Tempo de leitura: 23 minutos

Assuntos abordados neste artigo:

Localize os formulários no Runrun.it

Comece seu formulário do zero ou use um modelo

Panorama rápido do formulário

Botão Inativo/Ativo

Botão Compartilhar

Botão Visualizar

Botão Avaliar este espaço

Botão Mais Opções

Botão Fechar

Título

Texto curto

Texto longo

Seleção múltipla

Seleção única

Seleção em lista

Numérico

Data

Telefone

Avaliação

CPF

CNPJ

Campos customizáveis

Tipo de tarefa

Tags

Início desejado

Entrega desejada

Anexo

Escolha uma cor de fundo

Inclua uma imagem ou logomarca

Escreva um título e descritivo em seu formulário

Adicione e edite perguntas

Marcar pergunta como obrigatória

Como padronizar o título da tarefa

Ramificação de perguntas

Os formulários podem ser acessados em três lugares, como indicado na imagem a seguir:

1. Empresas > Formulários: ao clicar em Empresas e selecionar Formulários, é possível localizar todos os formulários da conta que você possui acesso.

Faça a gestão dos formulários neste espaço: filtre os formulários, escolha quais colunas deseja exibir ou ocultar, crie, edite, faça a clonagem ou delete os formulários. Também é possível exportar a lista de formulários nos formatos XLSX ou CSV - você receberá o arquivo no seu e-mail.

2. Formulários do quadro: neste espaço são mostrados apenas os formulários vinculados ao quadro que está em exibição na sua tela. Todos os recursos mencionados no item para a gestão dos formulários também são encontrados aqui.

3. Atalho do botão nova tarefa: clique na seta ao lado do botão Nova tarefa para localizar os portais e formulários ativos. Use o campo de busca para localizar o formulário que deseja, clique no símbolo com um lápis ao lado do título para editar o formulário, marque a estrela para que o formulário fique como favorito e apareça nas primeiras posições, visualize todos os formulários ou selecione a opção Criar formulário para elaborar um novo documento.

Importante: para ter mais controle sobre quem pode ou não criar formulários, o editor poderá realizar este ajuste nas configurações do quadro, como indicado na imagem abaixo - saiba mais sobre o assunto no artigo Conheça o Quadros do Runrun.it.

O administrador da conta também pode ativar nas configurações gerais da conta da empresa a opção Criar tarefas apenas via formulários - desta forma os colaboradores poderão abrir novas tarefas escolhendo o formulário mais adequado. Saiba mais como ativar este recurso no artigo Administrar: Configurações.

A seguir vamos descrever o primeiro passo para a criação do formulário.

Ao clicar em Novo formulário ou Criar formulário, uma janela se abrirá com algumas opções de modelos (item 1 na imagem abaixo), ou clique no botão Novo em branco para incluir todas as perguntas do seu formulário desde o início (item 2).

Para facilitar, dividimos os modelos por áreas, e cada um conta com uma sugestão de uso - você poderá incluir e excluir perguntas, personalizando o formulário conforme sua necessidade.

Coloque o cursor em cima do formulário que deseja para uma pré-visualização ou para usar o modelo. Escolha se deseja visualizar os modelos em forma de lista ou grade, conforme exemplo a seguir:

Para mais detalhes, leia o artigo Como utilizar os modelos de formulários do Runrun.it.

O formulário é composto por seis partes principais:

1. Editar formulário: nesta aba você consegue ajustar suas perguntas e dados necessários para seu formulário.

2. Visualizar: clique aqui para conferir como seu formulário está ficando.

3. Painel de perguntas: temos três recursos no painel, sendo no topo uma busca rápida para o tipo de pergunta que deseja, as perguntas, cujas respostas aparecerão apenas na descrição da tarefa, e os campos do quadro, que são perguntas que, uma vez respondidas, aparecerão preenchidas no descritivo e também como uma informação presente no campo da tarefa (mais adiante vamos detalhar o uso dos campos customizados). Para construir as perguntas do seu formulário basta arrastar e mover o item para alterar a ordem.

4. Compartilhar: como o próprio nome sugere, é nesta aba que estão todas as opções e recursos disponíveis para compartilhar o formulário com pessoas de dentro ou de fora da sua conta.

5. Configurações das tarefas: em poucos cliques você define para onde deseja enviar as respostas do seu formulário - cada resposta aparecerá como um card de tarefa no quadro da sua equipe.

6. Última atualização salva: para que você não perca nada, as mudanças e ajustes feitos no formulário são salvos de forma automática, e neste campo é mostrado quando o formulário foi salvo pela última vez.

