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Assuntos abordados neste artigo:

Ao clicar em uma tarefa, esse é o layout que você vai encontrar:

A configuração destes recursos vai ajudar muito na organização das tarefas, e explicaremos cada item para que você possa consultar este artigo sempre que quiser. Vamos lá?

No cabeçalho da tarefa, localizado na parte superior, você encontra os seguintes itens:

Ao clicar nele o cronômetro de tempo é iniciado ou pausado. Ao clicar no play seu avatar fica com o ícone verde, indicando que a tarefa está com o play ativado.

Ao finalizar seu trabalho, clique neste item para entregar apenas a sua parte ou toda a tarefa.

O número ao lado do play representa a contagem das horas trabalhadas por você na tarefa. Ou seja: mesmo que haja mais alocados na atividade, este campo indica apenas o seu esforço. Quando pausado, a numeração fica na cor azul, e quando o cronômetro está em andamento (play ativado), a numeração permanece na cor verde.

Mostra o seu avatar em primeiro lugar (caso esteja alocado na tarefa). Clique no seu avatar para acessar as opções entregar sua parte, transferir para outro usuário, ajustar horas registradas ou remover alocação.

Indica outras pessoas que também foram alocadas para trabalhar na tarefa.

Ao clicar aqui, você poderá adicionar, de acordo com as permissões, outros membros da sua equipe nessa tarefa.

Use esta opção para compartilhar a tarefa com usuários convidados, que podem ser pessoas de fora da sua conta Runrun.it, tais como parceiros e clientes.

Ao clicar no botão Compartilhar, como na imagem acima, você consegue adicionar os e-mails das pessoas e escrever uma mensagem - escolha se deseja compartilhar anexos, progresso em porcentagem e etapa atual da tarefa.

Nas contas pagas, o número de usuários convidados é ilimitado. Cada pessoa externa receberá uma mensagem por e-mail para acessar as informações da tarefa, como indicado abaixo:

O convidado visualiza uma área exclusiva como a imagem abaixo, e encontrará apenas as informações que você compartilhar com ele, que podem ser etapa atual da tarefa, progresso em % e anexos para visualizar, fazer download, aprovar ou reprovar.

Além disso, o usuário convidado poderá trocar mensagens com sua equipe por meio do chat da tarefa. Use o espaço para alinhar demandas, aprovar documentos e manter todos na mesma página.

O símbolo com o balão de conversa aparece quando a tarefa está compartilhada com usuários convidados, e serve de atalho para abrir as mensagens trocadas entre a equipe e pessoas de fora da conta. É importante destacar que todos os usuários com acesso à tarefa poderão interagir no chat.

Marque ou desmarque a tarefa como urgente.

Aqui você encontra diversos recursos importantes para alterar a tarefa, tais como ajustar horas registradas, enviar tarefa para o topo da etapa, mover de quadro, clonar, converter em subtarefa (para tarefas principais), converter em tarefa principal e mover para outra tarefa (opções disponíveis para subtarefas), bem como solicitar aprovação, transferir para equipe e apagar.

Clique para fechar a tarefa.

Logo abaixo do cabeçalho você vai conseguir visualizar quatro itens:

Estes itens ajudam a classificar a tarefa no quadro do Runrun.it, e podem informar qual o Projeto, Cliente, Grupos, Subgrupos, Equipe e Tipo de tarefa. Em caso de dúvidas, passe o cursor em cima da tag para checar qual o termo que a palavra se refere.

Nome colocado quando a tarefa foi criada. Pode ser editado, basta clicar com o cursor em cima do nome.

Cada tarefa possui um número único e exclusivo, que aparece juntamente com a data, hora de criação e nome do usuário responsável pelo registro da tarefa. Você pode usar esse número para realizar uma busca ou fazer um filtro para localizar rapidamente esta tarefa específica.

Assim como nas redes sociais, a tag te ajuda a encontrar um conjunto de tarefas com a mesma classificação.

A seguir temos os itens que te ajudam na formatação e organização das informações para sua tarefa:

Vamos explicar cada um:

Use este botão com o símbolo de uma seta para exibir ou ocultar as tags incluídas na tarefa. Confira acima um exemplo de como fica a tarefa ao clicar na opção aumentar ou diminuir.

Nesta aba você pode mencionar todas as informações importantes para a execução da tarefa, como por exemplo, detalhar o que precisa ser feito nesta demanda.

É possível alterar o tamanho, a cor e a formatação do texto. Use também recursos simples para inserir na descrição uma checklist, imagens, hiperlinks de sites e vídeos.

Você pode incluir hiperlinks de sites clicando no ícone semelhante a uma corrente, e os links dos vídeos podem ser reproduzidos sem precisar sair da própria tarefa - para inserir este endereço do vídeo basta clicar no ícone com a figura de uma filmadora.

Inclua imagens de 3 formas: copiar e colar, fazendo uma captura da tela (botão print screen localizado no seu teclado) ou clicando no ícone Imagem, como mostramos na imagem anterior. As imagens só podem ser adicionadas ao usar o Runrun.it no desktop ou notebook.

Importante: as imagens na descrição também consomem armazenamento da conta da empresa (assim como imagens em documentos como Google Docs e Google Slides).

Como alinhar a imagem: coloque seu cursor ao lado da imagem e aperte o botão do alinhamento (ícone com quatro linhas à esquerda, direita, centralizada ou justificada).

Como copiar textos: para usuários que usam o Microsoft Word no Mac, há duas opções para colar o conteúdo em texto do documento na descrição da tarefa - clique com o botão direito e selecione "Paste and Match Style", ou use o atalho no teclado Command+Shift+V.

Nessa área você pode trocar informações com outros colaboradores, mencionando-os através do @nome da pessoa. Também é possível reagir aos comentários, incluindo emojis, além de ativar ou ocultar os comentários do sistema pelo ícone com a figura do robô, localizado no canto superior direito da tela de comentários.

É possível anexar materiais na tarefa diretamente nessa aba ou através dos comentários da tarefa. No campo Anexo, você conseguirá baixar ou incluir todos os arquivos de uma vez, com diversos recursos disponíveis:

1. Ordenar por: existem quatro opções de ordenação da lista de arquivos - anexo mais recente, anexo mais antigo, ordem alfabética (A-Z) ou ordem alfabética (Z-A).

2. Buscar: faça uma busca por nome do arquivo, tipo de extensão (.doc, png, xlsx, entre outros) ou tag incluída no arquivo - veremos como incluir tags mais adiante.

3. Anexar arquivo do Google Drive: habilite este recurso para compartilhar com integrantes da sua equipe para que possam abrir o documento online.

Se você faz login no Runrun.it com uma conta Google, sua pasta do Drive abrirá de forma automática ao clicar no ícone. Agora, se for outro tipo de conta, uma janela aparecerá, solicitando que você efetue o login para acessar o Google Drive.

4. Anexar arquivo do computador: clique no ícone com um clipe de papel para adicionar a partir dos seus documentos.

5. Baixar arquivos: faça o download no seu computador de uma pasta zip com todos os documentos adicionados na tarefa.

6. Criar SharePage: através da SharePage é possível gerar um link externo do Runrun.it para compartilhar arquivos com pessoas que usam ou não o sistema. A página pode, ainda, ser protegida por uma senha simples. Para fazer isso em uma tarefa, basta clicar no item número 6 da imagem acima.

7. Tags: adicione tags nos anexos para categorizar os arquivos e facilitar sua busca, desta forma você consegue filtrar pelo nome do arquivo e também pelas palavras incluídas nas tags. As tags dos anexos são independentes das tags das tarefas, e você pode incluir quantas desejar no anexo, além de excluir, editar ou criar novas.

8. Informações sobre o anexo: neste espaço são mostrados diversos itens, tais como o tempo de upload do arquivo, quem o adicionou na tarefa, se está compartilhado com usuários convidados, atalho para chat com todos os envolvidos, tanto internos quanto externos, além das ações Copiar link (para compartilhar com qualquer pessoa), Enviar por e-mail (para encaminhar o arquivo para um ou mais e-mails), Baixar (fazer download do único arquivo selecionado) e Apagar (para segurança, somente pessoas com permissão podem apagar o arquivo).

