A importação de tarefas permite criar várias tarefas de uma vez em um quadro, a partir de uma planilha preenchida fora do Runrun.it. Em vez de cadastrar cada tarefa manualmente, você baixa o template já configurado para o quadro, preenche as linhas com os dados de cada tarefa e faz o upload do arquivo.
Como acessar a importação de tarefas
No Quadro, o botão Importar tarefas fica disponível na barra de navegação, você pode acessá-lo a partir de qualquer visualização do quadro (Lista, Kanban, Gantt, Calendário, etc.).
Ao clicar em Importar tarefas, você verá a tela de instruções de importação, com o passo a passo e o link para baixar o template do Quadro.
Quem pode importar tarefas
Qualquer usuário que possa criar tarefas no quadro pode fazer a importação. E o usuário que executou a importação é registrado como criador das tarefas importadas.
O template de importação
O template é gerado especificamente para o quadro em que você está, com os campos padrão aceitos pela importação e os campos customizados ativos naquele quadro. Ele tem três abas:
Instruções: nome do campo, descrição, obrigatoriedade, formato aceito, regras e exemplos.
Importar tarefas: tabela vazia, é essa que você preenche e envia.
Exemplos: a mesma tabela preenchida com exemplos de formatos válidos, para referência.
Como a importação já é feita a partir de um quadro específico, o template não tem uma coluna para o nome do quadro.
Aviso: Os nomes dos cabeçalhos do template não podem ser alterados. Se um cabeçalho for modificado, o sistema não reconhece a coluna e trata os dados dela como não preenchidos.
Campos do template
Cada linha da aba Importar tarefas representa uma tarefa. Os campos disponíveis são:
Título da tarefa
E-mail do alocado
Tipo de tarefa
Início desejado
Entrega desejada
Etapa
Descrição
Cliente
Projeto
Grupo
Subgrupo
ID da tarefa principal
E-mail do seguidor
Tags
Campos customizados ativos do quadro
Título da tarefa é o único campo obrigatório. Título, tipo de tarefa e etapa aceitam até 255 caracteres.
Quando tipo de tarefa não é preenchido, a tarefa é associada ao tipo padrão da conta;
Quando etapa não é preenchida, a tarefa é criada na primeira etapa aberta do quadro.
Todos os tipos de campo customizado são suportados na importação, exceto o tipo documento. No entanto, diferente de cliente, projeto e etapa, os campos customizados não são criados automaticamente durante a importação, eles precisam já existir no quadro antes de importar as tarefas.
Alocado, seguidor e etapa
Alocado e seguidor são identificados pelo e-mail, não pelo nome do usuário. O e-mail funciona como identificador único da pessoa. É possível informar mais de um e-mail no mesmo campo, separados por vírgula, para alocar ou adicionar múltiplos seguidores a uma mesma tarefa.
A etapa é identificada pelo nome. Se a etapa informada não existir no quadro, a importação cria uma nova etapa aberta com esse nome.
Para importar uma tarefa já como fechada, a etapa fechada correspondente precisa existir previamente no quadro. Se houver uma etapa aberta e uma fechada com o mesmo nome, a importação usa a etapa aberta.
Cliente, projeto, grupo e subgrupo
Cliente é obrigatório quando o campo Projeto é preenchido. Se o projeto for informado sem cliente, a linha retorna erro.
Se o campo Projeto não for preenchido, a tarefa é criada sem projeto.
Se o campo Grupo não for preenchido, é considerado o grupo padrão do cliente.
Se o campo Subgrupo não for preenchido, é considerado o subgrupo padrão do grupo.
Como é a criação de subtarefas vínculadas à tarefas?
A coluna ID da tarefa principal define se a linha cria uma tarefa principal ou uma subtarefa:
Se a coluna estiver vazia, a linha cria uma tarefa principal.
Se a coluna estiver preenchida, o valor precisa corresponder ao ID de uma tarefa já existente, e a nova tarefa é criada como subtarefa dela.
O título não é usado para relacionar tarefas, porque diferentes tarefas podem ter o mesmo título.
Criação automática de informações
Quando um valor do arquivo faz referência a um elemento existente, como cliente, projeto, grupo, subgrupo, tipo de tarefa, tag ou etapa, o sistema tenta reutilizar essa entidade a partir do identificador informado.
Porém, quando o elemento não é encontrado, o sistema tenta criá-lo, respeitando as mesmas permissões que você tem na criação manual de tarefas.
Se você não tiver permissão para criar aquele tipo de elemento, a linha retorna erro. Por isso, revise com atenção os valores preenchidos: um erro de digitação pode criar uma informação nova em vez de reutilizar a existente.
Como o processamento funciona
Depois do upload, cada linha do arquivo é processada de forma independente. Linhas válidas são criadas mesmo quando outras linhas do mesmo arquivo apresentam erro.
Uma linha é interrompida no primeiro erro encontrado nela, não há uma validação completa de todos os campos da linha de uma vez. Por isso, ao corrigir e reenviar uma linha, é possível que um segundo erro apareça depois que o primeiro for resolvido.
O processamento é assíncrono: você não precisa permanecer na tela enquanto a importação acontece.
Relatório de retorno
Ao concluir o processamento, o sistema gera uma planilha de retorno baseada no arquivo enviado, com pelo menos duas colunas adicionais:
ID da tarefa: preenchido nas linhas que foram criadas com sucesso.
Erro: preenchido nas linhas que não geraram tarefa, com o motivo do erro.
Na tela, o sistema mostra quantas tarefas foram importadas com sucesso em relação ao total processado.
O relatório de retorno fica disponível por link na tela, pelo sininho de notificações e por e-mail. O e-mail é enviado tanto em caso de sucesso parcial quanto de sucesso total.
Corrigindo erros e reenviando
Se houver linhas com erro, baixe o relatório de retorno, corrija os problemas nesse próprio arquivo e reenvie.
Use sempre o relatório de retorno para reenviar, e não o arquivo original: o sistema usa os IDs já devolvidos nas linhas criadas para reconhecê-las e evitar recriar a mesma tarefa.
Se você reenviar o arquivo original em vez do relatório de retorno, existe apenas uma proteção parcial contra duplicidade (por correspondência entre quadro, projeto, tipo e título) e essa proteção não é garantida, já que o título não é único e os dados podem mudar entre as tentativas.