Tempo de leitura: 20 minutos

Assuntos abordados neste artigo:

Localize os formulários no Runrun.it

Comece seu formulário do zero ou use um modelo

Panorama rápido do formulário

Botão Inativo/Ativo

Botão Compartilhar

Botão Visualizar

Botão Avaliar este espaço

Botão Mais Opções

Botão Fechar

Título

Texto curto

Texto longo

Seleção múltipla

Seleção única

Seleção em lista

Numérico

Data e hora

Telefone

Avaliação

CPF

CNPJ

Anexo

Tipo de tarefas

Escolha uma cor de fundo

Inclua uma imagem ou logomarca

Escreva um título e descritivo em seu formulário

Adicione e edite perguntas

Marcar pergunta como obrigatória

Padronização de título da tarefa e data

Ramificação de perguntas

Para criar ou conferir a lista de formulários da sua conta do Runrun.it, clique na setinha ao lado do botão Nova Tarefa, na barra superior do Runrun.it, conforme a imagem abaixo:

Além da barra de busca, use a estrela para marcar seus formulários como favoritos e deixá-los no topo da sua lista, e clique no ícone com um lápis para editar um formulário já cadastrado. Para criar um novo, clique na opção Criar formulário, como na imagem a seguir:

Ao clicar em Criar formulário, uma janela se abrirá com algumas opções de modelos (item 1 na imagem abaixo), ou clique no botão Novo em branco para incluir todas as perguntas do seu formulário desde o início (item 2).

Para facilitar, dividimos os modelos por áreas: marketing, recursos humanos, vendas e tecnologia da informação. Cada modelo conta com uma sugestão de uso, e você poderá incluir e excluir perguntas, personalizando o formulário conforme sua necessidade.

Coloque o cursor em cima do formulário que deseja para uma pré-visualização ou para usar o modelo. Escolha se deseja visualizar os modelos em forma de lista ou grade, conforme exemplo a seguir:

Para mais detalhes, leia o artigo Como utilizar os modelos de formulários do Runrun.it.

O formulário é composto por seis partes principais:

1. Cabeçalho: marque como ativo para tornar o formulário público, compartilhe com usuários externos, verifique como o formulário será visualizado pelas pessoas, avalie e deixe seu feedback sobre este recurso, confira o tutorial, apague ou clone o formulário em poucos cliques.

2. Painel de perguntas: temos diversos tipos de perguntas para que você possa construir seu formulário. A edição é simples: arraste para incluir ou alterar a ordem. Uma dica muito importante: nas perguntas de seleção múltipla, seleção única ou lista de opções é possível usar a ramificação para pedir informações mais detalhadas conforme a resposta da pessoa.

3. Página do formulário: neste espaço você ajusta suas perguntas e dados necessários para seu formulário.

4. Configurações: em poucos cliques você define para onde deseja enviar as respostas do seu formulário - cada resposta aparecerá como um card de tarefa no quadro da sua equipe.

5. Compartilhamento: como o próprio nome sugere, é nesta aba que estão todas as opções e recursos disponíveis para compartilhar o formulário com outras pessoas.

6. Última atualização salva: para que você não perca nada, as mudanças e ajustes feitos no formulário são salvos de forma automática, e neste campo é mostrado quando o formulário foi salvo pela última vez.

Agora vamos detalhar cada recurso para que possa ficar por dentro de todas as possibilidades do formulário.

Localizado na parte superior do formulário, o cabeçalho contém os seguintes recursos:

Botão Inativo/Ativo: após concluir a edição de um formulário, marque Ativo para que seu formulário fique disponível para receber respostas. Marque “inativo” para que este formulário não possa mais ser respondido (assim, a pessoa que tentar abrir o link deste formulário é direcionada a uma tela como esta abaixo, e não conseguirá preenchê-lo).

Botão Compartilhar: habilite esta opção para tornar o formulário acessível para pessoas usuários externos. É importante destacar que membros da equipe podem abrir tarefas pelo formulário e conseguem compartilhar o link com qualquer pessoa, porém não estão autorizados para alterar as configurações de compartilhamento.