Indicadas com uma seta para baixo ao lado do título(⬎), as subtarefas possuem os mesmos recursos disponíveis de uma tarefa padrão e podem avançar pelas etapas sem perder sua conexão com a tarefa principal.

É possível criar até 150 subtarefas dentro de uma única tarefa principal para centralizar o seu fluxo de trabalho.

Confira todos os recursos disponíveis nas subtarefas no Guia prático de uso de subtarefas do Runrun.it.

Adicione uma Sequência de Responsáveis (sequência de colaboradores que trabalharão em uma tarefa) ou defina uma tarefa Pré-requisito ou Subsequente, ou seja, uma regra para estabelecer qual tarefa deve ser iniciada antes ou depois da tarefa atual. Confira mais no artigo Como incluir regras na tarefa.

No primeiro bloco lateral, podemos encontrar:

1. Etapa: lista com todas as etapas do respectivo quadro, e indica em qual etapa essa tarefa se encontra. Ao clicar na seta para baixo a lista de etapas é expandida, e na setinha dupla, ao lado, a tarefa poderá ser movida diretamente para a próxima etapa, de acordo com o fluxo estabelecido no quadro.

2. Início desejado: data sugerida para dar início à tarefa, inserida de forma manual.

3. Entrega desejada: data indicada para a entrega, inserida de forma manual.

4. Estimativa de entrega: data calculada pelos algoritmos do Runrun.it.

5. Repetição: campo para configurar se há repetição da tarefa.

6, 7 e 8. Total trabalhado e esforço nesta tarefa: a visualização na lateral direita indica o tempo da tarefa principal (item 5), o tempo investido em todas as subtarefas (item 6), e a soma do tempo investido na tarefa principal e nas subtarefas (item 7), bem como o esforço estimado em cada um. Você pode expandir ou ocultar este detalhamento das horas clicando em Mostrar mais ou Mostrar menos.

No segundo bloco lateral, vemos:

9. Checklist: nesse campo, é possível definir o passo a passo que uma determinada tarefa precisa percorrer até ser finalizada (lembrando que na descrição tarefa também é possível criar uma checklist).

10. Projeto: representa o projeto a qual a tarefa pertence, o preenchimento não é obrigatório.

11. Quadro: agrupa projetos e tarefas de um mesmo setor ou área, como Marketing ou Financeiro, e seu uso é obrigatório.

12. Tipo de tarefa: corresponde ao tipo de atividade a ser executada, como “edição de vídeo”, “relatório”, “produção de texto” etc. Esse campo é obrigatório para ajudar os algoritmos do Runrun.it quanto tempo a equipe investe para executar cada tipo de tarefa.

13. Seguidores: pessoas que irão acompanhar o desenvolvimento da tarefa, mas não precisam necessariamente trabalhar nela, o uso é opcional;

14. Pontos Scrum: medida de esforço baseada na metodologia ágil Scrum, o preenchimento não é obrigatório.

Você pode ajustar seu tempo e visualizar as horas registradas na tarefa por outras pessoas por meio da central de tempo. Ela pode ser acessada clicando no seu avatar (item 1), no botão mais ações (item 2) ou pelo tempo da tarefa (item 3).

Ao abrir a central você pode clicar no tempo para acrescentar ou excluir as horas, além de editar seu esforço.

Verifique no campo Detalhes as alterações de tempo que você realizou de forma manual, e no ícone com os três pontinhos é possível entregar sua parte da tarefa ou remover sua alocação.

Também é possível visualizar as horas registradas das pessoas que foram desalocadas da tarefa, como no exemplo abaixo:

Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados

Como usar os filtros no Quadros

Para que servem as tags das tarefas?

Como faço para anexar um arquivo a uma tarefa já criada?

Guia prático de uso de subtarefas do Runrun.it

Como incluir regras na tarefa

Habilite e use Pontos de História com o Runrun.it

Conhecendo o Runrun.it

Lista de Tarefas do Runrun.it

Como usar as ações em massa