O menu Administrar é onde o administrador consegue configurar informações, permissões e habilitar certas funcionalidades do Runrun.it. As decisões tomadas afetam a todos os usuários.

O gestor consegue visualizar e editar algumas configurações e o líder consegue visualizar e editar a sua equipe.

Editando as informações básicas do usuário

a. Clique em  "Administrar" > "Usuários", no menu esquerdo. 


b. Clique na foto de perfil do usuário selecionado ou vá na coluna "Ações" e clique no primeiro ícone "Editar perfil".

ou

c. Você será redirecionado para a página de informações do usuário. Escolha o avatar, edite o nome, e-mail, fuso horário, língua ou altere a senha.

  1. Escreva o cargo, a data de início na empresa, telefone, sexo, data de nascimento, estado civil. Essas informações podem ser preenchidas pelo próprio colaborador.
  2. Edite o custo por hora do usuário, opção visível somente aos administradores. As pessoas quando trabalham basicamente estão vendendo seu tempo e no Runrun.it você consegue atribuir o valor da hora de trabalho do funcionário. O custo por hora é o valor que um usuário custa à empresa por hora. É importante preencher pois aparece nos relatórios de custos, permitindo ao gestor saber quanto um usuário custou em um período, em determinada tarefa, projeto ou cliente e descobrir se os projetos estão sendo rentáveis, comparar custos estimados e gasto real, saber se deve aumentar ou diminuir os valores cobrados, entre outros.
    Importante: se o administrador alterar o custo por hora hoje, por exemplo, esse valor só aparecerá nos relatórios a partir da alteração, não é possível contabilizá-lo em dias que já se passaram, o sistema não é retroativo.
  3. Feitas as alterações, clique em "Salvar".

Editando permissões de tarefa do usuário

Na tabela de informações básicas do usuário, edite de quem o usuário recebe tarefas e para quem abre tarefas, clicando nos respectivos valores.

Por padrão, os valores são o número de usuários cadastrados no Runrun.it.

Controlar quem abre e recebe tarefa de quem é importante para não haver confusão na prioridade de tarefas de um usuário que trabalha ajudando várias equipes, por exemplo. Mesmo o Usuário B ajudando várias equipes, o melhor é que seu Líder seja o responsável por criar e receber de outras equipes as demandas para o usuário B. Desas maneira, ele consegue priorizar sem prejudicar as necessidades de entrega de sua área.

Editando jornada de trabalho

Na coluna "Jornada", altere o horário de trabalho do usuário, clicando no ícone de relógio. Você consegue configurar a jornada de cada dia da semana e fim de semana, inclusive se a pessoa não trabalhar em algum dia. 

  1. Edite a hora de início e fim das horas trabalhadas e do intervalo para almoço. Você pode marcar a opção "Mesmo horário diariamente" ou desmarcá-la caso o usuário tenha um horário flexível. A mesma opção está disponível para pausas para intervalo/refeições.
  2. Selecione os dias da semana trabalhos. Automaticamente, as horas semanais são geradas e mostradas no canto inferior esquerdo.
  3. Clique em "Salvar".

No Runrun.it, o tempo é contado de duas maneiras: Smart Time Tracking, que contabiliza de acordo com a jornada de trabalho configurada para o usuário, ou Time Tracking, que contabiliza todas as horas que a tarefa estiver com o "Play" ligado. 

Para configurar o tempo, clique em "Administrar" > "Configurações", vá até "Como o tempo é contado:" e selecione a opção desejada. Apenas administradores possuem acesso.

No Time Tracking, o usuário precisa ficar atento quando deve ligar o "Play" e quando pausar. Se esquecer o "Play" ligado na sexta-feira, último dia que trabalha na semana, por exemplo, as horas de todo o final de semana serão contabilizadas, devendo ser ajustado depois. 

No Smart Time Tracking, o usuário dá o "Play" na tarefa pela primeira vez e, a partir daí, o tempo da tarefa será contado seguindo os horários estabelecidos pelo administrador na jornada de trabalho. Não há problema, como no Time Tracking, se esqueceu de pausar a tarefa. O Smart Time Tracking não conta o tempo durante o período indicado como intervalo.

