Veja o que você vai descobrir neste artigo abaixo.

1. Descubra como subtarefas facilitam seu fluxo de trabalho

2. Como criar subtarefas no Runrun.it

3. Checklist de Subtarefas X: quando usar um e outro

4. Visualização de subtarefas no seu Quadro

4.1 Kanban

4.2 Filtro

4.3 Eu> Tarefas para mim

4.4 Somatório do tempo trabalhado nas subtarefas

5. Relatórios

5.1 Relatório de custos

5.2 Relatórios que diferenciam subtarefas e tarefas

5.3 Relatórios que não diferenciam subtarefas e tarefas

6. Painel de controle

6.1 Métricas do Dashboard que diferenciam subtarefas e tarefas

6.2 Métricas do Dashboard que não diferenciam subtarefas e tarefas

7. Como diferenciar subtarefas e tarefas nas telas de tarefas e projetos?

7.1 Empresa> Tarefa

7.2 Projetos> Tarefas

1. Descubra como subtarefas facilitam seu fluxo de trabalho

A subtarefa é um poderoso recurso para distribuir uma tarefa em partes específicas, delegando atribuições de maneira individual sem que essa fragmentação perca uma conexão com a tarefa principal.

Por exemplo, se não houver fluxo de trabalho da sua equipe na função planejamento e produção para o Instagram, esta será a sua “tarefa mãe”, que na prática norteia como subtarefas e como agrupa. Desta forma, o passo seguinte é criar as subtarefas estabelecendo quem fica com: 1) planejamento de pauta; 2) produção textual; 3) artes gráficas e 4) gerenciamento de publicação.

Fazer essa quebra, além de facilitar a visualização da complexidade da tarefa, te ajudará na geração de relatórios sobre o tempo e custos que cada etapa específica gera ao fluxo de trabalho geral. Descubra mais sobre esse tema no tópico 5 deste artigo.

2. Como criar subtarefas no Runrun.it

Para criar uma subtarefa, acesse a tarefa que será a tarefa mãe, ou seja, a principal. Em seguida, clique na aba Subtarefas .

Conforme a imagem abaixo, quando você clica na aba de Subtarefas , está disponível um campo para você criar como subtarefas do seu fluxo. Você consegue criar até 40 subtarefas!

Para criar uma subtarefa, basta atribuir um nome e apertar uma tecla enter. Neste momento de criação, você não precisa atribuir nenhuma informação à subtarefa além do título, mas como pode ver nos ícones abaixo, você consegue: 1) alocar responsáveis; 2) estabelecer data de início e / ou de entrega necessária; 3) dar play e pause e 4) entregar parte da tarefa. Esse processo de atribuir informações segue os mesmos passos que tarefas “normais” às quais você já está familiarizado.

Além disso, você consegue ordenar como subtarefas: basta clicar sobre o ícone do canto direito da subtarefa e arrastar para a posição desejada. Esse comando, no entanto, não altera a prioridade das tarefas. Apenas reordena a lista dentro da tarefa principal.

Agora, para visualizar os detalhes da taskshow da subtarefa, clicando nos três pontinhos no canto direito da subtarefa. Esse comando também te dará as opções de clonar, apagar ou entregar a tarefa.

Como pode ver na imagem abaixo, a visualização da taskshow da subtarefa é igual à qual você já conhece. Inclusive, é possível atribuir subtarefas, anexos, descrição, checklist e demais informações necessárias para a realização da subtarefa.

3. Subtarefas X checklist: quando usar um e outro

Para você avaliar quando usar subtarefa ou checklist. É importante diferenciar que a subtarefa cumpre a função de criar de maneira clara um fluxo de trabalho no interior de uma “tarefa mãe”, possibilitando a conexão com o objetivo macro da tarefa, sem fragmentar as informações.

Já a checklist é uma lista em passo a passo cronológico para a execução de determinada atividade. Por exemplo: no caso deu ma tarefa de planejamento e produção de postagens para redes sociais, o responsável por elaborar as pautas pode ter como workflow fazer um levantamento de quais assuntos são Trend Topics, o que rendeu engajamento no período anterior entre outras ações que compõem a atividade fim: elaboração das pautas. Neste sentido, a checklist dá mais objetividade ao trabalho e permite que você não perca nada de vista.

4. Visualização de subtarefas no seu Quadro

Independente do modo de visualização que você escolhe para acompanhar suas tarefas, o próprio layout da atividade sinaliza quais são subtarefas por meio do ícone de seta para baixo, como destacado na imagem abaixo.

Para facilitar a sua organização, no topo da subtarefa também é apresentada qual é a sua respectiva tarefa principal.

Além desses recursos, há outras funcionalidades que facilitam a sua gestão de subtarefas. Acompanhe o artigo para conferir.

4.1 Kanban

Com o modo kanban, você consegue ver as subtarefas unidas ao card da tarefa principal ou cards de tarefas independentes nas respectivas etapas.

Para visualizar as subtarefas da tarefa principal, clique no ícone de flecha para baixo. Esse comando te mostra as subtarefas que já foram criadas dentro desta tarefa principal. Se uma tarefa possuir mais de 10 subtarefas seu card contará com a opção Ver todas. Basta um clique para ser direcionado até a respectiva aba de subtarefa da tarefa principal.

Agora, se houver subtarefas criadas dentro das subtarefas, aquelas apareceram apenas nos cards independentes das subtarefas.

Como pode ver, no fim desta listagem é possível criar subtarefas de maneira rápida, mesma forma com a criação de tarefas rápidas disponível no canto inferior das etapas. Mesmo em tarefas que ainda não tenham subtarefas criadas, você pode clicar no ícone de flecha virado para baixa e adicionar subtarefas desta mesma forma.

4.2 Filtro

Para tornar a sua gestão de tarefas mais objetiva, o Runrun.it tem o recurso de filtro para subtarefas, disponível no lado direito da tela. Com ele, você pode selecionar se quer:

  • Ocultar todas - As subtarefas serão ocultadas, ou seja, o quadro exibirá apenas tarefas principais;

  • Mostrar todas - Todas as subtarefas e tarefas principais serão exibidas, em formato de cartão, no seu Quadro;

  • Exibir apenas as subtarefas - Ocultará as tarefas principais para você conseguir visualizar apenas as subtarefas.

4.3 Eu > Tarefas para mim

Na tela Eu você consegue ver todas as tarefas em que está alocado, bem como as subtarefas. Essa diferenciação se dá pelo mesmo ícone de seta para baixo.

4.4 Somatório do tempo trabalhado nas subtarefas

Para facilitar a sua gestão, é possível ver o esforço total em horas investidos de todos os alocados na aba subtarefas de cada tarefa principal, facilitando a compreensão do que já foi executado. Essa informação, está disponível a cima das subtarefas ao lado direito.

5. Relatórios

Confira como você visualiza as subtarefas nos seus relatórios do Runrun.it.

5.1. Relatório de custos

As subtarefas serão apresentadas no relatório e indicadas com o ícone da seta virada para baixo.

5.2. Relatórios que diferenciam subtarefas e tarefas

Quando você gera relatórios que possuem subtarefas, o sistema faz essa identificação em duas colunas: ID da tarefa principal e Título da tarefa principal. Isso ocorre nos relatórios de Status Report Geral (exemplo abaixo), Timesheet por cliente e Tempo por etapa.

5.3. Relatórios que não diferenciam subtarefas e tarefas

Alguns relatórios não diferenciam subtarefas de tarefas, uma vez que o dado expresso no arquivo não é impactado pelo modelo de tarefa. Esses relatórios são: Gantt (exemplo abaixo), Orçado e Realizado, Horas por Projeto, Esforço por tipo de tarefa, Alocação de pessoas, Horas disponíveis e Horas registradas.

6. Dashboards

Confira como você visualiza as subtarefas no seu dashboard do Runrun.it.

6.1. Métricas do Dashboard que diferenciam subtarefas e tarefas

Apenas a métrica de tarefas solicita que você selecione tarefas, subtarefas ou ambas para gerar os dados.

6.2. Métricas do Dashboard que não diferenciam subtarefas e tarefas

As demais métricas não diferenciam subtarefas de tarefas, uma vez que o dado expresso no arquivo não é impactado pelo modelo de tarefa. Essas métricas são: Métrica de projeto, Lista rápida de projetos, Lista de horas registradas por usuários, Gráfico de horas registradas por clientes, Gráfico de horas registradas por projeto, Gráfico de horas registradas por tipo de tarefa.

7. Como diferenciar subtarefas e tarefas nas telas de tarefas, projetos e estatísticas?

Com a possibilidade de subtarefas, como telas de tarefas e projetos do Runrun.it ganharam duas novas colunas: ID da Tarefa Principal e Nome da Tarefa Principal . Além disso, as subtarefas contam com o ícone da seta virada para baixo para melhor identificação. Como qualquer coluna, elas podem ser ocultas. Já em Estatísticas você consegue ver a relação de subtarefas e tarefas.

7. 1 Empresa> Tarefas

7.2 Tela Projetos> Tarefas

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