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O novo Dashboard no Quadro facilita o acesso aos dados atualizados em tempo real de cada fluxo de trabalho.

Ao criar um novo quadro, métricas já serão criadas de acordo com o template escolhido.

Neste artigo vamos mostrar o passo a passo para a criação de métricas no quadro, descrever quem pode editar e quem pode visualizar, bem como dar alguns exemplos de como aplicar as métricas no seu dia a dia.

Cada quadro possui seu próprio Dashboard personalizável, assim cada processo pode definir as métricas mais relevantes para sua rotina. Selecione o quadro que deseja visualizar, e clique na aba Dashboard, como na imagem abaixo:

Confira a seguir quem pode criar e quem pode visualizar as métricas do quadro.

As métricas seguem a mesma lógica de criação dos campos customizados e das automações: somente editores criam e editam as métricas, que serão replicadas para a visualização dos demais participantes do quadro. Por essa razão o botão Nova métrica só aparecerá para editores:

Para saber quem é editor e quem é membro do quadro, clique no ícone com o símbolo da engrenagem, localizado abaixo da imagem de perfil, e acesse a aba Participantes, como na imagem abaixo:

É importante destacar que as regras de segurança continuam vigentes na conta: cada pessoa irá acessar apenas as tarefas que têm permissão.

O editor do quadro consegue criar métricas a partir de modelos ou construindo do zero. Ao clicar no botão Nova métrica a janela abaixo aparecerá:

Confira a seguir os recursos disponíveis neste espaço:

1. Todos os modelos: neste espaço ficam todas as métricas.

2. Números recomendados: aqui ficam listados os modelos de métricas de números já disponíveis para uso.

3. Personalizadas: aqui estão organizadas as métricas para a criação do zero. Atualmente disponibilizamos as métricas de números. Depois vamos entregar os gráficos de colunas, seguido pelo gráfico de linhas, e por último o gráfico de pizza.

Vamos lançar novos recursos nos próximos meses, mas não se preocupe: manteremos esse artigo sempre atualizado. Confira a seguir quais informações aparecem no Dashboard.

Todos os participantes do quadro podem visualizar as métricas, e ao clicar em cima delas uma listagem com o detalhamento das tarefas que compõem o resultado da métrica será exibida:

Após a criação das métricas, o editor poderá realizar as seguintes ações posteriormente:

Mover métrica no dashboard: clique no topo da métrica, e o ícone com uma mãozinha aparecerá para que o card possa ser movido para onde deseja.

Ver em tela cheia: visualize a métrica de forma ampliada na tela.

Editar métrica: faça ajustes nas configurações da métrica criada.

Criar nova métrica a partir desta: use as configurações de uma métrica já existente como ponto de partida para criar uma nova métrica no Dashboard do quadro.

Exportar: é possível exportar um relatório da métrica nos formatos XLSX ou CSV - você receberá o arquivo no seu e-mail. Ao exportar a métrica serão exibidos os detalhes das tarefas ligadas ao tipo de informação definida na configuração da métrica.

Excluir: clique para excluir a métrica da visualização de todos os participantes do quadro. Esta ação não poderá ser desfeita.

Mostraremos a seguir como acrescentar as configurações das métricas.

Para usar nossos modelos como ponto de partida, clique em Números recomendados e acesse os modelos de métricas. São eles:

Ao usar um modelo, as configurações já aparecerão preenchidas. Caso queira, faça os ajustes que desejar ou clique em Salvar para criar a nova métrica.

Você poderá editá-las posteriormente caso necessite, basta clicar no ícone de Editar do card da métrica como indicado na imagem abaixo:

Para criar a métrica do zero, clique no botão Nova métrica, e depois na aba Personalizados > Números. A janela com as configurações será aberta, e o número com resultado da métrica aparecerá conforme os ajustes vão sendo adicionados:

Conheça a seguir cada opção de parâmetro existente para a criação das métricas de números:

1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.

2. Descrição: este item é opcional, e o editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão poder visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.

3. Tipo de métrica: este campo é obrigatório - aqui você seleciona se quer fazer a análise de tarefas, tempo decorrido (ver mais detalhes nos itens 12, 13 e 14), pontos, campos de avaliação ou numéricos.

4. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).

5. Analisar métrica a partir de: item opcional, que vem com a opção desde o início selecionada por padrão (este item considera tudo que ocorreu desde a criação do quadro). Ao escolher as demais opções (data de criação, data de entrega, data de início, etc.) será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado em relação à data selecionada (item 6), e a opção chamada habilitar período de comparação é liberada (falaremos mais sobre ela no item 7).

6. Período analisado: selecione o recorte de tempo que deseja estabelecer para a métrica, de acordo com as opções disponíveis.

7. Período de comparação: escolha se deseja estabelecer uma comparação com o mesmo período imediatamente anterior, mesmo período do ano anterior ou personalize a data com a opção definir o período.

8. Indicador de sucesso: item opcional, que deve ser ajustado após ativar o período de comparação. Aqui deve ser definido qual será o indicador de sucesso da comparação, ou seja, se o indicativo de sucesso deverá ser aumentar ou diminuir em relação ao número do período anterior. No caso de definir como aumentar ou diminuir, no widget será exibida a % na cor verde caso seja atingido o sucesso ou a % em vermelho caso não seja atingido.

9. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.

10. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.

11. Salvar: após ajustar as configurações, clique em Salvar para que a métrica apareça no Dashboard do quadro - todos os participantes do quadro poderão visualizar a métrica.

Ao selecionar o tipo de métrica tempo decorrido, existem alguns campos diferentes para serem preenchidos que estão detalhados abaixo:

12. Selecionar etapas consideradas no cálculo: selecione quais etapas deseja incluir no cálculo do tempo decorrido. Você pode optar entre todas as etapas abertas ou selecionar específicas.

13. Formato: defina se deseja visualizar a métrica de tempo decorrido em horas, dias ou semanas.

14. Analisar métrica a partir de: no caso da métrica de tempo decorrido as opções são a data de entrega e a data de primeira entrada da tarefa na etapa selecionada (serão filtradas apenas as tarefas que entraram a primeira vez na etapa dentro do período especificado).

Contas Business e Enterprise já podem utilizar os recursos dos gráficos de colunas. Ao clicar neste gráfico é possível acessar as tarefas ligadas à cada coluna, como no exemplo abaixo:

O acesso para a criação do gráfico de colunas pode ser feito clicando no botão Nova Métrica, no item todos os modelos ou personalizados, como na imagem abaixo:

Ao clicar no botão Adicionar métrica a janela a seguir será aberta para a configuração dos ajustes do gráfico:

1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.

2. Adicionar descrição: este item é opcional, e o editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão poder visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.

3. O que considerar na métrica: escolha se deseja utilizar na contagem da métrica apenas tarefas, subtarefas ou ambas.

4. Eixo vertical: escolha o que deve ser considerado no eixo vertical (ou eixo Y), que poderá ser o número de tarefas, pontos, campos customizáveis numéricos ou de avaliação. Conforme o editor altera o campo, o gráfico também se altera, como pode ser visto na imagem abaixo.

5. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).

6. Eixo horizontal: escolha uma opção para aparecer no seu eixo X (ou horizontal) do gráfico de colunas. Neste campo aparecem itens disponíveis nas condições da tarefa, tais como atraso, cliente, campos customizados, datas, equipes, estado, etapa atual (opção colocada como padrão no gráfico), grupo e subgrupo, pontos, projeto, tags, SLA e inatividade da tarefa, tipo da tarefa e urgência. No item a seguir daremos um exemplo de como utilizar este recurso.

7. Selecionar itens do eixo: uma vez escolhido o que deverá aparecer no eixo horizontal, é possível selecionar quais itens deverão ser exibidos (cada opção do eixo horizontal possui parâmetros complementares).

No exemplo abaixo utilizamos no eixo horizontal a opção urgente, para conferir as tarefas marcadas com esse status, e selecionamos os itens todos para verificar nas colunas quais tarefas do quadro estão marcadas com urgência e quais estão sem urgência.

8. Analisar métrica a partir de: item opcional, que vem com a opção desde o início selecionada por padrão (este item considera tudo que ocorreu desde a criação do quadro). Ao escolher as demais opções (data de criação, data de entrega, data de início, etc.) será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado.

9. Período analisado: selecione o recorte de tempo que deseja estabelecer para a métrica, de acordo com as opções disponíveis.

10. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.

11. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.

Confira abaixo a tabela com o detalhamento dos recursos disponíveis do Dashboard nos Quadros para cada plano:

O número máximo de métricas por quadro é limitado a 5 no plano freemium (gratuito), 20 para o plano Business e 40 widgets no Enterprise.

No plano Freemium não é possível adicionar métricas de números com período de comparação, enquanto o plano Business há a opção para ativar a comparação com o período anterior - no Enterprise há todas as opções.

Dentro da criação das métricas, o limite de tempo para o período analisado no Freemium é semanal, no Business há a possibilidade de analisar até 3 meses, e no Enterprise não há limite para este recorte de tempo. A geração de gráficos é possível apenas nos planos Business e Enterprise.

Confira em nosso site o comparativo com todos os recursos detalhados dos planos - faça o upgrade agora mesmo e aproveite todas as funcionalidades do Runrun.it.