Nesse artigo você vai aprender sobre:

  1. Configurações gerais
  2. Política de Senha mais Restritiva
  3. Como o tempo é contado
  4. Comentários e anexos
  5. Quem pode criar novos usuários
  6. Bloqueio do sistema por problemas com as horas logadas
  7. Mural
  8. Grupos de Projetos
  9. RR-Rating®

Esta aba está disponível apenas para Administradores da conta. 

Para acessar todas as opções de Configurações abaixo acesse Administrar > Configurações. 

1.Configurações gerais

Nessa aba, o Administrador vai configurar as permissões da conta, definindo como os usuários vão poder utilizar o Runrun.it. São 6 itens: 

  1. Permitir que usuários mudem suas fotos (se desmarcado, apenas administradores poderão mudar); 
  2. Permitir que Líderes de Equipe criem Clientes, Projetos e Tipos de tarefa (se desmarcado, apenas administradores poderão mudar);
  3. Permitir que outros envolvidos na tarefa estimem seu esforço (se desmarcado, apenas gestores e o responsável pela tarefa);
  4. Permitir que usuários respondam por e-mail aos comentários; 
  5. Novos usuários podem receber e criar tarefas de todos;
  6. Apenas Administradores podem deletar tarefas. 

Para selecionar uma das opções acima clique no "Check" ao lado de cada um e no final da página clique em SALVAR

2. Política de Senha mais Restritiva 

Para garantir maior segurança para empresa, você pode escolher a opção Política de Senha mais Restritiva. Ao optar por ela, as senhas irão expirar a cada 90 dias e as novas devem preencher os requisitos abaixo:

  • Uma letra maiúscula;
  • Uma letra minúscula;
  • Um número;
  • Um caractere especial;
  • Mínimo de 8 caracteres.

Nenhuma das últimas cinco senhas utilizadas pode ser repetida. 

Atenção: Ao selecionar essa opção você vai ver a seguinte mensagem: "Antes de ligar a Política de Senha mais Restritiva, certifique-se de avisar os usuários do Runrun.it. No ato de sua ativação, o usuário será automaticamente direcionado para a tela de mudança de senha". Notificar seus usuários vai evitar problemas com a redefinição da senha, para que eles não percam acesso ao Runrun.it.  

3. Como o tempo é contado

Existem duas possibilidades de contagem do tempo: Smart Time Tracking® ou Time Tracking. 

  • Smart Time Tracking®: Contabiliza apenas as horas úteis, de acordo com a jornada configurada para o usuário. O registro vai começar a partir do momento que o responsável der "Play" na tarefa. Caso você trabalhe antes ou depois da sua jornada, registre suas horas manualmente.
  •  Time Tracking: Contabiliza todas as horas que uma tarefa estiver com o “Play” ligado, porém as estimativas vão levar em consideração apenas a jornada cadastrada. Caso esqueça de dar o "Play", o usuário deve fazer o ajuste dessas horas manualmente. 

Atenção: Quando o administrador opta pelo Time Tracking ou Smart Time Tracking, o sistema passa a valer para todos os usuários. Não é possível colocar os usuários em diferentes métodos de contagem do tempo. 

4. Comentários e Anexos

O administrador pode escolher se comentários ou anexos podem ser deletados ou editados, de acordo com as opções: 

  • Não podem ser excluídos ou editados: essa opção define um tempo determinado para alterações. Por padrão, esse período é de 15 minutos, mas pode ser editado para até, no máximo, 24 horas. Caso o tempo escolhido seja 00:00, não será possível editar ou excluir. No caso dos comentários, apenas o usuário que comentou poderá editá-lo. 
  • Podem ser excluídos ou editados: qualquer usuário pode apagar ou editar comentários e anexos de uma tarefa, a qualquer momento, independente de quem incluiu o anexo ou escreveu o comentário. 

Atenção: Os comentários do Runrun.it são importantes para manter a transparência da empresa, já que através deles é possível acompanhar o andamento das tarefas e comprovar decisões. 

5. Quem pode criar novos usuários

É possível escolher entre três opções:

  • Apenas os Administradores da conta; 
  • Administradores, Gestores e Líderes de equipe, 
  • Todos os usuários.

6. Bloqueio do sistema por problemas com as horas logadas

Esta funcionalidade é importante para equipes em que é comum os usuários esquecerem de dar o “Play” nas tarefas - o bloqueio ajuda a tornar o “Play” um hábito.

O administrador determina um mínimo e/ou um máximo de porcentagem de horas para ativar o bloqueio. São três opções:

  • Bloquear apenas um mínimo de % de horas;
  • Bloquear apenas um máximo de % de horas,
  • As duas opções juntas. 

Por exemplo, bloquear o sistema caso um usuário tenha registrado menos que 45% e mais que 100% das horas da sua jornada de trabalho nos últimos 6 dias. 

O bloqueio vai acontecer até no aplicativo, porém só poderá ser desbloqueado através da web. 

Dessa forma, ao fazer login no Runrun.it, o usuário será direcionado para a aba Tempo (Eu > Tempo), sendo obrigado a justificar ou ajustar manualmente as horas para voltar a ter acesso à lista de tarefas e outras telas do sistema.

Atenção: Administradores não são bloqueados.  

7. Mural

O Administrador pode escolher entre habilitar ou não o Mural para os usuários. 

Nele é possível comentar, marcar usuários e enviar arquivos. Ele possibilita uma conversa mais aberta entre os usuários, diminuindo a quantidade de e-mails, tornando o ambiente mais transparente. 

É possível enviar informações separadamente, apenas para as equipes, ou para toda a empresa. 

À esquerda, ficam listadas as equipes e seus respectivos canais. Cada usuário vai ter acesso apenas às equipes que ele pode visualizar. 

8. Grupos de Projetos 

O Runrun.it está estruturado da seguinte maneira:  Cliente > Projeto > Tarefas. Porém, é possível adicionar mais duas categorias: grupo e subgrupo. 

Cliente > Grupo > Subgrupo > Projeto > Tarefa

Ou seja, podem ser criados até cinco níveis de hierarquia, de acordo com a complexidade da sua empresa. É possível habilitar apenas Grupos ou Grupos e Subgrupos. 

Veja aqui: Como usar Grupos e Subgrupos?

Atenção: A opção Grupos de Projetos está disponível apenas no Plano Corporate e na versão gratuita de teste.

9. RR-Rating®

O RR-Rating® é uma nota baseada na produtividade de cada usuário, nos últimos 30 dias, de acordo com os pesos configurados na conta pelo administrador nos indicadores, são eles: 

  • Tarefas que foram abertas para si mesmo ou membros do time;
  • Tarefas que foram comentadas ou seguidas;
  •  Tarefas entregues nos últimos 30 dias;
  •  Tarefas entregues nos últimos 30 dias que foram reabertas;
  •  Tarefas entregues nos últimos 30 dias dentro do prazo estimado;
  •  Tarefas entregues nos últimos 30 dias com não mais que 2 estimativas;
  •  Tarefas entregues nos últimos 30 dias dentro da data desejada.

Atenção: não há limites para valor numérico, inclusive, é possível incluir valores negativos em um critério que seja considerado ruim para a empresa, como, por exemplo, uma tarefa reaberta. 

Nessa aba o Administrador também pode configurar se o RR-Rating® vai estar visível para todos (além de gestores e líderes).

Veja mais em:
Menu do Runrun.it
Tarefas

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat. 

Did this answer your question?