Vamos detalhar a seguir cada recurso para mostrar todas as possibilidades do formulário.

Localizado na parte superior do formulário, o cabeçalho contém os seguintes recursos:

1. Botão Inativo/Ativo: após concluir a edição de um formulário, marque Ativo para que seu formulário fique disponível para receber respostas. Marque “inativo” para que este formulário não possa mais ser respondido (assim, a pessoa que tentar abrir o link deste formulário é direcionada a uma tela como esta abaixo, e não conseguirá preenchê-lo).

2. Botão Compartilhar: habilite esta opção para tornar o formulário acessível para usuários da conta ou pessoas externas. Para mais detalhes, acesse o artigo Como compartilhar um Formulário.

3. Favorito: destaque o formulário que você criou como favorito para destacá-lo nas primeiras posições da sua aba de acesso rápido.

4. Avaliar este espaço: criamos este campo para receber seu feedback - fique à vontade para sugerir melhorias nos recursos do formulário.

5. Botão Mais Opções: clicando no penúltimo ícone do cabeçalho, com os três pontinhos, você acessa as seguintes opções:

Ver o tutorial: clique neste item para relembrar os recursos do formulário com um tour rápido.

Clonar formulário: crie rapidamente uma cópia deste formulário com todo o conteúdo do original. Importante: as configurações não são copiadas, mas você pode ajustar em poucos cliques.

Exportar respostas para XLSX ou CSV: os usuários podem exportar as respostas dadas nos formulários nos formatos XLSX (planilha excel) ou CSV (arquivo com registro da tabela em cada linha e com colunas divididas por separador).

Cada pergunta se torna uma coluna na tabela e poderá ser utilizada para extração de dados e análises.

Importante: a edição da tarefa criada a partir da resposta do formulário não altera as informações que podem ser exportadas.

Apagar: use este item se quiser deletar o formulário. Use com cuidado este item, pois ao deletar o formulário não será possível recuperá-lo.

6. Botão Fechar: ao clicar no X o formulário será fechado, mas não se preocupe: você poderá continuar editando depois, basta localizá-lo na sua lista de formulários.

Agora vamos mostrar os tipos de perguntas disponíveis para a criação do seu formulário.

Neste painel você escolhe qual o tipo de pergunta mais interessante para construir seu formulário. Para incluir uma pergunta, basta clicar no ícone + ou arrastá-la para onde deseja.

Use a busca rápida no topo para localizar o tipo de pergunta que deseja. Vamos detalhar a seguir o uso de cada tipo de pergunta:

1. Título: use esta opção para adicionar um intertítulo no meio do formulário. Assim você pode criar divisões no mesmo questionário.

2. Texto curto: além de ser uma boa opção para pedir uma síntese da solicitação em uma frase curta, este item pode ser utilizado como título da tarefa.

3. Texto longo: faça uma pergunta e deixe esse espaço para o desenvolvimento de uma resposta mais aprofundada.

4. Seleção múltipla: como o próprio nome sugere, use este item e faça uma pergunta para que a pessoa possa marcar mais de uma opção.

5. Seleção única: neste item a pessoa só consegue marcar apenas 1 item.

6. Seleção em lista: use este item para listar algumas possibilidades de resposta, para que o demandante possa escolher apenas um item da lista de opções indicadas.

7. Numérico: nesta opção você pode escolher qual medida será aplicada (reais, metros, percentual, entre outras) e se deseja que esta mesma medida apareça antes ou depois do número (prefixo ou sufixo).

8. Data: use este item para que o solicitante possa indicar qual o prazo de entrega desejável para esta demanda. Você pode habilitar o campo Incluir hora para que o solicitante defina o horário junto com a data.

9. Telefone: este campo facilita a coleta de contato, evitando erros de formato na digitação do número de telefone.

10. Avaliação: use este campo para medir o nível de satisfação ou perguntar a opinião das pessoas que estão respondendo seus formulários. Você pode ajustar a escala de 1 até 10 como quiser, com retorno numérico, em formato de coração ou estrelas.

