Aprenderás lo siguiente en este artículo:

1. Descubre cómo las subtareas pueden simplificar tus flujos de trabajo

2. Cómo crear subtareas en Runrun.it

3. Subtareas y listas de verificación: Cuándo usar una o la otra

4. Ver las subtareas en tu tablero

4.1 Filtros

4.2 Me> My tasks (Yo> Mis tareas)

5. Reportes

5.1 Reportes de Costo

5.2 Reportes que diferencian entre subtareas y tareas

5.3 Reportes que no diferencian entre subtareas y tareas

6. Tablero

6.1 Las métricas del tablero que diferencian entre subtareas y tareas

6.2 Las métricas del tablero que no diferencian entre subtareas y tareas

7. Diferenciando entre subtareas y tareas en tareas, y estadísticas en la pantalla 7.1 de la compañía >

7.2 Proyectos > Tareas

1. Descubre porqué las subtareas pueden agilizar tus flujos de trabajo

Las subtareas son un recurso poderoso para dividir tareas en partes específicas, delegando asignaciones de forma individual sin causar confusión y perder la conexión con la tarea principal.

Por ejemplo, si no hay flujo de trabajo para tu equipo en la función de planeación y producción para Instagram, esta será tu “tarea principal”, la cual en la práctica te guía en cómo implementas y agrupas tus subtareas. El siguiente paso sería crear subtareas, establecer quién obtiene 1) planeación de agenda; 2) producción textual; 3) artes gráficas; y 4) manejo de publicación.

Además de hacer fácil visualizar la complejidad general de una tarea, esta subdivisión te ayudará a generar reportes acerca del tiempo y costos que cada paso específico genere, no el flujo de trabajo en general. Averigua más acerca de este tema en el tema 5 de este artículo.

2. Cómo crear tareas en Runrun.it

Para crear una subtarea, accede a la tarea que será la tarea principal, ejemplo: la principal. Luego, haz clic en el tabulador de Subtareas.

Como se muestra en la imagen abajo, cuando haces clic en el tabulador de Subtareas, ¡aparecerá un campo donde puedes crear 40 subtareas!

Para hacer eso, simplemente asigna un nombre y presiona el botón de enter. En este punto, no necesitas introducir ningún dato en la subtarea, además de un título, pero como puedes ver del icono abajo, puedes: 1) asignar usuarios; 2) establecer un comienzo deseado o fechas de entrega; 3) hacer clic en reproducir o pausa y 4) entregar parte de la tarea. Este proceso sigue los mismos pasos de las tareas “normales” que has visto antes.

También puedes clasificar subtareas: Solo haz clic en la esquina derecha de la subtarea y arrastrala a la posición deseada. Este comando, sin embargo, no cambia las prioridades de la tarea. Solo las reordena dentro de la tarea principal.

Puedes ver los detalles de las subtareas de las tareas al hacer clic en los tres puntos en la esquina al lado derecho de la subtarea. Este comando también te dará las opciones de clonar, eliminar o entregar la tarea.

Tal como puedes ver en la imagen abajo, la vista “taskshow” de la subtarea es la misma que has visto antes. Puedes asignar subtareas, anexos, descripciones, listas de verificación y otra información para ejecutar la subtarea.

3. Subtareas y checklist: Cuándo usar una o la otra

Cuando decidas en qué momento usar una subtarea o una checklist, es importante entender que la subtarea satisface la función de crear un flujo de trabajo claramente definible dentro de una “tarea principal”. Esto permite a los usuarios alcanzar metas que están subordinadas a una tarea más grande sin crear confusión.

Una checklist es una lista de paso por paso y cronológica de los pasos necesarios para ejecutar una actividad específica. Por ejemplo: Cuando tengas una tarea que requiera la planeación y producción de publicaciones para redes sociales, la persona responsable de planear los temas relevantes puede tener un flujo de trabajo que incluya decidir cuáles asuntos son temas de tendencia, evaluar las publicaciones que generaron mayor involucramiento en el periodo anterior y otros deberes que caigan bajo la meta general: desarrollo de tema. En este sentido, la lista de verificación proporciona un nivel incrementado de objetividad a la tarea, previniendo que pase desapercibida.

