O que vamos aprender sobre o Dashboard neste artigo:

  1. Onde está e o que é o Dashboard?
  2. Métricas
    2.1. Explorando as métricas existentes
    2.2. Criando novas métricas
    - Métrica de tarefas
    - Métrica de projetos
    - Lista rápida de projetos: Projetos mais ativos
    - Lista de Horas registradas por Usuário
    -
    Gráfico de Horas registradas: por cliente, projeto ou tipo de tarefa
  3. Uma Aula sobre Filtros Avançados


1. Onde está e o que é o Dashboard?

Para encontrar o Dashboard vá em "Empresa" e cliquem em "Dashboard":

O Dashboard do Runrun.it é uma tela que centraliza as informações relevantes para o gestor em um só lugar, de maneira visual e direta, otimizando seu tempo e, além disso, é personalizável! Você cria suas próprias métricas utilizando filtros (parecidos com os do "Controle Geral de tarefas" e de "Projetos"), seleciona somente o que realmente interessa e arrasta os blocos das métricas para onde quiser através do sistema de drag and drop (arrastar e soltar).

Com as informações à vista, torna-se mais fácil a previsão de entregas, possíveis atrasos e o controle do que está sendo desenvolvido, das horas trabalhadas pelas equipes, e muitos outros dados de acordo com a métrica escolhida.

Cada Dashboard é exclusivo do usuário. Se você criar, editar e deletar as métricas não irá interferir no Dashboard de outra pessoa.

Todos os usuários conseguem vê-lo, porém as informações que aparecem (como número de tarefas, projetos...) são apresentadas ao usuário de acordo com suas permissões de visualização. Por exemplo, no total de tarefas, o usuário somente visualizará o valor correspondente aos projetos que consegue visualizar. Se ele possui permissão para ver apenas projetos e tarefas da equipe da qual faz parte, o número total de tarefas será referente aos da sua equipe.

Atenção: clientes do Plano Teams terão acesso ao Dashboard, porém não conseguirão editar as informações.

2. Métricas

Métricas são números que podem quantificar comportamentos e tendências importantes para a formação de indicadores e na tomada de decisões. No Runrun.it, podemos usar algumas métricas como "tarefas entregues nos últimos 7 dias", "tarefas não atribuídas (backlog)", entre muitas outras opções de personalização.

Ao criar sua métrica, pense sempre no que deseja medir e no porquê. E no Runrun.it você não apenas visualiza esses números, mas pode ir direto para as tarefas/projetos relacionados à métrica em questão para analisar o problema, clicando em "visualizar dados", no ícone de engrenagem, ou clicando no número da métrica.

Agora, falaremos com mais detalhes sobre as métricas do nosso Dashboard.

2.1. Explorando as métricas existentes

Edite as métricas existentes por padrão, clicando no ícone de engrenagem, no canto direito:

Existem 4 opções: "Visualizar dados", "Clonar", "Editar" e "Apagar". Visualizar dados permite que você vá direto para as tarefas/projetos da métrica selecionada, vendo em detalhes o que está dentro da métrica. Por exemplo, se sua métrica mostra tarefas atrasadas, clicar em "Visualizar dados" te redirecionará para uma lista com todas as tarefas atrasadas, no Controle Geral de Tarefas:

"Clonar" te permite criar uma métrica idêntica à selecionada.

Em "Editar", é possível alterar o nome da métrica e também as condições "Coluna", "Operador" e "Valor", além de poder adicionar mais condições ou apagá-las:


"Apagar" deleta permanentemente a métrica, ou seja, não é possível recuperá-la posteriormente:


2.2. Criando novas métricas

Atualmente, o Runrun.it disponibiliza os seguintes tipos de métricas: Métrica de tarefas, Métrica de projetos, Lista rápida de projetos, Lista de horas registradas por usuário e 3 gráficos: Gráfico de horas registradas por cliente, por projeto e por tipo de tarefa.

Para criar qualquer uma dessas métricas, primeiro, clique no botão "Nova métrica":

Em seguida, escolha o tipo de métrica desejada:


  • Métrica de tarefas
    Exibe como resultado o número total de tarefas, de acordo com as condições escolhidas nessa métrica. Existem métricas de tarefas que mensuram por equipe, por atraso, por data, o que você escolher nas condições. Algumas métricas de tarefas já vêm no Dashboard (mas podem ser editadas):

O resultado é sempre um número total. Você pode apagar ou editar as métricas de tarefas existentes ou criar suas próprias. Para criar uma métrica de tarefa, vá no botão "Nova métrica" > "Métrica de tarefas". Escolha um nome para a métrica e as condições para filtrar as tarefas. Adicione quantas condições preferir. Clique em "Salvar" para criar.

