Veja o que você aprenderá aqui:

  1. O que é Cliente e Projeto?
  2. Criando Clientes
  3. Editando Clientes
  4. Restringindo acesso a um cliente
  5. Apagando um cliente
  6. Desativando um cliente
  7. Clientes Externos e Internos
  8. Criando Projetos
    8.1. Filtros Avançados
    8.2. Projetos e Página de um Projeto
  9. Adicionar Custos, Fechar Projeto e Apagar Projeto
    9.1. Adicionar Custos
    9.2. Fechar Projeto
    9.3. Apagar Projeto
  10. Burnup do Projeto
  11. Dashboard e RR-Board, o kanban inteligente
  12. Anexos do Projeto
  13. Grupos e Subgrupos de Projeto (Plano Corporate)
  14. Modelo de Projeto (Plano Corporate)
    - Consigo transferir um projeto de um cliente para outro? Posso clonar um projeto inteiro?


1. O que é Cliente e Projeto?

No Runrun.it, os usuários realizam tarefas que pertencem a projetos, que pertencem a clientes. 

Cliente > Projeto > Tarefa

Por exemplo, uma agência de publicidade recebe demandas de clientes, como a Pepsi. A agência é formada por várias equipes com usuários que podem ser criativos, redatores, designers, entre outros. Dentro do cliente Pepsi, há projetos online e offline em andamento. E, em cada projeto, existem tarefas que precisam ser cumpridas.

Assim, o Usuário X, designer da equipe de Criação, trabalha em uma tarefa de ilustração para o projeto online do cliente Pepsi.


2. Criando Clientes

Apenas administradores da conta e gestores podem criar clientes. Líderes de equipe podem criar Cliente se o administrador configurar essa opção em "Administrar" > "Configuraç˜oes".

Clique em "Empresa", no menu esquerdo, e em "Clientes":

Ou em "Administrar" > "Cliente > Projeto":

Clique em "Novo Cliente", um botão azul, no canto superior direito.

Uma pequena janela se abrirá. Escolha o nome do cliente e o código (campo de preenchimento opcional que pode ser usado para incluir um código de uso interno, do financeiro da empresa, por exemplo, para identificar o cliente). Clique em "Criar".

Se este for o primeiro cliente, você verá uma mensagem avisando que não existem projetos cadastrados. Você pode criar um projeto agora ou mais tarde. Caso possua a funcionalidade de Grupos e Subgrupos de projeto (disponível somente no Plano Corporate e na versão gratuita de teste), você será redirecionado para a página de grupos de projetos.


3. Editando Clientes

Depois de editar um cliente, é importante configurar para quais equipes ele ficará visível. Para isso, vá em "Administrar" > "Cliente > Projeto" ou em "Empresa" > "Clientes".


Escolha o cliente e clique no ícone de engrenagem, no canto direito, e depois em "Editar", "Apagar" ou "Desativar".

É possível editar o Nome (informação obrigatória), Código (já explicado acima),"Autorizado para" (onde se edita as equipes que têm acesso a projetos desse cliente), e definir o orçamento mensal (informação será usada nos relatórios de custos e de um projeto).


4. Restringindo Acesso a um Cliente

Você pode preferir que um determinado cliente e projeto não seja visto por todas as equipes, caso seus projetos ou tarefas sejam sigilosos. O administrador ou gestor podem definir quais equipes podem acessar determinados clientes. Clicando em "Administrar" > "Cliente > Projeto" ou em "Empresa" > "Clientes". Surgirá uma lista com todos os clientes. 

Escolha qual cliente deseja restringir a visão para alguma equipes e clique na engrenagem, no lado direito da tela, e depois "Editar". Se estiver em "Administrar" > "Cliente > Projeto", clique em "Editar".

Na página do cliente escolhido, procure por "Autorizado para:", localizado abaixo de "Código", e em "Algumas equipes" escolha quais equipes podem acessar. No exemplo abaixo, demos acesso ao cliente somente para as equipes de Marketing e TI. Clique em "Incluir" para finalizar.

Não é possível restringir o acesso a um cliente para um usuário específico ("Quero que o João não veja o Cliente A"), somente para equipes (a equipe inteira do João não poderia ver o Cliente A).

Há, ainda, a opção não obrigatória de definir o orçamento (hora e/ou custo por mês) do cliente. Os valores atribuídos serão acrescentados nos relatórios de custos.

Na lateral da página, podemos visualizar todos os projetos do cliente e editar cada um deles. Clique em "Salvar" para finalizar.