4. Ver las subtareas en los tableros

Sin importar el modo elegido de vista para las siguientes tareas, el diseño de actividad denota él mismo el señalamiento de las subtareas de una forma de icono de flecha que apunta hacia abajo, tal como se señala en la imagen abajo.

La tarea principal se despliega en la parte superior de cada subtarea para ayudar a que te mantengas organizado.

Además de estos, Runrun.it tiene otras características que han sido expresamente diseñadas para mejorar el manejo de subtareas. Sigue leyendo para aprender más.

4.1 Filtros

Para hacer el manejo de tareas más objetivo, Runrun.it tiene una función de filtros para subtareas, disponible en el lado derecho de la pantalla. Al usarlo, puedes seleccionar si quieres:

  • Ocultar todo – todas las subtareas estarán ocultas, lo que significa que el tablero solo exhibirá las tareas principales;

  • Muestrar todo - Todas las subtareas y tareas principales serán exhibidas, en formato de tarjeta, en tu tablero;

  • Mostrar sólo las subtareas - Esto ocultará las tareas principales, exhibiendo solamente las subtareas.

4.2 Me > My tasks Yo > Mis tareas

Puedes ver todas las tareas que has asignado y las subtareas en tu pantalla personal (Yo). Una vez más, el mismo icono de flecha apuntando hacia abajo te permite saber cuál es cuál.

4.3 Suma de tiempo trabajado en subtareas

Para facilitar su gestión, es posible ver el esfuerzo total en horas invertidas de todos los asignados en la pestaña de subtareas de cada tarea principal, facilitando la comprensión de lo que ya se ha realizado. Esta información está disponible encima de las subtareas de la derecha.

5. Reportes

Aprende cómo ver las subtareas en los reportes generados por Runrun.it.

5.1. Reporte de costo

Las subtareas serán exhibidas en el reporte, indicado por el icono de flecha apuntando hacia abajo.

5.2 Los reportes que se diferencian entre subtareas y tareas

Cuando generas reportes que incluyen subtareas, el sistema separa los datos en dos columnas: El ID de la tarea principal y el título de la tarea principal. Este es el caso de Reporte de Estado General, hoja de horas por cliente y tiempo por etapa.

5.3 Los reportes que no se diferencian entre subtareas y tareas

Algunos reportes no distinguen entre subtareas y tareas puesto que los formatos de tareas no impactan los datos en el archivo. Estos reportes incluyen: Gantt (ejemplo abajo), presupuestado y efectivo, horas por proyecto, esfuerzo por tipo de tarea, asignación de personal, horas disponibles y horas registradas.

6. Tableros

Da un vistazo a cómo puedes ver subtareas dentro de tu tablero de Runrun.it.

6.1 Métricas del tablero que diferencian subtareas y tareas

La métrica de la tarea es la única que te pide seleccionar entre tareas, subtareas o ambas para generar los datos.

6.2 Métricas del tablero que no diferencian entre subtareas y tareas

Las métricas restantes no distinguen entre subtareas y tareas, puesto que los datos no son impactados por el modelo de tarea. Estas métricas incluyen: métricas del proyecto, lista rápida del proyecto, lista de horas registradas por los usuarios, gráfico de horas registrado por el cliente, gráfico de horas registradas para el proyecto y gráfico de horas registradas por tipo de tarea.

7. Diferenciar entre subtareas y tareas en tareas, proyectos y pantallas de estadísticas

Con la función de subtarea, las tareas de Runrun.it y pantallas de proyectos han ganado dos nuevas columnas: ID de la tarea principal y nombre de la tarea principal. Nuevamente, las subtareas también se denotan claramente con la flecha que apunta hacia abajo para una mejor identificación. En cuanto a cualquier columna, pueden ser ocultadas. Finalmente, puedes ver la interacción entre las varias tareas y las subtareas bajo estadísticas.

7.1 Compañía> Tareas

7.2 Pantalla del proyecto> Tareas

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