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O novo Dashboard no Quadro facilita o acesso aos dados atualizados em tempo real de cada fluxo de trabalho.

Ao criar um novo quadro, métricas já serão criadas de acordo com o template escolhido.

Neste artigo vamos mostrar o passo a passo para a criação de métricas no quadro, descrever quem pode editar e quem pode visualizar, bem como dar alguns exemplos de como aplicar as métricas no seu dia a dia.

Cada quadro possui seu próprio Dashboard personalizável, assim cada processo pode definir as métricas mais relevantes para sua rotina. Selecione o quadro que deseja visualizar, e clique na aba Dashboard, como na imagem abaixo:

Confira a seguir quem pode criar e quem pode visualizar as métricas do quadro.

As métricas seguem a mesma lógica de criação dos campos customizados e das automações: somente editores criam e editam as métricas, que serão replicadas para a visualização dos demais participantes do quadro. Por essa razão o botão Nova métrica só aparecerá para editores:

Para saber quem é editor e quem é membro do quadro, clique no ícone com o símbolo da engrenagem, localizado abaixo da imagem de perfil, e acesse a aba Participantes, como na imagem abaixo:

É importante destacar que as regras de segurança continuam vigentes na conta: cada pessoa irá acessar apenas as tarefas que têm permissão.

O editor do quadro consegue criar métricas a partir de modelos ou construindo do zero. Ao clicar no botão Nova métrica a janela abaixo aparecerá:

Confira a seguir os recursos disponíveis neste espaço:

1. Todos os modelos: neste espaço ficam todas as métricas.

2. Números recomendados: aqui ficam listados os modelos de métricas de números já disponíveis para uso.

3. Gráficos recomendados: neste espaço ficam os modelos de métricas de gráficos de colunas, linhas e pizza disponíveis para uso.

4. Personalizados: aqui estão organizadas as métricas para a criação do zero.

Confira a seguir quais informações aparecem no Dashboard.

Todos os participantes do quadro podem visualizar as métricas, e ao clicar em cima delas uma listagem com o detalhamento das tarefas que compõem o resultado da métrica será exibida:

Após a criação das métricas, o editor poderá realizar as seguintes ações posteriormente:

Mover métrica no dashboard: clique no topo da métrica, e o ícone com uma mãozinha aparecerá para que o card possa ser movido para onde deseja.

Ver em tela cheia: visualize a métrica de forma ampliada na tela.

Editar métrica: faça ajustes nas configurações da métrica criada.

Criar nova métrica a partir desta: use as configurações de uma métrica já existente como ponto de partida para criar uma nova métrica no Dashboard do quadro.

Exportar: é possível exportar um relatório da métrica nos formatos XLSX ou CSV - você receberá o arquivo no seu e-mail. Ao exportar a métrica serão exibidos os detalhes das tarefas ligadas ao tipo de informação definida na configuração da métrica.

Excluir: clique para excluir a métrica da visualização de todos os participantes do quadro. Esta ação não poderá ser desfeita.

Mostraremos a seguir como acrescentar as configurações das métricas.

Para usar nossos modelos como ponto de partida, clique em Números recomendados e acesse os modelos de métricas. São eles:

Ao usar um modelo, as configurações já aparecerão preenchidas. Caso queira, faça os ajustes que desejar ou clique em Salvar para criar a nova métrica.

Você poderá editá-las posteriormente caso necessite, basta clicar no ícone de Editar do card da métrica como indicado na imagem abaixo:

Para criar a métrica do zero, clique no botão Nova métrica, e depois na aba Personalizados > Números. A janela com as configurações será aberta, e o número com resultado da métrica aparecerá conforme os ajustes vão sendo adicionados:

Conheça a seguir cada opção de parâmetro existente para a criação das métricas de números:

1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.

2. Descrição: este item é opcional, e o editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão poder visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.

3. Tipo de métrica: este campo é obrigatório - aqui você seleciona se quer fazer a análise de tarefas, tempo decorrido (ver mais detalhes nos itens 12, 13 e 14), pontos, campos de avaliação ou numéricos.

4. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).

5. Analisar métrica a partir de: item opcional, que vem com a opção desde o início selecionada por padrão (este item considera tudo que ocorreu desde a criação do quadro). Ao escolher as demais opções (data de criação, data de entrega, data de início, etc.) será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado em relação à data selecionada (item 6), e a opção chamada habilitar período de comparação é liberada (falaremos mais sobre ela no item 7).

6. Analisar métrica a partir de: este item ajuda a definir o critério de tempo que deve ser utilizado para a criação da métrica. Ao escolher opções como Data de criação, Data de entrega será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado. Nas contas Enterprise é possível usar a opção Desde o início, que considera todas as tarefas registradas desde a criação do quadro.