5. Apagando um cliente

Ainda na página de clientes, clique na engrenagem no canto direito e escolha "Apagar" para deletar um cliente. Pense muito bem antes de apagar definitivamente pois não é possível recuperar tarefas de clientes apagados. Os projetos e tarefas (ou somente as tarefas) relacionados ao cliente podem ser transferidos para outros clientes e projetos.


6. Desativando um cliente

Você consegue desativar um cliente, sem apagá-lo, em "Clientes" e clicando no ícone de engrenagem no canto direito do cliente. Essa opção é recomendada para aquele cliente sem projetos ativos, mas cujas informações precisam ser mantidas, ou se você não quiser que os usuários criem projetos e tarefas relacionados a ele.


7. Clientes Externos e Internos

Certo: temos o cliente Pepsi, um cliente externo, e usamos o Runrun.it para organizar seus projetos. Porém, já pensou em usar o software com seus clientes internos, ou seja, áreas da própria empresa? Como isso funciona?

As próprias equipes podem prestar serviços e realizar tarefas umas às outras. Nada impede que TI abra uma tarefa para Produto. Ou que o Financeiro abra uma tarefa cujo cliente seja a própria empresa. Você, inclusive, pode abrir tarefas para si próprio que não estejam ligadas a um cliente ou equipe. Por exemplo, uma tarefa ongoing de e-mail para toda vez que conferir seus e-mails diários, que pode ser de um projeto "Gestão semanal" do cliente "Interno".

Assim, o Runrun.it não auxilia apenas na entrega de demandas externas, mas também nas atividades internas da empresa.


8. Criando Projetos

No Runrun.it, um projeto tem uma ou mais tarefas, pertencente a um determinado cliente. Por exemplo, uma empresa do ramo de chocolates solicitou à agência de vocês uma Campanha de Páscoa. Este projeto de páscoa demandará diversas tarefas das equipes.

Para criar um projeto, clique em "Empresa" no menu lateral esquerdo, depois em "Projetos" e no botão "Novo Projeto". 

Ou localize o botão vermelho "Criar tarefa", no canto superior direito, clique na seta lateral e escolha "Novo projeto".

Dê um nome ao projeto e escreva o nome do cliente. Caso possua a opção de Grupos e Subgrupos de Projeto, poderá criá-los nesta etapa também.


Clique em "Criar". Você será redirecionado à página do projeto criado. É possível adicionar uma descrição do projeto e criar uma nova tarefa

Você também pode criar "Novo projeto usando modelo" se já criou um modelo de projeto. Um projeto criado como Modelo de projeto é aquele que poderá ser utilizado como base para criação de projetos parecidos futuramente. Mais informações nos tópicos 13 e 14, mais abaixo. Grupos e Subgrupos de Projeto e Modelo de Projeto estão disponíveis no Plano Corporate e na versão gratuita de teste.

8.1. Filtros Avançados

- Filtros

Há um filtro simples de busca no canto direito:

Nesse filtro, você pode pesquisar por tags das tarefas, por exemplo. Mas, se for pesquisar pelo nome de algum usuário para verificar apenas as tarefas que ele é responsável (preparamos um exemplo de como criar esse filtro no final desse tópico), sugerimos que utilize o filtro avançado, que é o assunto principal desse tópico de filtros. 

Se você coloca o nome de um usuário no filtro ele buscará todas as tarefas que o usuário em questão esteja envolvido. Por isso, para uma melhor busca recomendamos o filtro que falaremos abaixo.

- Filtros Avançados

A segunda funcionalidade, assunto principal deste tópico, que auxiliará na sua busca e análise de tarefas são os filtros localizados no canto esquerdo da tabela, como na imagem abaixo. 

Filtros avançados - tanto em "Projetos" como no relatório "Controle Geral de Tarefas" - é uma funcionalidade disponível apenas no Plano Corporate e na versão gratuita de teste. Caso não possua acesso, um cadeado será exibido em "Criar Filtro":

Encontrou o ícone de cadeado em outros lugares? Clique aqui para saber mais.

Mas, afinal, o que são filtros avançados? 

Para uma busca mais específica por projetos, é possível criar e personalizar seus próprios filtros de busca. Por exemplo, você pode criar filtros que exibam apenas projetos que serão entregues nos próximos 7 dias ou que possuem estimativa de atraso. O filtro avançado da página Projetos é parecido com o encontrado no Controle Geral de Tarefas

Por padrão, os filtros existentes em Projetos são "Todos os projetos", "Projetos abertos" e "Projetos fechados". Na parte "Meus filtros" é onde ficam seus filtros avançados criados.

