Veja o que você aprenderá aqui:

  1. Configurações gerais
  2. Como o tempo é contado
  3. Comentários e anexos
  4. Quem pode criar novos usuários
  5. Bloqueio do sistema por problemas com as horas logadas
  6. Mural
  7. Grupos de Projetos
  8. RR-Rating

1. Configurações gerais:

Vá em "Administrar" > "Configurações". 

Você pode, como Administrador, configurar diversas permissões aos usuários:

  • Permitir que usuários mudem suas fotos. Por padrão, essa opção já está marcada.
  • Permitir que Líderes de Equipe criem Clientes, Projetos e Tipos de tarefa. Se você desmarcar essa opção apenas administradores poderão criar. Por padrão, essa opção já está marcada.
  • Permitir que outros envolvidos na tarefa estimem seu esforço (se desmarcado, apenas gestores e o responsável pela tarefa). Por padrão, essa opção não vem marcada. O esforço é o tempo estimado que o responsável pela tarefa gastará para finalizá-la. Depois que o esforço é deduzido não é possível alterar o título e descrição da tarefa. O sistema adota essa medida para não prejudicar o responsável pela tarefa.

    Por exemplo, foi combinado que o responsável faria um cartaz. Pensando nisso, ele já deduz o tempo que levará para criá-lo e altera o esforço. Bloquear essas alterações feitas por terceiros evita que estes solicitem mais tarefas do que o que proposto no início, que é somente o cartaz.
  • Permitir que usuários respondam por e-mail aos comentários. Opção útil que torna a comunicação mais prática já que o usuário não precisaria abrir o Runrun.it, além do e-mail, para responder.
  • Novos usuários podem receber e criar tarefas de todos. Controlar quem abre e recebe tarefa de quem é importante para não haver confusão na prioridade de tarefas de um usuário que trabalha ajudando várias equipes, por exemplo. Mesmo o Usuário B ajudando várias equipes, o melhor é que seu Líder seja o responsável por criar e receber tarefas de outras equipes para o usuário B, para depois priorizá-las.
  • Apenas Administradores podem deletar tarefas. Selecionando essa opção, você diminuiria o risco dos usuários deletarem erroneamente alguma tarefa e teria mais controle sobre ela, porém para empresas grandes com um ou poucos administradores essa opção de deletar tarefas poderia fazer falta para líderes de equipe. 

2. Como o tempo é contado: 

O tempo no Runrun.it é contado de duas maneiras: 

  1. Smart Time Tracking, que contabiliza de acordo com a jornada de trabalho configurada para o usuário, e 
  2. Time Tracking, que contabiliza todas as horas que a tarefa estiver com o "Play" ligado. 

Em "Administrar" > "Configurações", vá até "Como o tempo é contado:" e selecione a opção desejada. Apenas administradores possuem acesso.

No Time Tracking, o usuário precisa ficar atento quando deve dar o "Play" e pausar. Se esquecer o "Play" ligado na noite de sexta-feira, por exemplo, as horas de todo o final de semana serão contabilizadas, devendo ser ajustado depois. 

No Smart Time Tracking o usuário dá o "Play" na tarefa pela primeira vez e, a partir daí, o tempo da tarefa será contado seguindo os horários estabelecidos na jornada de trabalho. Não há problema, como no Time Tracking, se esqueceu de pausar a tarefa. O Smart Time Tracking não conta o tempo durante o período indicado como intervalo.

Se o colaborador estiver com o "Play" ligado e for almoçar, o sistema pausa automaticamente até a hora de retorno registrada. No entanto, se o usuário trabalhar fora do período da jornada (um símbolo de xícara aparece), o Smart Time Tracking não contabilizará esse tempo, devendo ser ajustado manualmente depois.

Para ajustar as horas de uma tarefa de forma manual, basta abri-la, ir em "Mais ações" > "Ajustar horas registradas" e acrescentar ou remover o tempo da data selecionada. O sistema registra essa ação na timeline da tarefa a cada alteração.

Importante: as horas de uma tarefa são registradas para um usuário e por dia. Somente o responsável pela tarefa conseguirá subtrair suas horas e estas devem ser menores ou iguais às horas registradas no dia. 

Por exemplo, Marcelo trabalhou 4 horas na tarefa de Gastos com Materiais, no dia 28/02. Marcelo, somente ele, conseguirá subtrair no máximo 4 horas daquela tarefa naquele dia. 

Sabia? Quando o administrador escolhe uma das duas opções, Time Tracking ou Smart Time Tracking, esta vale para todos os usuários, não sendo possível o Usuário A usar o Time Tracking e, o Usuário B, o Smart Time Tracking.

3. Comentários e anexos: 

Por padrão, os anexos e comentários de uma tarefa não podem ser alterados após 15 minutos. Essa janela de tempo em que o usuário pode apagar comentários e anexos evita comentários inseridos equivocadamente. Mas, vendo pelo outro lado, ter um comentário apagado também poderia causar situações injustas e conflitos por falta de transparência. 

Importante: apenas o dono do comentário, os administradores e gestores podem apagar o comentário. E, em relação aos anexos, apenas quem anexou pode apagá-lo.

Existe também a opção de qualquer usuário poder apagar ou alterar os comentários e anexos a qualquer hora. Lembrando que só quem criou o comentário ou anexou o arquivo pode apagá-lo ou editá-lo

Essa opção pode atrapalhar no caso de ter sido combinado algo pelos comentários e o responsável apagar o comentário que provava o combinado. Ou o criador da tarefa anexar arquivos importante para a execução da tarefa, atribuir a tarefa a um responsável e, mais tarde, excluir os arquivos.

É importante que os usuários combinem as tarefas pelos comentários pois o Runrun.it atua como uma ferramenta de registro e transparência. 

Exemplo: Imagine uma pessoa cujo líder cobra algo que não foi combinado. Se esse acordo foi verbal, por email ou celular, é trabalhoso provar que nada do que está sendo pedido agora foi mencionado anteriormente.

Com o Runrun.it, a pessoa consegue buscar mais facilmente comentários e decisões. E imagine que ela achou a prova de seu argumento nos comentários de uma tarefa. Se os comentários pudessem ser deletados a qualquer momento, isso a teria prejudicado.  

4. Quem pode criar novos usuários:

Por padrão, todos os usuários podem criar novos usuários. Porém, para evitar que algum membro fique convidando várias pessoas que não têm relação com a empresa, você pode filtrar quem consegue criar novos usuários. 

  1. Apenas os Administradores da conta.
  2. Administradores, Gestores e Líderes de equipe.
  3. Todos os usuários.

5. Bloqueio do sistema por problemas com as horas logadas

Apenas os administradores da conta conseguem ativar este recurso. Para isso, vá a "Administrar" > "Configurações" > "Bloqueio do sistema por problemas com as horas logadas". Lá poderão escolher se o usuário será redirecionado para a aba "Tempo" quando houver mais ou menos horas registradas, ou ambos os casos.

Importante:

  • O bloqueio ocorre quando o desvio no registro acontece em um (ou mais) dos últimos 6 dias. 
  • Os administradores da conta não sofrem o bloqueio.
  • A exclusão de tarefas, projetos, clientes, tipos de tarefa e usuários influencia no bloqueio porque apaga as horas das tarefas relacionadas. Ou seja, um usuário pode ser bloqueado porque um segundo usuário excluiu uma tarefa que ele tenha trabalhado.
  • Horas registradas em dias fora da jornada configurada (como sábados, domingos e feriados) farão com que o usuário seja bloqueado no próximo dia útil.
  • Caso o usuário seja criado hoje, acesse o Runrun.it amanhã e não tenha nenhuma tarefa, ele será bloqueado. Será preciso justificar o dia de ontem.

Para mias informações, confira este artigo.

6. Mural:

Por padrão, o Mural já está habilitado. O Administrador pode escolher entre habilitar ou não para os usuários. Vá em "Administrar" > "Configurações". 

Na parte do Mural, marque "Habilitar mural":

No Mural do Runrun.it, você pode se comunicar com todas as equipes cadastradas no sistema ou com uma delas. É possível enviar informações para a equipe ou empresa toda sem a necessidade de usar o e-mail. Como administrador, você consegue enxergar o mural de toda empresa e todas as equipes. Cada canal é de uma equipe.

À esquerda, ficam listadas as equipes e seus respectivos canais no mural, mas você apenas enxerga os das equipes que você faz parte. Na imagem de exemplo, abaixo, o usuário tem acesso ao mural de toda empresa e ao de sua equipe, TI. 

Os números, ao lado de cada canal, indicam que existem novas atualizações.
Você será notificado no canto superior direito quando algum mural for atualizado.

7. Grupos de Projetos 

No Runrun.it, os projetos podem fazer parte de Grupos e Subgrupos. Esses dois níveis estão entre o cliente e o projeto:

Tarefa < Projeto < Subgrupo < Grupo < Cliente

Para habilitar essa opção o administrador deve ir em "Administrar" > "Configurações" > "Grupos de Projeto". 

Quando você criar um projeto, será oferecida a possibilidade de também criar um grupo e subgrupo. É uma maneira de deixar os projetos mais organizados. 

Exemplo 1:

Nestlé (Cliente) > Campanha de Páscoa (Projeto) > Offline (Grupo) > Peças Gráficas (Subgrupo) > Cartaz para Lojas (Tarefa)

Exemplo 2:

Nestlé > Campanha de Páscoa > Online > Mídias Sociais > Imagens para o Facebook

Exemplo 3:

No exemplo 3, imagem acima, "Spotify" é o cliente, "Online" é o grupo, "Aplicativo" é o subgrupo e "Peças de divulgação" o projeto.


8. RR-Rating 

Nas configurações de usuário, temos a opção "Participa do RR-Rating". Mas, afinal, o que é isso?

O RR-Rating é um sistema, de uso opcional, em que os usuários recebem pontos com base nos critérios que a empresa considera mais importantes no peso que o administrador atribui a cada um deles, fornecendo um ranking de produtividade com todos os usuários que foram selecionados para participar. 

Para editar vá em "Administrar" > "Usuários" > coluna "Configurações" e selecione o ícone de gráfico, o segundo desta coluna. 

Por padrão, o RR-Rating já está habilitado, mas você pode modificar por usuário. Vá em "Administrar" > "Configurações" > "RR-Rating" para habilitar ou desabilitar e editar os valores do multiplicador de pontos. Os critérios são:

  • Tarefas que foram abertas para si mesmo ou membros do time.
  • Tarefas que foram comentadas ou seguidas.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias que foram reabertas.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias dentro do prazo estimado.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias com não mais que 2 estimativas.
  • Tarefas entregues nos últimos 30 dias dentro da data desejada.

O RR-Rating permite a autocobrança e autoconhecimento do usuário, visto que indica como tem sido seu desempenho nos últimos 30 dias, seus pontos fracos e fortes, incentivando a melhoria e conquista das medalhas do RR-Rating. Ele também serve de ferramenta para os líderes realizarem avaliações de desempenho da equipe, e como indicador de motivação (ou desmotivação) das pessoas.

Para acessá-lo, clique em seu avatar, no canto superior direito, e depois em RR-Rating.

Cada medalha de conquista possui 3 níveis. São elas: Realizador, Runner, Engajado, Preciso, Embaixador, Parceiro, Top 5 RR-Ratings, Top 5 Entregas, Ninja, Perfeccionista e Interativo. Na página, passe o mouse sobre elas para obter informação de como conquistá-las. 

Realizador - ganhe pela quantidade de tarefas entregues. Quanto mais, maior seu nível! Mas não esqueça da qualidade ;)

Nível 1: entregou 5 tarefas.
Nível 2: entregou 50 tarefas.
Nível 3: entregou 100 tarefas ou mais.

Runner - usuários ágeis, que entregaram dentro do prazo as tarefas na data desejada, ganharão essa rapidamente.

Nível 1: entregou 5 tarefas.
Nível 2: entregou 50 tarefas.
Nível 3: entregou 100 tarefas ou mais.

Engajado - seguir ou comentar tarefas, que não foram abertas por você, ajuda os colegas em suas atividades.

Nível 1: envolveu-se em 5 tarefas.
Nível 2: envolveu-se em 50 tarefas.
Nível 3: envolveu-se em 100 tarefas ou mais.

Preciso - para aqueles que possuem noção do seu gasto de tempo em uma atividade. O título de preciso contempla quem entregou suas últimas tarefas dentro do esforço estimado.

Nível 1: estimou bem o esforço de 5 tarefas.
Nível 2: estimou bem o esforço de 50 tarefas.
Nível 3: estimou bem o esforço de 100 tarefas ou mais.

Embaixador - medalha que conta quantas vezes você entrou no Runrun.it.

Nível 1: fez o login 20 vezes.
Nível 2: fez o login 100 vezes.
Nível 3: fez o login 500 vezes ou mais.

Parceiro - Medalha dada a quem logou no Runrun.it mais de 60% do seu tempo disponível no último mês.

Nível 1: atingiu o requisito da medalha 1 vez.
Nível 2: atingiu o requisito da medalha 2 vezes.
Nível 3: atingiu o requisito da medalha 3 vezes ou mais.

Top 5 RR-Ratings - Medalha dada aos 5 usuários com as maiores pontuações da empresa no mês anterior.

Nível 1: ficou entre os cinco melhores do RR-Ratin vez.
Nível 2: ficou entre os cinco melhores do RR-Ratin 2 vezes.
Nível 3: ficou entre os cinco melhores do RR-Rating 3 vezes ou mais.

Top 5 Entregas -  Medalha dada aos 5 usuários que mais entregaram tarefas na empresa no mês anterior.

Nível 1: atingiu o requisito da medalha 1 vez.
Nível 2: atingiu o requisito da medalha 2 vezes.
Nível 3: atingiu o requisito da medalha 3 vezes ou mais.

Ninja - tarefas abertas, entregues ou que você participou, comentando ou seguindo, são avaliadas e utilizadas no critério.

Nível 1: 50 tarefas.
Nível 2: 100 tarefas.
Nível 3: 200 tarefas ou mais.

Perfeccionista - se você procura deixar tudo certinho na sua tarefa, nada faltando, para não ter que lidar de novo com o que já foi trabalhado, esta é sua medalha. Perfeccionista considera quantas das suas últimas tarefas não precisaram ser reabertas.

Nível 1: 5 tarefas.
Nível 2: 50 tarefas.
Nível 3: 100 tarefas ou mais.

Interativo - socializar também conta pontos. Esta medalha premia quem faz comentários no mural da empresa ou da equipe.

Nível 1: poste 5 comentários.
Nível 2: poste 20 comentários.
Nível 3: poste 50 comentários ou mais.


Os Indicadores são usados para calcular os pontos do RR-Rating. Passe o mouse sobre as interrogações para ler como melhorar em um determinado critério e como são as fórmulas de cálculo dos pontos.

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