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Assuntos abordados neste artigo:

Sabe aqueles comandos repetitivos que você precisa fazer manualmente, tarefa por tarefa? Agora você consegue automatizar estes processos na Central de Automações do Runrun.it, para deixar as ações programadas para serem executadas de forma automática no sistema.

As automações permitem a inclusão de regras em cada quadro da conta, e contribuem para que o fluxo de trabalho das equipes funcione corretamente.

É possível gerar, por exemplo, uma automação para alocar pessoas nas tarefas de forma automática - assim você garante que cada envolvido seja adicionado na etapa certa.

É importante reforçar que as automações são criadas por quadro, e apenas as tarefas alocadas dentro deste quadro serão modificadas pelas automações cadastradas para este espaço.

As automações do quadro podem ser visualizadas na Central de automações. Para acessá-la basta clicar no botão Automações, indicado com o símbolo de um raio, na parte superior da tela - no exemplo abaixo, o número que aparece no botão indica que existem atualmente 3 automações ativas neste quadro:

Para programar uma automação em um quadro, é necessário ajustar os parâmetros Evento e Ação.

Evento: indica uma ação que acontecerá no quadro e irá criar um gatilho para que a automação aconteça. Exemplo: quando a tarefa entrar ou sair da etapa.

Ação: define qual ação automatizada deve acontecer quando o evento acima ocorre. Exemplo: então alocar usuários na tarefa.

Confira a seguir quem pode gerenciar as automações nos quadros.

Todos os usuários podem visualizar na central quais automações estão cadastradas no quadro, mas apenas editores do quadro podem criar, editar ou apagar.

Quando um usuário não possui autorização para editar, o botão de apagar não aparece, e o botão ativar/desativar fica desabilitado - apenas o status da automação é informado. O botão 'nova automação' fica bloqueado, como mostra a imagem abaixo:

Os editores do quadro já possuem a visualização de todos os campos:

Se você é editor do quadro e deseja adicionar outros editores, clique no símbolo de engrenagem para acessar as configurações do quadro. No campo Visibilidade, inclua os nomes dos usuários e marque a opção Tornar editor, como no exemplo abaixo:

Para mais informações sobre este assunto, leia o artigo Permissões de Usuário.

No campo indicado na imagem acima você consegue visualizar a somatória com o número de ações executadas mensalmente em todos os quadros da sua conta do Runrun.it.

Atualmente na versão Beta este número é ilimitado - futuramente este recurso poderá ter limites conforme o plano contratado.

A contagem é feita por ação, logo uma mesma automação que aloca 20 usuários irá contabilizar como 20 ações executadas.

A ação sempre tentará ser executada, e por isso será contabilizada na somatória, mesmo quando ocorrer alguma impossibilidade de finalização, seja por questões de permissão ou regra do sistema.

Para deixar mais claro, vamos dar um exemplo com a imagem de uma tarefa na qual a automatização não pôde ser concluída - para ver os comentários do sistema na tarefa, clique no ícone com o robô, como indicado na imagem abaixo:

Nesta tarefa específica, a automação não pôde alocar William Roberto, pois o usuário não possui autorização para acessar o quadro “Exemplo de quadro - Redes Sociais”, e por essa razão a automação não pôde ser concluída. O sistema tentou processar (e por isso a ação foi contabilizada na somatória), mas a permissão impediu a conclusão.

Importante: as contas Business e Enterprise conseguem utilizar todos os recursos disponíveis e que serão lançados futuramente. As contas gratuitas apenas acessam o recurso para alocação de pessoas por etapa.

Clique no botão Automações para acessar a central. Quando o quadro não possui nenhuma automação, você visualizará a tela abaixo, e para criar basta clicar em Nova automação, como indicado abaixo.

Na parte superior, no canto direito, existem três recursos para te ajudar no uso das automações:

1. Dê sua opinião: aqui você indica para nossa equipe como você avalia sua experiência com as automações do Runrun.it.

2. Confira o artigo: acesse rapidamente este conteúdo sempre que quiser conferir alguma informação.

3. Quantidade de ações executadas: neste campo você encontrará a quantidade de ações realizadas mensalmente em todos os quadros da sua empresa. Saiba mais detalhes no item Contagem de automações deste artigo.

Após a inclusão das automações, a visualização da central ficará organizada da seguinte forma: automações ativas, com erro e inativas. A ordenação em cada status mostrará as automações mais recentes nas primeiras posições.

1. Ativas: automações criadas e que estão em funcionamento no quadro.

2. Com erro: automações que não estão funcionando pois há algum parâmetro que precisa ser ajustado.

3 . Inativas: automações que foram cadastradas, mas foram inativadas e não estão sendo executadas no quadro.

4. Ativar/Desativar automação: use este botão para ativar ou desativar a automação no quadro.

5. Apagar: use este recurso caso queira apagar de forma permanente a automação selecionada - esta ação não poderá ser desfeita.

Um editor do quadro pode criar uma automação em poucos passos:

Passo 1: clique em Nova automação.

Passo 2: é necessário escolher em primeiro lugar o parâmetro Evento.

Passo 3: em seguida selecione o parâmetro que deseja em Ação. No exemplo acima temos os seguintes parâmetros: Quando a tarefa entrar na etapa Aprovados (Evento), então alocar usuário William Roberto na tarefa (Ação).

Passo 4: com tudo certo, clique em Criar automação para salvar e cadastrar a nova automação no quadro (quando em funcionamento, ela aparecerá na listagem da central de automações, com o status Ativa).

É importante destacar que a automação não age de forma retroativa no quadro - ela será aplicada como regra nas próximas tarefas a partir da data de ativação da automação.

Para modificar uma automação já criada, localize o item que deseja alterar na listagem da central e clique em cima. Ao final da rolagem é possível visualizar as datas e nomes de quem criou e do usuário que realizou o último ajuste nesta automação.

É importante destacar que a ordem para a escolha dos parâmetros é sempre Evento em primeiro lugar, seguida por Ação - logo, quando existe a alteração do Evento, a Ação ficará em branco e deverá ser configurada novamente.

Faça os ajustes necessários e clique em Salvar para que a automação atualizada passe a ser aplicada no quadro - confira um exemplo rápido na imagem abaixo:

Caso queira apenas ativar ou desativar a automação do quadro, sem deletá-la da lista, marque ou desmarque a opção como no exemplo a seguir:

Para apagar a automação de forma permanente, clique no ícone com o símbolo de uma lixeira. Esta ação não poderá ser desfeita.

Nos próximos meses iremos adicionar novos recursos exclusivos para clientes Business e Enterprise, por isso não deixe de acompanhar nossas novidades!

Utilize esta automação para alocar de forma automática as pessoas que deverão ser envolvidas nas tarefas que entrarem ou saírem de uma determinada etapa.

Selecione os parâmetros a seguir:

Evento: Quando a tarefa entrar ou sair da etapa

Selecionar etapas: você pode escolher entre etapas abertas ou fechadas

Ação: Então alocar usuários na tarefa

Selecione usuários: inclua os nomes dos usuários que deseja. Nesta lista só aparecerão os usuários autorizados para visualizar este quadro

Utilize esta automação para adicionar ou remover tags em tarefas que entrarem ou saírem de uma determinada etapa.

Selecione os parâmetros a seguir:

Evento: Quando a tarefa entrar ou sair da etapa

Selecionar etapas: você pode escolher entre etapas abertas ou fechadas

Ações: Então adicionar ou remover tags na tarefa

Selecionar tags: digite as tags desejadas para localizar na listagem ou criar uma tag nova.

Utilize esta automação para mudar a data de entrega ou a data de início desejado para a tarefa. Este recurso é ideal para estabelecer um SLA (Service Level Agreement) ou acordo de nível de serviço, como por exemplo: sempre que uma tarefa entrar na etapa “Caixa de entrada”, a equipe terá um prazo de 15 dias para entregar a tarefa.

Observação: caso a tarefa já possua uma data, o horário associado na nova data será mantido, e se a tarefa não tiver nenhuma data ainda, o horário do início desejado será padronizado às 09h00 e com horário de entrega desejada indicado para 23h59.

Selecione os parâmetros a seguir:

Evento: Quando a tarefa entrar na etapa (não é possível associar esta opção ao evento ao sair da etapa).

Selecionar etapas: você pode escolher uma ou mais etapas abertas

Ação: Então mudar a data de entrega desejada da tarefa ou mudar a data de início desejado da tarefa

Opções: escolha se deseja alterar a data X dias corridos após a execução do evento, mudar para a data do dia da execução do evento ou remover a data da tarefa

Use este recurso para solicitar a aprovação da tarefa para um determinado usuário. Desta forma, sempre que uma tarefa entrar na etapa selecionada, a solicitação é gerada de forma automática.

Ao solicitar aprovação de um usuário ele vai receber uma notificação, tanto no Runrun.it, quanto no e-mail.

Importante: esta automação está disponível somente para clientes dos planos Business e Enterprise.

Selecione os parâmetros a seguir:

Evento: Quando a tarefa entrar na etapa

Selecionar etapas: você pode escolher uma ou mais etapas abertas

Ação: Então solicitar a aprovação da tarefa

Selecione usuários: inclua um único usuário para esta ação. Nesta lista só aparecerão os usuários autorizados para visualizar este quadro.

Este recurso é indicado para ativar ou desativar a marcação de urgência nas tarefas ao entrar numa etapa aberta. Desta forma, sempre que uma tarefa entrar na etapa selecionada, a marcação é alterada de forma automática.

Selecione os parâmetros a seguir:

Evento: Quando a tarefa entrar na etapa

Selecionar etapas: você pode escolher uma ou mais etapas abertas

Ação: Então marcar ou desmarcar tarefa como urgente

As automações podem ser bloqueadas, deixando de ser executadas automaticamente, ou podem apresentar algum erro, com um parâmetro desatualizado ou apagado.

O erro na automação ficará indicado com um ícone de alerta ao lado do botão de automações no quadro.

Na listagem, clique no status “Com erro” para checar quais automações não estão funcionando corretamente, e clique na automação para verificar onde está o problema.

Existem atualmente três erros que podem acontecer em uma automação:

Usuário não disponível: ocorre quando o único usuário envolvido na automação foi excluído da sua conta no Runrun.it. Clique na automação para alterar o usuário que deverá ser envolvido na automação, desative ou apague a automação.

Etapa não disponível: ocorre quando a única etapa envolvida na automação foi excluída. Você também pode ajustar com uma nova etapa, desativar ou apagar a automação.

Tag não disponível: ocorre quando a tag é deletada da conta. Você pode adicionar uma nova tag, desativar ou apagar a automação.

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.