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Assuntos abordados neste artigo:

Para facilitar seu dia a dia, clique na aba Anexos para conferir uma lista com todos os documentos presentes nas tarefas do quadro que você está visualizando.

Você pode fazer uma busca pelo nome do arquivo, organizar por tamanho, tipo ou outros itens exibidos nas colunas. Também pode adicionar ou alterar tags dos anexos. Clique no ícone com o olho para escolher quais colunas deseja exibir ou ocultar.

No campo Mais ações, localizado na última coluna e com o símbolo com os três pontinhos, você pode achar as seguintes opções para o anexo: Copiar link, Enviar por email, Baixar ou Apagar.

Em uma tarefa é possível anexar arquivos (imagens, documentos, planilhas e até vídeos) usando as abas Comentários ou Anexos.

Nos planos Business e Enterprise, cada anexo adicionado na tarefa pode ter até 5 GB de tamanho.

Escolha a aba Comentários para anexar documentos e escrever uma observação para os envolvidos na tarefa, ou utilize a aba Anexos para fazer apenas o upload dos arquivos diretamente. Use também a integração com o Google Drive para anexar arquivos.

A seguir vamos comentar como é possível adicionar arquivos por meio da Aba Comentários.

Clique no ícone com o símbolo de um clipe de papel e selecione o documento desejado do seu computador. Escreva um comentário, marque as pessoas envolvidas na tarefa e clique na seta para concluir, como na imagem acima.

Após o upload, você vai notar que todos os arquivos anexados poderão ser visualizados nas abas Comentários e Anexos, assim você não precisa ficar procurando em qual lugar o documento está, pois os itens vão aparecer nos dois espaços.

Adicione documentos na tarefa por meio da Aba Anexos, e utilize os recursos indicados na imagem acima para acessar e organizar os arquivos.

1. Ordenar por: existem quatro opções de ordenação da lista de arquivos - anexo mais recente, anexo mais antigo, ordem alfabética (A-Z) ou ordem alfabética (Z-A).

2. Buscar: faça uma busca por nome do arquivo, tipo de extensão (.doc, png, xlsx, entre outros) ou tag incluída no arquivo - veremos como incluir tags mais adiante.

3. Anexar arquivo do Google Drive: habilite este recurso para compartilhar com integrantes da sua equipe para que possam abrir o documento online.

Se você faz login no Runrun.it com uma conta Google, sua pasta do Drive abrirá de forma automática ao clicar no ícone. Agora, se for outro tipo de conta, uma janela aparecerá, solicitando que você efetue o login para acessar o Google Drive.

4. Anexar arquivo do computador: clique no ícone com um clipe de papel para adicionar a partir dos seus documentos.

5. Baixar arquivos: faça o download no seu computador de uma pasta zip com todos os documentos adicionados na tarefa.

6. Criar SharePage: através da SharePage é possível gerar um link externo do Runrun.it para compartilhar arquivos com pessoas que usam ou não o sistema. A página pode, ainda, ser protegida por uma senha simples. Para fazer isso em uma tarefa, basta clicar no item número 6 da imagem acima.

Cada arquivo incluído na aba Anexo possui algumas informações e recursos, como na imagem abaixo:

1. Upload do arquivo: indica há quanto tempo o arquivo foi adicionado na tarefa.

2. Usuário: mostra quem adicionou o documento.

3. Compartilhamento: indicação se o arquivo foi compartilhado com pessoas fora da sua conta do Runrun.it - denominados usuários convidados.

4. Chat: espaço para que a equipe possa conversar com usuários convidados sobre o arquivo, deixando em único local as trocas de mensagens, alinhamento e validação do arquivo.

5. Mais ações: clique nos três pontinhos para acessar as opções Copiar link (para compartilhar com qualquer pessoa), Enviar por e-mail (para encaminhar o arquivo para um ou mais e-mails), Baixar (fazer download do único arquivo selecionado) e Apagar (para segurança, somente pessoas com permissão podem apagar o arquivo).

Adicione tags nos anexos para categorizar os arquivos e facilitar sua busca, assim você consegue filtrar pelo nome do arquivo e também pelas palavras incluídas nas tags.

As tags dos anexos são independentes das tags das tarefas, e você pode incluir quantas desejar no anexo, além de excluir, editar ou criar novas.

Caso o administrador queira, é possível determinar quantos tempo um arquivo pode ser apagado - ele ficará indicado ao lado do botão Apagar, conforme destacado na imagem acima.

Caso o Administrador autorize, através do menu configurações (Administrar > Configurações), todos os usuários vão poder excluir ou editar anexos acessando a aba Empresa > Projetos.

Com essa permissão liberada, clique no projeto que deseja, localize o arquivo que deseja apagar e clique no ícone com os três pontinhos. Selecione Apagar anexo e confirme clicando em Apagar. Esta ação não poderá ser desfeita.

Atenção: ao deletar um projeto todos os seus anexos também serão apagados. Mesmo que você transfira as tarefas do projeto que será apagado para outro projeto os anexos não serão transferidos.

Para apagar um arquivo de uma tarefa, clique no ícone de lixeira conforme a imagem abaixo:

Se você precisar anexar um documento no projeto, ou estiver procurando um arquivo, mas não se lembra em qual tarefa ele está, não se preocupe: vá até o item Empresa e escolha qual projeto deseja abrir.

Clique no campo Anexos para que os arquivos do projeto sejam visualizados em formato de lista:

Para ajudar na sua busca, serão mostrados os seguintes itens:

Extensão: formato do arquivo (jpeg, png, docx, etc).

Nome: clique para baixar o arquivo.

Tags: mostra as tags adicionadas e também permite incluir outras tags, editar ou excluir.

Tamanho: indica o tamanho do arquivo.

Anexado por: seja redirecionado para a lista de tarefas de quem anexou.

Origem: tarefa em que contém o anexo.

Tipo: se o arquivo foi anexado a uma tarefa ou diretamente ao projeto.

Anexado em: data e horário que o arquivo foi anexado.

Ações: as mesmas opções disponíveis na Aba Anexos - Copiar link (para compartilhar com qualquer pessoa), Enviar por e-mail (para encaminhar o arquivo para um ou mais e-mails), Baixar (fazer download do único arquivo selecionado) e Apagar (para segurança, somente pessoas com permissão podem apagar o arquivo).

Para anexar um arquivo diretamente ao projeto, clique no símbolo do Google Drive (para procurar um documento online), ou no ícone clipe de papel (para selecionar um arquivo localizado no seu computador).

Precisa compartilhar arquivos do Runrun.it com pessoas não cadastradas na ferramenta? Temos três soluções: SharePage, Copiar link e Enviar por e-mail.

Use este recurso para gerar um link externo do Runrun.it que permite compartilhar arquivos com pessoas externas à sua conta. A página pode ser protegida por uma senha simples, como indicado na imagem a seguir:

Ao clicar nos três pontinhos do anexo, selecione a opção Copiar link para copiar a URL que permite o download do arquivo - assim, basta colar e enviar o endereço para que o usuário consiga baixar o documento.

Clique nos três pontinhos e selecione a opção Enviar por e-mail. Inclua os e-mails que deseja enviar e separe-os por vírgula. A pessoa receberá uma mensagem por e-mail com o anexo disponível para download como na imagem abaixo,

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

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