No entanto, se o usuário trabalhar fora do período da jornada (Um símbolo de xícara aparece no "Play"), o Smart Time Tracking não contabilizará esse tempo, devendo ser ajustado depois.

Para ajustar as horas de uma tarefa basta abrí-la, ir em "Mais ações" > "Ajustar horas registradas" e acrescentar ou remover o tempo da data selecionada. Um histórico é registrado para cada alteração.

Importante: as horas de uma tarefa são registradas para um usuário e por dia. Somente o responsável pela tarefa conseguirá retirar suas horas e estas devem ser menores ou iguais às horas registradas no dia. 

Por exemplo, o usuário Marcelo trabalhou 4 horas na tarefa de Gastos com Materiais, no dia 28/02. Marcelo, somente ele, conseguirá retirar no máximo 4 horas daquela tarefa naquele dia. Mas ele ainda pode retirar valores menores como 1 hora. O sistema permite que sejam retiradas apenas horas iguais ou menores às trabalhadas no dia. 

Sabia? Quando o administrador escolhe uma das duas opções, esta vale para todos os usuários, não sendo possível o Usuário A utilizar o Time Tracking e o Usuário B o Smart Time Tracking.

Editando outras configurações do perfil do usuário

Na coluna "Configurações", marque ou desmarque as opções disponíveis de acordo com as permissões dadas ao usuário editado:

1.Se é gestor. Marque essa opção para conceder permissões de gestor ao usuário. Gestores possuem acesso a todas as equipes e relatórios, porém só visualizam e editam algumas configurações do Administrar.

2. Se participa do RR-Rating. O RR-Rating é o sistema de pontos do software, que cria um ranking baseado nos critérios que o usuário conseguiu conquistar e os presenteia com medalhas.

3. Se pode editar custos extras em projetos. Marque essa opção para permitir que o usuário insira custos dos projetos e clientes.

4. Se está de férias. O botão de férias apenas sinaliza que o usuário encontra-se em férias. Marcar que um usuário está em férias apenas indica a condição, mas não bloqueia o recebimento de tarefas de outros usuários a ele durante as férias, nem deixa de indicar as horas disponíveis nesse período.

5. Se é um administrador. Marque essa opção para conceder permissões de administrador ao usuário. O Administrador gerencia todo o sistema, acessa todas as equipes e relatórios e possui poderes para configurar tudo.

Qual a diferença entre gestor e administrador?
O administrador gerencia o sistema e tem acesso a todas as equipes e relatórios. Já o gestor acessa todas as equipes e relatórios.

Reset de senha e remoção de perfil:

Na coluna "Ações", além de editar o perfil do usuário com informações básicas, você pode resetar a senha ou remover o usuário.

No "Resetar senha", você escolhe o usuário e ao clicar em "Ok". O usuário escolhido receberá um e-mail alertando-o do pedido de reset da senha e dispõe de 1 hora para clicar no link do reset. Você pode utilizar essa opção quando algum membro esquecer a senha, por exemplo. 

Remover um usuário deleta tarefas que estejam vinculadas a ele. Não somente tarefas abertas ou fechadas que ele seja o responsável, mas também tarefas que ele abriu para outros usuários e tarefas modelo. Mas, antes da remoção, é possível transferir a responsabilidade e autoria de uma tarefa a outro usuário.

Não há como recuperar qualquer informação deletada no sistema. Por isso seja cuidadoso.

Para apagar um usuário vá em "Administrar" > "Usuários" > "Ações" e clique no ícone com um X. Você consegue transferir a outro usuário as Tarefas Abertas, Tarefas Fechadas e Tarefas Modelo do usuário. 

Digite a palavra "APAGAR" no campo especificado e clique no botão vermelho "Confirmar e apagar!".

Também é possível baixar uma tabela com o resumo das informações sobre os usuários:

Essa tabela contém as seguintes informações:

  • Nome 
  • Email
  • Se o usuário é Administrador
  • Se o usuário é Gestor
  • Se o usuário é Líder de equipe e de qual equipe
  • E a quais equipes ele pertence
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