En esta publicación, aprenderás acerca de:

1) Gantt

1.1) Los filtros de Gantt

2) Capacidad

El registro Gantt es una herramienta tradicional y bien conocida por muchos gerentes, básicamente porque es una forma visual y sencilla de estructurar cronogramas de proyectos.

Al usar Runrun.it, además de ver tus proyectos en el formato Kanban, también puedes verlos en el formato Gantt, todo de una forma interactiva y digital.

Además, al combinar Gantt con Capacidad, podrás manejar las cargas de trabajo de tus equipos de una forma equilibrada, evitando conflictos y planeando tus operaciones de una forma considerada.

Tal como verás en esta publicación, esto es porque los cambios en tu registro Gantt tendrán un impacto directo en la capacidad de tu equipo (s).

1) Gantt

Para acceder al registro Gantt, haz clic en el tabulador Tableros y selecciona el modo de visualización de Gantt.

Seguido, selecciona el modo de agrupación, lo que es la forma en que desees organizar las tareas de Gantt. Hay cuatro opciones disponibles: Sin agrupamiento, Cliente, Proyecto y Etapa.

Puedes usar el filtro solo para ver tus tareas abiertas.

Tal como puedes ver en la imagen a continuación en un Gantt agrupado por proyecto, mostrando solo tareas abiertas, la primera columna tendrá los títulos de la tarea, los alocados, la fecha de inicio deseada y la fecha de entrega deseada.

Las tareas con comienzo o con fecha entrega no deseadas no aparecerán en el gráfico. Para agregar una fecha de inicio o de entrega, haz clic en el icono del calendario.

Si quieres agregar una tarea al Gantt, haz clic en el icono “+”, tal como puedes ver abajo:

Para ver una tarea en el modo Gantt, haz clic en el icono de flecha. Si, por ejemplo, una tarea tiene una fecha de inicio deseada en el futuro, puedes usar la función para verla más fácilmente.

Para minimizar o expandir un proyecto en particular, en el modo Gantt, haz clic en el icono de flecha junto al proyecto.

Alternativamente, haz clic en la línea de título para abrirlo y cerrarlo.

Junto a él, tendrás un registro Gantt que puedes editar. Tal como se mencionó anteriormente, solo puedes agregar tareas con fechas de inicio y entrega al registro.

Puedes filtrar el registro por periodo, del cual hay tres: por semana, mese y año.

Dependiendo de tu elección, verás las barras de esfuerzo para cada tarea. Para cambiar la posición de una tarea, arrastra las barras a la derecha o izquierda, de acuerdo a tu cronograma.

Tal como puedes ver en la imagen arriba, puedes actualizar tu cronograma, dependiendo de cualquier circunstancia que surja, al arrastrar las barras para generar un pronóstico mejorado en tus tiempos de entrega del proyecto.

Puedes cambiar el nivel de esfuerzo requerido por una tarea al hacer clic en el número mostrado.

También puedes crear nuevas tareas directamente en el registro Gantt al hacer clic + Añadir tarea y luego insertar el título y hacer clic en enter. La nueva tarea aparecerá en tu registro Gantt con la fecha de hoy. Puedes, entonces, redistribuir de acuerdo a tu planeación y manejo personal.

1.1) Los filtros Gantt

Tal como con los Tableros, puedes aplicar filtros al registro Gantt para seleccionar mejor los datos que sean más relevantes para tu planeación.

Nota: Si estás usando un filtro cuando estés viendo en el modo de Tableros y luego cambias al modo de Gantt, se mantendrán las opciones de filtro seleccionadas.

También puedes ver tu registro Gantt en modo de pantalla completa al hacer clic en este icono:

2) Capacidad

Al usar esta función, podrás manejar la capacidad de tus equipos para organizar tu planeación, mejorar el manejo del tiempo para prevenir que un miembro del equipo reciba demasiadas tareas y estar sobrecargado en comparación con otros, por ejemplo.

Ver capacidad en el modo Gantt es opcional. Haz clic en la opción para habilitarla.

Tal como puedes ver en la imagen abajo, capacidad aparece en la parte superior del registro Gantt.

En la primera columna, encontrarás, Usuario, Horas de semana, Ocupación y Filtrar por equipo.

En el Filtrar para opción de equipo, puedes seleccionar si quieres ver todos los equipos o un equipo específico.

Nota: Las horas de semana se definen de acuerdo al horario establecido de trabajo de cada usuario. Los administradores de cuenta pueden cambiar el horario semanal del usuario al cambiar el número en la columna de horas de semana.

Un color específico denota capacidad para cada usuario.

El color azul muestra el número de horas que se llevaron en las tareas.

El verde muestra ese número de horas disponibles.

Finalmente, el rojo muestra cuando demasiadas tareas han sido asignadas a un miembro específico del equipo, excediendo sus horas de trabajo disponibles.

De esta manera, cambiar el Gantt causa que capacidad cambie también. Por lo tanto el capacidaden Runrun.it significa la fecha de inicio y/o entrega, horas de trabajo y el esfuerzo estimado para la tarea.

En otras palabras, si un usuario tiene barras rojas, el nivel total de esfuerzo de sus tareas asignadas excede a sus horas disponibles de trabajo. Por lo tanto, el miembro del equipo no podrá terminar todas sus tareas a entregar a tiempo.

Como consecuencia, puedes editar el registro Gantt para evitar cualquier retraso de proyectos. Los cambios en el registro se reflejarán automáticamente en capacidad.

Nota: Las tareas que no tengan una fecha deseada de inicio y/o de entrega no serán incluidas en los cálculos para capacidad.

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