7. Período de comparação: escolha se deseja estabelecer uma comparação com o mesmo período imediatamente anterior, mesmo período do ano anterior ou personalize a data com a opção definir o período.

8. Indicador de sucesso: item opcional, que deve ser ajustado após ativar o período de comparação. Aqui deve ser definido qual será o indicador de sucesso da comparação, ou seja, se o indicativo de sucesso deverá ser aumentar ou diminuir em relação ao número do período anterior. No caso de definir como aumentar ou diminuir, no widget será exibida a % na cor verde caso seja atingido o sucesso ou a % em vermelho caso não seja atingido.

9. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.

10. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.

11. Salvar: após ajustar as configurações, clique em Salvar para que a métrica apareça no Dashboard do quadro - todos os participantes do quadro poderão visualizar a métrica.

Ao selecionar o tipo de métrica tempo decorrido, existem alguns campos diferentes para serem preenchidos que estão detalhados abaixo:

12. Selecionar etapas consideradas no cálculo: selecione quais etapas deseja incluir no cálculo do tempo decorrido. Você pode optar entre todas as etapas abertas ou selecionar específicas.

13. Formato: defina se deseja visualizar a métrica de tempo decorrido em horas, dias ou semanas.

14. Analisar métrica a partir de: no caso da métrica de tempo decorrido as opções são a data de entrega e a data de primeira entrada da tarefa na etapa selecionada (serão filtradas apenas as tarefas que entraram a primeira vez na etapa dentro do período especificado).

Contas Business e Enterprise já podem utilizar os recursos dos gráficos de colunas. Ao clicar neste gráfico é possível acessar as tarefas ligadas à cada coluna, como no exemplo abaixo:

O acesso para a criação do gráfico de colunas pode ser feito clicando no botão Nova Métrica, no item todos os modelos ou personalizados, como na imagem abaixo:

Ao clicar no botão Adicionar métrica a janela a seguir será aberta para a configuração dos ajustes do gráfico:

1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.

2. Adicionar descrição: este item é opcional, e o editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão poder visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.

3. O que considerar na métrica: escolha se deseja utilizar na contagem da métrica apenas tarefas, subtarefas ou ambas.

4. Eixo vertical: escolha o que deve ser considerado no eixo vertical (ou eixo Y), que poderá ser o número de tarefas, pontos, campos customizáveis numéricos ou de avaliação. Conforme o editor altera o campo, o gráfico também se altera, como pode ser visto na imagem abaixo.

5. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).

6. Eixo horizontal: escolha uma opção para aparecer no seu eixo X (ou horizontal) do gráfico de colunas. Neste campo aparecem itens disponíveis nas condições da tarefa, tais como atraso, cliente, campos customizados, datas, equipes, estado, etapa atual (opção colocada como padrão no gráfico), grupo e subgrupo, pontos, projeto, tags, SLA e inatividade da tarefa, tipo da tarefa e urgência. No item a seguir daremos um exemplo de como utilizar este recurso.

7. Selecionar itens do eixo: uma vez escolhido o que deverá aparecer no eixo horizontal, é possível selecionar quais itens deverão ser exibidos (cada opção do eixo horizontal possui parâmetros complementares).

No exemplo abaixo utilizamos no eixo horizontal a opção urgente, para conferir as tarefas marcadas com esse status, e selecionamos os itens todos para verificar nas colunas quais tarefas do quadro estão marcadas com urgência e quais estão sem urgência.

8. Agrupar por: use esta opção para adicionar um parâmetro de agrupamento de dados no seu gráfico de colunas, assim você poderá aprofundar a análise da sua métrica. Você pode adicionar, por exemplo, o parâmetro Usuário alocado para conferir quantas tarefas estão nas colunas sem atraso e com atraso por usuário.

Neste campo aparecem os itens disponíveis nas condições da tarefa, tais como campos customizados, cliente, compartilhada, criada por, equipes alocadas, estado, etapa atual, pontos, projeto, subgrupo, tags, tempo limite de inatividade ultrapassado, tempo máximo desejado (SLA) ultrapassado, tipo, urgente e usuários alocados.

9. Selecionar itens do agrupamento: uma vez escolhido o que deverá ser considerado em Agrupar por, é possível selecionar quais itens deverão ser exibidos.

10. Analisar métrica a partir de: este item ajuda a definir o critério de tempo que deve ser utilizado para a criação da métrica. Ao escolher opções como Data de criação, Data de entrega será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado. Nas contas Enterprise é possível usar a opção Desde o início, que considera todas as tarefas registradas desde a criação do quadro.

