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Você já sabe que pode criar automações nos quadros da empresa para deixar seu fluxo de trabalho mais redondo, não é mesmo?

Pois agora clientes Business e Enterprise também conseguem adicionar condições para especificar quais tarefas devem sofrer a automação. Assim você conseguirá criar seu fluxo automatizado com mais eficiência, adaptando suas necessidades de um jeito mais segmentado.

Vamos dar um exemplo rápido: todas as novas demandas entram pela primeira etapa do quadro, chamada aqui de Caixa de entrada, mas você deseja que apenas o usuário Nick deverá receber as tarefas do Cliente A e com a tag Nova tarefa. Você pode criar uma automação para estabelecer este fluxo como na imagem abaixo:

Se quiser, você pode configurar primeiro as condições para depois selecionar a ação e evento. Adicione quantas condições desejar - as opções são as mesmas que você já utiliza na criação de filtros e métricas (vamos explicar a seguir um pouco mais sobre estes parâmetros).

O botão Salvar ficará ativo quando todos os campos de evento, ação e condições estiverem selecionados (caso seja inserida uma condição, todos os campos deverão ficar preenchidos).

Após cadastrar uma automação com condições, ela ficará indicada como na imagem acima - para editá-la basta clicar na automação e alterar o que deseja. Para excluir uma condição, clique no X que aparece ao lado dos parâmetros.

Nas condições você conta diversos parâmetros, e pode combiná-los como quiser. Conforme mencionamos anteriormente, as opções disponíveis na automação são as mesmas já existentes ao criar um filtro ou uma métrica de tarefas. Ao selecionar um parâmetro, você irá definir seus detalhes, como no exemplo abaixo:

Para especificar cada condição é necessário definir um parâmetro no campo 1, um operador no campo 2 e/ou um valor no campo 3. Confira o que é cada um:

É importante destacar que o evento e as condições sempre vão se somando com a ligação ‘e’ - desta forma, a automação só acontecerá na tarefa que obedecer todas as condições adicionadas na automação.

Já com o uso do operador ou, mais tarefas aparecerão no resultado, uma vez que a tarefa pode atender o grupo de condições 1 OU o grupo de condições 2. Para utilizar o operador OU basta adicionar um novo grupo - no exemplo acima temos um exemplo com o uso do OU, com tarefas que tenham entrega desejada para hoje OU tarefas que estejam com atraso.

Os campos customizados permitem que a sua conta do Runrun.it fique personalizada com as informações e termos mais utilizados no dia a dia da sua empresa.

Os campos são criados, modificados e reordenados apenas pelos editores do quadro, e sua visualização é replicada para os demais participantes do quadro. Para dar mais flexibilidade, cada quadro pode ser personalizado com seus próprios campos, sem interferir nos demais.

Uma vez criados nos quadros, os campos também ficam disponíveis para uso em outros recursos do Runrun.it: é possível refinar sua busca nos filtros do Kanban, adicionar os campos como perguntas dos formulários, extrair dados nos relatórios e nas integrações com BI.

E temos uma grande novidade: agora você consegue adicionar os campos customizados como condições nas automações.

Crie automações com os campos para deixar seu fluxo de trabalho mais personalizado e consistente com o dia a dia das equipes. A seguir explicaremos o passo a passo para adicionar os campos customizados nas condições das automações.

O editor do quadro deve clicar no botão Automações para acessar a Central de Automações, e depois no item Evento > Adicionar condição - os campos customizáveis aparecerão no primeiro campo de parâmetros, em uma listagem organizada em ordem alfabética:

Ao selecionar um campo customizado, os demais campos Operador e Valor das condições precisam ser preenchidos.

Os campos customizados podem ser incluídos como condições em automações novas ou já existentes - nas automações já criadas, basta clicar em cima da automação desejada para editá-la.

Neste exemplo acima queremos criar uma automação para que todas as demandas chamadas do jurídico classificadas como Revisão de Contrato sejam encaminhadas para o colaborador Alex.

Você pode usar os seguintes parâmetros:

Evento: Quando a tarefa entrar na etapa ‘Fazendo’

e

Condições:

Campo customizado “Jurídico - Tipo de Demanda” é “Revisão de Contrato”

e

Campo customizado Data da solicitação for “a partir de” 06/05/2024

Ação: Então alocar usuário Alex na demanda

Adicione uma condição para alocar os usuários conforme o nome do cliente. Você pode usar os seguintes parâmetros:

Evento: Quando a tarefa entrar na etapa ‘Caixa de entrada’

e

Condição: Cliente contém o ‘Nome do cliente XXXX’

Ação: Então alocar usuários ‘A e B’ na tarefa

Caso você categorize as tarefas por tags e queira distribuí-las por um rodízio entre a equipe (saiba mais sobre o round robin neste link) você pode adicionar condições relacionadas a estas tags e direcionar a tarefa mais facilmente para os responsáveis.

Use os seguintes parâmetros:

Evento: Quando a tarefa entrar na etapa ‘Caixa de entrada’

e

Condição: Tags contém ‘Nova demanda’

Ação: Então alocar usuários por meio de distribuição de tarefas (round robin)

Observação: adicione a lista de usuários que deverão participar do rodízio - a cada nova tarefa com a tag que entrar na etapa ‘Caixa de entrada’, um usuário da lista será alocado automaticamente.

Você também pode combinar tags nas condições para definir um aprovador. Adicione os seguintes parâmetros:

Evento: Quando a tarefa entrar na etapa ‘Aguardando aprovação’

e

Condição: Tags contém ‘Tarefa revisada’

Ação: Solicitar aprovação de tarefa (escolher usuário para aprovar)

Quando um erro ocorre, a automação é bloqueada e o alerta de erro fica indicado no botão de automação - clique no botão para abrir a janela com as automações cadastradas no quadro, e verifique qual está com a mensagem de erro.

O erro com a mensagem Valor da condição não disponível. Ajuste para ativar aparecerá caso alguma das condições adicionadas seja excluída da conta - isso pode ocorrer quando a condição possui apenas uma tag, uma equipe ou um usuário envolvido. Ajuste ou exclua o parâmetro indicado para ativar novamente a automação.

Caso as condições incluídas tenham criado uma situação inconsistente, a automação ficará cadastrada, mas nunca será executada, já que aquele conjunto de condições em paralelo com o evento nunca será possível.