Exemplo 01 - Tarefas entregues nos últimos 7 dias

Exemplo 02 - Tarefas entregues com esforço maior que o estimado


Vamos falar com mais profundidade sobre as condições (coluna, operador, valor) dos filtros avançados no tópico "3. Uma Aula sobre Filtros Avançados".


  • Métrica de Projetos
    As métricas de projeto, assim como as de tarefa, fornecem um número total como resultado, de acordo com as condições escolhidas nessa métrica. Você consegue criar, através das condições, métricas de projeto que considerem atraso, que filtre apenas projetos de determinado cliente, por data de criação, por atividade...
    As métricas que já estão no Dashboard são "Projetos atrasados" e "Projetos com atraso estimado":

Crie suas próprias métricas de projeto no botão "Nova métrica" > "Métrica de Projetos". Defina o nome da métrica e escolha as condições do projeto de acordo com sua necessidade. Adicione quantas condições quiser. Não esqueça de salvar! Veja nosso exemplo abaixo:

Exemplo 01 - Projetos de Maio 2018


  • Lista rápida de projetos: Projetos mais ativos
    A métrica "Lista rápida de projetos" exibe os projetos mais ativos dos últimos 7 dias, de acordo com sua permissão de visualização de cliente>projeto. Para criar uma métrica de lista rápida de projetos, vá no botão "Nova métrica" > "Lista rápida de projetos". Escreva um nome para a métrica. Você pode escolher "Todos os projetos" ou "Selecionar projetos" para escolher algum(ns) específico(s). São exibidos no máximo 10 projetos nessa métrica, mesmo selecionando todos os projetos.

Colunas:

- Projeto: exibe o nome do Projeto.

- Atividade: mostra, em forma de barras, a atividade do projeto. Cada barra representa 01 dia da semana, sendo a última barra a que representa o dia de hoje. Quanto mais preenchida a barra, com cinza escuro, maior é a atividade no projeto naquele dia. Em frente às barras há o tempo total que foi investido no projeto durante esses dias.

- Horas %: porcentagem das horas investidas no projeto. A parte verde representa o tempo já trabalhado.

- Tarefas %: porcentagem das tarefas entregues do projeto. A parte verde representa as tarefas que já foram entregues.

- Entrega: data estimada de entrega do projeto.


  • Lista de Horas registradas por Usuário

É aqui que o gestor pode ver quem está logando horas ou não no Runrun.it. Nessa métrica, você visualiza a porcentagem (%) das horas registradas e o total de horas registradas pelos usuários. Além dessa tabela com as horas registradas por usuário, também há a métrica de gráfico com horas registradas por cliente, projeto ou tipo de tarefa, métricas que falaremos no tópico de métricas de gráfico. 

Primeiramente, vá em "Nova Métrica" > "Lista de horas registradas por usuário". Em seguida, escolha um nome para a métrica. Escolha se deseja filtrar por equipe e qual o período que será analisado.

Exemplo 01 - Horas registradas nos últimos 30 dias


  • Gráfico de Horas registradas: por cliente, projeto ou tipo de tarefa

Além de conseguir visualizar as horas registradas por usuário em forma de tabela, é possível verificar o tempo registrado por cliente, projeto ou tipo de tarefa, na forma de gráfico de barras. O número de barras e o seu tamanho delas no gráfico é influenciado pelo período escolhido no filtro. Cada cor na barra representa um cliente, projeto ou tipo de tarefa, de acordo com o que foi escolhido. Ao clicar na cor, você é direcionado para os dados que geram essa parte da métrica. Por exemplo, se for um gráfico de horas registradas por projeto, ao clicar na cor que representa o projeto você visualizará as tarefas para esse projeto que tiveram suas horas registradas. 

O eixo X do gráfico representa a data e o eixo Y as horas registradas.