Após ativar este item, você visualiza três botões:

Copiar link: copie o link para compartilhar com as pessoas para que possam responder este formulário;

Copiar HTML: disponibilize seus formulários diretamente em seu site ou intranet. Para usar este recurso, copie o código em HTML - assim a pessoa que desenvolve sua página da web conseguirá fazer esta atualização;

Ver configurações: ao clicar neste ícone você será redirecionado para o campo Compartilhamento (vamos comentar mais sobre as configurações mais abaixo, no item 7 deste artigo).

Botão Visualizar: clique no símbolo com um olho para verificar como seu formulário será visualizado pelos respondentes.

Botão Avaliar este espaço: criamos este campo para receber seu feedback - fique à vontade para sugerir melhorias nos recursos do formulário.

Botão Mais Opções: clicando no penúltimo ícone do cabeçalho, com os três pontinhos, você acessa as seguintes opções:

Ver o tutorial: clique neste item para relembrar os recursos do formulário com um tour rápido.

Clonar formulário: crie rapidamente uma cópia deste formulário com todo o conteúdo do original. Importante: as configurações não são copiadas, mas você pode ajustar em poucos cliques.

Apagar: use este item se quiser deletar o formulário. Use com cuidado este item, pois ao deletar o formulário não será possível recuperá-lo.

Botão Fechar: ao clicar no X o formulário será fechado, mas não se preocupe: você poderá continuar editando depois, basta localizá-lo na sua lista de formulários.

Agora vamos mostrar os tipos de perguntas disponíveis para a criação do seu formulário.

Neste painel você escolhe qual o tipo de pergunta mais interessante para construir seu formulário. Para incluir uma pergunta, basta clicar no ícone + ou arrastá-la para onde deseja. A seguir vamos explicar cada item:

1. Título: use esta opção para adicionar um intertítulo no meio do formulário. Assim você pode criar divisões no mesmo questionário.

2. Texto curto: além de ser uma boa opção para pedir uma síntese da solicitação em uma frase curta, este item pode ser utilizado como título da tarefa.

3. Texto longo: faça uma pergunta e deixe esse espaço para o desenvolvimento de uma resposta mais aprofundada.

4. Seleção múltipla: como o próprio nome sugere, use este item e faça uma pergunta para que a pessoa possa marcar mais de uma opção.

5. Seleção única: neste item a pessoa só consegue marcar apenas 1 item.

6. Seleção em lista: use este item para listar algumas possibilidades de resposta, para que o demandante possa escolher apenas um item da lista de opções indicadas.

7. Numérico: nesta opção você pode escolher qual medida será aplicada (reais, metros, percentual, entre outras) e se deseja que esta mesma medida apareça antes ou depois do número (prefixo ou sufixo).

8. Data e hora: use este item para que o solicitante possa indicar qual o prazo de entrega desejável para esta demanda.

9. Telefone: este campo facilita a coleta de contato, evitando erros de formato na digitação do número de telefone.

10. Avaliação: use este campo para medir o nível de satisfação ou perguntar a opinião das pessoas que estão respondendo seus formulários. Você pode ajustar a escala de 1 até 10 como quiser, com retorno numérico, em formato de coração ou estrelas.

11. CPF: campo para a digitação no formato com os onze dígitos do documento.

12. CNPJ: utilize este espaço para que o respondente inclua o número na estrutura correta - 00.0000.0000/0000-00.

13. Anexo: permita que o respondente possa anexar arquivos junto com as respostas deste formulário.

14. Tipo de tarefas: este recurso disponível para clientes Business e Enterprise cria no formulário uma lista com os tipos de tarefas registrados no sistema, e ajudam a categorizar e estimar o tempo necessário. Ao responder, o demandante pode definir qual será o tipo de tarefa criada a partir da sua resposta. O editor do formulário poderá adicionar a lista de tipos inteira do sistema, ou selecionar alguns tipos de tarefa para serem exibidos.

De um jeito bem simples e prático, use esta tela central para montar seu formulário: nomeie, inclua ou exclua itens, altere a ordem e até clone as perguntas em poucos cliques. Vamos explicar como utilizar cada recurso deste espaço.

