Para alterar as informações dos usuários da sua conta, localize as Configurações na parte superior da tela, representada pelo ícone de uma engrenagem, e clique em Usuários:

A seguir vamos conhecer os recursos disponíveis neste espaço. Vamos lá?

2. Nome e e-mail

Para editar o nome e e-mail de cada usuário é bem simples: coloque o cursor ao lado do nome ou e-mail que deseja alterar e clique com o botão esquerdo. Faça o ajuste e aperte o enter para finalizar.

3. Recebe tarefas de / abre tarefas para

Esse recurso é muito importante, pois o administrador e gestor dão autorização para cada usuário, determinando para quem o usuário pode abrir tarefas e de quem poderá receber tarefas.

Essa função contribui para que as tarefas não sejam encaminhadas para outra pessoa por engano, e pode impedir, por exemplo, que o líder da equipe A abra tarefas para colaboradores da equipe B.

Por padrão, a opção o usuário pode receber e criar tarefas para todos já vem marcada, mas você pode editar essa opção - vá até o ícone de Configurações (engrenagem), clique em Usuários e localize as colunas Recebe tarefas de e abre tarefas para.

Escolha para qual membro da equipe você deseja realizar estes ajustes e clique no número de usuários que aparece nestas colunas.

Uma janela mostrará a opção para ativar ou desativar o item Todos os usuários da conta. Mas, se preferir, selecione os nomes das pessoas que poderão criar ou receber tarefas para este usuário específico. Ao final também existe o botão Remover todos para excluir rapidamente todas as pessoas que estavam autorizadas.

4. Jornada de trabalho

Aqui, o administrador pode cadastrar a Jornada de trabalho de cada usuário. Esse recurso é muito interessante para estimular a equipe em sua autogestão de tempo, uma vez que o Smart Time Tracking só contabiliza as horas úteis indicadas.

Então, por exemplo, se o horário de início da jornada foi colocado das 8 às 17 horas de segunda a sexta, o cronômetro da tarefa não poderá ser habilitado antes desse horário.

Este registro da jornada de trabalho pode ser padrão para todos os dias, ou variável, incluindo ou não os finais de semana, e com um intervalo definido para o almoço ou jantar.

Esta configuração também auxilia no cálculo da capacidade da equipe no modo de visualização do gráfico de Gantt (organiza cronologicamente a ordem de execução das tarefas), pois as horas da jornada de cada membro da equipe serão utilizadas como um dos fatores para as bases de cálculo da estimativa de entrega das tarefas e projetos.

5. Edição de custos

É importante registrar o valor de hora de cada usuário para que o sistema consiga gerar um relatório de custos fiel à realidade, permitindo ao gestor saber quanto o colaborador investiu em determinada tarefa, projeto e cliente, descobrir se os projetos estão sendo rentáveis ou comparar custo estimado e gasto real.

Para inserir este valor, siga o seguinte caminho: clique no ícone de Configurações (engrenagem), selecione Usuários e localize a última coluna chamada Ações. Vá até Editar perfil para inserir o custo por hora do usuário (saiba mais sobre este assunto no item 11 deste artigo).

Para garantir que as informações sobre custos obtidas na ferramenta expressem os reais gastos dos seus projetos, você pode escolher quais usuários podem adicionar custos extras, é só selecionar a opção.

Importante: apenas os administradores podem visualizar esse valor. Se o administrador alterar o custo por hora hoje, por exemplo, esse valor só aparecerá nos relatórios a partir da alteração, não é possível contabilizá-lo de forma retroativa.

6. Participa do RR-Rating®

Ao ativar este item o usuário participa do RR-rating®, um sistema de notas por produtividade dos últimos 30 dias.

O Runrun.it calcula os índices de produtividade do usuário a partir dos parâmetros considerados importantes pela empresa.

As notas são calculadas com base nos pesos atribuídos a cada categoria, definidos pelo administrador em Administrar > Configurações > RR-Rating®. Saiba mais sobre o RR-rating® clicando aqui.

7. Férias

Você pode sinalizar neste item o período no qual cada funcionário estará em férias. Para fazer este ajuste, o caminho é o mesmo: vá até o ícone de Configurações (engrenagem), clique em Usuários e localize a coluna Férias.

Caso este item esteja desativado no usuário, basta clicar em Não para abrir uma nova janela.