11. CPF: campo para a digitação no formato com os onze dígitos do documento.

12. CNPJ: utilize este espaço para que o respondente inclua o número na estrutura correta - 00.0000.0000/0000-00.

A seguir temos as perguntas denominadas Campos do quadro, que possuem este nome por estarem ligadas aos campos customizáveis. Os campos criados no quadro também podem ser utilizados como perguntas - desta forma, a resposta enviada pela pessoa a esta pergunta aparecerá na descrição da tarefa e também ficará preenchida no campo lateral da tarefa. Confira a seguir algumas possibilidades:

13. Campo customizável: para dar um exemplo de campo customizável, criamos o exemplo abaixo, denominado Nota fiscal. Este campo foi criado pelo editor do quadro conectado a este formulário, como indicado na imagem abaixo:

Os campos customizáveis criados no quadro sempre aparecerão na lateral como opções de perguntas. Lembramos que uma vez preenchido pelo respondente, as informações do campo vão aparecer na descrição da tarefa e na lateral, como indicado na imagem a seguir:

14. Tipo de tarefa: este recurso cria no formulário uma lista com os tipos de tarefas registrados no sistema, e ajudam a categorizar e estimar o tempo necessário. Ao responder, o demandante pode definir qual será o tipo de tarefa criada a partir da sua resposta. O editor do formulário poderá adicionar a lista de tipos inteira do sistema, ou selecionar alguns tipos de tarefa para serem exibidos.

15. Tags: caso você adicione este tipo de pergunta, o respondente poderá adicionar as tags a partir de uma lista visível no formulário.

16. Início desejado: adicione esta pergunta para que a pessoa possa incluir uma data desejada para que a tarefa possa ser iniciada.

17. Entrega desejada: inclua esta pergunta para que o respondente inclua um prazo para a entrega da tarefa.

18. Anexos: permita que o respondente possa anexar arquivos junto com as respostas deste formulário.

De um jeito bem simples e prático, use esta tela central para montar seu formulário: nomeie, inclua ou exclua itens, altere a ordem e até clone as perguntas em poucos cliques. Vamos explicar como utilizar cada recurso deste espaço.

Para deixar seu formulário dentro da identidade da empresa, do cliente, ou até mais divertido, customize a cor de fundo: basta selecionar uma das opções padronizadas, ou personalize a cor clicando no ícone +.

Você também tem a opção de incluir uma imagem no topo do formulário. Essa personalização de cor de fundo e imagem ficam visíveis tanto para os usuários cadastrados na sua conta do Runrun.it quanto para pessoas externas que vão acessar o formulário via link.

É necessário que a imagem esteja salva na extensão JPG, PNG ou GIF, e tenha um tamanho máximo de 5 MB.

Dê um título para o formulário, e, se quiser, inclua um descritivo no formulário (confira abaixo um exemplo indicado com uma seta). O descritivo é opcional, e não aparecerá no formulário caso fique em branco. Este título também aparecerá na sua lista de formulários para facilitar a busca:

Este item pode ser editado com os seguintes recursos:

1. Estilo: escolha rapidamente um tamanho de letra para exibir.

2. Negrito;

3. Itálico

4. Sublinhado

5. Tachado

6. Cor do texto

7. Cor de destaque

8. Lista numerada: use este recurso caso queira colocar um texto com frases numeradas.

9. Lista com marcadores: faça uma lista com tópicos.

10. Alinhamento do texto: escolha se deseja manter o texto com alinhamento à esquerda, à direita ou centralizado.

11. Checklist: deixe as frases com tópicos em checklist.

12. Hiperlink de página: caso queira colocar um hiperlink de uma página da web, basta selecionar uma palavra, clicar no ícone de hiperlink (em forma de corrente) e colar o endereço eletrônico.

13. Imagem: inclua uma imagem do seu computador.

14. Hiperlink de vídeo: você também pode inserir um link de um vídeo da internet para mostrá-lo neste espaço. O usuário consegue dar o play e assistir ao vídeo sem precisar sair do formulário.

15. Exibir código fonte: altera a formatação do texto para facilitar a leitura do código.

16. Aspas: este recurso ajuda a formatar o parágrafo como uma citação textual.

17. Marca de formatação: modifica a direção do bloco de texto para a esquerda (útil para idiomas com escrita e leitura no sentido da direita para esquerda, como o árabe).

Conheça a seguir as possibilidades de edição para suas perguntas.

Adicionar pergunta: clique no ícone + da opção de pergunta desejada, ou arraste até o formulário. Ao fazer uma inclusão, o tipo da pergunta fica indicado logo no início.

Alterar tipo da pergunta: após incluir uma pergunta no formulário, você pode modificar o tipo, basta clicar na setinha que aparece ao lado com a informação sobre o tipo da pergunta, como na imagem abaixo.

Em alguns casos, ao mudar o tipo de pergunta, os campos com as informações adicionadas podem desaparecer.

Isso acontece quando a nova opção tem uma estrutura diferente da anterior (por exemplo, alterar o tipo de pergunta de seleção múltipla para texto curto).

Mas não se preocupe: nestes casos uma tela aparecerá antes para confirmar sua decisão.

Clonar pergunta: é possível duplicar uma pergunta para aproveitar sua estrutura e depois editá-la. O símbolo de clonagem da pergunta está localizado no canto direito e superior conforme abaixo.

Excluir pergunta: para deletar um campo, use o ícone de lixeira que aparece no topo da pergunta, ao lado do item Clonar pergunta.

Incluir descrição na pergunta (opcional): se necessário, coloque uma descrição na pergunta para que ela ganhe mais contexto, assim a resposta será mais assertiva. Caso você não digite nada neste descritivo, essa área não ficará visível para o respondente.

Mudar a ordem das perguntas: altere a ordem de alguma pergunta arrastando o item para a posição que deseja, como no exemplo a seguir:

Para evitar demandas com informações incompletas, escolha quais são as respostas que devem ser preenchidas de forma obrigatória - marque esta opção no seletor disponível no canto esquerdo de cada pergunta.

Você pode utilizar as perguntas adicionadas ao formulário como opções para padronizar as informações que devem aparecer no título da tarefa. As informações serão separadas por vírgulas, e o tamanho máximo do título será de 255 caracteres.

O título das tarefas será criado com as respostas das perguntas selecionadas, como no exemplo acima (nome completo, data e hora). Todas as perguntas adicionadas ao formulário se tornam opções para se conectarem ao título da tarefa.

Nas perguntas de seleção múltipla, seleção única ou seleção em lista é possível usar a ramificação para pedir informações mais detalhadas conforme a resposta da pessoa. Para usar a ramificação, localize o ícone na opção da pergunta.

Na imagem a seguir temos um exemplo de uso. Na pergunta “Você é pessoa física ou jurídica?”, a ramificação abre duas novas possibilidades de perguntas: o respondente que escolher a opção pessoa física visualiza como próximo campo para preenchimento a frase “Digite seu CPF”, e quem optar pelo item pessoa jurídica deverá informar no próximo espaço seu número de CNPJ.

É possível adicionar várias perguntas na mesma ramificação - continuando no exemplo acima, ao selecionar o campo pessoa jurídica, a ramificação pedirá informações mais segmentadas, tais como o número de CNPJ e qual o tipo da empresa. O editor do formulário consegue ramificar a pergunta em até 6 níveis.

Nas configurações você determina quais informações podem ser utilizadas para formar o título de cada tarefa, bem como definir para qual quadro e etapa as respostas deste formulário deverão ser encaminhadas. Importante: os campos Quadro e Etapa são de preenchimento obrigatório.

Além do título da tarefa, quadro e etapa, é possível configurar:

Tipo de tarefa: caso adicione o tipo de tarefa como uma pergunta, este campo será variável, de acordo com a escolha do respondente.

Tags: também pode ser fixada caso você queira uma tag sempre igual nas respostas deste formulário que você está criando ou virar uma pergunta.

Projeto: de uso opcional, utilize este campo caso queira definir um projeto para as tarefas que serão geradas a partir deste formulário.

Configurações de portal: clientes Business e Enterprise podem criar portais para organizar os formulários da sua empresa, compartilhando um único link uma listagem com vários formulários - assim outros usuários da conta ou pessoas externas poderão visualizar e escolher o melhor formulário para enviar sua solicitação.

Neste campo você também poderá conferir ou vincular o formulário que você está criando a um ou mais portais. Saiba mais sobre esta funcionalidade no artigo Como compartilhar um Formulário. A seguir vamos falar mais sobre o compartilhamento do formulário.

Depois de finalizar a edição, clique no botão Compartilhar para definir quem pode editar ou apenas responder seu formulário - ele pode ficar acessível para usuários da sua conta Runrun.it e também para pessoas externas.

Ao clicar uma janela como a da imagem abaixo será aberta com duas abas: acesso interno e acesso externo.

Acesso interno: defina quais usuários da sua conta podem editar ou apenas visualizar. Importante: os editores do quadro possuem permissão para também editar os formulários que estão ligados ao seu quadro.

Link público: aqui ficam organizados os recursos para exibir o formulário para pessoas externas.

No artigo Como compartilhar um Formulário explicamos tudo sobre cada funcionalidade deste espaço.

Importante: os formulários podem ser respondidos pelo celular ou tablet dos usuários da conta Runrun.it com acesso ao aplicativo para o sistema Android e iOS. Baixe de graça o aplicativo e entre no app com o mesmo login e senha utilizado na versão Desktop.

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

Como utilizar os modelos de formulários do Runrun.it

Configurações do Formulário

Como compartilhar um Formulário

Crie formulários para gerar tarefas no Runrun.it

Como gerenciar automações na etapa para alocação de usuários

Compartilhando tarefas com usuários externos