Esto es lo que usted aprenderá en esta sección:

  1. ¿Qué hace el Dashboard?
  2. ¿Dónde puedo encontrarlo?
  3. ¿Quién puede acceder a esta página?
  4. ¿Qué son las métricas?
  5. ¿Cómo puedo obtener los resultados para mis métricas?
  6. ¿Cómo puedo crear una nueva métrica?
  7. Explorando métricas

1. ¿Qué hace el Dashboard?

El Dashboard de Runrun.it, es una pantalla que centraliza la información más pertinente para los gerentes en un lugar, directamente y visualmente, optimizando su tiempo.

¡Y, es también personalizable! Usted puede crear sus propias métricas utilizando filtros, seleccione solo las cosas que son más importantes para usted, y arrastre los bloques métricos donde usted quiera, utilizando nuestro sistema de arrastrar y soltar.

2. ¿Dónde lo puedo encontrar?

Acceda a Empresa > Dashboard. Eche un vistazo a la siguiente imagen de abajo para aprender cómo acceder y arrastrar los bloques, utilizando nuestro sistema de arrastrar y soltar.

3. ¿Quién puede acceder a esta página?

El Dashboard es visible para todo usuario, pero cada Dashboard de usuario es único. Si usted crea, edita y elimina las métricas, esos cambios no afectarán el Dashboard de alguien más.

Sin embargo, la información que aparece (tal como el número de tareas, proyectos, etc.), se determina por el nivel de acceso del usuario. Por ejemplo, dentro del campo de tareas totales, los usuarios solo verán el número de proyectos que están permitidos acceder y ver. Si, por ejemplo, solo se les permite ver los proyectos y tareas del equipo al cual ellos pertenecen, el número de tareas listada, será el número de tareas en el cual su equipo está participando.

4. ¿Qué son las métricas?

Las métricas son números que pueden cuantificar comportamientos y tendencias para la información de indicadores y para el uso de la toma de decisiones.

Cuando crea su métrica, considere lo que usted quiere medir y por qué.

Usted puede crear los siguientes tipos de métricas:

  • Métricas de Tareas
  • Métricas de Proyectos
  • Lista rápida de proyectos
  • Listas de horas registradas por usuario
  • Gráfico de horas registradas por cliente
  • Gráfico de horas registradas por proyecto
  • Gráfico de horas registradas por tipo de tarea

5. ¿Cómo puedo obtener los resultados para mis métricas?

Para crear métricas de tarea y proyectos que se ajusten a sus requerimientos, usted necesita entender los filtros que están siendo usados.

Las condiciones que elegimos en los filtros de creación de métricas hacen posible crear una gran variedad de métricas que filtran tareas de proyectos específicos, de acuerdo con sus necesidades.

Existen 3 condiciones: Columna, Operador y Valor.

  • Columna: Aquí es donde usted puede elegir la condición principal para filtrar tareas de proyectos específicos. Esas condiciones pueden incluir, por ejemplo: actividad, fecha deseada, progreso, ID, grupo, horas restantes y trabajadas, etapa, tipo;
  • Operador: Las opciones cambian de acuerdo a la condición elegida en la Columna. Pueden ser: mayor, menor, igual a, contiene, nulo;
  • Valor: varía de acuerdo al Operador elegido. El formato puede estar en horas, porcentaje o fecha.

Agrega todas las condiciones que desee al hacer clic en AGREGAR CONDICIÓN.

6. ¿Cómo puedo crear una nueva métrica?

Para crear una métrica de tarea, vaya a Empresa> Dashboard > Nueva Métrica> Seleccione el tipo de métrica que usted quiere crear. Elija un nombre para la métrica y las condiciones para filtrar las tareas y después haga clic en GUARDAR.

  • Métrica de Tareas

Muestra, como resultado, el número total de tareas, de acuerdo a las condiciones elegidas en la métrica. Hay métricas de tareas que se miden por equipo, por atrasos, por fecha o lo que sea que elija bajo las condiciones. Algunas métricas de tareas ya están incluidas de forma predeterminada en el Dashboard (y esas pueden ser editadas):

Ejemplo: Las tareas en progreso con menos de un 80% completadas (Métricas de Tarea > % Progreso > es menor de > 80 > AGREGAR CONDICIÓN > Estado > es > en desarrollo > GUARDAR).

