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No Runrun.it existem 4 tipos de usuários: Administrador, Gestor, Líder e Colaborador. Cada um possui permissões diferentes, e estão divididos da seguinte forma hierárquica:

Administrador: é o perfil com mais permissões no Runrun.it. É responsável pelas configurações da conta de forma geral, ajuste de custo e permissões de usuários, além de informações financeiras referente ao plano contratado. Tem acesso a clientes, projetos, tarefas, relatórios, feriados, férias e custo por hora de cada usuário cadastrado.

Gestor: também pode acessar todas as informações da conta, extrair relatórios e visualizar Cliente > Projeto; Modelo de projeto e Tipos de tarefa (três itens do menu administrar). O gestor consegue visualizar os custos da empresa e editar alguns itens, tais como custo/mês do cliente, orçamento do projeto e custo extra. O gestor não tem permissão para alterar o custo por hora do usuário.

Líder: o líder tem permissões relacionadas apenas a sua equipe, ou seja, pode extrair relatórios, abrir tarefas e configurar permissões somente da equipe lidera. E consegue visualizar quatro itens do menu administrar, sendo eles Usuários. Caso o administrador habilite, também é possível visualizar os itens Cliente > Projeto; Modelo de projeto e Tipos de tarefa.

Colaborador: é o perfil com as permissões básicas dentro do Runrun.it, já que ele tem acesso, inicialmente, apenas às suas próprias tarefas e dos colegas de equipe. Dependendo das permissões definidas para ele, o colaborador pode ter acesso a relatórios das tarefas que têm acesso.

O administrador pode definir em alguns recursos das configurações gerais da conta se todos os usuários podem executar uma ação (como na imagem acima, Criar portais) ou habilitar para que apenas os gestores e administradores tenham permissão.

Para ver todas as permissões do usuário confira a tabela abaixo:

Além das permissões de ações de cada tipo de perfil, que você encontra detalhadas nas tabelas acima, no Runrun.it também é possível restringir a visualização através do Quadro ou do Projeto.

Editores do quadro podem realizar ajustes indo até a parte superior da tela, à direita, para clicar no ícone em forma de engrenagem - a seguinte tela será aberta:

Nesta janela, na parte superior, é possível localizar o símbolo com a lixeira para apagar o quadro. Caso ainda existam tarefas nele, elas poderão ser movidas para outro quadro. Assim que ele estiver vazio é possível deletá-lo. Esta ação não poderá ser desfeita.

Nesta mesma janela existem duas abas: Geral e Participantes - a seguir vamos explicar cada uma delas.

Nome do quadro: altere o nome do quadro como preferir.

Visibilidade do quadro: marque se todos os usuários da sua conta ou apenas alguns usuários e equipes poderão visualizar o quadro.

Permitir a criação rápida de tarefas através do botão "Adicionar tarefa": marque esta opção para habilitar a visualização do botão Adicionar tarefa, localizado na parte inferior das etapas abertas.

Este atalho permite que usuários do quadro criem novas tarefas diretamente pelo card. Ao criar a tarefa por meio deste botão, o tipo de tarefa adicionado será o "Padrão", mas o usuário poderá modificar o tipo da tarefa posteriormente. Importante: o ajuste feito pelo editor do quadro será replicado para os demais usuários.

Permitir que participantes do quadro criem formulários: se desmarcado, apenas editores do quadro poderão criar formulários.

Adicione ou exclua os usuários com acesso ao quadro. Ao incluir alguém, você também pode atribuir o nível de permissão que cada usuário terá, que pode ser membro restrito, membro e editor. Saiba a seguir a diferença entre cada perfil:

Membro restrito: neste nível a pessoa colabora apenas nas tarefas que estiver diretamente envolvido no quadro, ou seja, acessa apenas as tarefas que criou, que foi alocada ou nas tarefas que está incluída como seguidora.

Membro: capaz apenas de contribuir em qualquer tarefa do quadro, mas sem poder para realizar alterações na estrutura do quadro.

Editor: visualiza todas as tarefas do quadro e pode alterar as configurações da estrutura do quadro.

Use o campo de busca para selecionar apenas as equipes ou usuários que você deseja conceder permissão para visualizar o quadro.

Atenção:

As permissões de acesso aos quadros e projetos serão sempre respeitadas. Dessa forma, mesmo que um usuário tenha acesso ao quadro, ele não conseguirá visualizar tarefas que pertencem a um projeto ao qual ele não tem permissão de acesso.

Seguindo o exemplo, um usuário com acesso ao projeto mas sem acesso ao quadro poderá visualizar informações do projeto, mas não conseguirá ver as tarefas contidas no quadro.

É importante notar que, caso haja uma automação que aloque um usuário em uma tarefa específica, ele terá acesso apenas àquela tarefa, sem obter permissão para visualizar o quadro ou o projeto inteiro.

Acesse a aba Empresa > Projetos e selecione o projeto desejado. Clique na opção Visibilidade e selecione apenas os usuários/equipes que você deseja que possam visualizar o projeto em questão.

Lembrando que Administradores e Gestores podem visualizar todos os projetos da conta. Os perfis líder e colaborador só conseguirão ver as tarefas do projeto e se alocar nelas se tiverem acesso ao projeto.

Acesse Configurações > Tipos de tarefas, selecione o tipo desejado e clique em Autorizar. Escolha quais usuários/equipes que poderão se alocar e/ou criar tarefas com esse tipo.

Importante: essa configuração não impede que outros usuários visualizem esse tipo de tarefa. Apenas que eles se aloquem ou criem tarefas.

Em Configurações > Usuários, você determina quem pode abrir e receber tarefas de outro usuário. Assim, é possível ter usuários que apenas recebem tarefas, e outros que apenas as criam, por exemplo.

Se um determinado usuário não possuir acesso aos quadros ou ao projeto de uma determinada tarefa, mas você precisa que ele a visualize, pode colocá-lo como seguidor, como na imagem abaixo:

Ao fazer isso, o usuário seguidor terá acesso apenas aquela tarefa específica e continua a não poder visualizar o quadro e/ou o projeto.

Nas Configurações é possível escolher se todos os usuários podem ou não criar tarefas apenas usando os formulários. Ao marcar esta opção, os usuários da conta só poderão abrir novas tarefas utilizando os formulários cadastrados na conta. Caso deixe desabilitado, será possível criar tarefas a partir dos formulários e também pela janela Criar nova tarefa.

Importante: este ajuste não altera a criação de tarefas pela opção Adicionar tarefa, presente nas etapas ou pelas subtarefas.

Depois de finalizar a edição, os editores do formulário poderão clicar no botão Compartilhar para definir quem pode editar ou apenas responder seu formulário - ele pode ficar acessível para usuários da sua conta Runrun.it e também para pessoas externas.

Uma janela como a da imagem acima será aberta com duas abas:

Acesso interno: defina quais usuários da sua conta podem editar ou apenas visualizar.

Acesso externo: aqui ficam organizados os recursos para exibir o formulário para pessoas externas.

Para saber mais leia o artigo Como compartilhar um Formulário.

Os portais ajudam a organizar e compartilhar diversos formulários das áreas.

A permissão para que usuários criem portais na conta da empresa também pode ser ajustado nas configurações da conta - ao desmarcar, apenas administradores e gestores poderão criar portais.

Os usuários sem permissão terão desabilitado o botão Novo portal, que ficará na cor cinza, como na imagem abaixo:

Os editores do portal conseguem visualizar uma janela semelhante à que aparece nos formulários, com as abas Acesso interno e Acesso externo.

Na aba Acesso interno é possível adicionar quais usuários da sua conta Runrun.it poderão visualizar o portal. Na aba Acesso externo você decide se o portal será visualizado por pessoas fora da sua conta (clientes ou parceiros). Conheça mais sobre as possibilidades de uso no artigo Portais de formulários.