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Assuntos abordados neste artigo:
Introdução
Para que servem as automações
Sabe aqueles comandos repetitivos que você precisa fazer manualmente, tarefa por tarefa? Agora você consegue deixar ações programadas para serem executadas de forma automática no sistema na Central de Automações.
As automações permitem a inclusão de regras em cada quadro da conta, e contribuem para que o fluxo de trabalho das equipes funcione corretamente.
É possível gerar, por exemplo, uma automação para alocar pessoas nas tarefas de forma automática - assim você garante que os envolvidos sejam sempre adicionados nas tarefas.
É importante reforçar que as automações são criadas por quadro, e apenas as tarefas alocadas neste espaço serão modificadas pelas automações.
Para acessar a central de automações clique no botão Automações, localizado na parte superior da tela, com o símbolo do raio - no exemplo abaixo, o número que aparece dentro do botão indica que existem atualmente 3 automações ativas neste quadro:
Para programar uma automação em um quadro, é necessário ajustar os parâmetros Evento e Ação.
Evento: indica uma ação que acontecerá no quadro e criará um gatilho para que a automação aconteça. Exemplo: quando a tarefa entrar na
etapa.
Ação: define qual ação automatizada deve acontecer quando o evento acima ocorre. Exemplo: então alocar usuários na tarefa.
Confira a seguir quem pode gerenciar as automações nos quadros.
Quem pode criar, editar ou apagar
Todos os usuários podem visualizar na central quais automações estão cadastradas no quadro, mas apenas editores do quadro podem criar, editar ou apagar.
Quando um usuário não possui autorização para editar as automações, os recursos ficam indisponíveis, como na imagem abaixo. Os usuários só conseguem visualizar o status da automação (ativa, com erro ou inativa).
Os editores do quadro já possuem a visualização de todos os campos:
Dica: caso seja editor do quadro e queira adicionar outros editores, clique no símbolo de engrenagem para acessar as configurações do quadro. No campo Visibilidade, inclua os nomes dos usuários e marque a opção Tornar editor, como no exemplo abaixo:
Para mais informações sobre este assunto, leia o artigo Permissões de Usuário.
Contagem de automações
No campo indicado na imagem acima você consegue visualizar a somatória com o número de ações executadas mensalmente em todos os quadros da sua conta do Runrun.it.
Atualmente na versão Beta este número é ilimitado - futuramente este recurso poderá ter limites conforme o plano contratado.
A contagem é feita por ação, logo uma mesma automação que aloca 20 usuários irá contabilizar como 20 ações executadas.
A ação sempre tentará ser executada, e por isso será contabilizada na somatória, mesmo quando ocorrer alguma impossibilidade de finalização, seja por questões de permissão ou regra do sistema.
Para deixar mais claro, vamos dar um exemplo com a imagem de uma tarefa na qual a automatização não pôde ser concluída - para ver os comentários do sistema na tarefa, clique no ícone com o robô, como indicado na imagem abaixo:
Nesta tarefa específica, a automação não pôde alocar o usuário, pois já estava alocado na tarefa, e por essa razão a automação não pôde ser concluída. O sistema tentou processar (e por isso a ação foi contabilizada na somatória), mas não pôde ser concluída.
Importante: as contas Business e Enterprise conseguem utilizar todos os recursos disponíveis e que serão lançados futuramente. As contas gratuitas apenas acessam o recurso para alocação de pessoas.
Central de automações
Como visualizar as automações do quadro
Clique no botão Automações para acessar a central. Quando o quadro não possui nenhuma automação cadastrada, você visualizará a tela abaixo, e para criar basta clicar em Nova automação:
Na parte superior, no canto direito, existem três recursos para te ajudar no uso das automações:
1. Dê sua opinião: envie para nossa equipe sua avaliação sobre as automações do Runrun.it.
2. Confira o artigo: acesse rapidamente este conteúdo sempre que quiser conferir alguma informação.
3. Quantidade de ações executadas: neste campo você encontrará a quantidade de ações realizadas mensalmente em todos os quadros da sua empresa. Saiba mais detalhes no item Contagem de automações deste artigo.
Após a inclusão das automações, a visualização da central ficará organizada da seguinte forma: automações ativas, com erro e inativas. A ordenação em cada status mostrará as automações criadas mais recentemente nas primeiras posições. A ordem de execução será sempre da automação antiga para a mais nova.