  • Métricas de Proyecto

Las Métricas de Proyecto, así como las métricas de tareas, proveen un número total como resultado, de acuerdo a las condiciones elegidas en la métrica. Usted puede crear, bajo estas condiciones, métricas de proyecto que filtren los retrasos, proyectos asociados con un cliente particular, fecha de creación, actividad y más.

Las métricas que ya están incluidas en el Dashboard son “Proyectos Retrasados” y “Proyectos con Retrasos Probables”.

Ejemplo: Proyectos con un presupuesto mayor que o igual a 15,000 (Métricas de Proyecto> Presupuesto> es mayor o igual a> 15,000> GUARDAR).

  • Lista Rápida de Proyectos

La métrica de Lista Rápida de Proyectos, muestra los proyectos más activos en los últimos 7 días, de acuerdo con su nivel de acceso al Cliente> Proyecto. Un máximo de 10 proyectos es mostrado en la métrica. Incluso cuando selecciona todos los proyectos.

Siga el progreso por actividad en el gráfico de barras (cada barra representa un día de la semana), el porcentaje de las horas trabajadas y las tareas entregadas y la última columna muestra la fecha estimada, si la hubiera. Los proyectos atrasados están resaltados en rojo, aquellos que no tienen tarea, se muestran en gris y aquellos con retrasos estimados en naranja.

Ejemplo: Todos los proyectos para la semana (Lista Rápida del Proyecto> Defina el nombre de la Métrica> Todos los Proyectos> GUARDAR).

Columnas:

- Proyecto: muestra el nombre del proyecto. 

- Actividads: muestra, en un gráfico de barras, la actividad del proyecto. Cada barra representa un (1) día de la semana, el último del cual es la fecha corriente. Entre más se llena de gris oscuro una barra, mayor es la actividad en el proyecto durante el día. El tiempo total que fue invertido en el proyecto durante esos días se muestra junto al gráfico de barras.

- Hour %: el porcentaje de horas invertido en el proyecto. La parte verde representa el tiempo ya trabajado.

- Tareas %: el porcentaje de las tareas de proyecto que han sido entregadas. El verde, representa las tareas que ya han sido entregadas.

- Entrega: Fecha de entrega estimada del proyecto.

  • Lista de Horas registradas por usuario

Aquí es donde los gerentes pueden ver quien está registrando horas en Runrun.it. Con esta métrica, usted puede visualizar el porcentaje (%) de las horas registradas y el total de horas registradas por cada uno o todos los usuarios del sistema. Adicionalmente de esta tabla, existe también un listado de gráfico métrico de horas registradas por cliente, proyecto o tipo de tarea, en el cual discutiremos con mayor amplitud en el tema de métricas de gráficos.

Ejemplo: Las horas registradas en los últimos 30 días por el equipo de comunicaciones (Lista de horas invertidas por usuario> Seleccionar equipos > Comunicaciones> Últimos 30 días> GUARDAR).

  • Gráfico de Horas Registradas: por cliente, proyecto o tipo de tarea

Además de poder ver las horas registradas por usuario en la forma de tabla, usted también puede verificar la cantidad de tiempo registrado por cliente, proyecto o tipo de tarea, en la forma de gráfico de barras.

El período elegido en el filtro influencia el número de barras y su tamaño en el gráfico. Cada color en la barra representa un cliente, proyecto o tipo de tarea, de acuerdo al criterio elegido. Haciendo clic en el color, lo dirigirá a los datos que genera esa parte de la métrica.

Por ejemplo, si es un Gráfico de Horas Registradas por proyecto, al hacer clic en el color que representa el proyecto, le mostrará las tareas para ese proyecto que tenía sus horas registradas.

El eje X del gráfico representa la fecha y el eje Y, las horas registradas.

  • Gráfico: Horas registradas por cliente

Crear un gráfico para visualizar las horas invertidas por los usuarios, por cliente.

Vaya a Nuevas métricas > El gráfico de horas registradas por cliente. Introduzca un nombre para la métrica. Elija si usted quiere que el gráfico le muestre las oras no registradas con todos sus clientes o seleccione clientes específicos. Si usted elige Seleccionar Clientes, también le puede mostrar consolidado de otros. 

Recuerde: Usted solo puede elegir clientes a los cuales usted y el equipo al que usted pertenece tienen acceso.

En ¿Deseas filtrar por usuarios? Elija a todos los usuarios, los equipos deseados o usuarios deseados.

En ¿Qué período desea comparar? Elija una opción de la lista, desde días hasta períodos anuales. Es posible mostrar las horas no registradas.

Haga clic en GUARDAR para crear el gráfico.

En el ejemplo de abajo, elegimos a todos los clientes para los cuales el equipo realiza tareas. Existe un número limitado de colores, porque realizan tareas solo para pocos clientes. En este ejemplo, el cliente representado en azul oscuro fue responsable por el mayor número de horas registradas. La parte gris de la barra representa horas no registradas.

  • Gráfico: Horas registradas por proyecto

Crear un gráfico para ver las horas invertidas por los usuarios por proyecto.

Vaya a Nueva métrica > Gráfico de horas registradas por proyecto. Introduzca un nombre para la métrica. Elija si usted quiere que el gráfico reporte las horas registradas en todos los proyectos o seleccione proyectos específicos. Si usted elije Seleccionar Proyectos, también le puede mostrar consolidado de otros.

En ¿Deseas filtrar por usuarios?  Elija todos los usuarios, los equipos deseados o usuarios deseados.

En ¿Qué período desea comparar? Elija una opción de la lista, desde días hasta períodos anuales. Es posible mostrar horas no registradas.

Haga clic en GUARDAR para crear el gráfico.

En el ejemplo siguiente, elegimos todos los proyectos en que el equipo trabajó los últimos 30 días. Los colores diferentes corresponden al proyecto en el cual el equipo participó. La parte gris de la barra representa horas no registradas.

  • Gráfico: Horas registradas por tipo de tarea

Crear un gráfico para ver las horas invertidas por usuario para cada tipo de tarea.

Vaya a Nueva métrica > El gráfico de horas registradas por tipo de tarea. Introduzca un nombre para la métrica. Elija si quiere que el gráfico reporte las horas registradas en todos los tipos de tareas existentes o selecciones un tipo (s) en particular. Si usted elije Seleccionar Tipo de Tarea, le puede mostrar también otros tipos de tareas consolidados.

En ¿Deseas filtrar por usuarios? Elija todos los usuarios, los equipos deseados o usuarios deseados.

En ¿Qué período desea comparar? Elija una opción de la lista, de días hasta períodos anuales. Es posible mostrar las horas sin seguimiento.

Haga clic en GUARDAR para crear el gráfico.

En el ejemplo de abajo, el tipo de tarea elegido fue de 30 min. Interacciones. La parte en verde claro corresponde a las horas registradas para este tipo de tarea, la parte gris clara de la barra representa horas no registradas y el gris oscuro representa otro.

Atención: Clientes del Plano Teams tendrá acceso al Dashboard, pero no podrá editar la información.

7. Explorando las métricas

Dependiendo del tipo de métricas creadas, usted encontrará diferentes opciones listadas bajo el ícono Ajustes:

En la lista de horas registradas por usuario, usted puede Clonar, Editar y Eliminar.

En la métrica que genera gráficos, usted puede Exportar a XLSX, Clonar, Editar y Eliminar.

En otros, es posible Ver datos, Exportar a XLSX; Exportar a CSV; Clonar, Editar y Eliminar.

Cuando ver datos, usted puede encontrar detalles de la métrica para analizar el tema. Por ejemplo, a través de Métricas de Proyectos Atrasados, usted podrá ver todos los proyectos atrasados de la compañía y aquellas tareas en que se han previsto retrasos, resaltados en rojo, como en el ejemplo de abajo:

Exportar a XLSX o exportar a CSV, genera un reporte en formato de hoja de cálculo, el cual se envía al e-mail del usuario quien hizo la solicitud.

Clonar le permite crear una métrica idéntica a la que usted seleccionó. Eliminar, elimina la métrica  permanentemente.

En editar, usted puede cambiar el nombre de la métrica, la Columna, Operador y filtros de Valor y agregar más condiciones.

¿Si tiene alguna duda? Envíenos un correo electrónico a help@runrun.it o un mensaje a nuestro chat.

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