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Assuntos abordados neste artigo:

1. Introdução

Localizando os relatórios no Runrun.it

Quem pode ter acesso?

2. Recursos

Como usar os relatórios

Aplicando os filtros

Como exportar relatórios

3. Tipos de Relatório

Custos

Planilhas

Horas por Projeto

Gantt

Esforço Por Tipo de Tarefa - Cliente

Esforço Por Tipo de Tarefa - Equipe

Alocação de Pessoas

Horas Disponíveis

Horas Registradas

Orçado vs realizado

1. Introdução

Localizando os relatórios no Runrun.it

Os relatórios do Runrun.it podem ser um grande aliado para a gestão de equipes, fluxos e projetos - com eles é possível verificar, entre outras informações, como estão os custos, horas investidas e alocação de pessoas.

Para visualizar os relatórios disponíveis, clique na linha superior, na aba Empresa, e depois selecione o item Relatórios:

Você poderá escolher entre os 10 tipos de relatórios disponíveis e personalizar os parâmetros que deseja, e em alguns também há a opção de imprimir, baixar o PDF ou enviar o relatório por e-mail.

Os relatórios disponíveis são:Custos, Planilhas (Status Report Geral,Timesheet por Cliente e Tempo por etapa), Horas por projeto, Gantt, Esforço por Tipo de Tarefa - Cliente ou Equipe, Alocação de pessoas, Horas disponíveis, Horas registradas e Orçado x realizado. Vamos explicar neste artigo como utilizar e extrair cada um.

Seus relatórios ficarão ainda mais completos conforme a inclusão de dados no Runrun.it: adicione informações como o valor da hora/homem para cada usuário, centro de custo para equipes, registro das horas trabalhadas e disponíveis de cada pessoa, entre outros dados - para mais informações, leia o artigo Controlando os custos.

Agora vamos explicar rapidamente quem pode visualizar os relatórios do Runrun.it.

Quem pode ter acesso?

Por padrão, a aba Relatórios está disponível apenas para líderes de equipe, gestores e administradores - é possível ativar ou desativar o acesso aos relatórios para cada membro da equipe, conforme a imagem abaixo:

Na parte superior, clique no símbolo de engrenagem e selecione a opção Usuários. Localize a coluna Acessa relatórios, como destacado na imagem acima, e marque quem poderá visualizar.

2. Recursos

Como usar os relatórios

Para te ajudar na escolha do relatório mais adequado para sua necessidade, clique em Ver exemplo e confira uma pré-visualização com dados fictícios das informações disponíveis neste tipo de relatório, bem como indicações de uso e benefícios.

Para gerar o relatório, clique em Abrir, adicione os parâmetros que você deseja consultar e clique em Gerar para visualizar o relatório. Caso queira, modificar algum parâmetro, clique em Revisar filtros, como indicado na imagem a seguir:

Agora vamos detalhar cada filtro presente nos relatórios.

Aplicando os filtros

Use os filtros para delimitar as informações que serão extraídas nos relatórios.

Nos relatórios de Custos, Planilhas, Horas Por Projeto, Esforço por Tipo de Tarefa (Por Cliente ou Por Equipe), Alocação de Pessoas, Horas Registradas existem 8 opções de filtro:

  • Cliente: escolha Todos os clientes ou um específico.

  • Grupo: caso a opção escolhida em Cliente seja Todos os clientes esse filtro será bloqueado. Caso não, selecione Todos os grupos, Sem grupo ou o grupo específico.

  • Subgrupo: mesma lógica do filtro Grupo.

  • Projeto: caso a opção escolhida em Cliente seja Todos os clientes esse filtro será bloqueado. Caso tenha sido escolhido um cliente em específico os projetos vão variar de acordo com as escolhas de Grupo e Subgrupo.

  • Tags: para especificar ainda mais os filtros inclua as Tags já cadastradas na sua conta Runrun.it.

  • Equipe: escolha entre Todas as equipes ou uma equipe específica.

  • Usuário: escolha um usuário específico, Todos os usuários ou, de acordo com o que foi selecionado no filtro Equipe, selecione o usuário.

  • Período: determine um período para avaliação. As opções são: Últimos 7 dias, Semana atual, Últimos 30 dias, Mês atual, Últimos 90 dias, Trimestre atual ou Especificar data, definindo uma Data inicial e uma Data final. A Data inicial não pode ser no futuro, apenas datas no passado podem ser selecionadas. Por exemplo, se hoje é dia 5 a Data inicial não poderá ser dia 6, mas sim 5, 4, 3 e assim por diante.

O relatório Gantt, não possui o filtro Período, mas possui Agrupar por, composto pelas opções: Usuários, Clientes, Projetos e Equipes. O que for selecionado nessa opção aparecerá nas barras azuis do gráfico.

O relatório Horas disponíveis possui menos filtros, são apenas três:

  • Equipes: Escolha Todas as equipes ou uma em específico.

  • Usuário: escolha um usuário específico, Todos os usuários ou, de acordo com o que foi selecionado no filtro Equipe, selecione o usuário.

  • Data inicial: escolha a partir de quando você gostaria de saber quando os usuários selecionados estarão livres para receber novas demandas. A data pode ser apenas o dia hoje ou um dia no futuro.

Como exportar relatórios

Após a escolha e geração dos dados,os relatórios de Custos, Horas por Projeto, Esforço por Tipo de Tarefa, Alocação de Pessoas, Horas Disponíveis e Horas Registradas também podem ser impressos (clique no ícone indicado no item 1), baixados em PDF (item 2) ou enviados por e-mail (item 3).

3. Tipos de Relatório

Custos

Faça a análise dos custos de um cliente ou projeto, em relação ao tempo investido + custos extras, num determinado período, e visualize rapidamente um comparativo entre orçado e realizado.

Observação: este relatório pode ser gerado sem os custos, apenas com as horas trabalhadas pelos usuários.

Planilhas

Este relatório conta com 3 opções:

  1. Status Report Geral: todas as tarefas entregues de acordo com os filtros usados. Também é possível incluir tarefas em andamento, em desenvolvimento e não atribuídas.

  2. Timesheet por Cliente: horas registradas por tarefa e usuário nos projetos de cada cliente, e inclui as justificativas por conta do bloqueio de horas registradas por usuário.

  3. Tempo por etapa: registro do tempo que cada tarefa permaneceu em cada etapa e quantas horas foram contabilizadas em cada uma delas.

Ao gerar qualquer um dos três relatórios acima, eles serão enviados por e-mail ao solicitante, no formato de planilhas de excel.

Horas por Projeto

Use este relatório para conferir as horas registradas por usuário dentro de cada projeto ou cliente, e saiba quantas horas cada usuário investiu por equipe, em determinado cliente.

Gantt

Aqui você encontra a visualização em linha do tempo, como em um cronograma, organizada por dia, semana ou mês, e permite uma compreensão melhor por meio do modo expandido de visualização.

O que for escolhido no filtro Agrupar por será representado pela cor azul e as tarefas pela cor cinza; as tarefas ongoing são indicadas pelo símbolo ∞ (infinito).

Este relatório pode ser segmentado por responsável, cliente, projeto ou equipe, e também permite a visualização de informações da tarefa, para isso basta passar o cursor sobre os pontos desejados.

Esforço Por Tipo de Tarefa - Cliente

Neste relatório você consegue localizar o percentual de horas gastas por Tipo de Tarefa, em cada cliente, bem como a quantidade e porcentagem de tarefas, horas totais, percentual de horas e custo por tipo de tarefa.

Com ele você consegue avaliar qual tipo de tarefa tomou mais tempo e identifica os gargalos por tipo de atividade, levando em conta a complexidade, distribuição e ajuste de projetos.

Esforço Por Tipo de Tarefa - Equipe

Este relatório é semelhante ao anterior, a única diferença é que neste os dados indicam as horas gastas por Tipo de Tarefa, por equipe. Verifique a quantidade e porcentagem de tarefas, horas totais, percentual de horas e custo por tipo de tarefa.

Alocação de Pessoas

Use este relatório para verificar como está a divisão da equipe nas demandas dos clientes, e analise o quanto cada cliente está demandando das suas equipes.

Horas Disponíveis

Saiba quantas horas cada membro terá disponível na semana atual e das próximas duas semanas, além de indicar um comparativo de esforço entre usuários de uma mesma equipe - este recurso pode auxiliar na redistribuição de demandas e dá acesso direto à lista de tarefas da empresa.

Quando um usuário está de férias, ele fica sem nenhuma hora útil ao lado de seu nome (para saber como selecionar o período de férias da sua equipe, clique aqui).

Horas Registradas

Caso sua empresa opte pelo registro de horas investidas em cada tarefa, encontre neste relatório as horas registradas por usuário, seja na forma automática (através do “Play” na tarefa) ou manual (através do ajuste de horas na aba Tempo).

Orçado vs realizado

Visualize o orçamento mensal de cada cliente, em horas ou em custo, e verifique as horas investidas por mês em cada um dos clientes. Com este relatório você poderá checar quais clientes estão dentro do orçado ou precisam de atenção.

É possível clicar nos números para ver as tarefas que compõem o realizado, e na exibição do orçamento, você pode editar as horas ou custo orçado.

Recado final

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

Artigos mencionados no texto:

Custos

Status Report Geral

Timesheet por Cliente

Tempo por etapa

Horas por projeto

Gantt

Esforço por Tipo de Tarefa - Cliente ou Equipe

Alocação de pessoas

Horas disponíveis

Horas registradas

Orçado x realizado

Controlando os custos

Leia também:

Como gerenciar equipes remotas com o Runrun.it

Gantt e Capacidade do Runrun.it

Administrar: Configurações

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