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Introdução
O novo Dashboard no Quadro facilita o acesso aos dados atualizados em tempo real de cada fluxo de trabalho.
Ao criar um novo quadro, métricas já serão criadas de acordo com o template escolhido.
Neste artigo vamos mostrar o passo a passo para a criação de métricas no quadro, descrever quem pode editar e quem pode visualizar, bem como dar alguns exemplos de como aplicar as métricas no seu dia a dia.
Como acessar o Dashboard no Quadro
Cada quadro possui seu próprio Dashboard personalizável, assim cada processo pode definir as métricas mais relevantes para sua rotina. Selecione o quadro que deseja visualizar, e clique na aba Dashboard, como na imagem abaixo:
Confira a seguir quem pode criar e quem pode visualizar as métricas do quadro.
Quem pode criar e editar métricas?
As métricas seguem a mesma lógica de criação dos campos customizados e das automações: somente editores criam e editam as métricas, que serão replicadas para a visualização dos demais participantes do quadro. Por essa razão o botão Nova métrica só aparecerá para editores:
Para saber quem é editor e quem é membro do quadro, clique no ícone com o símbolo da engrenagem, localizado abaixo da imagem de perfil, e acesse a aba Participantes, como na imagem abaixo:
É importante destacar que as regras de segurança continuam vigentes na conta: cada pessoa irá acessar apenas as tarefas que têm permissão.
Criando métricas a partir de modelos ou do zero
O editor do quadro consegue criar métricas a partir de modelos ou construindo do zero. Ao clicar no botão Nova métrica a janela abaixo aparecerá:
Confira a seguir os recursos disponíveis neste espaço:
1. Todos os modelos: neste espaço ficam todas as métricas.
2. Números recomendados: aqui ficam listados os modelos de métricas de números já disponíveis para uso.
3. Personalizadas: aqui estão organizadas as métricas para a criação do zero. Atualmente disponibilizamos as métricas de números. Depois vamos entregar os gráficos de colunas, seguido pelo gráfico de linhas, e por último o gráfico de pizza.
Vamos lançar novos recursos nos próximos meses, mas não se preocupe: manteremos esse artigo sempre atualizado. Confira a seguir quais informações aparecem no Dashboard.
Detalhes da métrica
Todos os participantes do quadro podem visualizar as métricas, e ao clicar em cima delas uma listagem com o detalhamento das tarefas que compõem o resultado da métrica será exibida:
Após a criação das métricas, o editor poderá realizar as seguintes ações posteriormente:
Mover métrica no dashboard: clique no topo da métrica, e o ícone com uma mãozinha aparecerá para que o card possa ser movido para onde deseja.
Ver em tela cheia: visualize a métrica de forma ampliada na tela.
Editar métrica: faça ajustes nas configurações da métrica criada.
Criar nova métrica a partir desta: use as configurações de uma métrica já existente como ponto de partida para criar uma nova métrica no Dashboard do quadro.
Exportar: é possível exportar um relatório da métrica nos formatos XLSX ou CSV - você receberá o arquivo no seu e-mail. Ao exportar a métrica serão exibidos os detalhes das tarefas ligadas ao tipo de informação definida na configuração da métrica.
Excluir: clique para excluir a métrica da visualização de todos os participantes do quadro. Esta ação não poderá ser desfeita.
Mostraremos a seguir como acrescentar as configurações das métricas.
Como adicionar métricas de números
Para usar nossos modelos como ponto de partida, clique em Números recomendados e acesse os modelos de métricas. São eles:
Tarefas abertas sem alocados: use esta métrica para verificar a quantidade de tarefas abertas sem pessoas alocadas.
Tarefas atrasadas: acompanhe o volume de tarefas atrasadas no seu quadro.
Tarefas em execução: caso sua equipe utilize o play para a contagem de tempo nas tarefas, é possível usar esta métrica para verificar quantas tarefas estão atualmente em andamento.
Tarefas com entrega para hoje: verifique quantas tarefas estão com a data de entrega desejada para o dia, acompanhe os prazos e visualize as prioridades do dia.
Ao usar um modelo, as configurações já aparecerão preenchidas. Caso queira, faça os ajustes que desejar ou clique em Salvar para criar a nova métrica.
Você poderá editá-las posteriormente caso necessite, basta clicar no ícone de Editar do card da métrica como indicado na imagem abaixo:
Para criar a métrica do zero, clique no botão Nova métrica, e depois na aba Personalizados > Números. A janela com as configurações será aberta, e o número com resultado da métrica aparecerá conforme os ajustes vão sendo adicionados:
Conheça a seguir cada opção de parâmetro existente para a criação das métricas de números:
1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.
2. Descrição: este item é opcional, e o editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão poder visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.
3. Tipo de métrica: este campo é obrigatório - aqui você seleciona se quer fazer a análise de tarefas, tempo decorrido (ver mais detalhes nos itens 12, 13 e 14), pontos, campos de avaliação ou numéricos.
4. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).
5. Analisar métrica a partir de: item opcional, que vem com a opção desde o início selecionada por padrão (este item considera tudo que ocorreu desde a criação do quadro). Ao escolher as demais opções (data de criação, data de entrega, data de início, etc.) será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado em relação à data selecionada (item 6), e a opção chamada habilitar período de comparação é liberada (falaremos mais sobre ela no item 7).