Vá até Adicionar novo período e marque nos 2 calendários que aparecem as datas de início e fim das férias do funcionário. Após selecionar os dias, clique em Salvar. Também é possível adicionar o período de férias de forma retroativa.

Quando você sinaliza as férias dos colaboradores no Runrun.it, o painel de capacidade fica cinza, e ao passar o cursor os dias ficarão marcados como Em férias - assim fica mais fácil fazer o seu planejamento sem ser pego de surpresa.

8. Perfis Administrador e Gestor

Para dar mais segurança aos processos e impedir que alterações sejam feitas por engano, é possível dar permissão para algumas pessoas. Vamos falar brevemente das quatro possibilidades de perfil: Colaborador, Líder, Gestor ou Administrador.

Como o próprio nome sugere, o perfil Colaborador apenas visualiza e contribui com as atividades - mas poderá não ter autorização para acessar itens marcados como restritos pelo Líder, Gestor ou Administrador (quadro, projetos ou tipos de tarefas).

Já o Líder tem permissões e pode extrair relatórios relacionados à sua equipe. Com permissão do administrador, pode abrir tarefas e configurar permissões dos usuários da equipe que lidera. Este perfil pode ser autorizado para visualizar e alterar os itens Usuários (da sua equipe); Cliente > Projeto; Modelo de projeto e Tipos de tarefa.

O Gestor tem uma permissão intermediária - pode acessar todas as informações da conta, extrair relatórios, criar, editar e visualizar Cliente > Projeto; Modelo de projeto, Tipos de tarefa e Integrações e aplicativos. Também pode visualizar os custos da empresa e editar alguns itens, tais como custo/mês do cliente, orçamento do projeto e custo extra.

Já o Administrador é o perfil dono da conta, com todas as permissões no Runrun.it, tais como: adicionar as informações de clientes e projetos, habilitar permissões e bloqueios para outras pessoas da equipe, incluir custos e valor de hora do usuário.

O criador da conta no Runrun.it é automaticamente colocado como Administrador, e é possível cadastrar mais de uma pessoa com este perfil, que consegue ver todos os clientes, projetos e tarefas da conta (independente de ser membro, ou não, da equipe), além de extrair todos os relatórios.

Voltando à configuração de perfis, neste item é possível marcar um usuário como Gestor e Administrador. Para isso, clique em Configurações (ícone na forma de uma engrenagem), selecione Usuários e localize as colunas Gestor e Administrador. Para ativar este recurso ao usuário que você escolheu, basta ativar o botão, deixando-o na cor azul, como indicado na imagem abaixo:

9. Obriga ajuste de hora

Aqui você pode ativar ou desativar para cada usuário a obrigação do registro das horas trabalhadas nas tarefas do Runrun.it.

Ao ativar esta opção, a tela de bloqueio será apresentada aos usuários quando for necessária uma regularização das horas trabalhadas.

Assim, o usuário será redirecionado para a tela Tempo e poderá efetuar os ajustes para ficar com o registro sempre em dia.

10. Acessa relatórios

Ative esta função caso queira dar permissão para que o usuário possa gerar relatórios no Runrun.it, disponíveis no campo Empresa > Relatórios.

Importante: ao conceder a permissão, o usuário terá acesso para todo os relatórios, tais como Custos, Planilhas, Horas por projeto, Gantt, Esforço por tipo de tarefa, Alocação de pessoas, Horas disponíveis, Horas registradas, Orçado VS Realizado.

11. Acesso ao app mobile

Escolha se os usuários da sua conta podem ou não efetuar acesso pelo aplicativo do Runrun.it para celular.

Vá até o ícone de Configurações (engrenagem), clique em Usuários e localize a coluna Acessa app mobile. Ative esta opção (botão ficará na cor azul) ou desative (botão permanecerá na cor cinza).

Importante: você pode fazer o download gratuito na App Store e no Google Play.

12. Ações

A coluna Ações é a última que aparece após clicar em Configurações > Usuários. Clique no ícone representado por três pontinhos para visualizar as seguintes opções: Editar, Resetar senha ou Apagar.

Vamos explicar a seguir cada possibilidade.

