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Ao clicar em uma tarefa, esse é o layout que você vai encontrar:

A configuração destes recursos vai ajudar muito na organização das tarefas, e explicaremos cada item para que você possa consultar este artigo sempre que quiser. Vamos lá?

No cabeçalho da tarefa, localizado na parte superior, você encontra os seguintes itens:

1. Ícone de "Play": ao clicar nele o cronômetro de tempo é iniciado ou pausado. Ao clicar no play seu avatar fica com o ícone verde, indicando que a tarefa está com o play ativado.

2. Ícone de check: ao finalizar seu trabalho, clique neste item para entregar apenas a sua parte ou toda a tarefa.

3. Avatar individual: mostra o seu avatar em primeiro lugar (caso esteja alocado na tarefa). Clique no seu avatar para acessar as opções entregar sua parte, transferir para outro usuário, ajustar horas registradas ou remover alocação.

4. Demais avatares: aqui fica indicado outras pessoas que também foram alocadas para trabalhar na tarefa.

5. Ícone para adicionar alocados: ao clicar aqui, você poderá adicionar, de acordo com as permissões, outros membros da sua equipe nessa tarefa.

6. Compartilhar: use esta opção para compartilhar a tarefa com usuários externos, que podem ser pessoas de fora da sua conta Runrun.it, tais como parceiros e clientes.

Ao clicar no botão Compartilhar, como na imagem acima, você consegue adicionar os e-mails das pessoas e escrever uma mensagem - escolha se deseja compartilhar a data de entrega desejada, etapa atual, progresso em porcentagem e anexos.

Nas contas pagas, o número de usuários convidados é ilimitado. Cada pessoa externa receberá uma mensagem por e-mail para acessar as informações da tarefa, como indicado abaixo:

O convidado visualiza uma área exclusiva como a imagem abaixo, e encontrará apenas as informações que você compartilhar com ele, que podem ser data de entrega desejada, etapa atual da tarefa, progresso em % e anexos para visualizar, fazer download, aprovar ou reprovar.

Além disso, o usuário convidado poderá trocar mensagens com sua equipe por meio do chat da tarefa. Use o espaço para alinhar demandas, aprovar documentos e manter todos na mesma página.

7. Chat da tarefa: o símbolo com o balão de conversa aparece quando a tarefa está compartilhada com usuários convidados, e serve de atalho para abrir as mensagens trocadas entre a equipe e pessoas de fora da conta. É importante destacar que todos os usuários com acesso à tarefa poderão interagir no chat.

8. Incluir ou retirar urgência: marque ou desmarque a tarefa como urgente.

9. Mais opções: aqui você encontra diversos recursos importantes para alterar a tarefa, tais como ajustar horas registradas, enviar tarefa para o topo da etapa, mover de quadro, clonar, converter em subtarefa (para tarefas principais), converter em tarefa principal e mover para outra tarefa (opções disponíveis para subtarefas), bem como solicitar aprovação, transferir para equipe e apagar.

10. Ícone de X: clique para fechar a tarefa.

11. Título da tarefa: nome colocado quando a tarefa foi criada. Pode ser editado, basta clicar com o cursor em cima do nome.

12. ID da tarefa: cada tarefa possui um número único e exclusivo, que aparece juntamente com a data, hora de criação e nome do usuário responsável pelo registro da tarefa. Você pode usar esse número para realizar uma busca ou fazer um filtro para localizar rapidamente esta tarefa específica.

Temos seis abas que te ajudam na formatação e organização das informações para sua tarefa: Descrição, Etapa atual, Comentários, Anexos, Subtarefas e Regras. A seguir vamos detalhar cada uma.

Nesta aba você pode mencionar todas as informações importantes para a execução da tarefa, detalhando o que precisa ser feito nesta demanda.

É possível alterar o tamanho, a cor e a formatação do texto. Use também recursos simples para inserir na descrição uma checklist, imagens, hiperlinks de sites e vídeos, como indicado na imagem abaixo:

Você pode incluir hiperlinks de sites clicando no ícone semelhante a uma corrente, e os links dos vídeos podem ser reproduzidos sem precisar sair da própria tarefa - para inserir o endereço do vídeo basta clicar no ícone com a figura de uma filmadora.

Inclua imagens de 3 formas: copiar e colar, fazendo uma captura da tela (botão print screen localizado no seu teclado) ou clicando no ícone Imagem, como mostramos na imagem anterior. As imagens só podem ser adicionadas ao usar o Runrun.it no desktop ou notebook.

Importante: as imagens na descrição também consomem armazenamento da conta da empresa (assim como imagens em documentos como Google Docs e Google Slides).

Como alinhar a imagem: coloque seu cursor ao lado da imagem e aperte o botão do alinhamento (ícone com quatro linhas à esquerda, direita, centralizada ou justificada).

Como copiar textos: para usuários que usam o Microsoft Word no Mac, há duas opções para colar o conteúdo em texto do documento na descrição da tarefa - clique com o botão direito e selecione "Paste and Match Style", ou use o atalho no teclado Command+Shift+V.

De um jeito bem simples, defina neste espaço quais são os campos mais importantes da tarefa conforme cada etapa do processo, e também marque os itens da tarefa com preenchimento obrigatório, sem os quais não será possível avançar para a próxima etapa (use campos do sistema ou os customizados).

Adicione os campos para cada etapa do quadro e garanta que a tarefa percorra o fluxo de trabalho com as informações completas, reduzindo o tempo médio que a tarefa permanece na etapa e o retrabalho da equipe.

Ao preencher todos os campos da etapa atual, o usuário poderá mover a tarefa para a próxima etapa. Uma janela com a mensagem abaixo poderá ser configurada por cada usuário da conta para aparecer ou não.

Caso desative a opção marcando o item Não me pergunte novamente, será possível reativar o aviso clicando no item Exibir lembrete ao preencher todos os dados da etapa atual, localizado na parte inferior da tarefa, como na imagem abaixo:

Confira a seguir como utilizar cada recurso:

1. Nome e descrição da etapa: aqui fica indicado o nome da etapa atual da tarefa e a descrição (caso tenha).

2. Detalhes da etapa: clique para acessar a janela para ajustar o nome e descrição da etapa, bem como definir os itens de contagem que devem ser exibidos (SLA, inatividade, pontos Scrum, etc.). Você também pode configurar os campos que devem ficar em destaque na tarefa, marcando os itens que devem ser obrigatórios.

3. Campo obrigatório: indica quais itens foram marcados para preenchimento obrigatório.

4. Mover para a próxima etapa: clique neste atalho para mover a tarefa para a próxima etapa - não será possível mover a tarefa caso os campos obrigatórios não estejam preenchidos.

Nessa área você pode trocar informações com outros colaboradores, mencionando-os através do @nome da pessoa. Também é possível reagir aos comentários, incluindo emojis, além de ativar ou ocultar os comentários do sistema pelo ícone com a figura do robô, localizado no canto superior direito da tela de comentários, como indicado na imagem acima.

É possível anexar materiais na tarefa diretamente nessa aba ou através dos comentários da tarefa. No campo Anexo, você conseguirá baixar ou incluir todos os arquivos de uma vez, com diversos recursos disponíveis:

1. Ordenar por: existem quatro opções de ordenação da lista de arquivos - anexo mais recente, anexo mais antigo, ordem alfabética (A-Z) ou ordem alfabética (Z-A).

2. Buscar: faça uma busca por nome do arquivo, tipo de extensão (.doc, png, xlsx, entre outros) ou tag incluída no arquivo - veremos como incluir tags mais adiante.

3. Anexar arquivo do Google Drive: habilite este recurso para compartilhar com integrantes da sua equipe para que possam abrir o documento online.

Se você faz login no Runrun.it com uma conta Google, sua pasta do Drive abrirá de forma automática ao clicar no ícone. Agora, se for outro tipo de conta, uma janela aparecerá, solicitando que você efetue o login para acessar o Google Drive.

4. Anexar arquivo do computador: clique no ícone com um clipe de papel para adicionar a partir dos seus documentos.

5. Baixar arquivos: faça o download no seu computador de uma pasta zip com todos os documentos adicionados na tarefa.

6. Criar SharePage: através da SharePage é possível gerar um link externo do Runrun.it para compartilhar arquivos com pessoas que usam ou não o sistema. A página pode, ainda, ser protegida por uma senha simples. Para fazer isso em uma tarefa, basta clicar no item número 6 da imagem acima.

7. Tags: adicione tags nos anexos para categorizar os arquivos e facilitar sua busca, desta forma você consegue filtrar pelo nome do arquivo e também pelas palavras incluídas nas tags. As tags dos anexos são independentes das tags das tarefas, e você pode incluir quantas desejar no anexo, além de excluir, editar ou criar novas.

8. Informações sobre o anexo: neste espaço são mostrados diversos itens, tais como o tempo de upload do arquivo, quem o adicionou na tarefa, se está compartilhado com usuários convidados, atalho para chat com todos os envolvidos, tanto internos quanto externos.

Também é possível Copiar link (para compartilhar com qualquer pessoa), Enviar por e-mail (para encaminhar o arquivo para um ou mais e-mails), Baixar (fazer download do único arquivo selecionado) e Apagar (para segurança, somente pessoas com permissão podem apagar o arquivo).

Indicadas com uma seta para baixo ao lado do título(⬎), as subtarefas possuem os mesmos recursos disponíveis de uma tarefa padrão e podem avançar pelas etapas sem perder sua conexão com a tarefa principal.

É possível criar até 150 subtarefas dentro de uma única tarefa principal para centralizar o seu fluxo de trabalho.

Confira todos os recursos disponíveis nas subtarefas no Guia prático de uso de subtarefas do Runrun.it.

Adicione uma Sequência de Responsáveis (sequência de colaboradores que trabalharão em uma tarefa) ou defina uma tarefa Pré-requisito ou Subsequente, ou seja, uma regra para estabelecer qual tarefa deve ser iniciada antes ou depois da tarefa atual. Confira mais no artigo Como incluir regras na tarefa.

Na lateral da tarefa estão informações importantes para ajudar na organização do trabalho, e a maioria dos campos podem ser ajustados apenas clicando em cima do valor, como na imagem acima. Abaixo temos a configuração padrão da tela - vamos detalhar cada recurso.

1. Quadro: cada tarefa criada no Runrun.it fica ligada a um quadro (este campo é de preenchimento obrigatório). Caso precise mover a tarefa para outro quadro, do Financeiro para Marketing, por exemplo, basta clicar no título para conferir a lista de quadros que você tem acesso.

2. Etapa: aqui fica indicado em qual etapa a tarefa se encontra, e ao clicar você consegue abrir a lista com todas as etapas do quadro, caso queira mover. Ao clicar na seta para baixo a lista de etapas é expandida, e na setinha dupla, ao lado, a tarefa será movida diretamente para a próxima etapa, de acordo com o fluxo estabelecido no quadro.

3. Tags: Assim como nas redes sociais, a tag te ajuda a encontrar um conjunto de tarefas com a mesma classificação. Elas são muito úteis na hora de formulários e automações - saiba mais em Como usar Formulários + Automações.

4. Tipo de tarefa: corresponde ao tipo de atividade a ser executada, como “relatório”, “produção de texto”, “reunião de alinhamento”, entre outros. Esse campo é obrigatório e cada empresa pode criar nomes que deseja utilizar.

5. Projeto: representa o projeto a qual a tarefa pertence - este preenchimento não é obrigatório.

6. Início desejado: data sugerida para dar início à tarefa, inserida de forma manual.

7. Entrega desejada: data indicada para a entrega, inserida também de forma manual.

8. Repetição: a repetição é indicada para tornar automático a criação de uma tarefa que é realizada de tempos em tempos - é possível determinar a recorrência (semana, mês, etc.), sem precisar criar uma por uma.

Esta criação de novas tarefas com repetição pode ajudar, por exemplo, a programar tarefas como atualização de relatórios, apresentações ou qualquer outra demanda periódica. Confira mais detalhes mais no tópico Repetição da tarefa.

9. Data de início: aqui fica indicado a data do primeiro play dado para dar início à tarefa.

10. Tempo nesta tarefa: aqui aparecerão dois valores - à esquerda estarão as horas trabalhadas na tarefa, e à direita as horas que foram estimadas para a conclusão desta tarefa (este último número sempre reflete o tempo que foi registrado no tipo da tarefa).

Neste espaço também podem aparecer os seguintes campos relacionados ao tempo:

Tempo nas subtarefas: caso a tarefa tenha subtarefas criadas, aqui ficará a soma do tempo investido em todas as subtarefas. Conheça as possibilidades das subtarefas no artigo Guia prático de uso de subtarefas do Runrun.it.

Tempo total: somatória dos tempos investidos na tarefa principal e nas subtarefas. Você pode expandir ou ocultar este detalhamento das horas clicando em Mostrar mais ou Mostrar menos.

11. Seguidores: pessoas que vão acompanhar o desenvolvimento da tarefa, mas que não precisam necessariamente trabalhar nela, o uso deste recurso é opcional.

12. Checklist: nesse campo é possível definir o passo a passo que uma determinada tarefa precisa percorrer até ser finalizada (lembrando que na descrição tarefa também é possível criar uma checklist).

13. Pontos Scrum: medida de esforço baseada na metodologia ágil Scrum, o preenchimento não é obrigatório.

Para deixar o uso das tarefas ainda mais personalizado, agora é possível criar, remover e reordenar os campos da tarefa. Os campos criados também podem ser utilizados nos filtros do kanban, formulários, relatórios e nas integrações com BI.

Apenas editores do quadro podem fazer estas modificações, que serão replicadas na visualização dos demais usuários do quadro e aplicada apenas nas tarefas do quadro ajustado - desta forma, cada quadro poderá ter suas próprias preferências de visualização dos campos. Vamos detalhar a seguir como reordenar, criar e editar os campos.

Para mudar a ordem de apresentação dos itens em um determinado quadro, clique no botão Campos (que aparece apenas para os editores do quadro), e mova-os clicando nos pontinhos à esquerda do nome do campo, como na imagem acima.

Para adicionar um novo dado, clique em Campos, e depois no botão Novo campo, localizado na parte inferior da janela, como na imagem acima. Dê um nome para este novo item e, caso queira, adicione uma descrição para o campo - assim a equipe terá mais detalhes sobre como preenchê-lo.

Depois de criado você poderá mover o item para colocá-lo na ordem que deseja, basta clicar nos pontinhos que aparecem ao lado do nome.

Atualmente temos os seguintes tipos de campos:

Texto curto: use esta opção para que o usuário possa preencher o campo escrevendo um texto (máximo de 255 caracteres).

Numérico: neste campo é possível padronizar o tipo de número que deve ser preenchido - marque se o número é decimal, adicione um prefixo (como um valor expresso em moeda, por exemplo) ou um sufixo (como uma porcentagem, peso ou outra medida que desejar).

Data: utilize este tipo de campo para que as pessoas possam preencher rapidamente no formato dia / mês / ano. Caso necessite, também é possível adicionar data e hora.

Avaliação: use este campo para medir o nível de satisfação ou perguntar a opinião das pessoas. Você pode ajustar a escala de 1 até 10 como quiser, com retorno numérico, em formato de coração ou estrelas.

Seleção única: use este item para quando o campo tenha apenas 1 valor válido.

Seleção múltipla: neste item a pessoa consegue definir mais de 1 valor para o campo.

Anexos: utilize este recurso para facilitar o envio de anexos na tarefa. Os anexos enviados aparecerão ao clicar diretamente no campo localizado na lateral da tarefa, e também na aba da tarefa Anexos.

É possível ativar ou desativar o uso de um campo, além de editar ou apagar. A seguir vamos explicar como utilizar cada item:

1. Ativar ou desativar campo: por padrão, o novo campo criado já fica ativado para que as pessoas consigam utilizar nas tarefas do quadro. Ao desativar, o campo deixa de ser editável nas tarefas do quadro.

Ao desativar um campo, os usuários não poderão mais editá-lo - assim, os dados já inseridos não serão perdidos, e o campo poderá ser reativado no futuro. Uma vez desativado, o campo que não estiver preenchido deixará de aparecer nas tarefas, e ficará na seção de campos inativos, como indicado na imagem abaixo:

2. Editar campo: para realizar algum ajuste, clique no símbolo com o lápis e uma janela será aberta para que você consiga alterar o nome e o descritivo do campo. Após a criação do campo, não será possível alterar o tipo do campo (exemplo: de texto para data).

3. Apagar campo: para apagar o campo permanentemente de todas as tarefas do quadro, clique no símbolo com a lixeira e digite “Apagar”. Importante: os dados preenchidos também serão apagados, e não é possível desfazer esta ação.

Você pode ajustar seu tempo e visualizar as horas registradas na tarefa por outras pessoas por meio da central de tempo. Conforme indicado na imagem acima, ela pode ser acessada clicando no seu avatar (item 1), no botão mais ações (item 2) ou pelo tempo da tarefa (item 3).

Ao abrir a central você pode clicar no tempo para acrescentar ou excluir as horas, além de editar seu esforço:

Verifique no campo Detalhes as alterações de tempo que você realizou de forma manual, e no ícone com os três pontinhos é possível entregar sua parte da tarefa ou remover sua alocação:

É possível automatizar a criação de tarefas e subtarefas. No botão Automações, localizado no canto superior direito da tela, você acessa a central de automações e cria uma Nova Automação. Selecione o evento que você espera que ocorra, por exemplo Tarefa ser aprovada, e então defina como ação a criação de tarefas e subtarefas.

Você pode filtrar tarefas e subtarefas criadas por automação. No filtro do quadro é possível selecionar as automações que deseja filtrar na opção 'criada por'. Já nas condições nos dashboards, filtros de tabelas e na central de automações, basta utilizar a opção 'criada por' com o operador 'contém o texto' para indicar quais automações deseja considerar.