1. Ativas: automações criadas e que estão em funcionamento no quadro.
2. Com erro: automações que não estão funcionando pois há algum parâmetro que precisa ser ajustado.
3 . Inativas: automações que foram cadastradas, mas foram desabilitadas e não estão em execução no quadro.
4. Ativar/Desativar automação: use este botão para ativar ou desativar a automação no quadro.
5. Apagar: use este recurso caso queira apagar de forma permanente a automação selecionada - esta ação não poderá ser desfeita.
Como criar
Um editor do quadro pode criar uma automação em poucos passos:
Passo 1: clique em Nova automação.
Passo 2: é necessário escolher em primeiro lugar o parâmetro Evento
Passo 3: em seguida selecione o parâmetro que deseja em Ação. No exemplo acima temos os seguintes parâmetros: Quando a tarefa entrar na etapa Aprovados (Evento), então alocar usuário William Roberto na tarefa (Ação).
Passo 4: com tudo certo, clique em Criar automação para salvar e cadastrar a nova automação no quadro (quando em funcionamento, ela aparecerá na listagem da central de automações, com o status Ativa).
É importante destacar que a automação não age de forma retroativa no quadro - ela será aplicada como regra nas próximas tarefas a partir da data de ativação da automação.
Como editar
Para modificar uma automação já criada, localize o item que deseja alterar na listagem da central e clique em cima. Ao final da rolagem é possível visualizar as datas e nomes de quem criou e do usuário que realizou o último ajuste nesta automação.
É importante destacar que a ordem para a escolha dos parâmetros é sempre Evento em primeiro lugar, seguida por Ação. Desta forma, quando existe a alteração do Evento, a Ação ficará em branco e deverá ser configurada novamente.
Faça os ajustes necessários e clique em Salvar para que a automação atualizada passe a ser aplicada no quadro - confira um exemplo rápido na imagem abaixo:
Caso queira apenas ativar ou desativar a automação do quadro, sem deletá-la da lista, marque ou desmarque a opção como no exemplo a seguir:
Apagar automações
Para apagar a automação de forma permanente, clique no ícone com o símbolo de uma lixeira. Importante: esta ação não poderá ser desfeita.
Nos próximos meses iremos adicionar novos recursos exclusivos para clientes Business e Enterprise, por isso não deixe de acompanhar nossas novidades!
Automações
Condições
As condições te ajudam a especificar em quais tarefas as automações devem ser executadas adicionando uma ou mais condições. Com isso você terá flexibilidade para automatizar o seu fluxo de trabalho da melhor forma.
Alguns exemplos para usar as condições no dia a dia:
- Divida as tarefas entre a equipe adicionando a condição clientes.
- As tags também podem ser utilizadas como condição para alocar pessoas ou pedir aprovação de tarefas.
Todas as condições já existentes na criação de filtros e métricas estarão disponíveis também na configuração da automação. Saiba mais detalhes no artigo Como aplicar as condições na automação.
Combinações: Eventos + Ações
Confira abaixo um quadro com todas as possibilidades de combinações entre eventos e ações - é importante lembrar que ao selecionar uma etapa ela poderá ser aberta ou fechada.
Exemplos de uso
Confira alguns exemplos práticos para facilitar seu dia a dia:
Evento | Ação |
Quando a tarefa entrar na etapa “Caixa de entrada” | Então alocar usuários “Alberto e Alessandra” na tarefa |
Quando a tarefa sair da etapa “Caixa de entrada” | Então adicionar tag “em desenvolvimento” na tarefa |
Quando adicionar tag “para aprovação” na tarefa | Então solicitar aprovação da tarefa para “Robert” |
Quando remover tag “para aprovação” na tarefa | Marcar tarefa como urgente |
Quando ativar o play na tarefa | Mover tarefa para etapa “Em andamento” |
Possibilidades de eventos
O primeiro passo para a criação de uma automação é a escolha do evento.
Como já mencionamos antes, o evento indica uma ação manual que será feita na tarefa e que servirá como gatilho para que a automação aconteça. Assim, quando o evento acontecer, uma ação será gerada automaticamente.
Atualmente você pode escolher entre 9 eventos:
Quando a tarefa entrar na etapa
Nesta opção você pode escolher uma ou mais etapas, sendo que só podem ser selecionadas etapas do mesmo tipo, ou seja, somente etapas abertas ou somente etapas fechadas.
Quando a tarefa sair da etapa
Neste evento apenas as ações Mover tarefa de etapa ou quadro, Adicionar tags na tarefa ou Remover tags da tarefa podem ser combinadas. A automação será acionada assim que a tarefa sair das etapas selecionadas no evento.
Quando adicionar tags na tarefa
Esse evento aciona a automação em dois casos:
- quando uma tag é adicionada em uma tarefa já criada no quadro;
- quando uma tarefa é criada já com a tag naquele quadro - a tarefa pode ser criada pelo botão de 'nova tarefa', por repetição, clonada, pelo modelo de projeto ou criada via formulário (qualquer forma de criação realmente).
Importante: caso uma tarefa seja movida de um quadro para outro e já tenha a tag, nesse caso não aciona a automação.
Quando remover tags da tarefa
Esse evento pode ser utilizado para quando uma tag especificada for removida de uma das tarefas daquele quadro - desta forma, a automação será acionada.
Quando ativar o play da tarefa
Essa automação é muito útil para combinar o evento dar o play na tarefa com a ação de mover a tarefa de etapa. Caso a tarefa seja pausada e o play seja dado novamente, a automação será executada novamente.
Vamos dar um exemplo para deixar mais claro: as pessoas A e B estão alocadas na tarefa. Quando A dá o play na tarefa, a automação será acionada, e enquanto o play de A continuar ativo, caso B der o play, a automação não será acionada. A automação será executada novamente apenas quando os dois pausarem e um deles ativar o play de novo.
Caso haja múltiplos alocados, apenas o play da pessoa que tirar a tarefa do estado de pausada ou não iniciada para trabalhando que irá acionar a automação. Mesmo que o usuário esteja fora de sua jornada de trabalho e com a configuração do smart time tracking ativa, caso o play seja ativado na tarefa, a automação será acionada.
Importante: apenas as ações de alterar datas que não poderão ser combinadas com esse evento, para evitar o caso de alterar a data toda vez que o play for ativado.
Quando a tarefa atrasar #Novo
Adicione uma automação para quando uma tarefa entrar em atraso. Você pode marcar como urgente, alocar pessoas, entre outras possibilidades.
Caso a tarefa saia do estado de atraso e entre novamente, a automação ocorrerá novamente. Porém, quando a tarefa é criada com atraso (data desejada de entrega já no passado), a automação não será executada.
Quando solicitar aprovação da tarefa #Novo
Use este evento para gerar uma ação automática para quando for solicitada aprovação na tarefa. Você pode, por exemplo, usar esta automação para mover de etapa ou quadro, ou para adicionar uma tag na tarefa.
Caso seja solicitada aprovação novamente na tarefa, a automação será executada novamente.
Quando a tarefa for aprovada #Novo
Você também pode combinar o evento para quando a tarefa for aprovada. Importante: a automação será executada quando a tarefa em si for aprovada e não quando apenas um dos aprovadores aprovar.
Você pode, por exemplo, mover as tarefas de etapa ou quadro, ou adicionar tags, entre outros.
Quando a tarefa for reprovada #Novo
Caso a tarefa seja reprovada, você também pode escolher automações para serem executadas (ficam disponíveis as mesmas opções do evento quando a tarefa for aprovada). A automação será executada quando um dos aprovadores reprovar.
Importante: toda vez que a tarefa entrar em um status de aprovação (aprovada ou reprovada) a automação correspondente será executada. Isso acontece porque a tarefa pode ser reprovada ou pode ser aprovada novamente - dessa forma a automação sempre será executada para poder acompanhar o processo de aprovação.
Possibilidades de ações
Enviar email #Novo
Dica de uso
Utilize esta automação para enviar uma mensagem por e-mail para pessoas de dentro e de fora da sua conta.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Enviar email
No exemplo acima você consegue ajustar os seguintes itens:
1. Enviado por: este campo é sempre preenchido por padrão pelo nome da empresa (como está cadastrado na página 'Conta da empresa'). Este campo pode ser editado por uma nova identificação desejada. Os emails enviados via automação mostrarão esse texto como nome do remetente.
2. Email de envio: este endereço de email é definido automaticamente e de acordo com a empresa e com a automação que está enviando. Não é possível alterar, e este remetente 'no_reply' não recebe respostas.
3. Para: adicione neste campo as pessoas que devem receber o e-mail automatizado. Você pode escolher como destinatário as pessoas envolvidas na tarefa na qual a automação será aplicada: o criador dela, os alocados, seguidores e/ou usuários convidados. Além disso, pode escolher usuários ou equipes específicas ou digitar emails de pessoas externas.
