Ve lo que aprenderás en este artículo:
1. ¿Qué son los formularios Runrun.it y para qué sirven?
2. ¿Cómo crear formularios?
2.1 ¿Cómo funcionan los selectores?
2.1.1 Favoritos
2.1.2. Permiso a los usuarios
3. Paso a paso para crear tus formularios
3.1 Encabezado
3.2 Panel de preguntas
3.3 Página de formulario
3.3.1 Cambiar el orden de las preguntas
3.3.2 Eliminar pregunta
3.3.3 Ocultar/Mostrar descripción de la pregunta
3.3.4 Establecer requisito de pregunta
4. Panel de configuración y personalización
4.1 Personalización
5. Vista de formulario mediante enlace
1. ¿Qué son los formularios Runrun.it y para qué sirven?
Los formularios Runrun.it fueron creados a partir de la necesidad de nuestros clientes de delegar tareas a los equipos con información completa y específica para el seguimiento de la ejecución de las demandas, las cuales fueron enviadas por sus clientes y socios a través de diversos canales de comunicación.
En este sentido, hemos desarrollado la función de formularios, accesible a los usuarios registrados con su cuenta y poder ser compartidos por medio de enlace a personas no conectadas a su cuenta de Runrun.it - no consumen licencias - quienes pueden completar la información para generar tareas ya estructuradas. ¡para que tu equipo se ponga a trabajar!
Este modelo de comunicación ahorra tiempo en la recopilación y organización de la información, evita la creación de tareas genéricas que pueden escapar a la propuesta original y terminar haciendo trabajo duplicado en alguna tarea.
¿Te gustó la noticia? Por lo tanto, consulta la guía, paso a paso, sobre esta nueva funcionalidad.
2. ¿Cómo crear formularios?
A la derecha de tu pantalla Runrun.it, bajo Nueva tarea, hay una flecha en el costado que te dirige a crear, editar y completar formularios. Al hacer clic en la flecha, aparecerá un selector con la opción Crear formulario.
Cuando tu empresa ya tiene formularios creados, puedes acceder a ellos desde el mismo menú selector y editarlos.
2.1 ¿Cómo funcionan los selectores?
2.1.1 Favoritos
Para que los formularios más importantes sean más fáciles de ver, puedes asignarles el estado de favoritos haciendo clic en el icono de estrella junto al nombre en el selector. Por lo tanto, estos formularios siempre aparecerán primero.
2.1.2 Permiso de los usuarios
Si eres un usuario registrado como Administrador o Gerente en la cuenta de Runrun.it, verás los formularios creados por ti (tanto inactivos como activos) y a los que tienes acceso de respuesta (inactivos y activos).
Por otro lado, si eres un usuario con acceso de Líder y Usuario, también puedes ver los formularios que has creado (tanto inactivos como activos) y formularios activos que tienen acceso de respuesta. Si necesitas acceder a un formulario inactivo, deberás pedirle al creador del formulario o al Administrador/Gerente de la cuenta que lo active.
Sin embargo, los administradores y los usuarios del gerente pueden cambiar los permisos de la cuenta, limitando la creación de formularios a Administrador y Gerente. Para hacer esto, haz clic en Ajutes, en la esquina superior derecha de la pantalla representada por el ícono de ajustes, luego Ajutes y desplázate hacia abajo hasta la opción Formularios.
Se da un segundo nivel de permiso en el momento de crear el formulario, con la asignación de usuarios que abren tareas desde el formulario, es decir, que tienen permiso para ver y completar el formulario, con el fin de crear nuevas tareas. Verás mejor esta funcionalidad en los siguientes temas.
3. Guía paso a paso para crear tus formularios
Para crear un formulario nuevo, haz clic en Crear formulario, como se muestra en el tema anterior.
Por lo tanto, serás dirigido al paso de creación del formulario, estructurado por 4 partes principales:
Membrete;
Panel de preguntas;
Página de formulario;
Panel de configuración y personalización.
¡Ahora, conozcamos cada una de las características!
3.1 Encabezado
1. "Actualizado hace" - En este espacio, puedes verificar por cuánto tiempo fue ejecutada la última actualización. Recuerda que el formulario guarda automáticamente cualquier cambio que hagas.
2. “Inactivo/Activo” - Un formulario solo aparece disponible para respuestas, si está activado.
3. "Compartir" - Al hacer clic en el botón, se accede a una ventana para compartir que genera un enlace para que las personas ajenas a tu cuenta de Runrun.it completen el formulario. En el menú emergente existirá la posibilidad de:
Recopilación de correo electrónico de personas externas - Al hacer esto, la persona necesariamente deberá ingresar su correo electrónico para continuar completando el formulario, por lo tanto, el correo electrónico se definirá como el creador de la tarea;
Si eliges recopilar correos electrónicos de personas externas, tienes la opción de habilitar si el encuestado recibirá una copia de las respuestas completadas (como si fuera una prueba de envío).
Si el formulario no está activo, la persona que recibe el enlace, se dirige a una pantalla como la que se muestra a continuación y no puede continuar con el llenado del formulario.
4. "Ver formulario" - Al hacer clic en el icono de vista previa, puedes comprobar cómo se verá tu formulario al completarlo.
5. “Más opciones” - Al hacer clic en el penúltimo icono del encabezado, accederás a la opción de Eliminar el formulario.
6. “Cerrar” - Al hacer clic en la X, el formulario se cerrará. El formulario guarda automáticamente los cambios realizados, por lo que cuando lo cierres no cancelará los cambios.
3.2 Panel de preguntas
En este panel, das forma a tu formulario al incluir las preguntas y cómo deseas que las personas las respondan, en formato de texto o de opción múltiple, por ejemplo.
De forma predeterminada, la mayor parte de la información se incluye en la descripción de la tarea. Y existe la opción para que elijas algunas respuestas como: Título de la tarea representada por la pregunta Texto corto y Fecha y hora que se puede asociar con la fecha de entrega deseada.
Ahora, entendamos mejor cada una de las opciones.
Texto corto - Opción para dejar el campo de llenado del título de la tarea para el encuestado;
Texto largo - Haz una pregunta y deja este espacio para que el encuestado desarrolle su pregunta en profundidad;
Selección múltiple - Haz una pregunta e incluye tantas respuestas como sea necesario para que el encuestado seleccione tantas como desee;
Selección individual - Haz una pregunta e incluye tantas respuestas como sea necesario para que el encuestado seleccione una;
Lista de opciones - Haz una pregunta e incluye tantas posibilidades como sea necesario en un formato de lista para que el encuestado seleccione una;
Carga de archivos adjuntos - Inserta archivos;
Fecha y hora - Establece una fecha límite para entregar la tarea.
3.3 Página de formulario
La parte central de la pantalla de creación y edición es la página del formulario en la que ingresas y organiza las preguntas deseadas. Puedes incluir tantas preguntas como desees en el orden que te resulte más conveniente. Y para incluir un tipo de pregunta, simplemente haz clic en el icono + de la opción deseada o arrástralo a la posición deseada del formulario.
En la parte superior de cada pregunta, se enumera el tipo de pregunta seleccionado. Si deseas cambiar el formato de la pregunta, deberás eliminar la actual y seleccionar el nuevo formato.
3.3.1 Cambiar el orden de las preguntas
Para cambiar el orden de una pregunta, simplemente arrástrala a otra posición.
3.3.2 Eliminar pregunta
Ahora, si deseas eliminar la pregunta, coloca el icono de la papelera en el lado derecho de cada pregunta.
3.3.3 Descripción de la pregunta
Si es necesario, puedes asignar una descripción a la pregunta para que tenga más contexto y la respuesta sea más asertiva. Si no ingresas nada en el campo respectivo, esta área no será visible para el encuestado.
3.3.4 Establecer requisito de pregunta
Ninguna de tus preguntas tiene que ser obligatoria. Puedes cambiar qué tan obligatorias son las preguntas en el selector disponible en la esquina izquierda de cada pregunta.
4. Panel de configuración y personalización
En el panel del lado derecho de la pantalla, encontrará las configuraciones esenciales que deben establecerse para que tu formulario funcione de manera óptima. Echa un vistazo a cada una de ellas a continuación.
Tableros - Al definir un tablero, todas las tareas creadas a partir de las respuestas del formulario entrarán en el primer paso del tablero seleccionado. Esta es una configuración obligatoria para que se active tu formulario.
Tipo de tarea - Un tipo de tarea predeterminado se establece automáticamente cuando abres el generador de formularios, pero puedes cambiarlo a la opción que mejor se adapte a tu flujo de trabajo.
Proyecto - La definición del proyecto es opcional, es decir, tu formulario se puede activar incluso sin un proyecto.
Abrir tareas por formulario - Esta opción define quiénes son los usuarios o equipos que pueden contestar este formulario y, en consecuencia, crear tareas a partir de esta acción.
4.1 Personalización
Para que tu formulario se adapte a la identidad de tu empresa o sea más divertido, puedes personalizarlo al incluir una imagen en la parte superior de la estructura de los formularios y personalizar los colores de fondo. Esta personalización es visible tanto para los usuarios registrados en tu cuenta de Runrun.it como para aquellos que accederán al formulario a través de un enlace.
5. Ver formulario a través del enlace
Cuando termines de organizar las preguntas y envíes el enlace de acceso a las personas, tu formulario se verá de la siguiente manera:
Una vez enviadas las respuestas, se creará una tarea que informará las respuestas seleccionadas. Todas las preguntas hechas en este ejemplo se fueron al tablero Descripción, como puedes ver en la imagen a continuación, pero si hubiera preguntas en el texto corto o plantilla de fecha y hora, la información del título y la entrega deseada se completarían al crear la tarea.
¿Aún tienes preguntas? Contáctate con nosotros en help@runrun.it o envía un mensaje por chat.