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Assuntos abordados neste artigo:

Usuários externos são pessoas que estão fora da sua conta Runrun.it, tais como parceiros e clientes, e não consomem licenças. Nas contas pagas, o número de usuários externos é ilimitado.

Os usuários externos são criados ao compartilhar tarefas ou projetos com eles, ou então quando é habilitada a opção Permitir acompanhamento do usuário externo na configuração de acesso externo do formulário.

Os usuários do Runrun.it conseguirão se comunicar facilmente, trocando mensagens e arquivos via chat para alinhar as demandas com essas pessoas externas, deixando todo o registro concentrado na tarefa.

Vale destacar que os usuários externos podem apenas visualizar as informações disponibilizadas para ele e interagir nos chats, ou seja, as pessoas externas não podem editar ou modificar tarefas, etapas, quadros e projetos.

Clique no botão Compartilhar, localizado na parte superior da tarefa, no canto direito, como mostrado na imagem abaixo:

Uma janela será aberta para que você possa adicionar os e-mails das pessoas e escrever uma mensagem - escolha se deseja compartilhar com elas a cópia da resposta do formulário, data de entrega desejada, etapa atual e progresso da tarefa. Além disso, existe a opção de habilitar o compartilhamento automático de anexos.

O primeiro item é exibido apenas nos casos em que a tarefa foi criada via formulário e o usuário interno define se deseja ou não compartilhar a visualização das respostas do formulário. Se essa opção for desativada, todos os usuários externos deixam de visualizar a cópia das respostas - até mesmo a pessoa que preencheu o formulário.

Importante: após criada a tarefa pelo formulário, qualquer mudança realizada na descrição da tarefa ou nos campos dela não será refletida para o usuário externo - desta forma, a cópia da resposta sempre mostrará as informações do preenchimento do formulário.

Ao ativar a opção Compartilhar anexos automaticamente todos os anexos adicionados na tarefa serão compartilhados de forma automática com o usuário externo. E você pode ou não Solicitar a aprovação automaticamente desses anexos.

Importante: este recurso não limita a funcionalidade do envio de anexos via chat, é apenas uma opção de envio automático. Logo, mesmo que este recurso esteja desligado, os usuários internos e externos podem continuar enviando anexos normalmente pelo chat.

No envio de anexos pelo chat, você pode escolher se deseja solicitar ou não a aprovação de cada arquivo para o usuário externo.

Tanto na aba anexos da tarefa quanto no chat, é possível encontrar o ícone de um carimbo - use-o para ativar ou desativar a aprovação do anexo para o usuário externo, como mostrado na imagem abaixo:

Ao compartilhar a etapa atual, o usuário externo passa a receber notificações das mudanças de etapa, e também terão essas mudanças registradas no chat da tarefa.

O símbolo com o balão de conversa na cor verde que aparece ao lado do botão Compartilhada é o chat da tarefa, onde será possível aos usuários internos trocarem mensagens com usuários externos daquela tarefa.

Use o chat com usuário externo para alinhar demandas, aprovar documentos e manter todos na mesma página. Todas as pessoas das equipes com acesso à tarefa poderão interagir no chat com os usuários externos.

Observação: o chat com o usuário externo é diferente do espaço existente na Aba Comentários da tarefa - neste último espaço só estão as mensagens trocadas entre os usuários das equipes, e externos não possuem acesso.

Os formulários do Runrun.it ajudam a estruturar a entrada de novas tarefas - cada resposta enviada se transforma em uma tarefa no quadro da equipe.

Com uma configuração muito simples, você pode dar permissão para que o respondente do formulário acompanhe a tarefa que abriu como usuário externo.

Para isso vá até a edição do formulário, no botão Compartilhar, em Acesso externo, e marque a opção Permitir acompanhamento do usuário externo, como indicado na imagem abaixo:

Importante: ao ativar o recurso Permitir acompanhamento do usuário externo, também será habilitado automaticamente a função Coletar e-mail para enviar uma cópia das respostas.

Para mais informações sobre o assunto, confira o artigo Como compartilhar um Formulário. Vamos explicar a seguir como é a visualização do usuário externo.

Cada pessoa externa receberá uma mensagem por e-mail para acessar as informações da tarefa. Este link do e-mail também pode ser acessado pelo navegador do celular - confira na imagem abaixo um exemplo de e-mail que usuário externo recebe:

Ao clicar no e-mail o externo visualiza uma área como a imagem abaixo, e encontrará apenas as informações que você compartilhou com ele, que podem ser cópia da resposta do formulário, data de entrega desejada, etapa atual, progresso em % e anexos para visualizar, fazer download, aprovar ou reprovar - vamos detalhar cada item a seguir:

1. Nome da tarefa compartilhada: título da tarefa para facilitar a visualização e identificação pelo usuário externo.

2. ID da tarefa: número com o identificador único da tarefa gerado pelo sistema.

3. Etapa: mostra a etapa atual em que a tarefa se encontra no quadro.

4. Entrega desejada: data de entrega desejada da tarefa. Em caso de alteração no prazo, a mudança na data será refletida para o usuário externo.

5. Progresso em %: indica em percentual o progresso da tarefa.

6. Aba solicitação: caso você tenha dado permissão aos usuários externos nas configurações das tarefas, eles poderão visualizar nesta aba uma cópia das respostas preenchidas no formulário.

7. Aba chat da tarefa: ao clicar nesta aba serão mostradas as trocas de mensagens entre a equipe e os usuários externos, e anexos enviados pelo chat.

8. Aba anexos: clicando nesta aba você localiza tanto os anexos enviados pelo interno quanto os anexos enviados pelo usuário externo. Neste espaço temos os seguintes recursos.

Nome: listagem dos anexos compartilhados na tarefa. É possível colocar em ordem alfabética crescente ou decrescente.

Anexado em: data e horário de quando o documento foi anexado na tarefa. É possível clicar na setinha ao lado para colocar a lista em ordem de datas crescentes ou decrescentes.

Status da aprovação: quando existe uma solicitação de aprovação, essa coluna mostra se o externo já fez alguma ação para aprovar ou reprovar o anexo. O status Não há aparece quando o arquivo ainda não foi avaliado por nenhum usuário externo daquela tarefa.

Decisões: cada usuário externo poderá clicar nos botões para aprovar ou reprovar o documento. Quando o externo aprovar ou reprovar um arquivo, o sistema notificará os usuários internos relacionados à tarefa e exibirá tais decisões nos comentários do sistema para registro do histórico. Ao entregar a tarefa, os botões de Aprovar e Reprovar ficarão desabilitados para os externos.

Chat do anexo: o usuário externo pode enviar mensagens específicas sobre aquele anexo para a equipe.

9. Notificações de mudança de etapa: como já mencionado antes, quando o usuário interno habilita o compartilhamento da etapa, o usuário externo passa a receber notificações sobre as mudanças de etapa, e também terão essas mudanças registradas no chat da tarefa.

10. Chat da tarefa: aqui o usuário externo pode enviar uma mensagem e também anexar um documento.

Importante: o usuário externo terá acesso a todas as tarefas e projetos compartilhados com ele, e sempre será notificado por e-mail sobre novas tarefas, mensagens e anexos compartilhados.

O compartilhamento de uma tarefa pode ser desabilitado em qualquer momento, basta clicar no botão Compartilhar e desativando o botão, como na imagem abaixo:

Com isso, o externo que tentar acessar novamente será direcionado para a seguinte tela:

Para administradores da conta, os e-mails dos usuários externos ficam listados - clique no seu perfil e em seguida na opção Conta da Empresa, como na imagem a seguir:

Caso queira remover um usuário externo, entre neste espaço e faça a exclusão - todas as tarefas e projetos deixarão de ser compartilhados com a pessoa.

Para desabilitar a funcionalidade de compartilhar tarefas da sua conta, basta entrar nas configurações e desmarcar a opção em Usuários externos:

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