4. Cc e Cco (Cópia e cópia oculta): assim como o e-mail comum, você tem a opção de escolher se deseja adicionar pessoas como cópia ou cópia oculta.
5. Assunto do email: defina o assunto que aparecerá no email digitando um texto e adicionando variáveis ao clicar no símbolo </>. Escolha entre os seguintes itens: Alocados, Cliente, Criador, Data de criação, Data de entrega, Data de entrega desejada, Data de início desejada, Estado, Etapa atual, ID da tarefa, Nome da empresa, Pontos, projeto, Quadro e Tipo de tarefa.
6. Mensagem: escreva a mensagem que deve aparecer no corpo do e-mail, nesse campo você também pode digitar textos e incluir as variáveis.
7. Exibir logo da empresa no topo: caso o usuário com perfil administrador tenha cadastrado uma logomarca na página Conta da empresa, é possível utilizá-la aqui, basta marcar este item.
8. Exibir marca do Runrun.it no rodapé: as contas Enterprise podem habilitar ou desabilitar a visualização da marca Runrun.ir no rodapé do e-mail.
9. Enviar teste por email: após criar o e-mail, envie um teste da mensagem para seu e-mail - uma nova janela com o endereço do e-mail que receberá o teste será mostrada, e você poderá escolher uma tarefa para servir como exemplo.
No rodapé do email ficará identificada a empresa que fez o envio do email via Runrun.it. Também ficará disponibilizado um botão para cancelar inscrição de emails - se a pessoa clicar, ela automaticamente deixa de receber qualquer email de automação do RR - ela poderá voltar a receber emails clicando na opção ao lado de cancelar a inscrição, destacada como Manage e clicando em No.
Alocação de pessoas
Dica de uso
Utilize esta automação para alocar de forma automática as pessoas que deverão ser envolvidas nas tarefas.
Importante: caso o usuário não tenha acesso ao tipo ou projeto da tarefa, ele será alocado da mesma forma. Ele não ganha acesso ao projeto ou tipo em questão, apenas à tarefa.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Então alocar usuários na tarefa
Selecione usuários: inclua os nomes dos usuários que deseja. Nesta lista só aparecerão os usuários autorizados para visualizar este quadro
Alocar usuários por meio de distribuição de tarefas (round robin)
Dica de uso
Com este recurso é possível criar uma lista de usuários para definir um rodízio na alocação de pessoas. Esta ação distribuirá as tarefas em sequência para os usuários da lista que você definir. Cada nova tarefa afetada pelo evento será atribuída ao próximo usuário da lista.
Importante: caso o usuário não tenha acesso ao tipo ou projeto da tarefa, ele será alocado da mesma forma. Ele não ganha acesso ao projeto ou tipo em questão, apenas à tarefa.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Alocar usuários por meio de distribuição de tarefas (round robin)
Selecione usuários: inclua os nomes dos usuários que deseja. Nesta lista só aparecerão os usuários autorizados para visualizar este quadro
Remover alocados da tarefa
Dica de uso
Nessa ação você pode escolher pessoas específicas para serem removidas da tarefa ou selecionar a opção de remover todos os alocados.
Por padrão, o usuário desalocado se torna seguidor da tarefa e seu registro de horas é mantido no sistema.
A automação não poderá ser concluída caso uma tarefa tenha sequência de responsáveis, já esteja entregue ou não tenha alocados.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Então remover alocados da tarefa
Selecione usuários: inclua os nomes dos usuários que deseja.
Mover tarefa de etapa ou quadro
Dica de uso
Utilize esta automação para mover a tarefa de etapa dentro do mesmo quadro ou mover a tarefa para uma etapa de outro quadro.
A tarefa poderá ser entregue ou reaberta com essa nova ação, então caso exista alguma restrição para isso, a automação não será concluída. Caso a tarefa seja reaberta ou entregue por essa automação, as subtarefas ligadas a ela não serão afetadas.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Então mover tarefa de etapa ou quadro
Selecione quadro e etapa: indique para qual quadro e etapa as tarefas devem ser encaminhadas.
Solicitar aprovação da tarefa #Novo
Dica de uso
Use este recurso para solicitar a aprovação da tarefa para um ou mais usuários. Vamos dar um exemplo: sempre que uma tarefa entrar na etapa selecionada, a solicitação é gerada de forma automática.
Também é possível incluir mais de uma pessoa, assim como na ação manual. Selecione se deseja encaminhar a aprovação para o criador (apenas usuário interno), seguidores da tarefa e usuários específicos da conta - as seleções se acumulam.
Ao solicitar aprovação de um usuário ele vai receber uma notificação, tanto no Runrun.it, quanto no e-mail.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Então solicitar a aprovação da tarefa
Selecione usuários: inclua um ou mais usuários para esta ação - você pode marcar para que a aprovação seja encaminhada para o criador da tarefa, seguidores ou escolher usuários específicos.
Adicionar ou remover tags
Dica de uso
Utilize esta automação para adicionar ou remover tags em tarefas que entrarem ou saírem de uma determinada etapa.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ações: Então adicionar ou remover tags da tarefa
Selecionar tags: digite as tags desejadas para localizar na listagem ou criar uma tag nova.
Mudar as datas de entrega ou início desejadas
Dica de uso
Utilize esta automação para mudar a data de entrega ou a data de início desejado para a tarefa. Este recurso é ideal para estabelecer um SLA (Service Level Agreement) ou acordo de nível de serviço, como por exemplo: sempre que uma tarefa entrar na etapa “Caixa de entrada”, a equipe terá um prazo de 15 dias para entregar a tarefa.
Caso queira, marque a opção Considerar apenas dias úteis, disponível nas ações de alterar início e entrega desejada.
Para ativar esse recurso basta criar ou editar uma automação que envolve a ação de alterar início ou entrega desejada. Ao ativá-la serão considerados apenas dias úteis na alteração da data para dias após a execução do evento. Dias úteis incluem segunda à sexta-feira, com exceção dos feriados cadastrados na conta.
Observação: caso a tarefa já possua uma data, o horário associado na nova data será mantido, e se a tarefa não tiver nenhuma data ainda, o horário do início desejado será padronizado às 09h00 e com horário de entrega desejada indicado para 23h59.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Então mudar a data de entrega desejada da tarefa ou mudar a data de início desejado da tarefa
Opções: escolha se deseja alterar a data X dias corridos após a execução do evento, mudar para a data do dia da execução do evento ou remover a data da tarefa.
Marcar ou desmarcar urgência
Dica de uso
Este recurso é indicado para ativar ou desativar a marcação de urgência nas tarefas.
Como criar
Selecione os parâmetros a seguir:
Ação: Então marcar ou desmarcar tarefa como urgente
Mensagens de erro
As automações podem ser bloqueadas, deixando de ser executadas automaticamente, e podem apresentar algum erro, quando um parâmetro for desatualizado ou apagado.
O erro na automação também ficará indicado com um ícone de alerta ao lado do botão de automações, como na imagem a seguir:
Na listagem, clique no status “Com erro” para checar quais automações estão sem algum parâmetro, e clique na automação para verificar onde está o problema.
Existem atualmente quatro erros que podem acontecer no evento, ação ou nas condições da automação:
Usuário não disponível: ocorre quando o único usuário envolvido na automação foi excluído da sua conta no Runrun.it. Clique na automação para alterar o usuário que deverá ser envolvido na automação, desative ou apague a automação.
Etapa não disponível: ocorre quando a única etapa envolvida na automação foi excluída. Você também pode ajustar com uma nova etapa, desativar ou apagar a automação.
Tag não disponível: ocorre quando a tag é deletada da conta. Você pode adicionar uma nova tag, desativar ou apagar a automação.
Looping: o looping pode acontecer quando as automações combinadas criam um ciclo sem fim: a automação A gera B, B gera C, C gera D e D volta para a automação A. O looping pode ser identificado como no exemplo a seguir:
O sistema identifica e bloqueia a última automação que está fechando o looping para impedir que esse ciclo continue ocorrendo. Para corrigir o looping e evitar que ele ocorra novamente basta realizar ajustes no evento ou ação da própria automação com erro ou das outras automações que fazem parte desta sequência.
Como usar Formulários + Automações
Os formulários te ajudam a centralizar a criação de novas tarefas nos quadros da empresa. Nas configurações é possível definir para qual quadro e etapa as respostas serão encaminhadas, além de adicionar tags nestas tarefas.
Use as mesmas tags presentes nos formulários para criar automações no quadro - no exemplo abaixo adicionamos as tags “Nova tarefa” e “Cliente X” para gerar a automação de alocação de usuários na tarefa. Desta forma você garante que toda nova tarefa criada via formulário tenha pessoas alocadas de forma automática.
Você pode combinar os eventos “quando adicionar ou remover tags na tarefa” com diversas ações disponíveis.
Recado final
A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
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