Vamos aprender a criar um filtro!

1) Vá até os filtros, clique e escolha "Criar Filtro" na lista.

2) A janela de criação de filtro será exibida. Escolha o nome do seu filtro, a condição e a ordem em que as tarefas serão exibidas. Veja que você pode escolher entre todos os projetos, projetos abertos ou fechados.

3) Agora, vamos escolher as condições que serão utilizadas para filtrar os projetos, "Coluna", "Operador" e "Valor". As opções de "Coluna" são fixas e, por padrão, as seguintes:

Já "Operador" e "Valor" são campos que variam conforme o que foi escolhido em "Coluna":

Geralmente, em "Valor" é possível digitar algum número ou palavra-chave, escolher uma data no calendário, entre outras opções:


Veja o exemplo abaixo para criar um filtro e entender como funcionam essas condições:

Exemplo 01: Filtro para Projetos com tarefas no Backlog

Vamos criar um filtro para exibir apenas projetos onde há tarefas no Backlog. Para isso, escolhemos como condições todos os projetos.

Em "Coluna", selecionamos "Tarefas não atribuídas(Backlog)". Em "Operador" escolhemos "é maior ou igual a" e em "Valor" digitamos "1" tarefa(s). Com esses critérios, nosso filtro só exibirá projetos com 1 ou mais de 1 tarefa(s) não atribuída(s). Em "Ordenar por", escolha a ordem de exibição dos projetos.

É possível adicionar várias condições no mesmo filtro, clicando no botão "Adicionar condição":

Se estiver tudo pronto, clique em "Salvar e aplicar".

Está pronto! Nosso filtro buscou apenas projetos com tarefas no backlog:

Para editar o filtro basta clicar no ícone de lápis, à direita:

8.2. Projetos e Página de um Projeto

A página Projetos ("Empresa" > "Projetos") exibe uma tabela com todos os projetos, visíveis de acordo com sua permissão de acesso. Veja imagem abaixo:

Aqui, você escolhe quais informações dos projetos deseja ver nas colunas (Nome, Atividade, Cliente, Grupo de Projeto, Horas Investidas...). Clique em Exibir/Esconder Colunas para decidir quais serão visíveis.

Exporte a tabela com os projetos no formato de planilha, que é enviada ao seu email, na opção "Exportar":

Ao lado de "Exportar" há o filtro, que te ajuda a buscar determinados projetos. Veja imagens acima.

Para saber mais onde é possível exportar planilhas de excel e pdf's, clique no botão abaixo:




A página de um determinado projeto tem sua visualização dividida em "Estatísticas", com dados de prazos, custos, o burnup (Todas as funcionalidades estão disponíveis no Plano Corporate e na versão gratuita de teste), "Tabela", onde você vê todas as tarefas do projeto, "RR-Board", onde todas as tarefas do projeto são organizadas em colunas de status no kanban inteligente do Runrun.it, e "Anexos" onde são exibidos todos os arquivos anexados nas tarefas e no projeto. 


Leia nosso artigo próprio sobre as "Estatísticas" de entregas, custos e o burnup do projeto aqui:


Leia mais sobre os modos de visualização "Tabela" e "RR-Board" no item 11, mais abaixo.

Leia detalhadamente sobre "Anexos" do projeto no item 12, mais abaixo.



9. Adicionar Custos, Fechar Projeto e Apagar Projeto

Para adicionar custos, fechar ou apagar o projeto, clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito.

9.1. Adicionar Custos: inclua custos extras, com valor, data e descrição, que serão usados no relatório de custos e na área de custos de um projeto. Um pequeno histórico de custos é gerado a cada inclusão.


9.2. Fechar Projeto: você pode fechar um projeto quando se ele ficar desativado por um tempo, mas não tente deletá-lo. Essa ação apagará todas as informações (tarefas, registros e arquivos) relacionadas a ele.

Para reabri-lo, basta selecionar a opção na engrenagem:


9.3. Apagar Projeto: serão exibidas todas as tarefas relacionadas ao projeto. Escolha entre 2 opções: deletar as tarefas do projeto ou transferi-las para outro projeto.
Você poderá transferir somente tarefas para projetos do mesmo cliente.

Lembre-se
: uma vez apagado um projeto, as tarefas não serão recuperadas. Decidido isso, clique em "CONFIRMAR E APAGAR".

