Antes de abrir tarefa para sua equipe, você deve registrar no sistema os principais tipos realizados por ela. Ou seja, tarefas cotidianas delegadas aos seus colaboradores. Quanto mais específicas elas forem, melhor será na análise dos dados. Ex: em vez de "reunião", você pode criar "reunião externa", "reunião de área", "reunião de prospecção", e assim por diante.  

Ao criar tarefas, existe um campo obrigatório de Tipo de tarefa. Os tipos de tarefa padrão do sistema são Criação, Desenvolvimento, Orçamento, Pesquisa e Planejamento, mas você pode editá-los ou deletá-los. 

Para uma equipe de conteúdo, por exemplo, os tipos podem ser pesquisa de imagem, briefing, texto para post, texto para social media, texto para ebook, revisão P, revisão M, revisão G, planejamento do mês...

Para criar um tipo de tarefa, você deve clicar em “Administrar” no menu lateral esquerdo e, em seguida, “Tipos de tarefa”.

Você verá uma tabela com todos os tipos de tarefas.  É possível ver:

  • os nomes dos tipos de tarefas
  • as estimativas padrão de esforço 
  • e o tempo que levaram em média no "Historicamente". Ele é atualizado de acordo com as tarefas dos últimos 90 dias. 
  • Na coluna de "Cor" você relaciona o tipo de tarefa a alguma cor de sua escolha. Isso ajudará a identificar mais facilmente alguns tipos em relatórios e na própria lista de tarefas.


Em "Visível" selecione para não permitir a do tipo de tarefa para as equipes.
Na coluna "Ação", edite ou apague os tipos de tarefas.

Para criar um novo tipo de tarefa clique em "Incluir tipo". 

Abrirá uma janela, escolha:

  • o nome, 
  • o esforço (tempo médio estimado, que poderá ser revisado depois pelo responsável assim que receber a tarefa, de acordo com sua complexidade) 
  • e a cor atribuída a esse tipo de tarefa. Clique em "Criar".

Depois, em "Editar", mude a permissão de visualização do tipo de tarefa para um, algumas ou todas as equipes. Isso é importante para você não poluir os tipos que as equipes podem ver ao criar a tarefa. 

Exemplo: a equipe de conteúdo não precisa ter acesso aos tipos de tarefa da equipe de desenvolvimento, e vice-versa - a não ser que elas abram tarefa entre si.

O Tipo de Tarefa é tão importante assim? 

Você deve ter notado que o preenchimento do campo "Tipo de tarefa" é obrigatório assim como o nome, responsável e cliente>projeto. O sistema utiliza o tipo de tarefa para classificá-las, para estimar o histórico de esforço gasto em um determinado tipo, para filtrá-las nas buscas e relatórios.

O tipo de tarefa é relacionado ao esforço estimado. Quando abrimos uma tarefa, em "Historicamente" vemos a média de horas que as pessoas levaram para realizar uma tarefa desse tipo, ou seja, esse tempo é baseado no tempo de execução real de cada tipo de tarefa.

Se sua tarefa é do tipo "Pesquisa", por exemplo, em "Historicamente" você verá a média de tempo que os usuários demoraram em suas tarefas de pesquisa. 

A estimativa de esforço padrão das tarefas é o tempo médio que os usuários podem levar para realizar a tarefa. Essa informação é incluída pelo administrador na hora que cria um novo tipo. E também é o esforço que aparece na tarefa recém criada, antes de alguém estimá-lo.

Sendo assim, ao receber uma nova tarefa, o responsável deve revisar seu esforço de acordo com o tempo que ele acha que vai demorar. Com essa informação, e em função da lista de tarefa da pessoa e sua jornada de trabalho, o sistema calcula quando uma determinada tarefa será entregue.

Os tipos de tarefa também podem ser utilizados como filtros nos relatórios

É importante detalhar o nome do tipo de tarefa para ajudar na hora de analisar os filtros e o esforço. 

Exemplo 1: O tipo de tarefa ajuda nos relatórios. Você pode ver em um relatório de esforço por tipo de tarefa quanto tempo foi gasto pelos usuários. A equipe A da Empresa Y gastou 50% do tempo (esforço) nas tarefas de bugs, 20% nas de pesquisa, 30% nas de desenvolvimento.

Exemplo 2: temos o tipo de tarefa "texto para blog" e "texto para e-book". O usuário poderia apenas ter classificado o tipo de tarefa como "texto" e utilizá-lo para qualquer texto produzido. No entanto, as duas tarefas têm características diferentes, embora ambas sejam produção de texto e, por isso, é aconselhável diferenciar. 

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