Para deixar seu formulário dentro da identidade da empresa, do cliente, ou até mais divertido, customize a cor de fundo: basta selecionar uma das opções padronizadas, ou personalize a cor clicando no ícone +.

Você também tem a opção de incluir uma imagem no topo do formulário. Essa personalização de cor de fundo e imagem ficam visíveis tanto para os usuários cadastrados na sua conta do Runrun.it quanto para pessoas externas que vão acessar o formulário via link.

É necessário que a imagem esteja salva na extensão JPG, PNG ou GIF, e tenha um tamanho máximo de 5 MB.

Dê um título para o formulário, e, se quiser, inclua um descritivo no formulário (confira abaixo um exemplo indicado com uma seta). O descritivo é opcional, e não aparecerá no formulário caso fique em branco. Este título também aparecerá na sua lista de formulários para facilitar a busca:

Este item pode ser editado com os seguintes recursos:

1. Estilo: escolha rapidamente um tamanho de letra para exibir.

2. Negrito;

3. Itálico

4. Sublinhado

5. Tachado

6. Cor do texto

7. Cor de destaque

8. Lista numerada: use este recurso caso queira colocar um texto com frases numeradas.

9. Lista com marcadores: faça uma lista com tópicos.

10. Alinhamento do texto: escolha se deseja manter o texto com alinhamento à esquerda, à direita ou centralizado.

11. Checklist: deixe as frases com tópicos em checklist.

12. Hiperlink de página: caso queira colocar um hiperlink de uma página da web, basta selecionar uma palavra, clicar no ícone de hiperlink (em forma de corrente) e colar o endereço eletrônico.

13. Imagem: inclua uma imagem do seu computador.

14. Hiperlink de vídeo: você também pode inserir um link de um vídeo da internet para mostrá-lo neste espaço. O usuário consegue dar o play e assistir ao vídeo sem precisar sair do formulário.

15. Exibir código fonte: altera a formatação do texto para facilitar a leitura do código.

16. Aspas: este recurso ajuda a formatar o parágrafo como uma citação textual.

17. Marca de formatação: modifica a direção do bloco de texto para a esquerda (útil para idiomas com escrita e leitura no sentido da direita para esquerda, como o árabe).

Conheça a seguir as possibilidades de edição para suas perguntas.

Adicionar pergunta: clique no ícone + da opção de pergunta desejada, ou arraste até o formulário. Ao fazer uma inclusão, o tipo da pergunta fica indicado logo no início.

Alterar tipo da pergunta: após incluir uma pergunta no formulário, você pode modificar o tipo, basta clicar na setinha que aparece ao lado com a informação sobre o tipo da pergunta, como na imagem abaixo.

Em alguns casos, ao mudar o tipo de pergunta, os campos com as informações adicionadas podem desaparecer.

Isso acontece quando a nova opção tem uma estrutura diferente da anterior (por exemplo, alterar o tipo de pergunta de seleção múltipla para texto curto).

Mas não se preocupe: nestes casos uma tela aparecerá antes para confirmar sua decisão.

Clonar pergunta: é possível duplicar uma pergunta para aproveitar sua estrutura e depois editá-la. O símbolo de clonagem da pergunta está localizado no canto direito e superior conforme abaixo.

Excluir pergunta: para deletar um campo, use o ícone de lixeira que aparece no topo da pergunta, ao lado do item Clonar pergunta.

Incluir descrição na pergunta (opcional): se necessário, coloque uma descrição na pergunta para que ela ganhe mais contexto, assim a resposta será mais assertiva. Caso você não digite nada neste descritivo, essa área não ficará visível para o respondente.

Mudar a ordem das perguntas: altere a ordem de alguma pergunta arrastando o item para a posição que deseja, como no exemplo a seguir:

Para evitar demandas com informações incompletas, escolha quais são as respostas que devem ser preenchidas de forma obrigatória - marque esta opção no seletor disponível no canto esquerdo de cada pergunta.

Quando uma pessoa responde seu formulário, esta solicitação será direcionada para sua conta Runrun.it em forma de tarefa. Já comentamos, mas é bom relembrar: sua tarefa aparecerá no quadro e etapa que você indicou na criação do formulário, como no exemplo abaixo:

Por padrão, a maioria das informações vão para a descrição da tarefa. Uma dica muito bacana para ajudar na visualização das tarefas: coloque como item uma pergunta Texto curto e selecione o item Conectar ao campo: título da tarefa para padronizar esta resposta como título para os cards das tarefas.

Use também uma pergunta do tipo Data e hora, e selecione Conectar ao campo: Entrega desejada. Quando o demandante responder, esta informação será visualizada como a data de entrega desejada da tarefa.

Esta padronização poderá ser visualizada nos seguintes campos da tarefa:

Nas perguntas de seleção múltipla, seleção única ou seleção em lista é possível usar a ramificação para pedir informações mais detalhadas conforme a resposta da pessoa. Para usar a ramificação, localize o ícone na opção da pergunta.

Na imagem a seguir temos um exemplo de uso. Na pergunta “Você é pessoa física ou jurídica?”, a ramificação abre duas novas possibilidades de perguntas: o respondente que escolher a opção pessoa física visualiza como próximo campo para preenchimento a frase “Digite seu CPF”, e quem optar pelo item pessoa jurídica deverá informar no próximo espaço seu número de CNPJ.

É possível adicionar várias perguntas na mesma ramificação - continuando no exemplo acima, ao selecionar o campo pessoa jurídica, a ramificação pedirá informações mais segmentadas, tais como o número de CNPJ e qual o tipo da empresa.

É possível ramificar a pergunta em até 3 níveis. Seguindo nosso exemplo, ao escolher a opção pessoa jurídica, as perguntas podem ser subdivididas da seguinte forma:

Pergunta: “Você é pessoa física ou pessoa jurídica?”

Ramificação nível 1

Ao escolher a opção “Pessoa Jurídica”, ir para as perguntas “Digite seu CNPJ” e “Qual o tipo da empresa?”

Ramificação nível 2

Na pergunta “Qual o tipo da empresa?”, ao escolher a opção “MEI” ir para a pergunta “Qual o faturamento mensal?”

Ramificação nível 3

Na pergunta “Qual o faturamento mensal?”, ao escolher a opção “Mais de R$ 5.000,00" ir para a pergunta “Deseja receber o contato de um consultor por”.

Nas configurações você determina para qual quadro e etapa as respostas deste formulário deverão ser encaminhadas. As respostas serão visualizadas como tarefas neste quadro e etapa que você determinar.

Os campos Quadro e Etapa são de preenchimento obrigatório, pois assim fica definido em qual lugar as respostas geradas por este formulário deverão ser encaminhadas no Runrun.it.

Também é possível marcar o tipo de tarefa, adicionar tags para facilitar a busca, indicar qual o projeto que a tarefa ficará vinculada e quais usuários podem usar este formulário para abrir tarefas.

Conheça cada recurso deste campo no artigo Configurações do Formulário.

Na aba Compartilhamento você encontra as opções para compartilhar seu formulário com usuários da sua conta Runrun.it ou pessoas externas à sua conta (clientes ou parceiros).

Localize nos primeiros itens as opções para copiar o link ou o código HTML para inserir o formulário em seu site ou intranet.

Colete e-mails dos solicitantes, envie uma cópia das respostas por e-mail, inclua uma mensagem de confirmação de envio do formulário e permita que usuários convidados (clientes ou parceiros externos) acompanhem o desenvolvimento da tarefa no Runrun.it.

Para isso, basta ativar o item Permitir acompanhar no item Configurações do formulário, como indicado na imagem abaixo. E o mais bacana deste recurso é que usuários convidados são ilimitados e não há cobrança adicional.

No artigo Como compartilhar um Formulário explicamos tudo sobre cada funcionalidade deste espaço.

Importante: os formulários podem ser respondidos pelo celular ou tablet dos usuários da conta Runrun.it com acesso ao aplicativo para o sistema iOS. Em breve esta opção também estará acessível para usuários do app via Android.

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

Como utilizar os modelos de formulários do Runrun.it

Configurações do Formulário

Como compartilhar um Formulário

Crie formulários para gerar tarefas no Runrun.it

Como gerenciar automações na etapa para alocação de usuários.

Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados

Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados