O Runrun.it é uma ferramenta de gestão de trabalho que permite centralizar a comunicação diretamente nas tarefas desde a solicitação, criação, atualizações e entrega do trabalho, inclusive os alinhamentos externos, por e-mail.
Veja como funciona o envio de e-mails pelo Runrun.it e como utilizar esse recurso.
Como enviar e-mails pelo Runrun.it?
O Runrun.it possui uma automação para envio ilimitado de e-mails.
Veja como funciona:
Crie uma automação.
Defina o evento que será gatilho para o disparo do e-mail.
Escolha como ação a automação de envio de e-mail.
Configure o template com texto padrão e campos variáveis, que se adaptam a cada contexto.
Habilite a opção Permitir respostas e registrar e-mails com a tarefa, para que
todo o histórico de troca de mensagens fique salvo na aba E-mails da tarefa.
A funcionalidade está liberada para o plano Enterprise.
Como enviar e-mails de atualização do formulário preenchido pelo Runrun.it?
Quando você cria um formulário no Runrun.it e compartilha com outras pessoas, pode habilitar as seguintes opções:
Formulário > Compartilhar > Acesso Externo > Permitir respostas e registrar os e-mails seguintes na tarefa. Dessa forma, mensagens ficam armazenadas na aba “E-mails” da tarefa.
Você ainda pode definir quais atualizações deseja compartilhar com a pessoa que criou tarefa via formulário, sendo elas:
• Data de entrega desejada
• Etapa atual
• Progresso (%)
• Compartilhamento de anexos
Como centralizar e-mails após a tarefa criada?
Se a tarefa já foi criada, você ainda pode centralizar as conversas por e-mail. Para isso:
• Acesse a tarefa.
• Vá até a aba E-mails.
• Copie o endereço de e-mail exclusivo da tarefa.
• Use esse endereço em qualquer troca de mensagens e as conversas ficarão registradas automaticamente na aba.
Como visualizar e-mails registrados em uma tarefa no Runrun.it?
O recurso de registro e envio de e-mails por tarefa permite acompanhar todas as mensagens enviadas ou recebidas relacionadas àquela tarefa.
Onde encontrar os e-mails da tarefa
Abra a tarefa desejada.
Acesse a aba E-mails, localizada no menu superior da tarefa.
Nessa aba, você verá a lista de e-mails organizados por ordem de recebimento/envio.
A lista exibe:
Remetente
Assunto
Data e hora
Quantidade de anexos (quando houver)
Como ler o conteúdo completo de um e-mail
Na aba E-mails, clique sobre o assunto da mensagem.
A tela exibirá:
O conteúdo do e-mail.
Os anexos enviados, logo abaixo do cabeçalho da mensagem.
Informações de remetente e destinatário.
Onde ficam os anexos dos e-mails
Os anexos recebidos aparecem no corpo da mensagem e também ficam organizados na aba Anexos da tarefa, com a informação de quem enviou o e-mail e a data e hora do recebimento.
Como usar o Runrun.it para enviar anexos por e-mail?
Existem três formas de enviar anexos por e-mail pelo Runrun.it:
Via formulário
Nas configurações de compartilhamento externo, habilite a opção de compartilhamento de anexos, assim os arquivos anexados serão automaticamente enviados aos destinatários.
Após criação da tarefa
• Clique em Compartilhar na tarefa.
• Adicione os destinatários.
• Habilite a opção Compartilhar anexos automaticamente.
Via automação de envio de e-mail com anexos
Crie um campo customizado de anexos
Crie uma automação.
Defina o evento que será gatilho para o disparo do e-mail.
Escolha como ação a automação de envio de e-mail.
Configure o template com texto padrão e inclua como variável o campo customizável de anexo.
Se a opção Permitir respostas e registrar e-mails com a tarefa estiver habilitada, todo o histórico de troca de mensagens ficará salvo na aba “E-mails” da tarefa.
Via aba de Anexos
• Na aba de Anexos da tarefa
• Clique em Ações
• Selecione Enviar por E-mail
• Insira um e-mail válido e uma mensagem, se preferir
Recebimento automático de anexos pelo Runrun.it
Quando o recurso Permitir respostas e registrar e-mails com a tarefa está habilitado
(via automação, formulário ou pelo uso do endereço da tarefa), todos os anexos recebidos nas trocas de e-mails também são armazenados automaticamente na aba "Anexos" da tarefa.
Obs.: Os materiais armazenados (enviados ou recebidos) não expiram, ficam preservados enquanto a tarefa existir no Runrun.it.
Como desabilitar o histórico de e-mails na tarefa?
Se você não quiser manter o registro dos e-mails nas tarefas, basta ir em Configurações da conta, opção Tarefas e desabilitar a opção.
As mensagens já registradas permanecem na tarefa.