6. Período analisado: selecione o recorte de tempo que deseja estabelecer para a métrica, de acordo com as opções disponíveis.
7. Período de comparação: escolha se deseja estabelecer uma comparação com o mesmo período imediatamente anterior, mesmo período do ano anterior ou personalize a data com a opção definir o período.
8. Indicador de sucesso: item opcional, que deve ser ajustado após ativar o período de comparação. Aqui deve ser definido qual será o indicador de sucesso da comparação, ou seja, se o indicativo de sucesso deverá ser aumentar ou diminuir em relação ao número do período anterior. No caso de definir como aumentar ou diminuir, no widget será exibida a % na cor verde caso seja atingido o sucesso ou a % em vermelho caso não seja atingido.
9. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.
10. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.
11. Salvar: após ajustar as configurações, clique em Salvar para que a métrica apareça no Dashboard do quadro - todos os participantes do quadro poderão visualizar a métrica.
Ao selecionar o tipo de métrica tempo decorrido, existem alguns campos diferentes para serem preenchidos que estão detalhados abaixo:
12. Selecionar etapas consideradas no cálculo: selecione quais etapas deseja incluir no cálculo do tempo decorrido. Você pode optar entre todas as etapas abertas ou selecionar específicas.
13. Formato: defina se deseja visualizar a métrica de tempo decorrido em horas, dias ou semanas.
14. Analisar métrica a partir de: no caso da métrica de tempo decorrido as opções são a data de entrega e a data de primeira entrada da tarefa na etapa selecionada (serão filtradas apenas as tarefas que entraram a primeira vez na etapa dentro do período especificado).
Como adicionar métricas com gráficos de colunas #Novo
Contas Business e Enterprise já podem utilizar os recursos dos gráficos de colunas. Ao clicar neste gráfico é possível acessar as tarefas ligadas à cada coluna, como no exemplo abaixo:
O acesso para a criação do gráfico de colunas pode ser feito clicando no botão Nova Métrica, no item todos os modelos ou personalizados, como na imagem abaixo:
Ao clicar no botão Adicionar métrica a janela a seguir será aberta para a configuração dos ajustes do gráfico:
1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.
2. Adicionar descrição: este item é opcional, e o editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão poder visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.
3. O que considerar na métrica: escolha se deseja utilizar na contagem da métrica apenas tarefas, subtarefas ou ambas.
4. Eixo vertical: escolha o que deve ser considerado no eixo vertical (ou eixo Y), que poderá ser o número de tarefas, pontos, campos customizáveis numéricos ou de avaliação. Conforme o editor altera o campo, o gráfico também se altera, como pode ser visto na imagem abaixo.
5. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).
6. Eixo horizontal: escolha uma opção para aparecer no seu eixo X (ou horizontal) do gráfico de colunas. Neste campo aparecem itens disponíveis nas condições da tarefa, tais como atraso, cliente, campos customizados, datas, equipes, estado, etapa atual (opção colocada como padrão no gráfico), grupo e subgrupo, pontos, projeto, tags, SLA e inatividade da tarefa, tipo da tarefa e urgência. No item a seguir daremos um exemplo de como utilizar este recurso.
7. Selecionar itens do eixo: uma vez escolhido o que deverá aparecer no eixo horizontal, é possível selecionar quais itens deverão ser exibidos (cada opção do eixo horizontal possui parâmetros complementares).
No exemplo abaixo utilizamos no eixo horizontal a opção urgente, para conferir as tarefas marcadas com esse status, e selecionamos os itens todos para verificar nas colunas quais tarefas do quadro estão marcadas com urgência e quais estão sem urgência.
8. Analisar métrica a partir de: item opcional, que vem com a opção desde o início selecionada por padrão (este item considera tudo que ocorreu desde a criação do quadro). Ao escolher as demais opções (data de criação, data de entrega, data de início, etc.) será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado.
9. Período analisado: selecione o recorte de tempo que deseja estabelecer para a métrica, de acordo com as opções disponíveis.
10. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.
11. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.
Como adicionar métricas com gráficos de linhas (em breve)
Como adicionar métricas com gráficos de pizza (em breve)
Recursos disponíveis por planos
Confira abaixo a tabela com o detalhamento dos recursos disponíveis do Dashboard nos Quadros para cada plano:
O número máximo de métricas por quadro é limitado a 5 no plano freemium (gratuito), 20 para o plano Business e 40 widgets no Enterprise.
No plano Freemium não é possível adicionar métricas de números com período de comparação, enquanto o plano Business há a opção para ativar a comparação com o período anterior - no Enterprise há todas as opções.
Dentro da criação das métricas, o limite de tempo para o período analisado no Freemium é semanal, no Business há a possibilidade de analisar até 3 meses, e no Enterprise não há limite para este recorte de tempo. A geração de gráficos é possível apenas nos planos Business e Enterprise.
Confira em nosso site o comparativo com todos os recursos detalhados dos planos - faça o upgrade agora mesmo e aproveite todas as funcionalidades do Runrun.it.
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