Exemplo 1 - Projeto sem tarefas:

Exemplo 2 - Projeto com tarefas:

Posso apagar vários projetos e tarefas de uma vez?

O Runrun.it atualmente não possui nenhuma opção para apagar várias tarefas ou projetos de uma vez. Uma maneira é apagar o cliente em questão, pois todos os seus projetos e tarefas serão apagados.



10. Burnup do Projeto

Na página de cada projeto, na visualização "Estatísticas", está disponível o Burnup. O Burnup é um gráfico que mostra a velocidade de um projeto, a relação de tarefas existentes x tarefas entregues (Burnup de tarefas) e a relação horas estimadas x horas trabalhadas (Burnup de horas).

À medida que as tarefas são entregues, o gráfico vai sendo preenchido e a parte verde (tarefas entregues ou horas trabalhadas) alcança a parte azul (tarefas totais do projeto ou horas estimadas).

Com o burnup, podemos ter uma previsão de quando o projeto será concluído no ritmo que está sendo trabalhado. Caso tenha colocado uma data desejada, o gráfico exibirá se você terminará na data ou se vai estourar o prazo. Ele também fornece a velocidade média ideal para que se conclua o projeto no prazo.


11. Tabela e RR-Board, o kanban inteligente 

Existem duas opções de visualização das tarefas dentro de um projeto: Tabela e RR-Board (disponível no plano Corporate e na versão gratuita de teste), que podem ser escolhidas no canto superior direito.

Visão Tabela

Na visão Tabela, as tarefas do projeto são todas exibidas de acordo com o filtro aplicado.

Também é possível escolher quais informações (colunas) das tarefas deste projeto você prefere ver, ocultando ou marcando as opções disponíveis:

É possível exportar essa tabela em um arquivo e enviar para seu e-mail:

A tabela é enviada para seu e-mail em formato de planilha, útil para enviar para alguém.

Visão RR-Board

O Runrun.it oferece o RR-Board, um modo de visualização inspirado no kanban.

Kanban é um método de organização bastante visual, como aqueles painéis cheios de post-it coloridos colados. O termo, de origem japonesa, significa "cartão" ou “sinalização” e o método surgiu nos anos 60, na Toyota, que se inspirou na reposição de prateleiras de mercados. 

O kanban sinaliza os passos e etapas que devem ser seguidas, facilita a organização e comunicação entre a equipe, exibindo o andamento do fluxo de tarefas, dividindo-as em colunas que mostram seu status de desenvolvimento, “Para executar, em andamento e finalizado”, por exemplo.

No Runrun.it, o RR-Board mostra o volume de tarefas, representadas por cards, organizado em colunas de status das tarefas, que por padrão são “Não Atribuídas (Backlog)”, “Atribuídas” e “Realizadas (Entregues)”, mas você pode incluir outros status como colunas.

Por que o RR-Board é um kanban inteligente?
O RR-Board utiliza um sistema de movimentação de arrastar e soltar as tarefas entre colunas. Quando você faz alguma alteração, o sistema atualiza e recalcula todos os possíveis prazos, considerando não só essa movimentação de cards, mas, inclusive, os tempos estimados e prioridades de cada usuário do projeto. O RR-Board mostra as tarefas de um projeto, mas não as tarefas de um usuário.

Você consegue arrastar as tarefas entre colunas, mas não consegue arrastar uma tarefa na própria coluna. Se você pudesse arrastar uma tarefa como primeira prioridade para outro usuário, poderia bagunçar a fila de tarefas do responsável, que pode estar trabalhando em projetos mais urgentes e de outros clientes.

Sabia? Cada card no modo kanban mostra a data estimada da tarefa. A data possui uma borda que pode ser linha pontilhada ou contínua. O que isso significa? Quando a data está com linha pontilhada é um prazo estimado, já quando a linha da borda está contínua a data foi alterada manualmente, podendo ser agendada ou data desejada.




12. Anexos do Projeto

Se estiver procurando um anexo específico, não precisa procurá-lo de tarefa em tarefa. Em "Anexos", dentro da página do projeto, você encontra uma tabela com todos os arquivos anexados nas tarefas ou diretamente no projeto.

Para isso, vá em "Empresa" > "Projetos", escolha o projeto, entre nele e clique no ícone de clipe (Número 1, na imagem abaixo), ao lado dos modos de visualização da página. 

  1. Anexos: selecionando o ícone de clipe, você abrirá a tabela "Anexos do projeto", onde pode ver todos os anexos relacionados ao projeto.
  2. Novo anexo: acrescente um novo anexo, diretamente ao projeto, clicando no botão azul ou arrastando os arquivos para a página.
  3. Tipo: nessa coluna podemos saber se o arquivo foi anexado a uma tarefa ou diretamente ao projeto.
  4. Editar: no ícone de engrenagem, você pode compartilhar o anexo por email ou excluí-lo, conforme mostram as imagens abaixo:
  • Compartilhe o anexo por email:
  • Janela de exclusão do anexo:

Atenção: ao deletar um projeto todos os seus anexos também serão apagados. Mesmo que você transfira as tarefas do projeto que será apagado para outro projeto os anexos não serão transferidos.



13. Grupos e Subgrupos de Projeto (Plano Corporate)

No Runrun.it, os projetos podem fazer parte de Grupos e Subgrupos. Esses dois níveis estão entre o cliente e o projeto:

Tarefa < Projeto < Subgrupo < Grupo < Cliente

Para habilitar essa opção o administrador deve ir em "Administrar" > "Configurações" > "Grupos de Projeto". 

Quando você criar um projeto, será oferecida a possibilidade de também criar um grupo e subgrupo. É uma maneira de deixar os projetos mais organizados. 


Exemplo 1:

Nestlé (Cliente) > Campanha de Páscoa (Projeto) > Offline (Grupo) >  Peças Gráficas (Subgrupo) > Cartaz para Lojas (Tarefa)


Exemplo 2:

 Campanha de Páscoa > Online > Mídias Sociais > Imagens para o Facebook


Exemplo 3:

No exemplo 3, imagem acima, "SpotCry" é o cliente (01), "Online" é o grupo (2), "Aplicativo" é o subgrupo (3) e "Peças de divulgação" o projeto (4).



14. Modelo de Projeto (Plano Corporate)

Se você trabalha em projetos que são muito semelhantes entre si, em termos de tarefas a serem executadas, o modelo de projeto é super recomendado. Por exemplo, recebemos a demanda um projeto de criação de site. Como sempre fazemos esse tipo de projeto, já temos uma noção e um padrão de tarefas necessárias para se criar um site, e podemos criar o nosso Modelo de Projeto para Criação de Sites. 

Para criar, vá em "Administrar" > "Modelo de Projeto" > "Novo Modelo de Projeto". 

Uma pequena janela abrirá. Escolha o nome do modelo e clique em "Criar". 

A página do modelo abrirá. Clique em "Adicionar Tarefa Modelo", botão azul, para criar as tarefas do modelo de projeto.

Com o modelo de projeto pronto, clique em "Criar projeto com este modelo" para utilizá-lo. Veja um exemplo:

Ou vá em "Empresa" > "Projetos" e crie um novo projeto a partir de um dos modelos de projeto criados.

Não é possível transformar Projetos prontos em Modelos de Projetos, é preciso criar o Modelo de Projeto do início, como explicado mais acima. 

A opção Modelo de Projeto somente está disponível no Plano Corporate e na versão gratuita de teste.

Consigo transferir um projeto de um cliente para outro? Posso clonar um projeto inteiro?

Não é possível transferir um projeto de um cliente para outro cliente, nem clonar um projeto inteiro, apenas conseguimos clonar tarefas de um projeto, uma a uma. Quando se torna frequente o recebimento de projetos parecidos é recomendado criar o Modelo de Projeto

Mas caso você queira que exatamente esse projeto seja transferido pra outro cliente, há uma solução mais manual. Não é possível transferir projeto entre clientes, mas é possível transferir tarefas entre projetos.

O que você pode fazer é criar um projeto novo no cliente que deseja transferir o projeto em questão e modificar, tarefa por tarefa, o campo "Cliente>Projeto", colocando no lugar o cliente para qual deseja transferir o projeto.

1. Um exemplo na prática, vamos supor que esse seja seu cenário:

Cliente A:
Projeto 1
Tarefas 123

2. Se você deseja transferir esse Projeto 1 do Cliente A para o Cliente B, então você deve criar um novo projeto no Cliente B, ou seja:

Cliente B:
Projeto 1

3. Em cada uma das tarefas do Projeto 1 do Cliente A, você terá o campo "Cliente>Projeto" dessa forma: "Cliente A>Projeto 1", então você deve alterar para "Cliente B>Projeto 1" em cada tarefa.

Ao abrir o Cliente B, você terá:

Cliente B
Projeto 1
Tarefas 123

Em seguida basta você apagar o Projeto 1 do Cliente A.

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