Veja o que você aprenderá aqui:

  1. Como criar equipes e líder de equipe
  2. Dados da equipe: nome, líder, membros
    2.1. Criar e receber tarefas
  3. Editando equipes
  4. Apagando uma equipe
    4.1. Tarefas sem equipe e o problema que podem trazer
  5. Página de Equipes
    5.1. Visão em lista
    5.2. Visão em Blocos
    5.3. Dashboard TV



1. Como criar equipes - e o que é um líder de equipe

Os usuários podem ser distribuídos em equipes, de acordo com sua área de trabalho ou outro critério. Podemos ter equipes de Administração, Suporte, RH, entre outras. Quem cria a equipe é automaticamente categorizado como o líder dessa equipe, mas pode transferir essa liderança a outro usuário. 

O "Líder" da equipe consegue editar os usuários da sua equipe, como modificar os dados de cadastro, definir as horas de trabalho, permissões de quem abre tarefa, mudança de senha, e também tem acesso aos relatórios de sua equipe.

Para criar uma equipe, é preciso ser administrador da conta. Clique em "Equipes", no menu esquerdo.

Vá em "Nova equipe", no botão azul.

Abrirá uma pequena janela para escolher o nome da equipe. Clique em "Criar equipe".

Outra forma de criar equipes é em "Administrar" > "Equipes" e no botão "+Criar".



2. Dados da Equipe: nome, líder, membros

Você será redirecionado à página "Dados da equipe". Informe o nome da equipe, líder da equipe (você, que criou, é o líder, mas pode escolher outra pessoa), centro de custo (opcional) e os membros. Na ausência de usuários, clique na aba de "Membros" e escolha "Criar novo usuário".  Os campos com * são de preenchimento obrigatório. Toda equipe deve ter nome, líder e pelo menos um membro.


2.1.
Por padrão, a opção "Este usuário pode criar e receber tarefas de todos da equipe" já está marcada. Você pode editar quem abre tarefa para quem no painel "Administrar" > "Usuários"

Controlar quem abre e recebe tarefa de quem é importante para não haver confusão na cabeça de pessoas que executam tarefas para várias equipes. Imagine que o João dê uma força para outras equipes além da sua. Neste caso, o melhor é que seu líder de equipe seja o responsável por receber suas tarefas. Porque, afinal, qual tarefa ele priorizaria se tivesse recebendo demandas de todo mundo? O líder de João é quem melhor sabe sobre suas prioridades.

Clique em "Salvar". Atualize a página caso não apareça a nova equipe.



3. Editando equipes

Se precisar editar ou apagar as equipes posteriormente, clique em "Editar equipes", escrito em azul, no canto superior direito. 

Ou também pode ir a "Administrar" > "Equipes".

Surgirá uma tabela com todas as equipes e você será redirecionado para a tela "Dados da Equipe" (a primeira imagem do item 2), onde consegue alterar nome da equipe, o líder, escolher o centro de custo e adicionar ou remover membros, escolhendo quem recebe tarefa de quem ou abre tarefa.



4. Apagando uma equipe

Quando se apaga uma equipe, seus membros ficam sem equipe, assim como todas as tarefas relacionadas à equipe apagada.

4.1. Tarefas sem equipe e o problema que podem trazer
Preste atenção às tarefas sem equipe, pois muitas vezes o tempo investido nelas pode ser contabilizado, mas sua origem pode não ficar clara pela falta de equipe. 

Pode acontecer, por exemplo, do usuário olhar suas horas trabalhadas na aba "Tempo" e perceber que há mais horas registradas do que no relatório "Horas Registradas". Isso porque a aba "Tempo" mostra todas as horas, de todas as tarefas, até das sem equipe. 

Já no relatório "Horas Registradas", o usuário utiliza um filtro para especificar a equipe e as horas dessas tarefas não aparecem justamente por estarem sem equipe.
Assim, as horas do relatório e as da aba tempo não coincidem.


5. Página de Equipes

A página "Equipes", no menu lateral esquerdo,  por padrão vem com a visão em lista, mas é possível visualizar de outras maneiras que veremos nos itens abaixo.