- Gráfico de horas registradas por cliente

Crie um gráfico para ver as horas investidas pelos usuários por cliente. Vá em "Nova métrica" > "Gráfico de horas registradas por cliente". Digite um nome para a métrica. Escolha se quer que o gráfico informe as horas de todos os clientes ou selecione clientes específicos. Se escolher "Selecionar clientes" você também pode exibir outros clientes consolidados. Lembre-se: você só consegue escolher clientes que possui acesso, ou seja, aqueles que a equipe da qual faz parte possui permissão para visualizar.
Em "Deseja filtrar por usuários?", escolha todos os usuários, as equipes desejadas ou os usuários desejados.
Em "Qual período você deseja comparar?", escolha na lista uma opção entre as diversas existentes, desde dias até período anual. É possível exibir as horas não registradas.

Salve para criar o gráfico:

No exemplo acima, escolhemos todos os clientes para os quais a equipe realiza tarefas. Não há grande variedade de cores pois são poucos clientes. Nesse exemplo, foram investidas e registradas mais horas no cliente representado pelo azul escuro. A parte cinza da barra são as horas não registradas.


- Gráfico de horas registradas por projeto

Crie um gráfico para ver as horas investidas pelos usuários por projeto. Vá em "Nova métrica" > "Gráfico de horas registradas por projeto". Digite um nome para a métrica. Escolha se quer que o gráfico informe as horas investidas em todos os projetos ou selecione determinado(s) projeto(s). Se escolher "Selecionar projetos" você também pode exibir outros projetos consolidados. Lembre-se: você só consegue escolher projetos que possui acesso, ou seja, projetos de clientes que a equipe da qual faz parte possui permissão para visualizar.
Em "Deseja filtrar por usuários?", escolha todos os usuários, as equipes desejadas ou os usuários desejados.
Em "Qual período você deseja comparar?", escolha na lista uma opção entre as diversas existentes, desde dias até período anual. É possível exibir as horas não registradas.

Salve para criar o gráfico:

No exemplo acima, escolhemos todos os projetos que a equipe trabalhou para o períodos dos últimos 30 dias. Perceba que há várias cores devido à quantidade de projetos que a equipe está envolvida. A parte cinza são as horas não registradas.


- Gráfico de horas registradas por tipo de tarefa


Crie um gráfico para ver as horas investidas pelos usuários por tipo de tarefa. Vá em "Nova métrica" > "Gráfico de horas registradas por tipo de tarefa". Digite um nome para a métrica. Escolha se quer que o gráfico informe as horas investidas em todos os tipos de tarefas existentes ou selecione determinado(s) tipo(s). Se escolher "Selecionar os tipos de tarefa" você também pode exibir outros tipos de tarefa consolidados. Lembre-se: você só consegue escolher tipos de tarefa que possui acesso, ou seja, aqueles que a equipe da qual faz parte possui permissão para visualizar.
Em "Deseja filtrar por usuários?", escolha todos os usuários, as equipes desejadas ou os usuários desejados.
Em "Qual período você deseja comparar?", escolha na lista uma opção entre as diversas existentes, desde dias até período anual. É possível exibir as horas não registradas.

Salve para criar o gráfico:

No exemplo acima, o tipo de tarefa escolhido foi "Interações 30 min". A parte em verde claro são as horas registradas para esse tipo de tarefa. Já a parte cinza representa as horas não registradas.


3. Uma Aula sobre Filtros Avançados

Para criar as métricas de tarefas e projetos do Dashboard da sua maneira, é necessário compreender sobre os filtros que estão sendo usados.

Os filtros das métricas são parecidos com os filtros avançados que usamos no relatório "Controle Geral de Tarefas" e na página "Projetos". Caso não encontre onde ficam os relatórios no sistema, lembre-se: apenas administradores e gestores podem acessar os relatórios.

O que torna possível criarmos uma enorme variedade de métricas que filtram tarefas/projetos específicos, de acordo com nossa necessidade, são as condições que escolhemos nos filtros da criação de métricas.

Há 3 condições: coluna, operador e valor.

Coluna: é em coluna que escolhemos a condição principal para filtrar tarefas/projetos específicos. Veja todas as opções abaixo:

Operador: as opções disponíveis em operador são diretamente afetadas pela condição "coluna", ou seja, podem mudar conforme o que foi escolhido em coluna.
Abaixo, algumas imagens de exemplo:

Exemplo 01 - coluna "Atividade":

Exemplo 02 - coluna "Atraso":

Exemplo 03 - coluna "Criada em":

Valor: igual acontece na relação coluna x operador, o campo "valor" é diretamente afetado pelo que você escolheu em operador. Observe nas imagens acima que o campo "valor" pode ser no formato de horas, que você precisa digitar, ou em formato de calendário, onde se escolhe uma data.

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