11. Período analisado: selecione o recorte de tempo que deseja estabelecer para a métrica, de acordo com as opções disponíveis.

12. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.

13. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.

Contas Business e Enterprise já conseguem adicionar os gráficos de linhas no Dashboard dos Quadros. Assim como no gráfico de colunas, ao clicar nos pontos do gráfico de linhas é possível acessar a lista de tarefas relacionadas a cada item, como no exemplo a seguir:

O acesso para a criação do gráfico pode ser feito clicando no botão Nova Métrica, no item todos os modelos, gráficos recomendados ou personalizados, como indicado na imagem abaixo:

Ao clicar no botão Adicionar métrica uma janela será aberta para permitir os ajustes nas configurações do gráfico:

1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.

2. Adicionar descrição: item opcional. O editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.

3. O que considerar na métrica: escolha se deseja utilizar na contagem da métrica apenas tarefas, subtarefas ou ambas.

4. Eixo vertical: escolha o que deve ser considerado no eixo vertical (ou eixo Y), que poderá ser o número de tarefas, pontos, campos customizáveis numéricos ou de avaliação. Conforme o editor altera o campo, o gráfico também se altera.

5. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).

6. Eixo horizontal: escolha uma opção para aparecer no seu eixo X (ou horizontal) do gráfico de linhas. Neste campo aparecem itens disponíveis nas condições da tarefa, tais como atraso, cliente, campos customizados, datas, equipes, estado, etapa atual (opção colocada como padrão no gráfico), grupo e subgrupo, pontos, projeto, tags, SLA e inatividade da tarefa, tipo da tarefa e urgência. No item a seguir daremos um exemplo de como utilizar este recurso.

7. Selecionar itens do eixo: uma vez escolhido o que deverá aparecer no eixo horizontal, é possível selecionar quais itens deverão ser exibidos (cada opção do eixo horizontal possui parâmetros complementares).

No exemplo abaixo utilizamos no eixo horizontal a opção data de início desejado, e selecionamos a visualização em semanas, com o período analisado de 1º de setembro a 31 de outubro.

8. Agrupar por: use esta opção para adicionar um parâmetro de agrupamento de dados no seu gráfico de linhas, assim você poderá aprofundar a análise da sua métrica. No exemplo abaixo analisamos quantas tarefas foram criadas por mês por cada usuário, basta colocar a data de criação com visualização em meses no eixo horizontal e a opção criada por no campo 'agrupar por'.

Neste campo aparecem os itens disponíveis nas condições da tarefa, tais como atraso, cliente, campos customizados, datas, equipes, estado, etapa atual (opção colocada como padrão no gráfico), grupo e subgrupo, pontos, projeto, tags, SLA e inatividade da tarefa, tipo da tarefa e urgência.

9. Selecionar itens do agrupamento: uma vez escolhido o que deverá ser considerado em Agrupar por, é possível selecionar quais itens deverão ser exibidos.

10. Analisar métrica a partir de: este item ajuda a definir o critério de tempo que deve ser utilizado para a criação da métrica. Ao escolher opções como Data de criação, Data de entrega será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado. Nas contas Enterprise é possível usar a opção Desde o início, que considera todas as tarefas registradas desde a criação do quadro.

11. Período analisado: selecione o recorte de tempo que deseja estabelecer para a métrica, de acordo com as opções disponíveis.

12. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.

13. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.

Contas Business e Enterprise já conseguem criar gráficos de pizza. Ao clicar no gráfico é possível acessar as tarefas ligadas à cada item segmentado, como no exemplo abaixo:

O acesso para a criação do gráfico de pizza pode ser feito clicando no botão Nova Métrica, no item todos os modelos ou personalizados, como na imagem abaixo:

Ao clicar no botão Adicionar métrica a janela a seguir será aberta para a configuração dos ajustes do gráfico:

1. Nome da métrica: o campo nome é obrigatório e pode ser editado.

2. Adicionar descrição: este item é opcional, e o editor pode usar este campo para incluir uma frase para dar mais detalhes sobre a métrica criada. Os demais usuários vão poder visualizar esta informação no ícone com a letra i que aparecerá ao lado do nome da métrica.

3. O que considerar na métrica: escolha se deseja utilizar na contagem da métrica apenas tarefas, subtarefas ou ambas.

4. Tipo de métrica: este campo é obrigatório - aqui você seleciona se quer fazer a análise de tarefas, tempo decorrido, pontos, campos de avaliação ou numéricos.

5. Cálculo: campo de preenchimento obrigatório, no qual é possível selecionar qual cálculo deve ser realizado - contagem, média, soma, avaliar o máximo ou mínimo da métrica (cada tipo de métrica tem suas combinações de cálculo).O gráfico de pizza traz tanto os dados em número absoluto como em porcentagem.

6. Agrupar por: use esta opção para selecionar qual item deseja usar para o agrupamento do gráfico. Neste espaço vão aparecer como opções os itens disponíveis nas condições da tarefa, tais como atraso, cliente, campos customizados, datas, equipes, estado, etapa atual (opção colocada como padrão no gráfico), grupo e subgrupo, pontos, projeto, tags, SLA e inatividade da tarefa, tipo da tarefa e urgência.

7. Selecionar itens do agrupamento: uma vez escolhido o que deverá aparecer no agrupamento, é possível selecionar quais itens deverão ser exibidos (cada opção possui seus parâmetros complementares).

8. Analisar métrica a partir de: este item ajuda a definir o critério de tempo que deve ser utilizado para a criação da métrica. Ao escolher opções como Data de criação, Data de entrega será exibido na tela mais dois seletores (operador e valor) para definir o período analisado. Nas contas Enterprise é possível usar a opção Desde o início, que considera todas as tarefas registradas desde a criação do quadro.

9. Período analisado: selecione o recorte de tempo que deseja estabelecer para a métrica, de acordo com as opções disponíveis.

10. Filtros: aqui temos as opções de filtros com a mesma estrutura de condições de e/ou que temos atualmente no sistema e que ajudam a refinar quais tarefas devem ser avaliadas na métrica.

11. Tela de pré-visualização da métrica: neste espaço é possível conferir uma pré-visualização da métrica que está sendo construída. Ela vai se atualizando conforme os ajustes feitos nas configurações.

Disponível nos gráficos de colunas e de linhas, o agrupamento é um ótimo recurso para adicionar mais uma camada de informações nas métricas. Faça combinações de parâmetros e visualize mais dados nos seus gráficos.

Você consegue criar novos gráficos ou incluir os agrupamentos nas métricas já existentes no seu dashboard. Se preferir clone a métrica para usá-la como ponto de partida:

Para usar esse recurso, clique em Agrupar por, escolha o dado que deseja incluir no gráfico e refine-o adicionando os parâmetros complementares no campo Selecionar itens do agrupamento.

No gráfico de linhas o agrupamento será apresentado como na imagem abaixo, com uma nova linha, e conforme os parâmetros são modificados, a pré-visualização do gráfico também é alterada.

Confira a seguir alguns exemplos que podem ajudar no seu dia a dia:

Use para verificar rapidamente como está a distribuição das tarefas por usuários, e se preferir agrupe as demandas por tipos de tarefa.

Na imagem acima colocamos no eixo horizontal o item Usuários alocados, para que cada coluna mostre o usuário do quadro, e no campo ao lado, chamado Selecionar itens do eixo, marque as pessoas que você deseja que apareçam nas colunas.

Depois, em Agrupar por, escolha Tipo, e depois selecione os tipos de tarefa que você deseja que apareçam nos agrupamentos das colunas - ao passar com o cursor por cima do gráfico é possível conferir o detalhamento.

Faça as mudanças necessárias nos parâmetros para que eles atendam sua necessidade, e adicione os filtros para refinar as tarefas. Na imagem abaixo adicionamos o filtro “na fila” para checar as tarefas que estão na fila dos usuários:

Uma outra análise possível é verificar quais os tipos de tarefas mais presentes nas entregas ao longo do tempo. Dessa forma, um time de TI consegue, por exemplo, avaliar se a quantidade de bugs diminuiu ou aumentou ao longo das semanas em comparação ao desenvolvimento de novas funcionalidades.

Para isso, basta ajustar como na imagem acima: escolha no Eixo horizontal a opção Data de entrega, com visualização em semanas, e no Agrupar por adicione a opção Tipo de tarefa. O gráfico vai gerar uma linha para cada tipo de tarefa, mostrando a quantidade de tarefas entregues em cada semana do período analisado.

Confira abaixo a tabela com o detalhamento dos recursos disponíveis do Dashboard nos Quadros para cada plano:

O número máximo de métricas por quadro é limitado a 5 no plano freemium (gratuito), 20 para o plano Business e 40 widgets no Enterprise.

No plano Freemium não é possível adicionar métricas de números com período de comparação, enquanto o plano Business há a opção para ativar a comparação com o período anterior - no Enterprise há todas as opções.

Dentro da criação das métricas, o limite de tempo para o período analisado no Freemium é semanal, no Business há a possibilidade de analisar até 3 meses, e no Enterprise não há limite para este recorte de tempo. A geração de gráficos é possível apenas nos planos Business e Enterprise.

Confira em nosso site o comparativo com todos os recursos detalhados dos planos - faça o upgrade agora mesmo e aproveite todas as funcionalidades do Runrun.it.