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Assuntos abordados neste artigo:
Introdução
A aba Configurações fica disponível apenas aos Administradores da conta. Neste espaço você consegue ajustar os recursos e regras do Runrun.it que serão aplicadas para todos os usuários.
Para acessar esta área clique no ícone de engrenagem, localizado no menu superior, e em seguida no item Configurações, como indicado na imagem abaixo:
Clique no menu lateral da página para localizar os recursos disponíveis de cada assunto. A seguir iremos detalhar cada tópico existente nas configurações.
1. Usuários
Aqui o Administrador localiza as opções para definir como os usuários podem utilizar o Runrun.it. Marque o checkbox para ativar as seguintes funções:
1. Permitir que usuários mudem suas fotos: se desmarcado, apenas administradores poderão mudar as fotos dos usuários.
2. Permitir por padrão que novos usuários criem e recebam tarefas de todos: posteriormente, no item Configurações > Usuários, é possível personalizar quem abre e recebe tarefas para cada usuário.
3. Permitir que todos gerenciem tags: se desmarcado, apenas administradores e gestores estarão autorizados a gerenciar tags.
4. Permitir que todos criem quadros: se desmarcado, apenas administradores e gestores estarão autorizados a criar quadros.
5. Permitir que todos os usuários criem formulários: se desmarcado, apenas administradores e gestores poderão criar formulários. A edição e exclusão dos formulários estará restrita apenas ao criador, administradores e gestores.
6. Permitir que todos os usuários criem portais: se desmarcado, apenas administradores e gestores poderão criar portais de formulários.
7. Permitir que Líderes de Equipe criem e gerenciem clientes, projetos, modelos de projeto e tipos de tarefa: se desmarcado, apenas administradores e gestores estarão autorizados a criar e gerenciar.
8. Permitir que todos os usuários executem ações em massa: se desmarcado, apenas administradores e gestores poderão executar ações em massa.
9. Ativar política de senha mais restritiva (apenas para clientes enterprise): os usuários deverão atualizar a senha a cada 90 dias. Não é permitido repetir nenhuma das últimas 5 senhas cadastradas.
Importante: antes de ativar esta opção, certifique-se de avisar os usuários do Runrun.it. No ato de sua ativação, o usuário será automaticamente direcionado para a tela de mudança de senha.
10. Quem pode criar novos usuários: escolha entre as 3 opções ‘Apenas os administradores da conta’, ‘Administradores, gestores e líderes de equipe’ ou ‘Todos os usuários’.
2. Usuários convidados
Marque esta opção para habilitar compartilhamento de projetos e tarefas com usuários convidados (clientes ou parceiros externos que não fazem parte da sua conta do Runrun.it). O número de usuários convidados é ilimitado e não há cobrança adicional. :)
Saiba mais sobre este recurso nos artigos Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados e Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados.
3. WhatsApp
Clientes Enterprise já podem receber notificações de alocação, urgência, menções na tarefa e enviar respostas pelo WhatsApp.
Por padrão, esta funcionalidade fica desabilitada nas configurações. Somente o administrador da conta pode ativar o recurso nas configurações gerais. A habilitação individual pode ser feita na tela de usuários.
Após ativado, cada usuário poderá incluir seu número na sua página de perfil - uma mensagem será enviada no WhatsApp da pessoa para que o número seja validado.
4. Tarefas
Marque ou desmarque as opções relacionadas aos recursos das tarefas:
1. Apenas Administradores podem apagar tarefas.
2. Habilitar pontuação Scrum: ativa a utilização de pontos em tarefas, etapas e Burnup de Pontos nos projetos. Para mais informações, leia o artigo Como aplicar Scrum no Runrun.it.
3. Entregar automaticamente a tarefa assim que todas as partes forem entregues.
4. Criar tarefas apenas via formulários: ao marcar esta opção, os usuários da conta só poderão abrir novas tarefas utilizando os formulários cadastrados na conta. Caso deixe desabilitado, será possível criar tarefas a partir dos formulários e também pela janela Criar nova tarefa. Importante: este ajuste não altera a criação de tarefas pela opção Adicionar tarefa, presente nas etapas ou pelas subtarefas.
5. Tarefas pré-requisitos: ao alterar a data de entrega desejada de uma tarefa pré-requisito, as tarefas subsequentes também terão suas datas desejadas alteradas.
5. Comentários e anexos
O administrador pode escolher se comentários ou anexos podem ser deletados ou editados, de acordo com as opções:
1. Permitir que os usuários respondam aos comentários por e-mail.
2. Bloquear a função “anexar arquivos e imagens” para todos os usuários (apenas para clientes enterprise).
3. Alterações em comentários e anexos: neste item você pode escolher se os usuários podem ou não apagar comentários e anexos.
Confira as duas opções a seguir:
Permitir que usuários editem ou apaguem: usuários podem editar ou apagar seus comentários ou anexos a qualquer momento. Administradores podem apagar quaisquer comentários ou anexos.
Bloquear que usuários editem ou apaguem: impede que comentários e anexos de uma tarefa sejam apagados ou alterados após um determinado tempo. Por padrão esse período é de 15 minutos, e pode ser ajustado até, no máximo, 24 horas. No caso dos comentários, apenas o usuário que comentou poderá editá-lo.
Atenção: Os comentários do Runrun.it são importantes para manter a transparência da empresa, já que através deles é possível acompanhar o andamento das tarefas e comprovar decisões.
6. Projetos
Habilitar grupos de projetos (apenas para clientes business): permite adicionar o nível Grupo na hierarquia de projetos. Exemplo: “Cliente > Grupo > Projeto”
Habilitar subgrupos de projetos (apenas para clientes business): permite adicionar o nível Subgrupo na hierarquia de projetos. Exemplo: “Cliente > Grupo > Subgrupo > Projeto”.
7. Mural
Marque para ativar o uso do mural, e permita que todos os usuários da conta publiquem mensagens para toda empresa ou equipes dentro da plataforma, como no exemplo abaixo:
8. Gestão de tempo
Caso queira, estipule um número de dias para que os usuários possam ajustar suas horas na aba tempo ou nas tarefas - neste exemplo da imagem acima, com o número 5 adicionado, está indicando que os usuários só poderão adicionar horas retroativas nos últimos 5 dias úteis antes da data atual. Se desmarcado, não haverá limite de dias para ajustar horas nas tarefas.
No Runrun.it existem duas possibilidades de contagem do tempo: Smart Time Tracking® ou Contabilização de tempo padrão.
Smart Time Tracking®: contabiliza apenas as horas úteis, de acordo com a jornada configurada para o usuário. O registro vai começar a partir do momento que o responsável der "Play" na tarefa. Caso você trabalhe antes ou depois da sua jornada, registre suas horas manualmente.
Contabilização de tempo padrão: contabiliza todas as horas que uma tarefa estiver com o “Play” ligado, porém as estimativas vão levar em consideração apenas a jornada cadastrada. Caso esqueça de dar o "Play", o usuário deve fazer o ajuste dessas horas manualmente.
Atenção: quando o administrador opta pelo Time Tracking ou Smart Time Tracking, o sistema passa a valer para todos os usuários. Não é possível colocar os usuários em diferentes métodos de contagem do tempo.
Também é possível o uso do Bloqueio de acesso para ajustes de registro de tempo.
Esta funcionalidade é importante para equipes em que é comum os usuários esquecerem de dar o “Play” nas tarefas - o bloqueio ajuda a tornar o “Play” um hábito.
O administrador determina um mínimo e/ou um máximo de porcentagem de horas em relação à jornada diária para ativar o bloqueio. São três opções:
Bloquear apenas um mínimo de % de horas;
Bloquear apenas um máximo de % de horas,
As duas opções juntas.
Por exemplo, bloquear o sistema caso um usuário tenha registrado menos que 80% e mais que 200% das horas da sua jornada de trabalho nos últimos 6 dias.
O bloqueio vai acontecer até no aplicativo, porém só poderá ser desbloqueado através da web.
Dessa forma, ao fazer login no Runrun.it, o usuário será direcionado para a aba Tempo (Eu > Tempo), sendo obrigado a justificar ou ajustar manualmente as horas para voltar a ter acesso à lista de tarefas e outras telas do sistema, como no exemplo abaixo:
Conheça todos os recursos desta tela no artigo Aba Tempo e Bloqueio do sistema.
9. RR-Rating®
O RR-Rating® é uma nota baseada na produtividade de cada usuário, nos últimos 30 dias, de acordo com os pesos configurados na conta pelo administrador nos indicadores, são eles:
Tarefas que foram abertas para si mesmo ou outras pessoas.
Tarefas que foram comentadas ou seguidas.
Tarefas entregues.
Tarefas entregues que foram reabertas.
Tarefas entregues dentro do prazo estimado.
Tarefas entregues com não mais que duas estimativas.
Tarefas entregues dentro da data desejada.
Atenção: não há limites para valor numérico, inclusive, é possível incluir valores negativos em um critério que seja considerado ruim para a empresa, como, por exemplo, uma tarefa reaberta.
Nessa aba o Administrador também pode configurar se o RR-Rating® vai estar visível para todos (além de gestores e líderes). Conheça mais este recurso no artigo O que é o RR-Rating e como ele é calculado.
Recado final
A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
Artigos mencionados no texto: