Nesse artigo você vai aprender sobre:

1. Para que serve a automação na etapa

2. Como usar a automação

2.1 Criar

2.2 Editar

2.3 Excluir

3. Visualizar automação

3.1 Na etapa

3.2 Na tarefa

4. Quem pode gerenciar as automações

5. Restrições da automação

Na correria do dia a dia, é possível criar uma nova tarefa e esquecer de incluir algum membro da equipe, não é mesmo?

Para evitar este tipo de problema, faça uma automação de alocação, e defina quais pessoas devem ser envolvidas sempre que uma nova tarefa entrar na etapa. Assim, seu fluxo de trabalho ganha mais agilidade, e você garante o direcionamento automático de todas as demandas!

Vamos descrever a seguir como é possível criar, editar ou excluir uma automação para alocação de usuários nas etapas, em qual campo verificar se está tudo ok, e também explicar quem pode ter autorização e quais as restrições para efetuar a automação.

Entre no Quadros e coloque no modo Kanban para visualizar as divisões por etapas. Ao lado de cada nome da etapa você encontrará um ícone com três pontinhos. Clique neste item e selecione a opção Gerenciar automações, com a figura de um robô.

Após o registro da primeira automação na etapa, você poderá usar este caminho para visualizar, editar ou excluir as automações da etapa.

Após clicar em Gerenciar automações, uma janela mostrará se a etapa já possui ou não uma automação cadastrada. Na parte de cima aparecerá o nome da etapa que você está automatizando (neste exemplo, o nome da etapa é Novas Solicitações). Para fazer o cadastro, clique em Nova automação.

Em seguida uma tela com as seguintes informações aparecerá:

Gerenciar automações: mostra o nome da etapa que você está automatizando (na imagem acima, estamos automatizando a etapa chamada Novas Solicitações).

Quando: indica quando ocorrerá a automação. Ainda no exemplo acima, a automação ocorrerá sempre que uma nova tarefa entrar na etapa Novas Solicitações.

Ação: mostra o que deve acontecer na automação. Neste campo você consegue escolher o que deseja fazer, no caso, alocar usuários quando novas tarefas entrarem na etapa.

Assim, neste último campo é possível selecionar as pessoas que receberão as novas tarefas de forma automática: clique no item Selecione. Digite o nome ou busque na lista todos os membros da equipe que devem ser envolvidos nesta etapa.

Depois de incluir os nomes que deseja, clique em Salvar. Prontinho: a mensagem Automação criada com sucesso vai aparecer no canto inferior da janela, e as próximas tarefas já serão atribuídas para os usuários selecionados. Importante: as tarefas cadastradas anteriormente não serão impactadas pela automação.

Confira um exemplo de automação:

Ao final do registro, a automação aparecerá da seguinte forma e com alguns ícones:

Saiba qual a função de cada um:

1. Ativar/desativar: o ícone em azul indica que a automação está ativa. Caso queira dar uma pausa e suspender a automação, mova este botão para a esquerda, assim ele ficará desativado e na cor cinza. Você poderá reativar a automação ajustando o botão para a direita, e não precisará incluir todos os envolvidos novamente.

2. Editar: ao clicar neste botão você voltará para a tela com os parâmetros, e poderá incluir e excluir usuários alocados na automação da etapa.

3. Excluir automação: caso queira é possível deletar a automação, mas atenção: esta ação não poderá ser desfeita.

Precisando incluir ou excluir pessoas da automação já realizada? Sem problemas! Encontre no Kanban a etapa que você deseja editar, clique nos três pontinhos ao lado do nome e selecione a opção Gerenciar automações. Em seguida, clique no ícone Editar para alocar ou retirar pessoas da automação.

Para excluir de forma permanente uma automação, vá até os três pontinhos, ao lado do nome da etapa, e selecione a opção Gerenciar automações. Em seguida, clique no ícone em forma de lixeira e no botão Apagar. Importante: esta ação não poderá ser desfeita.

Você pode visualizar a automação na etapa ou na tarefa. Confira a seguir:

Quando você estiver na dúvida sobre a automação da etapa e quiser conferir quais usuários estão alocados, basta fazer o caminho que já mencionamos:

Passo 1: clique nos três pontinhos ao lado do nome da etapa;

Passo 2: selecione Gerenciar automações;

Passo 3: clique no ícone Editar e visualize os usuários que estão alocados. Inclua e exclua participantes quando for necessário, e clique em Salvar para atualizar a automação.

A automação também é informada na aba Comentários de cada tarefa:

O histórico com cada alteração ou erro na automação poderá ser visualizado no campo Comentários, clicando na figura do robô para Mostrar comentários do sistema ou Ocultar comentários do sistema.

Ao mover uma tarefa de uma etapa A para uma etapa B, por exemplo, a automação da nova etapa será aplicada, mas os usuários da etapa A permanecem alocados nas tarefas, e os novos envolvidos na etapa B recebem a tarefa.

Somente usuários com perfil Gestor ou Administrador podem criar, editar ou excluir automações.

Caso você tenha incluído alguma restrição nos itens abaixo, a automação de alocação na etapa respeitará estes parâmetros e impedirá que pessoas não autorizadas sejam alocadas, e, consequentemente, não receberão as tarefas de forma automática. Saiba como identificar e o que fazer para ajustar:

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