5.1. Visão em lista

Na versão lista, é possível criar novos usuários e novas equipes, nos botões em azul, e editá-los, no canto direito da página.
As equipes aparecem organizadas em ordem alfabética, uma embaixo da outra, e com um ícone de barras empilhadas, que indica a carga de tarefas sendo trabalhadas pela equipe. Esse indicador leva em consideração as horas estimadas em cada tarefa aberta de todos os membros da equipe em relação às horas estimadas das tarefas abertas de toda empresa, considerando sempre o número total de equipes. As barrinhas vão enchendo entre 0 e 100% na cor verde. Para porcentagens acima disso elas continuam cheias, porém mudam de cor. Cargas de trabalho entre 100% e 150% deixam as barras laranjas e cargas acima de 150% ficam com barras vermelhas. 

À direita do nome da equipe, você pode ver o Backlog da equipe ou, clicando nas setas, expandir e esconder a lista de membros:

Cada equipe contém colunas com a pontuação do RR-Rating, foto de perfil, o nome do usuário, a tarefa na qual ele está trabalhando (caso ele não esteja com Play ligado estará escrito "Sem indicação"), a data de entrega estimada da tarefa em andamento, a disponibilidade, as tarefas abertas e na fila do usuário, as tarefas que o usuário abriu para outros usuários ou para si mesmo, tarefas seguidas por esse usuário e no botão "+" você pode gerar um relatório GANTT do usuário ou editar seu perfil.


5.2. Visão em blocos

A segunda opção de visualização da página de Equipes é a versão em blocos. Trata-se de uma versão mais visual e individual, onde cada membro da equipe encontra-se em um bloco que possui sua foto de perfil, nome de usuário, cargo, número da pontuação do RR-Rating, a tarefa na qual está trabalhando e a data estimada de entrega no rodapé do bloco. A página exibe os blocos de todas equipes, então para ir direto para a equipe desejada escolha a equipe, no início da página:

Repare que no rodapé do bloco, onde é exibida a data de entrega estimada, a linha pode variar de cor. Veja o que cada cor indica:

  • Verde: cor para tarefas em desenvolvimento que estão dentro da estimativa de entrega.
  • Amarelo: cor que representa membros da equipe que estão sem indicação de tarefa, ou seja, para usuários que não estão trabalhando em uma tarefa no momento. Não é exibida nenhuma data.
  • Preto: indica um usuário em férias. Não é exibida nenhuma data e no bloco está escrito "Está de férias".
  • Vermelho: cor para usuários que estão desenvolvendo alguma tarefa com esforço estimado estourado. É exibida a data de entrega estimada e em "Trabalhando em:" podemos ver o nome da tarefa que está com Play ligado.

Se o local onde encontramos a data estimada contém o símbolo do infinito trata-se de uma tarefa ongoing.

5.3. Dashboard TV

O Dashboard TV é uma tela de equipe exibida na TV, como o nome indica, e mostra a carga de trabalho da equipe comparada à média de toda a empresa, e também quantas tarefas abertas existem para a equipe, quantas estão em desenvolvimento e qual o RR-rating médio da equipe. Ele roda automaticamente por todas as equipes que o usuário logado é capaz de enxergar. Ou seja, se ele for gestor, verá todas as equipes da empresa. Se for líder, apenas as equipes que lidera. 

Esse recurso é uma ótima maneira de exibir na TV, para toda empresa, as atividades das equipes para conhecimento geral, fazendo com que os colaboradores não fiquem em suas "bolhas" e recebendo informações apenas de sua equipe.

Ao clicar no ícone do Dashboard TV, o sistema mostrará uma tela preparada para a resolução full HD (1920×1080). Ela foi feita apenas para rodar em TVs full HD. Ou seja, não se adapta ao tamanho das telas de computadores tradicionais.

Para cada membro da equipe, a tela mostra em qual tarefa ele está trabalhando, quando ela será entregue (exceto “ongoings”, que levam o ícone do infinito), além do cliente e projeto. Se o usuário estiver de férias, um ícone indicará este estado. Se ele não estiver trabalhando em nada, um ícone de “check” mostra que ele já entregou sua última tarefa e ainda não indicou a próxima.

Membro da equipe traballhando em uma tarefa ongoing, note o ícone do infinito para tarefas ongoing:

Membro da equipe em férias:

Membro da equipe sem tarefa em andamento:


Leia mais sobre o Dashboard TV aqui:


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