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Assuntos abordados neste artigo:

No Runrun.it, o tipo de tarefa ajuda a classificar as diversas atividades desenvolvidas pelas equipes. É possível cadastrá-las do jeito que sua empresa precisa, com as palavras já utilizadas no dia a dia.

Além de classificar as demandas, você consegue adicionar no tipo da tarefa o esforço estimado, com o tempo médio (em horas) para que cada atividade seja desenvolvida. O tipo de tarefa deve ser obrigatoriamente adicionado em cada tarefa.

Este recurso ajuda muito na extração de relatórios ao mostrar, por exemplo, quais os tipos de tarefas que estão sendo mais demandados para as equipes em um determinado período. Você também consegue filtrar os cards por meio desta classificação, como indicado na imagem abaixo:

Neste artigo vamos mostrar como criar e editar os tipos de tarefas, visualizar a lista com todos os tipos registrados na conta, além de extrair relatórios.

Somente administradores, gestores e líderes de equipe podem criar tipos de tarefas.

Os tipos de tarefas podem ser criados diretamente na tarefa ou na lista disponível nas configurações da conta. A seguir vamos mostrar as duas formas.

Abra a tarefa e localize no canto inferior esquerdo o item Tipo, como exemplificado na imagem abaixo. Clique no ícone Editar, ao lado do tipo da tarefa:

Uma pequena janela será aberta, com campo de busca, listagem com os tipos de tarefas já existentes, e os botões Novo tipo e Cancelar. Para mudar o tipo da tarefa, basta clicar no item que deseja.

Para criar um novo tipo de tarefa, clique em Novo tipo - uma tela será aberta e você poderá definir um nome, esforço em horas e uma cor. Uma vez criado, o novo tipo de tarefa poderá ser utilizado em outros cards e quadros.

Dica: você pode alterar vários cards de uma vez só usando a ação em massa Editar tipo de tarefa - saiba mais no artigo Como usar as ações em massa.

Para acessar a lista com todos os tipos de tarefas cadastrados na conta, clique no ícone Configurações > Tipos de Tarefa. Você poderá ajustar os tipos já existentes ou deletar. Para criar clique no botão Novo tipo, como na imagem abaixo:

Assim como na tarefa, uma janela será aberta, e você poderá criar o nome, esforço em horas, com o tempo médio estimado para a execução deste tipo de tarefa, além de escolher uma cor.

Vamos detalhar a seguir cada recurso presente neste espaço.

1. Filtro: aqui você pode escolher se quer visualizar na lista todos os tipos de tarefas cadastrados na conta, se prefere filtrar apenas os tipos que estão visíveis para uso ou apenas os tipos cadastrados, mas que não estão visíveis para que os usuários possam utilizar.

2. Buscar: digite o nome do tipo de tarefa que deseja localizar.

3. Número total dos tipos de tarefas cadastrados na conta.

4. Ajuda: acesse um conteúdo que preparamos sobre o assunto.

5. Novo tipo: clique aqui para criar um novo tipo de tarefa em poucos passos.

6. Exibir ou ocultar colunas: escolha quais colunas você deseja visualizar na tela.

7. Exportar: é possível extrair a lista dos tipos de tarefas nos formatos XLSX ou CSV.

Nas colunas ficam organizadas as seguintes informações:

8. Nome: ordene os tipos de tarefas em ordem crescente ou decrescente.

9. Estimativa padrão: aqui é mostrado o tempo estimado que foi adicionado para que uma tarefa desse tipo ser executada (sempre em horas úteis).

10. Historicamente: a cada sete dias o sistema calcula uma média do tempo gasto em tarefas entregues nos últimos 90 dias por cada tipo. A granularidade mínima de tempo é de uma hora.

11. Visível: marque para deixar o tipo de tarefa visível para o uso das equipes nos cards, ou desmarque para que não seja mais utilizada. O Runrun.it registra o histórico de todas as tarefas, projetos e clientes, desde que eles não sejam deletados do sistema. Dessa forma, se uma atividade deixar de ser recorrente na empresa, marque como não visível para que nenhum usuário possa criar uma nova tarefa com este tipo - as tarefas antigas continuarão preservadas.

12. Cor: você pode definir uma cor para cada tipo de tarefa. Pode usar, por exemplo, uma cor para cada departamento da empresa, ou para cada processo.

13. Criado em: mostra a data que o tipo de tarefa foi criado.

14. Ações: clique no ícone com os três pontos para editar o tipo da tarefa, autorizar que todos ou apenas alguns usuários/equipes possam utilizar o tipo, ou clique em apagar para deletar o tipo permanentemente do sistema. Importante: antes de excluir o tipo, é necessário transferir as tarefas e formulários que estejam vinculados, como na imagem abaixo.

Conheça a seguir mais detalhes sobre a estimativa de tempo.

O tipo de tarefa é uma estimativa inicial que ajuda a padronizar o tempo médio que os alocados levam para entregar uma tarefa. No campo esforço, o usuário pode aumentar ou diminuir o tempo que ele julga necessário para entregar a tarefa específica.

No exemplo acima, o tipo de tarefa Criação possui cadastrado 5 horas, porém o tempo de esforço para a tarefa em questão foi editada para considerar que esta demanda específica levará 7 horas. Ao modificar o esforço, o tempo cadastrado no tipo da tarefa não será alterado.

Ao alocar apenas 1 usuário na tarefa, o esforço será igual ao esforço do tipo da tarefa. Ao alocar múltiplos usuários, esse esforço será multiplicado pelo número de alocados - exemplo, se uma tarefa com apenas um usuário tem como esforço 5 horas, a tarefa com 2 alocados terá o esforço total de 10 horas.

A estimativa do tipo de tarefa é usada pelo Runrun.it para calcular a data de entrega. A cada alteração do usuário, o Runrun.it vai recalcular as previsões de entrega, de forma automática.

É importante cadastrar em cada tipo de tarefa o tempo de execução conforme o dia a dia da sua empresa. Para fazer as estimativas, converse com a sua equipe - posteriormente, você poderá ajustar os tempos na lista de tipos de tarefas. Veja a seguir como obter relatórios dos tipos de tarefas utilizados na conta da empresa.

Para acessar dados e analisar quais são os tipos de tarefas mais trabalhadas pelos usuários, clique em Empresa > Relatórios. Você poderá escolher entre os relatórios Esforço por tipo de tarefa - cliente ou Esforço por tipo de tarefa - Equipe:

No relatório Esforço Por Tipo de Tarefa - Cliente você consegue localizar o percentual de horas gastas por Tipo de Tarefa em cada cliente, bem como a quantidade e porcentagem de tarefas, horas totais, percentual de horas e custo por tipo de tarefa.

Você também pode avaliar qual tipo de tarefa tomou mais tempo, identificar os gargalos por tipo de atividade, levando em conta a complexidade, distribuição e ajuste de projetos.

O segundo é semelhante ao anterior, a única diferença é que neste relatório os dados indicam as horas gastas por equipe. Verifique a quantidade e porcentagem de tarefas, horas totais, percentual de horas e custo por tipo de tarefa.

Quanto mais específico você for nos tipos de tarefas, mais detalhes você terá para analisar. Para conferir outras possibilidades de dados, leia o artigo Relatórios do Runrun.it.

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

Como usar as ações em massa

Relatórios do Runrun.it

Lista de Tarefas do Runrun.it

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