Confira o que você vai aprender neste artigo:

1. O que são e para que servem os formulários do Runrun.it

2. Como criar formulários

2.1 Quem pode criar e quem pode editar

2.1.1 Configurar permissões para a criação de formulários

2.2 Marque seus formulários favoritos

3. Comece seu formulário do zero ou use um modelo

4. Conhecendo os recursos do formulário

4.1 Cabeçalho

4.2 Painel de perguntas

4.3 Página do formulário

4.3.1 Personalizar cor de fundo

4.3.2 Incluir imagem ou logomarca

4.3.3 Descritivo do formulário

4.3.4 Mudar ordem das perguntas

4.3.5 Excluir pergunta

4.3.6 Clonar perguntas

4.3.7 Descrição da pergunta

4.3.8 Definir obrigatoriedade da pergunta

4.4. Configurações

4.4.1 Quadro

4.4.2 Etapa

.4.4.3 Tipo de Tarefa

4.4.4 Tags

4.4.5 Projeto

4.4.6 Abrem tarefas pelo formulário

4.5 Compartilhamento

5. Visualização do formulário pelo link

6. Como a resposta se transforma em uma tarefa

1. O que são e para que servem os formulários do Runrun.it

Os formulários foram criados para facilitar o dia a dia das equipes, pois conseguem estruturar os pedidos (de clientes externos ou de outras equipes da empresa) em tarefas no Runrun.it de forma automatizada.

Para isso, o demandante precisa preencher o formulário com as informações necessárias, enviando a solicitação para que você e sua equipe possam dar início ao trabalho.

Desta forma, ao invés de receber mensagens fragmentadas e por diversos canais, as demandas são concentradas em um único espaço.

Os formulários podem ser respondidos por usuários e não usuários do Runrun.it, ou seja, eles são acessíveis tanto para usuários cadastrados à sua conta (membros das equipes da empresa), como também podem ser enviados por link para pessoas sem vínculo à sua conta do Runrun.it (como clientes e parceiros).

Este último público não consome licenças, e pode preencher os formulários e até enviar anexos, gerando tarefas para sua equipe colocar a mão na massa!

Usuários e convidados também podem interagir no chat de projeto - leia mais sobre este assunto no artigo Compartilhamento de Projetos para Usuários Convidados.

O uso dos formulários representa uma grande economia de tempo na coleta e organização das informações, pois evita a criação de tarefas genéricas e incompletas, que fogem do escopo do projeto, além de diminuir o retrabalho que tanto sobrecarrega as equipes. Chega do eterno vai e volta de mensagens perguntando coisas básicas!

Alguns exemplos práticos para o uso dos formulário:

  • Solicite o briefing inicial para a criação de uma peça;

  • Receba as informações para um processo seletivo;

  • Concentre a abertura e conclusão dos chamados em TI;

  • Organize a entrada de novos leads para o time de vendas.

Confira o passo a passo para aproveitar ao máximo essa funcionalidade.

2. Como criar formulários

Na barra superior do Runrun.it, no canto direito, há um botão chamado Nova Tarefa. Clique na setinha para ver as opções, conforme abaixo:

Neste espaço vão aparecer opções para criar, editar ou preencher formulários. Quando sua empresa já tiver registrado alguns formulários, você poderá acessá-los neste menu.

Você só poderá editar os formulários que você criou, mas não se preocupe: é possível compartilhar todos os formulários ativos da sua empresa para que clientes ou não usuários do Runrun.it possam responder por meio do link.

2.1 Quem pode criar e quem pode editar

Usuários do Runrun.it podem criar, alterar e definir quem poderá editar seus próprios formulários. Assim, as informações chegarão no Runrun.it já estruturadas em forma de tarefa.

Para que seu formulário não seja alterado por engano por outro membro da equipe, configuramos algumas permissões da seguinte forma:

O que consegue fazer nos formulários:

Perfil:

Líder ou Colaborador

Perfil:

Administrador ou Gestor

Consegue criar?

Sim, mas o administrador ou gestor pode tirar esta opção, permitindo apenas visualização e envio de respostas.

Sim

Pode gerar o link do seu formulário?

Sim

Sim

Pode copiar um link de outros formulários?

Conseguem copiar apenas quando têm autorização para responder.

Sim

Define quem poderá enviar respostas?

Sim

Sim

Visualiza e responde formulários ativos?

Sim

Sim

Altera os formulários de outras pessoas?

Não

Sim

Modifica status de formulários inativos?

Alteram o status apenas dos formulários de sua autoria.

Sim

Nas configurações padronizadas, todos os usuários podem criar formulários, mas apenas o administrador ou gestor podem alterar permissões, como explicaremos a seguir.

2.1.1 Configurar permissões para a criação de formulários

Somente usuários com perfil Administrador ou Gestor podem modificar as configurações para definir quem pode ou não criar formulários.

Essa função é uma possibilidade para que o gestor possa estabelecer o melhor fluxo de trabalho para a equipe.

Assim, caso queira, o Administrador ou Gestor poderá escolher ser o único responsável pela criação dos formulários, e direcionar para sua equipe os formulários que poderão ser utilizados conforme o tipo da demanda.

Para alterar as permissões da conta, clique no ícone com o símbolo de engrenagem, chamado Configurações, localizado no canto superior direito da tela. Em seguida, selecione o item Configurações e desça a tela até a opção Formulários, conforme abaixo:

2.2 Marque seus formulários favoritos

Ao lado do nome de cada formulário, você notará que existe uma estrela. Clique nela para marcar seus formulários favoritos, assim eles aparecerão em primeiro lugar, conforme imagem abaixo.

3. Comece seu formulário do zero ou use um modelo

Após clicar no botão Nova tarefa, e em seguida no item Criar formulário, uma janela se abrirá com duas possibilidades para dar início ao seu formulário:

  1. Novo em branco: clique no botão Crie do zero para personalizar as informações do seu formulário desde o início.

  2. Usar modelo: preparamos alguns tipos de formulários com perguntas já incluídas. Você pode utilizá-los como ponto de partida e poderá personalizar como quiser. Coloque o cursor em cima do formulário que deseja para usar o modelo ou visualizá-lo.

Dividimos os modelos em algumas áreas para facilitar sua escolha, são elas: marketing, recursos humanos, vendas e tecnologia da informação:

Cada modelo conta com uma sugestão de uso, e você poderá incluir e excluir informações, personalizando o formulário conforme sua necessidade. A visualização dos modelos pode ser em forma de lista ou grade, conforme exemplo a seguir:

Leia o artigo Como utilizar os modelos de formulários do Runrun.it para mais detalhes.

4. Conhecendo os recursos do formulário

De um jeito fácil e intuitivo, você seleciona os itens que deseja incluir em seu formulário. Assim, você estrutura um documento para solicitar as informações essenciais para a tarefa.

O formulário é composto por seis partes principais:

  1. Cabeçalho;

  2. Painel de perguntas;

  3. Página do formulário;

  4. Configurações

  5. Compartilhamento

  6. Última atualização salva

Conheça cada um dos recursos!

4.1 Cabeçalho

1. Inativo/Ativo: um formulário só aparece disponível para receber respostas se ele está sinalizado como “ativo”. Marque “inativo” para que o formulário não possa mais ser respondido.

Quando o formulário está salvo como inativo, a pessoa que tentar abrir o link é direcionada a uma tela como esta abaixo, e não consegue fazer o preenchimento do formulário.

2. Compartilhar: habilite esta opção para tornar o formulário acessível para pessoas da equipe e usuários externos. É importante destacar que membros da equipe podem abrir tarefas pelo formulário e conseguem compartilhar o link com qualquer pessoa, porém não estão autorizados para alterar as configurações de compartilhamento.

Após ativar este item, você visualizará três botões:

  • Copiar link: copie o link para compartilhar com as pessoas que responderão este formulário;

  • Copiar HTML: disponibilize seus formulários diretamente em seu site para coletar respostas e centralizar a entrada de demandas na sua conta Runrun.it. Para usar este recurso, copie o código em HTML - assim a pessoa que desenvolve sua página da web conseguirá fazer esta atualização;

  • Ver configurações: ao clicar neste ícone você será redirecionado para o campo Compartilhamento, com diversas funcionalidades e recursos que podem ser ativados em cada formulário (vamos comentar mais sobre as configurações mais abaixo, no item 4.5 deste artigo).

3. Visualizar: clicando no ícone de visualização, você pode verificar como o seu formulário será visto pelas pessoas que vão preenchê-lo.

4. Avaliar este espaço: criamos este campo para receber seu feedback - fique à vontade para sugerir melhorias nos recursos do formulário.

5. Mais Opções: clicando no penúltimo ícone do cabeçalho, você acessa as seguintes opções:

  • Ver o tutorial: clique neste item para relembrar os recursos do formulário.

  • Clonar formulário: use este recurso para criar rapidamente uma cópia do formulário com todo o conteúdo do original. Importante: as configurações não são copiadas.

  • Apagar: use este item se quiser deletar o formulário. Use com cuidado este item, pois ao deletar o formulário não será possível recuperá-lo.

5. Fechar: ao clicar no X o formulário será fechado, mas não se preocupe: você poderá continuar editando depois, basta localizá-lo na lista de formulários.

4.2 Painel de perguntas

Neste painel, você dá forma ao seu formulário, incluindo os itens que deseja, em formato de texto ou múltipla escolha, por exemplo.

Vamos explicar cada uma das opções:

  1. Texto curto: além de ser uma boa opção para pedir uma síntese da solicitação em uma frase curta, este item pode ser utilizado como título da tarefa.

  2. Texto longo: faça uma pergunta e deixe esse espaço para o desenvolvimento de uma resposta mais aprofundada.

  3. Seleção múltipla: faça uma pergunta e inclua diversas opções. Neste campo o respondente pode marcar vários itens.

  4. Seleção única: a pessoa só consegue marcar apenas 1 item.

  5. Lista de opções: use este item para listar algumas possibilidades de resposta, para que o demandante possa escolher uma das opções indicadas.

  6. Upload de anexos: possibilidade para o respondente enviar arquivos junto com as respostas deste formulário.

  7. Data e hora: use este item para que o solicitante possa indicar qual o prazo de entrega para esta demanda.

  8. Telefone: este campo facilita a coleta de contato, evitando erros de formato na digitação do número de telefone.

  9. Título: use esta opção para adicionar um intertítulo no meio do formulário. Assim você pode criar divisões no mesmo questionário.

  10. CPF: campo para a digitação no formato com os onze dígitos do documento.

  11. CNPJ: utilize este espaço para que o respondente inclua o número na estrutura correta - 00.0000.0000/0000-00.

  12. Numérico: nesta opção você pode escolher qual medida será aplicada (reais, metros, percentual, entre outras) e se deseja que este item apareça antes ou depois do número (prefixo ou sufixo).

  13. Avaliação: este campo pode ser usado para possível medição do nível de satisfação ou perguntar a opinião das pessoas que estão respondendo os formulários. Você pode ajustar a escala de 1 até 10 como quiser, com retorno numérico, em formato de coração ou estrelas.

4.3 Página do formulário

A parte central da tela de criação e edição é a página do formulário na qual você inclui, exclui e reorganiza os itens. Coloque quantas perguntas desejar e deixe na ordem que for mais conveniente.

Para incluir um tipo de pergunta basta clicar no ícone + da opção desejada, ou arrastá-lo até o formulário. Ao fazer uma inclusão, o tipo da pergunta fica indicado no início.

Para mudar o tipo da pergunta, basta excluir a atual e selecionar o novo formato.

4.3.1 Personalizar cor de fundo

Para deixar seu formulário dentro da identidade da empresa, do cliente, ou até mais divertido, você pode customizar a cor de fundo: para isso, basta selecionar uma das opções padronizadas, ou personalize a cor clicando no ícone +, como abaixo:

4.3.2 Incluir imagem ou logomarca

Você também pode incluir uma imagem no topo do corpo do formulário. Essa personalização de cor de fundo e imagem ficam visíveis tanto para os usuários cadastrados na sua conta do Runrun.it quanto para pessoas externas que vão acessar o formulário via link.

É necessário que a imagem esteja salva na extensão JPG, PNG ou GIF, e tenha um tamanho máximo de 5 MB.

4.3.3 Descritivo do formulário

Logo abaixo do título você encontra o campo de descritivo do formulário. Este item é opcional, e não aparecerá no formulário caso fique em branco.

Neste espaço é possível incluir uma breve explicação ou outra informação sobre o formulário - veja abaixo um exemplo indicado com uma seta:

Este item pode ser editado com os seguintes recursos:

  1. Estilo: escolha rapidamente um tamanho de letra para exibir;

  2. Negrito;

  3. Itálico;

  4. Sublinhado;

  5. Tachado;

  6. Cor do texto;

  7. Cor de destaque;

  8. Lista numerada: use este recurso caso queira colocar um texto com frases numeradas;

  9. Lista com marcadores: faça uma lista com tópicos;

  10. Alinhamento do texto: escolha se deseja manter o texto com alinhamento à esquerda, à direita ou centralizado;

  11. Checklist: deixe as frases com tópicos em checklist para serem marcados pelo respondente;

  12. Hiperlink de página: caso queira colocar um hiperlink de uma página da web, basta selecionar uma palavra, clicar no ícone de hiperlink (em forma de corrente) e colar o endereço do link;

  13. Imagem: inclua uma imagem do seu computador;

  14. Hiperlink de vídeo: você também pode inserir um link de um vídeo da internet para mostrá-lo neste espaço. O usuário consegue dar o play e assistir ao vídeo sem precisar sair do formulário;

  15. Exibir código fonte: altera a formatação do texto para facilitar a leitura do código.

  16. Aspas: este recurso ajuda a formatar o parágrafo como uma citação textual.

  17. Marca de formatação: modifica a direção do bloco de texto para a esquerda (útil para idiomas com escrita e leitura no sentido da direita para esquerda, como o árabe).

4.3.4 Mudar ordem das perguntas

Para alterar a ordem de alguma pergunta, basta arrastá-la para a posição que deseja.

4.3.5 Excluir pergunta

Agora, se você deseja deletar um campo, use o ícone de lixeira que aparece ao lado do tipo da pergunta:

4.3.6 Clonar perguntas

Para facilitar a criação de formulários, você pode duplicar uma pergunta para aproveitar sua estrutura, e depois editá-la:

4.3.7 Descrição da pergunta

Se necessário, coloque uma descrição na pergunta para que ela ganhe mais contexto, assim a resposta será mais assertiva. Caso você não digite nada neste descritivo, essa área não ficará visível para o respondente.

4.3.8 Definir obrigatoriedade da pergunta

Nenhuma das suas perguntas precisam ser obrigatórias, mas analise com cuidado quais itens são imprescindíveis, pois sem estas informações sua tarefa pode ficar incompleta. Você pode alterar a obrigatoriedade das perguntas no seletor disponível no canto esquerdo de cada pergunta.

4.4 Configurações

No painel ao lado direito da tela, você encontrará as configurações essenciais que precisa para definir o funcionamento do seu formulário.

Estes campos ajudam a determinar em qual quadro e etapa as respostas deste formulário serão direcionadas, gerando as tarefas no Runrun.it. Confira abaixo cada uma delas.

4.4.1 Quadro

Cada resposta deste formulário vai gerar uma tarefa, que será colocada dentro de um quadro. Você deve escolher para qual quadro as respostas deste formulário deverão ser encaminhadas.

Essa configuração é obrigatória para que seu formulário seja ativado. No exemplo acima, as respostas serão direcionadas para o quadro Design.

4.4.2 Etapa

Ao criar ou editar um formulário, você também pode definir para qual etapa as demandas geradas a partir do formulário serão direcionadas.

Na figura acima, todas as solicitações deste formulário serão encaminhadas para a etapa Caixa de entrada.

Ao definir um quadro, a primeira etapa dele será adicionada automaticamente, mas você pode alterar para a etapa que deseja.

Ao mover uma etapa dentro de um quadro, essa etapa se mantém na configuração do formulário, ou seja, continuará recebendo as demandas deste formulário.

Caso a etapa seja apagada do quadro, as tarefas serão encaminhadas automaticamente para a primeira etapa deste mesmo quadro.

4.4.3 Tipo de tarefa

Ao criar um formulário, o tipo de tarefa é definido automaticamente, mas você pode alterá-lo para uma opção que melhore seu fluxo de trabalho. Nesta figura, por exemplo, as tarefas deste item estão marcadas como Criação.

Para entender melhor essa configuração, acesse o artigo O que é tipo de tarefa?

4.4.4 Tags

Este é mais um recurso para ajudar na localização das tarefas. Configure as tags que você quer que apareçam nestas respostas. Continuando nosso exemplo da figura acima, 2 tags foram adicionadas: Criação e campanha Cliente Z.

Da mesma forma como as outras configurações, as tarefas criadas a partir deste formulário serão criadas as tags que você definir, e posteriormente você poderá encontrar estas tarefas usando as tags nos filtros.

Para saber mais sobre os filtros, leia o artigo Como usar os filtros no Quadros.

4.4.5 Projeto

A definição de projeto é opcional, ou seja, seu formulário pode ser ativado mesmo sem esta definição.

Seguindo nosso exemplo, a tarefa está vinculada ao projeto runrun>Produtos Sprint X.

4.4.6 Abrem tarefas pelo formulário

Neste campo é possível definir quem serão os usuários ou equipes que podem responder ao seu formulário e, por consequência, criar tarefas a partir dessa ação.

No exemplo acima, para que clientes, parceiros e equipe possam responder ao formulário para enviar solicitações, deixamos marcado o item Todos.

4.5 Compartilhamento

Neste campo você pode ativar ou desativar os seguintes itens:

  • Copiar link: copie o link para compartilhar com as pessoas que responderão este formulário.

  • Copiar HTML: disponibilize seus formulários diretamente em seu site para coletar respostas e centralizar a entrada de demandas na sua conta Runrun.it. Para usar este recurso, copie o código em HTML - assim a pessoa que desenvolve sua página da web conseguirá fazer esta atualização.

  • Coletar e-mails: o respondente precisará inserir obrigatoriamente o e-mail para preencher o formulário, e assim o e-mail indicado será definido como criador da tarefa.

  • Enviar cópia por e-mail: caso você opte por coletar os e-mails, é possível habilitar se o respondente deverá receber uma cópia das respostas preenchidas. Desta forma, este recurso pode servir como um comprovante de envio.

  • Permitir acompanhar: marque esta opção para que o usuário externo (clientes ou parceiros que não fazem parte da sua conta do Runrun.it) possa responder ao formulário e acompanhar sua solicitação como convidado. Desta forma, a pessoa que enviou a solicitação terá acesso automático à tarefa gerada pelo envio do formulário. E não se preocupe: o número de usuários convidados é ilimitado.

  • Habilitar reCAPTCHA: use este recurso de segurança para evitar a ação de robôs.

  • Mensagens de confirmação: ative esta opção para customizar o título e a mensagem que aparecerão na tela assim que o solicitante enviar o formulário.

  • Redirecionar para link: inclua o endereço de uma página para ser visualizada pelo solicitante após a confirmação de envio do formulário.

  • Enviar outra resposta: com esta funcionalidade é possível adicionar na mensagem final de envio do formulário um botão para o envio de uma nova resposta.

  • Mostrar marca Runrun.it: nas contas enterprise é possível escolher se deseja exibir ou não a marca Runrun.it no formulário e na mensagem de confirmação de envio.

5. Visualização do formulário pelo link

Quando você conclui a organização das perguntas e envia o link de acesso para as pessoas, o seu formulário fica visível da seguinte maneira:

Caso você também tenha optado por enviar uma cópia das respostas para o e-mail do respondente, ele consegue visualizá-las da seguinte forma:

Os formulários podem ser respondidos pelo celular ou tablet dos usuários da conta Runrun.it com acesso ao aplicativo para o sistema iOS. Em breve esta opção também estará acessível para usuários do app via Android.

6. Como a resposta se transforma em uma tarefa

Está tudo certo: você criou o formulário, definiu as configurações e compartilhou com quem deve utilizá-lo. O que acontece agora?

Quando uma pessoa responde seu formulário, esta solicitação será direcionada para sua conta Runrun.it em forma de tarefa. Já comentamos, mas é bom relembrar: sua tarefa aparecerá na etapa do quadro que você indicou na criação do formulário.

Por padrão, a maioria das informações vão para a descrição da tarefa. Uma dica para ajudar na visualização das tarefas: coloque como item uma pergunta Texto curto e seleciona conecte ao campo de título da tarefa:

Use também o item Data e hora, pois quando o demandante responder, esta informação será visualizada como a data de entrega desejada da tarefa.

Ficou com dúvida? Entre em contato com a gente pelo e-mail help@runrun.itou mande uma mensagem via chat.

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