Confira o que você vai aprender neste artigo:

1. O que são e para que servem os formulários do Runrun.it

Como criar formulários

2.1 Como funcionam os seletores

2.1.1.Favoritos

2.1.2 Permissão dos usuários

Passo a passo para construir seus formulários

3.1 Cabeçalho

3.2 Painel de perguntas

3.3 Página do formulário

3.3.1 Mudar ordem das perguntas

3.3.2 Excluir pergunta

3.3.3 Ocultar/Exibir descrição da pergunta

3.3.4 Definir obrigatoriedade da pergunta

4. Painel de configurações e personalização

4.1 Personalização

5. Visão do formulário via link

  1. O que são e para que servem os formulários do Runrun.it

Os formulários do Runrun.it surgiram a partir da necessidade dos nossos clientes em delegar às equipes tarefas com as informações completas e específicas para dar seguimento à execução das demandas, que eram enviadas pelos seus clientes e parceiros por diversos canais de comunicação.

Neste sentido, desenvolvemos o recurso de formulários, acessível para usuários cadastrados à sua conta e compartilhável via link a pessoas não vinculadas à sua conta do Runrun.it - elas não consomem licenças - que podem preencher as informações para gerar tarefas já estruturadas para sua equipe colocar a mão na massa!

Esse modelo de comunicação representa uma economia de tempo para coleta e organização das informações, evita a criação de tarefas genéricas que podem fugir da proposta original e acabar representando retrabalho na sua rotina.

Gostou da novidade? Então, confira o passo a passo sobre essa nova funcionalidade.

2. Como criar formulários

À direita da sua tela do Runrun.it, em Nova Tarefa, há ao lado uma seta que te direciona para criação, edição e preenchimento dos formulários. Ao clicar na seta, um seletor aparecerá com a opção Criar formulário.

Quando a sua empresa já tem formulários criados, você pode acessá-los no mesmo menu seletor e editá-los.

2.1 Como funcionam os seletores

2.1.1. Favoritos

Para facilitar a visualização dos formulários mais importantes, você pode atribuir a eles o status de favoritos ao clicar no ícone de estrela ao lado do nome no seletor. Assim, esses formulários vão sempre aparecer primeiro, conforme imagem abaixo.

2.1.2 Permissões dos usuários

Se você for um usuário cadastrado como Administrador ou Gestor na conta do Runrun.it, verá os formulários criados por você (tanto inativos quanto ativos) e os quais você tem acesso de resposta (inativos e ativos).

Agora, se você é um usuário com acesso de Líder ou Colaborador, também consegue ver os formulários criados por você (tanto inativos quanto ativos) e os formulários ativos que tem acesso de resposta. Se você precisa acessar um formulário inativo, precisa solicitar que o criador do formulário ou Administrador/Gestor da conta o ative.

No entanto, usuários administradores e gestores podem alterar as permissões da conta limitando a criação de formulários ao Administrador e Gestor. Para isso, clique em Configurações, no canto superior direito da tela representada por ícone de engrenagem, em seguida em Configurações e desça a tela até a opção Formulários.

Um segundo nível de permissão se dá no momento da criação do formulário com a atribuição de usuários que abrem tarefas pelo formulário, ou seja, que têm a permissão de visualizar e preencher o formulário para criar novas tarefas. Você verá melhor essa funcionalidade nos tópicos a seguir.

3. Passo a passo para construir seus formulários

Para você criar um novo formulário, clique em Criar formulário, conforme apresentado no tópico anterior.

Assim, você será direcionado para a etapa de construção do formulário, formado por 4 partes principais:

  1. Cabeçalho;

  2. Painel de perguntas;

  3. Página do formulário;

  4. Painel de configurações e personalização.

Vamos agora conhecer cada um dos recursos!

3.1 Cabeçalho

1. “Atualizado há” - Nesse espaço, é possível verificar há quanto tempo foi realizada a última atualização. Lembrando que o formulário salva automaticamente qualquer alteração que for feita

2. “Inativo/Ativo” - Um formulário só aparece disponível para respostas se ele é ativado.

3. “Compartilhar” - Ao clicar no botão, você é direcionado a uma janela de compartilhamento que gera um link para que pessoas externas à sua conta do Runrun.it preencham o formulário. No pop-up haverá a possibilidade de:

  • Coletar o e-mail de pessoas externas - assim a pessoa precisará obrigatoriamente inserir o e-mail para dar continuidade ao preenchimento do formulário, consequentemente o e-mail será definido como criador da tarefa;

Caso você opte por coletar o e-mail de pessoas externas, você tem a opção de habilitar se o respondente receberá uma cópia das respostas preenchidas (como se fosse um comprovante de envio).

Caso o formulário não esteja ativo, a pessoa que recebe o link é direcionada a uma tela como esta abaixo e não consegue dar seguimento ao preenchimento do formulário.

4. “Visualizar” - Clicando no ícone de visualização, você pode verificar como o seu formulário será visto no ato do preenchimento.

5. “Mais Opções” - Clicando no penúltimo ícone do cabeçalho, você acessa a opção de Apagar o formulário.

6. “Fechar” - Ao clicar no X o formulário será fechado. O formulário salva automaticamente toda alteração feita, assim ao fechá-lo você não estará cancelando as alterações.

3.2 Painel de perguntas

Neste painel, você dá forma ao seu formulário incluindo as perguntas e como deseja que as pessoas as respondam, em formato de texto ou múltipla escolha, por exemplo.

Por padrão, a maioria das informações vão para a descrição da tarefa. E existe a opção de você escolher algumas respostas como: Título da tarefa representada pela pergunta Texto curto e Data e hora que pode ser associada à data de entrega desejada.

Agora, vamos entender melhor cada uma das opções.

  1. Texto curto - Opção para deixar o campo de preenchimento de título de tarefa para o respondente;

  2. Texto longo - Faça uma pergunta e deixe esse espaço para o respondente desenvolver sua pergunta de maneira aprofundada;

  3. Seleção múltipla - Faça uma pergunta e inclua quantas respostas forem necessárias para o respondente selecionar quantas desejar;

  4. Seleção única - Faça uma pergunta e inclua quantas respostas forem necessárias para o respondente selecionar uma;

  5. Lista de opções - Faça uma pergunta e inclua quantas possibilidades forem necessárias em formato de lista para o respondente selecionar uma;

  6. Upload de Anexos - Inserir arquivos;

  7. Data e hora - Definir um prazo para a entrega da tarefa.

3.3 Página do formulário

A parte central da tela de criação e edição é a página do formulário na qual você inclui e organiza as perguntas desejadas. Você consegue incluir quantas perguntas desejar na ordem que for mais conveniente. E para incluir um tipo de pergunta basta clicar no ícone + da opção desejada ou arrastá-lo até a posição desejada no formulário.

No topo de cada pergunta, está discriminado o tipo de pergunta selecionado. Caso você queira mudar o formato da pergunta, precisará excluir a atual e selecionar o novo formato.

3.3.1 Mudar ordem das perguntas

Para mudar a ordem de alguma pergunta, basta arrastar para outra posição.

3.3.2 Excluir pergunta

Agora, se você deseja deletar a pergunta, ícone de lixeira do lado direito de cada pergunta.

3.3.3 Descrição da pergunta

Se necessário, você consegue atribuir uma descrição à pergunta para que ela ganhe mais contexto e a resposta seja mais assertiva. Caso você não digite nada no respectivo campo, essa área não estará visível para o respondente.

3.3.4 Definir obrigatoriedade da pergunta

Nenhuma das suas perguntas precisam ser obrigatórias. Você pode alterar a obrigatoriedade das perguntas no seletor disponível no canto esquerdo de cada pergunta.

4. Painel de configurações e personalização

No painel ao lado direito da tela, você encontrará as configurações essenciais que precisam ser definidas para o funcionamento ideal do seu formulário. Confira abaixo cada uma delas.

  1. Quadros - Ao definir um quadro, todas as tarefas criadas a partir das respostas do formulário entraram dentro da primeira etapa do quadro selecionado. Essa é uma configuração obrigatória para que seu formulário seja ativado.

  2. Tipo de tarefa - Um tipo Padrão de tarefa é definido automaticamente ao abrir o construtor do formulário, mas você pode alterar para uma opção que melhor atenda o seu fluxo de trabalho. Para entender melhor essa configuração, acesse o artigo O que é tipo de tarefa?

  3. Projeto: A definição de projeto é opcional, ou seja, o seu formulário pode ser ativado mesmo sem um projeto.

  4. Abrem tarefas pelo formulário: Essa opção define quem são os usuários ou equipes que podem responder esse formulário e por consequência, criar tarefas a partir dessa ação.

4.1 Personalização

Para deixar o seu formulário dentro da identidade da sua empresa ou mais divertido, você consegue customizá-lo incluindo uma imagem no topo do corpo do formulário e customizar as cores de fundo. Essa personalização fica visível tanto para os usuários cadastrados na sua conta do Runrun.it quanto para quem vai acessar o formulário via link.

5. Visão do formulário via link

Quando você conclui a organização das perguntas e envia o link de acesso para as pessoas, o seu formulário fica visível da seguinte maneira:

Caso você também tenha optado por enviar as respostas para o e-mail do respondente, ele consegue visualizá-las da seguinte forma:

Após as respostas serem enviadas, uma tarefa será criada informando as respostas selecionadas. Todas as perguntas formuladas neste exemplo foram para a aba Descrição da tarefa, conforme você pode ver na imagem abaixo, mas caso houvesse perguntas no modelo Texto curto ou Data e hora, as informações de título e entrega desejada seriam preenchidas no ato de criação da tarefa.

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.it ou mande uma mensagem via chat.

Did this answer your question?