefa criada aparecerá no seu Gantt com a data de hoje e você poderá realocá-la, de acordo com o seu planejamento e a gestão de pauta.

Você também pode criar e visualizar regras de pré-requisitos entre tarefas, traçando uma linha entre duas tarefas. Essa linha indica de maneira simples que a tarefa de origem é pré-requisito da tarefa destino, conforme na imagem abaixo. Ou seja: para que a segunda tarefa seja iniciada é necessário que a primeira tarefa seja concluída, uma depende da outra.

1.1) Filtros no Gantt

Assim como no Quadros, você pode aplicar filtros no Gantt, para conseguir selecionar melhor as informações relevantes para o seu planejamento.

Atenção: se você estiver utilizando um filtro na visualização do Quadros e alterar a visualização para o Gantt, as opções de filtro selecionadas vão permanecer.

Você também pode visualizar o seu gráfico de Gantt no modo tela cheia, é só clicar nesse ícone:

2) Capacidade

Através desse recurso, é possível realizar a gestão da capacidade da equipe para organizar a pauta, melhorando a gestão do tempo para evitar que, por exemplo, 1 membro da sua equipe esteja recebendo mais tarefas - e por consequência esteja mais sobrecarregado - do que outros.

A visualização da Capacidade no Gantt é opcional. Para habilitá-la, basta selecionar essa opção.

Como você pode acompanhar na imagem abaixo, a Capacidade aparece na parte superior do Gantt.

Na primeira coluna você encontra: Usuário, Horas semanais, Cargo e Filtro por Equipe.

Na opção Filtro por Equipe, você poderá selecionar se deseja visualizar todas as equipes ou uma específica.

Atenção: as Horas semanais são definidas de acordo com a Jornada de cada usuário. Para alterar a jornada de algum usuário, os administradores da conta, podem clicar no número indicado na coluna Horas semanais e realizar as alterações.

A capacidade de cada usuário é sinalizada por cores.

Em azul, você acompanha as horas já ocupadas com tarefas.

Em verde, as horas disponíveis.

Em vermelho, fica sinalizado que as tarefas alocadas para aquele usuário estão ultrapassando a jornada dele.

Dessa forma, ao alterar o Gantt, a Capacidade altera também. Portanto, a capacidade no Runrun.it leva em consideração a data de início e/ou data de entrega, a jornada e o esforço estimado da tarefa.

Assim, se um usuário está com as barrinhas vermelhas, significa que a soma dos esforços das tarefas nas quais ele está alocado estão ultrapassando a sua jornada e é pouco provável que ele consiga finalizar todas as entregas.

Para evitar atrasos no projeto, então, você pode editar o seu gráfico de Gantt e a Capacidade vai alterar automaticamente.

Atenção: tarefas sem data de início desejado e/ou data de entrega desejada não farão parte do cálculo da Capacidade.

Para identificar as tarefas de um colaborador, basta clicar sobre o ícone que mostra a disponibilidade da equipe no dia. Logo, abrirá uma aba com essas informações. Assim fica fácil para você visualizar o que tem na fila de cada colaborador e como alocar melhor o tempo do time.

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