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Assuntos abordados neste artigo:
O que é um formulário?
No Runrun.it os formulários te ajudam a receber as demandas completas e com todas as informações que sua equipe precisa para dar início ao trabalho.
Seu uso é bem simples: conforme sua necessidade é possível conceder acesso para que pessoas de dentro ou de fora da sua conta preencham o formulário para enviar uma solicitação. Cada resposta no formulário gera uma nova tarefa, que será visualizada no quadro da sua equipe, como no exemplo abaixo:
A seguir vamos mostrar como uma resposta se transforma em uma tarefa e destacar os principais recursos do formulário do Runrun.it.
Como uma resposta vira uma tarefa
Para explicar o uso dos formulários, dividimos em alguns passos:
Passo 1: Crie o formulário
Passo 2: Ajuste as configurações
Passo 3: Compartilhe com as pessoas
Passo 4: Solicitantes preenchem o formulário
Passo 5: Respostas são direcionadas para o quadro da equipe
Passo 6: Use os portais para organizar os formulários (exclusivo para clientes Business e Enterprise)
Bônus: Permita que pessoas externas acompanhem a tarefa
A seguir vamos descrever cada item. Vamos lá?
Passo 1: Crie o formulário
Os formulários podem ser acessados em três lugares, como indicado na imagem acima:
1. Menu Empresas > Formulários: com todos os formulários da conta que você possui acesso).
2. Formulários do quadro: aqui são mostrados apenas os formulários vinculados ao quadro que está em exibição na sua tela.
3. Atalho do botão nova tarefa: clique na seta ao lado do botão Nova tarefa para localizar os formulários que estão ativos para uso.
Nestes três espaços você consegue clicar no botão Novo formulário, como na imagem abaixo:
Escolha se deseja usar um modelo ou crie seu formulário do zero - saiba mais no artigo Como utilizar os modelos de formulários do Runrun.it. Você pode criar quantos formulários quiser - um para cada fluxo, tipo de demanda ou equipe.
Personalize os formulários incluindo logomarca e altere a cor do plano de fundo do formulário. Ordene todas as perguntas, marque quais devem ser obrigatórias, e se desejar faça a ramificação das perguntas para personalizar a solicitação de dados conforme o tipo de resposta. Confira cada recurso que você pode usar no artigo Como editar formulários.
Passo 2: Ajuste as configurações
Neste espaço você determina quais informações podem ser utilizadas para formar o título de cada tarefa, bem como definir para qual quadro e etapa as respostas deste formulário deverão ser encaminhadas.Os campos Quadro, Etapa e Tipo de Tarefa são de preenchimento obrigatório.
Ajuste em poucos cliques a configuração da etapa, tipo de tarefa, tags e projetos - clientes Business e Enterprise ainda podem vincular o formulário aos portais. Saiba mais sobre este assunto no artigo Configurações do Formulário.
Passo 3: Compartilhe com as pessoas
Clique no botão Compartilhar para acessar as opções de compartilhamento do formulário. Nas abas Acesso interno e Acesso externo é possível habilitar o formulário para ser visualizado pelos usuários da sua conta Runrun.it ou por pessoas externas - leia o artigo Como compartilhar um Formulário.
Os usuários convidados também conseguem acompanhar o desenvolvimento da tarefa - vamos detalhar esse benefício no bônus.
Passo 4: Solicitantes preenchem o formulário
Cada vez que uma pessoa preenche o formulário, esta resposta gera uma tarefa, que será visualizada como um card. As tarefas sempre aparecerão no quadro e etapa que foram indicados nas configurações do formulário que explicamos no passo 2.
Passo 5: Respostas são direcionadas para o quadro da equipe
As tarefas criadas pelos formulários podem ser visualizadas por todos que acessam o quadro.
Para garantir que estas novas tarefas sejam sempre encaminhadas para os membros da equipe responsáveis pelo início das demandas, temos um recurso muito prático: as automações, que podem ser acessadas clicando no botão Automações, como na imagem abaixo.
Você pode adicionar este e outros recursos das automações para deixar seu fluxo de trabalho redondo. Leia o artigo Como usar as Automações no Runrun.it.
Passo 6: Use os portais para organizar os formulários (exclusivo para clientes Business e Enterprise)
Contas Business e Enterprise podem utilizar os Portais para deixar seus formulários organizados e mais fáceis de compartilhar.
No exemplo da imagem acima, o portal Formulários de RH conta com 4 formulários: Solicitação de abertura de vaga, Pedido de reembolso, Solicitação de férias e Subsídio educação.
É possível configurar cada portal para que usuários da conta e pessoas externas possam acessar - gere um link e compartilhe rapidamente.
Você consegue agrupar os formulários nos portais do jeito que quiser - por áreas, equipes, tipos de demandas, você escolhe. Os portais também podem ser gerenciados rapidamente - saiba mais no artigo Portais de formulários.
Bônus: Permita que pessoas externas acompanhem a tarefa
É fácil incluir responsáveis ou compartilhar tarefas com outros membros da equipe cadastrados na sua conta (basta adicionar usuários na tarefa).
Mas o grande diferencial do Runrun.it é que você também pode permitir que usuários convidados (clientes ou parceiros externos) visualizem a tarefa no Runrun.it.
Para isso, basta ativar a opção Permitir acompanhar no item Compartilhamento do formulário, como indicado na imagem acima. E o mais bacana deste recurso é que usuários convidados são ilimitados e não há cobrança adicional.
A tarefa compartilhada fica com o ícone em verde, como na imagem acima. Com isso, você centraliza em um único espaço a troca de mensagens e arquivos entre a equipe e pessoas externas, deixando todos na mesma página. :)
Para conhecer outras possibilidades de compartilhamento para usuários convidados, confira os artigos:
Permissões: quem pode criar e quem pode editar os formulários?
Em cada formulário é possível configurar quem pode ter permissão para editar e quem pode apenas responder. Clique no botão Compartilhar e em seguida na aba Acesso interno.
Na imagem acima, defina no item 1 se todos os usuários ou apenas alguns usuários podem acessar o formulário para responder, e no item 2 você confere a lista de pessoas que podem acessar o formulário, e pode habilitar quem pode realizar alterações no formulário como editor.
Ao lado do nome de cada usuário escolha se a pessoa pode ser um editor (podendo preencher e editar a estrutura do formulário), ou marque apenas pode acessar (neste caso ela apenas conseguirá preencher o formulário).
Desta forma, é possível deixar um formulário com mais de um editor, e você pode mudar seu próprio status de editor para poder acessar. Clique em remover acesso caso precise excluir uma pessoa para que ela não possa mais visualizar o formulário.
Configurações gerais da conta
As pessoas com os perfis Administrador ou Gestor poderão escolher se desejam ser os únicos responsáveis pela criação dos formulários.
Para alterar as permissões da conta, clique no ícone com o símbolo de engrenagem, chamado Configurações, localizado no canto superior direito da tela, como indicado na imagem abaixo. Em seguida, selecione o item Configurações e localize a opção Formulários:
Importante: os formulários também podem ser respondidos pelos usuários da conta por meio de celular ou tablet - basta usar o aplicativo gratuito do Runrun.it, disponível nos sistemas Android e iOS. Os solicitantes externos não possuem acesso ao aplicativo, mas podem acessar a aba de usuário convidado pelo navegador padrão do celular.
Recado final
A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.
Artigos mencionados no texto:
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