12.1 Editar

Neste item você terá acesso para editar as informações do perfil de cada usuário, tais como:

Avatar: imagem de perfil que aparece para todos os usuários. Se quiser alterá-la, clique em Escolha seu avatar e envie uma imagem do seu computador;
Nome;
Email: endereço de e-mail cadastrado no Runrun.it. É para ele que as notificações e relatórios solicitados serão enviadas;
Fuso: por padrão, o fuso horário da conta é "America/Sao_Paulo". Clique no botão Alterar e selecione o local desejado no mapa ou nas opções de País e Fuso;
Língua: são quatro opções de idiomas - Português BR, English US, English UK e Espanhol;
Redefinir senha: clicando aqui o administrador ou colaborador podem alterar a senha;
Cargo: ocupação do usuário na empresa;
Na empresa desde: data na qual o usuário começou a trabalhar na empresa;
Telefone: número de contato do usuário. Por padrão, o país selecionado é o Brasil;
Data de nascimento;
Custo (só para administradores): apenas o administrador pode editar este campo para incluir um valor de custo por hora trabalhada do usuário, e este item será usado no relatório de custos;
Api: App Key: código utilizado para interações, disponível apenas para administradores.

Há alguns campos nesta tela que aparecem apenas para a visualização do usuário. São eles:

Conectar sua conta Google: caso prefira você logar no Runrun.it através da sua conta Google;
Conectar sua conta Microsoft: use esta opção para logar no Runrun.it através da sua conta Microsoft;
Sign in with Apple: use para logar no Runrun.it usando sua conta Apple;
Token do usuário: cada usuário cadastrado no sistema possui um código de User token;

12.2 Resetar senha

Caso o usuário tenha esquecido, ou queira trocar sua senha, o administrador pode iniciar esse processo através da coluna Ações, selecionando a opção Resetar senha. O Runrun.it vai enviar um e-mail para o usuário com as instruções para o cadastro da nova senha.

12.3 Apagar

Para excluir um usuário clique em Apagar. Lembre-se de transferir as tarefas para outro colaborador e não perder o histórico. Digite apagar para e clique no botão Confirmar e apagar para concluir.

Importante: administradores não podem se auto deletar, e esta ação é irreversível.

13. Novo usuário

Para incluir um novo membro da equipe na sua conta do Runrun.it, clique em Configurações (engrenagem), Usuários, e localize o botão Novo usuário:

Preencha as seguintes informações:

Nome completo: digite o nome do novo usuário - será com esta grafia que ele poderá ser encontrado pelos demais membros da empresa no Runrun.it;
E-mail: cadastre o e-mail que a pessoa deverá utilizar no acesso ao Runrun.it - este e-mail também receberá as notificações. Importante: por uma questão de segurança e para não gerar duplicidade, o e-mail cadastrado não pode estar vinculado como usuário em uma outra conta de uma empresa que utilize o Runrun.it;
Acesso: defina qual perfil este funcionário terá - ele poderá ser administrador, gestor ou colaborador;
Equipe: selecione a equipe da qual este usuário faz parte;
O usuário pode receber e criar tarefas para todos: é possível ativar ou desativar este recurso. Permita ou não que este usuário crie e receba tarefas de todos os demais usuário da sua conta;
Sua mensagem: personalize a mensagem que este usuário receberá informando que seu cadastro foi criado com sucesso;

Após preencher estes, clique no botão Confirmar para finalizar o registro. O usuário receberá uma mensagem conforme o exemplo a seguir:

Caso necessite, edite o usuário clicando no ícone ao lado do endereço de e-mail.

Para excluir um usuário, utilize a opção da última coluna, chamada Ações, como no exemplo abaixo - caso o usuário esteja alocado em tarefas, você poderá remover ou transferir para outros usuários.

14. Esconder/Exibir colunas

Para facilitar a visualização de uma coluna específica, através de ícone em formato de olho, você pode selecionar quais informações deseja exibir ou esconder.

15. Exportar

Após clicar em Configurações > Usuários, você pode exportar a lista de usuários e suas informações em dois formatos: XLSX e CSV. Para isto, basta clicar no ícone Exportar.

16. Criar filtros

Se quiser filtrar a lista de usuários (por exemplo, apenas a equipe de marketing), clique em Criar filtro e coloque os parâmetros que deseja.

Dê um nome para este filtro e clique em Salvar e aplicar, assim você sempre poderá visualizar esta segmentação rapidamente - ela ficará salva e poderá ser acessada ao clicar no campo Filtros: