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Assuntos abordados neste artigo:

1. Introdução

O que é um formulário?

Como uma resposta vira uma tarefa

2. Criando formulários

Localize os formulários no Runrun.it

Principais recursos

3. Como configurar e compartilhar

Aba Configurações

Aba Compartilhamento

4. Permissões: quem pode criar e quem pode editar?

1. Introdução

O que é um formulário?

Você já precisou preencher um questionário online para registrar uma solicitação? Este recurso simples e prático ajuda muito na hora de organizar todos os dados, além de contribuir para o envio das informações importantes.

O formulário do Runrun.it usa esta mesma lógica: você cria um questionário e solicita todas as informações essenciais para que sua equipe possa dar início ao trabalho.

A seguir vamos mostrar como uma resposta se transforma em uma tarefa e os principais recursos do formulário do Runrun.it.

Como uma resposta vira uma tarefa

Para explicar a criação de um novo formulário, dividimos em 5 passos:

Passo 1: Crie o formulário

Passo 2: Ajuste as configurações

Passo 3: Compartilhe com as pessoas

Passo 4: Solicitantes preenchem o formulário

Passo 5: Respostas são direcionadas para o quadro da equipe

Bônus: Permita que pessoas externas acompanhem a tarefa

A seguir vamos descrever cada item. Vamos lá?

Passo 1: Crie o formulário

Escolha se deseja usar um modelo ou crie seu formulário do zero. Você pode criar quantos formulários quiser - um para cada fluxo, tipo de demanda ou equipe.

Personalize os formulários incluindo logomarca e altere a cor do plano de fundo do formulário. Ordene todas as perguntas, marque quais devem ser obrigatórias e se desejar faça a ramificação das perguntas para personalizar a solicitação de dados conforme o tipo de resposta.

Passo 2: Ajuste as configurações

Nas configurações você determina para qual quadro e etapa as respostas deste formulário deverão ser encaminhadas - assim você garante a organização da entrada de novas demandas para a equipe.

Passo 3: Compartilhe com as pessoas

Aqui você encontra as opções para compartilhar seu formulário com usuários da sua conta Runrun.it ou pessoas externas à sua conta. Estes usuários convidados também conseguem acompanhar o desenvolvimento da tarefa no Runrun.it (vamos detalhar esse benefício no bônus).

Passo 4: Solicitantes preenchem o formulário

Cada vez que uma pessoa preenche o formulário, esta resposta gera uma tarefa, que será visualizada como um card. As tarefas sempre aparecerão no quadro e etapa que foram indicados nas configurações do formulário.

Passo 5: Respostas são direcionadas para equipe

As tarefas criadas pelos formulários podem ser visualizadas por todos que acessam o quadro.

Para garantir que estas tarefas sejam sempre encaminhadas para os membros da equipe responsáveis pelo início das demandas, temos um recurso muito prático: procure na etapa o item Gerenciar automações para definir quais usuários devem ser alocados automaticamente nesta etapa.

Saiba mais sobre este assunto no artigo Como gerenciar automações na etapa para alocação de usuários.

Bônus: Permita que pessoas externas acompanhem a tarefa

É fácil incluir responsáveis ou compartilhar tarefas com outros membros da equipe cadastrados na sua conta (basta adicionar usuários na tarefa).

Mas o grande diferencial do Runrun.it é que você também pode permitir que usuários convidados (clientes ou parceiros externos) visualizem a tarefa no Runrun.it.

Para isso, basta ativar o item Permitir acompanhar no item Compartilhamento do formulário. E o mais bacana deste recurso é que usuários convidados são ilimitados e não há cobrança adicional.

Com isso, você centraliza em um único espaço a troca de mensagens e arquivos entre a equipe e pessoas externas, deixando todos na mesma página. :)

Para conhecer outras possibilidades de compartilhamento para usuários convidados, confira os artigos:

Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados

Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados

Agora vamos fazer um rápido panorama sobre as principais funcionalidades do formulário.

2. Criando formulários

Localize os formulários no Runrun.it

Na barra superior do Runrun.it, no canto direito, há um botão chamado Nova Tarefa. Clique na setinha para ver as opções de formulários:

Neste espaço aparecerá uma lista com todos os formulários criados na sua empresa para que você possa criar, editar ou até mesmo preencher um formulário para abrir uma solicitação para uma equipe. Conheça os recursos disponíveis neste espaço:

1. Busca: digite o nome do formulário que está procurando.

2. Editar: clique no símbolo com a caneta e faça a edição do formulário.

3. Favoritos: marque seus formulários como favoritos - eles aparecerão nas primeiras posições para facilitar a localização.

4. Criar formulário: use esta opção para elaborar um novo formulário.

Escolha se deseja usar como ponto de partida um dos nossos modelos de formulários, ou se prefere criar o formulário do zero clicando na opção Novo em branco.

Principais recursos

De um jeito fácil e intuitivo, você cria e personaliza seu formulário para solicitar as informações essenciais para as tarefas.

O formulário é composto por seis partes principais:

1. Cabeçalho: marque como ativo para tornar o formulário público, compartilhe com usuários externos, verifique como o formulário será visualizado pelas pessoas, avalie e deixe seu feedback sobre este recurso, confira o tutorial, apague ou clone o formulário em poucos cliques.

2. Tipos de perguntas: temos diversos tipos de perguntas para que você possa construir seu formulário. A edição é simples: arraste para incluir ou alterar a ordem. Uma dica muito importante: nas perguntas de seleção múltipla, seleção única ou lista de opções é possível usar a ramificação para pedir informações mais detalhadas conforme a resposta da pessoa.

3. Página do formulário: neste espaço você ajusta suas perguntas e dados necessários para seu formulário.

4. Configurações: em poucos cliques você define para onde deseja enviar as respostas do seu formulário - cada resposta aparecerá como um card de tarefa no quadro da sua equipe.

5. Compartilhamento: como o próprio nome sugere, é nesta aba que estão todas as opções e recursos disponíveis para compartilhar o formulário.

6. Última atualização salva: para que você não perca nada, as mudanças e ajustes feitos no formulário são salvos de forma automática, e neste campo é mostrado quando foi a última atualização.

Saiba como usar todos os recursos da edição do formulário no artigo Como editar formulários.

Depois de finalizar as perguntas do seu formulário, é importante definir para onde as respostas devem ser encaminhadas e como compartilhar com as pessoas.

3. Como configurar e compartilhar

No painel ao lado direito da tela, você encontrará as configurações essenciais para definir o funcionamento do seu formulário. Este espaço possui 2 abas: Configurações e Compartilhamento.

Aba Configurações

No campo Configurações é obrigatório definir o Quadro e a Etapa, para que todas as respostas do formulário sejam encaminhadas para um lugar definido no Runrun.it. As respostas serão visualizadas como tarefas neste quadro e etapa selecionados.

Também é possível marcar o tipo de tarefa, adicionar tags para facilitar a busca, indicar qual o projeto que a tarefa ficará vinculada e quais usuários podem usar este formulário para abrir tarefas.

Confira todos os recursos que você pode configurar neste campo no artigo Configurações do Formulário.

Aba Compartilhamento

Na aba Compartilhamento você localiza as opções para copiar o link do formulário - se preferir também é possível copiar o código HTML para inserir o formulário em seu site ou intranet.

Em poucos cliques você escolhe suas preferências: colete e-mails dos solicitantes, envie uma cópia das respostas por e-mail, inclua uma mensagem de confirmação de envio do formulário e permita que usuários convidados acompanhem o desenvolvimento da tarefa no Runrun.it.

No artigo Como compartilhar um Formulário explicamos tudo sobre cada funcionalidade deste espaço.

Por último vamos explicar sobre as permissões para criação e edição dos formulários.

4. Permissões: quem pode criar e quem pode editar?

Você só poderá editar os formulários que criou, mas não se preocupe: é possível compartilhar por link todos os formulários da sua empresa marcados como ativos.

Para que seu formulário não seja alterado por engano por outro membro da equipe, configuramos algumas permissões da seguinte forma: nas configurações padronizadas, todos os usuários podem criar formulários, mas apenas o administrador ou gestor podem alterar permissões.

O Administrador ou Gestor poderá escolher ser o único responsável pela criação dos formulários, e direcionar para sua equipe os formulários que poderão ser utilizados conforme o tipo da demanda.

Para alterar as permissões da conta, clique no ícone com o símbolo de engrenagem, chamado Configurações, localizado no canto superior direito da tela. Em seguida, selecione o item Configurações e localize a opção Formulários, conforme abaixo:

Importante: os formulários podem ser respondidos pelo celular ou tablet dos usuários da conta Runrun.it com acesso ao aplicativo para o sistema iOS. Em breve esta opção também estará acessível para usuários do app via Android.

Recado final

A seguir separamos os links dos artigos mencionados neste texto e outros que podem te interessar. E você já sabe: caso tenha alguma dúvida, converse com a gente via chat ou mande uma mensagem pelo e-mail help@runrun.it.

Artigos mencionados no texto:

Como gerenciar automações na etapa para alocação de usuários.

Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados

Compartilhamento de Tarefas para Usuários Convidados

Como editar formulários

Configurações do Formulário

Como compartilhar um Formulário

Leia também:

O que é tipo de tarefa?

Como usar os filtros no Quadros

Como utilizar os modelos de formulários do Runrun.it

Permissões de Usuário

Administrar: Configurações

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