Nesse artigo você vai aprender sobre:

1.Relatórios
2. Filtros
3. Tipos de Relatório
     3.1 Custos
     3.2 Planilhas
     3.3 Horas por projeto
     3.4 Gantt
     3.5 Esforço por Tipo de Tarefa
     3.6 Alocação de pessoas
     3.7 Horas disponíveis
     3.8 Horas registradas
4.Exportar relatórios 

1. Relatórios

Se você cadastrou o valor da hora/homem para cada usuário, equipes com centro de custo e horas disponíveis, projetos e clientes com orçamento e custos extras, grupos e subgrupos de acordo com o fluxo da empresa, tarefas com data desejada, status, esforço por tipo de tarefa e tags, use esses dados para gerar relatórios dentro do Runrun.it. 

Eles ajudam, por exemplo, a gerenciar atrasos, possibilitando uma readequação das atividades dos funcionários, já que um usuário pode estar mais sobrecarregado do que outro. 

Essa aba está disponível apenas para líderes de equipe, gestores e administradores, de acordo com as permissões. Um líder de equipe, por exemplo, terá acesso somente às informações que dizem respeito a sua equipe. 

Os relatórios disponíveis são: Custos, Planilhas (Status Report Geral, Timesheet por Cliente e Tempo por Status), Horas por projeto, Gantt, Esforço por Tipo de Tarefa, Alocação de pessoas, Horas disponíveis e Horas registradas

Para começar a gerar seus relatórios acesse Empresa > Relatórios e acompanhe esse artigo para conhecer as funcionalidades de cada um. 

2. Filtros 

Os Filtros vão determinar quais informações serão extraídas através dos relatórios. 

Nos relatórios de Custos, Planilhas, Horas Por Projeto, Esforço por Tipo de Tarefa (Por Cliente ou Por Equipe), Alocação de Pessoas, Horas Registradas existem 8 opções de filtro:

  • CLIENTE: escolha Todos os clientes ou um específico (No relatório de Custos não existe a opção Todos os clientes, você deve selecionar um específico); 
  • GRUPO: caso a opção escolhida em CLIENTE seja Todos os clientes esse filtro será bloqueado. Caso não, selecione Todos os grupos, Sem grupo ou o grupo específico
  • SUBGRUPO: mesma lógica do filtro GRUPO
  • PROJETO: caso a opção escolhida em CLIENTE seja Todos os clientes esse filtro será bloqueado. Caso tenha sido escolhido um cliente em específico os projetos vão variar de acordo com as escolhas de GRUPO e SUBGRUPO
  • TAGS: para especificar ainda mais os filtros inclua as Tags
  • EQUIPE: escolha entre Todas as equipes ou uma em específico; 
  • USUÁRIO: escolha um usuário específico, Todos os usuários ou, de acordo com o que foi selecionado no filtro EQUIPE, selecione o usuário; 
  • PERÍODO: determine um período para avaliação. As opções são: Últimos 7 dias, Semana atual, Últimos 30 dias, Mês atual, Últimos 90 dias, Trimestre atual ou Especificar data, definindo uma DATA INICIAL e uma DATA FINAL. A DATA INICIAL não pode ser no futuro, apenas datas no passado podem ser selecionadas. Por exemplo, se hoje é dia 5 a DATA INICIAL não poderá ser dia 6, mas sim 5, 4, 3 e assim por diante. 

O relatório Gantt, não possui o filtro PERÍODO, mas possui AGRUPAR POR composto pelas opções: Usuários, Clientes, Projetos e Equipes. O que for selecionado nessa opção aparecerá nas barras azuis do gráfico. 

O relatório Horas disponíveis possui menos filtros, são apenas três:

  • EQUIPE: Todas as equipes ou uma em específico;
  • USUÁRIO: escolha um usuário específico, Todos os usuários ou, de acordo com o que foi selecionado no filtro EQUIPE, selecione o usuário; 
  • DATA INICIAL: escolha a data que você gostaria de saber quando os usuários selecionados estarão livres para receber novas demandas. A data pode ser apenas o dia hoje ou um dia no futuro. 

3. Tipos de Relatório 

3.1 Custos

  • Análise dos custos de um cliente ou projeto, em relação ao tempo investido + custos extras, num determinado período;
  • Comparativo entre orçado e realizado; 
  • O relatório pode ser gerado sem os custos, apenas com as horas trabalhadas por usuário.

3.2 Planilhas

Possui 3 opções:

  1. Status Report Geral: todas as tarefas entregues de acordo com os filtros usados. Também é possível incluir tarefas em andamento, em desenvolvimento e não atribuídas;
  2. Timesheet por Cliente: horas registradas por tarefa e usuário nos projetos de cada cliente; inclui as justificativas por conta do bloqueio de horas registradas por usuário. 
  3. Tempo por Status: registro do tempo que cada tarefa permaneceu em cada status.

Ao gerar qualquer um dos três relatórios acima, eles serão enviados por e-mail ao solicitante, no formato de planilhas de excel. 

3.3 Horas por Projeto

  • Mostra as horas registradas por usuário, de forma manual e automática, por projeto ou cliente; 
  • Quantas horas cada usuário investiu por equipe, em determinado cliente. 

3.4 Gantt

  • Visualização em linha do tempo, como em um cronograma, organizada por dia, semana ou mês;
  • Permite melhor compreensão através do modo expandido de visualização;
  • O que for escolhido no filtro AGRUPAR POR será representado pela cor azul e as tarefas pela cor cinza; as tarefas ongoing pelo símbolo ∞ (infinito);
  • Ele pode ser segmentado por responsável, cliente, projeto ou equipe;
  • Permite a visualização de informações da tarefa, para isso basta passar o cursor sobre os pontos desejados. 

3.5 Esforço Por Tipo de Tarefa

  • Organizado por cliente ou equipe;
  • Mostra o percentual de horas investidas por tarefa e usuário;
  • Avalia qual tipo tarefa tomou mais tempo; 
  • Identifica os gargalos por tipo de atividade, através da complexidade, distribuição e ajuste de projetos. 

3.6 Alocação de Pessoas

  • Como a equipe se divide nas demandas dos clientes;
  • O quanto os clientes demanda de cada equipe;

3.7 Horas Disponíveis

  • Mostra as horas disponíveis na semana atual e das próximas duas semanas;
  • Quando um usuário está de férias, aparece a observação “férias” ao lado do nome dele;
  • Faz um comparativo de esforço entre usuários de uma mesma equipe;
  • Auxilia na redistribuição de demandas; dá acesso direto à lista de tarefas da empresa. 

3.8 Horas Registradas

  • Mostra as horas registradas por usuário, seja na forma automática (através do “Play” na tarefa) ou manual (através do ajuste de horas na aba Tempo). Ou seja, mostra se os usuários estão dando “Play” em suas tarefas;
  • Uma porcentagem baixa indica que os usuários não estão registrando as horas corretamente e você pode estar perdendo dados importantes para tomar decisões. 

4. Exportar relatórios 

Os relatórios de Custos, Horas por Projeto, Esforço por Tipo de Tarefa, Alocação de Pessoas, Horas Disponíveis e Horas Registradas podem ser impressos, baixados em PDF ou enviados por e-mail. 

Para criar um relatório selecione os filtros e clique em GERAR

Veja mais em:
Onde encontro as planilhas de Excel no Runrun.it? Como exportar e imprimir relatórios?
Tarefas

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